談新時期工程項目檔案驗收工作

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摘要：檔案驗收是工程項目驗收的重要組成部分，做好新時期工程項目檔案驗收工作意義重大。本文從完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)四個方面探討了新時期工程項目檔案驗收的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并提出了工程項目檔案驗收的重點內(nèi)容及環(huán)節(jié)，從驗收基礎(chǔ)、驗收過程和驗收保障三個方面重點探討了工程項目檔案驗收的對策措施，為做好工程項目檔案驗收工作提供借鑒和參考，具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案驗收；工程項目；檔案管理；新時期

概述

檔案驗收是工程項目驗收的重要組成部分，根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，未經(jīng)檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收?？梢?，做好新時期工程項目檔案驗收工作意義重大。

1工程項目檔案驗收要求

1.1完整

完整是工程項目檔案驗收的首要原則和要求，也是工程項目檔案驗收的主要目標(biāo)?？梢?，工程項目檔案驗收，首要的目標(biāo)就是要檢查工程項目檔案資料的完整。通過工程項目檔案完整性驗收，全面評價工程項目過程的完整、工程項目歸檔內(nèi)容的完整，以及工程項目檔案載體的完整。因此，為保證工程項目檔案完整性，需要嚴(yán)格按照工程項目實際，確定工程項目的歸檔范圍，明確工程項目參與主體，分階段、工作流程，以及工程項目內(nèi)容，做到應(yīng)收盡收。

1.2準(zhǔn)確

準(zhǔn)確體現(xiàn)工程項目檔案驗收的質(zhì)量，需要工程項目所有參與主體共同努力，才可實現(xiàn)。具體來說，應(yīng)當(dāng)從過程項目檔案的形式與內(nèi)容兩個方面去檢驗其準(zhǔn)確性。其中，形式上的準(zhǔn)確，就是從工程項目歸檔資料原件及其檔案文件資料的字跡是否清晰、紙張是否破損、圖表是否準(zhǔn)確、簽章是否合規(guī)等方面進行驗收判斷；內(nèi)容上的準(zhǔn)確，則是驗收工程項目檔案內(nèi)容記載的時間、地點、人物等是否與實際一致，工程項目數(shù)量、規(guī)模、概算、工藝、竣工圖、管線圖等是否與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求相符。

1.3規(guī)范

規(guī)范是指工程項目檔案應(yīng)滿足工程、檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，尤其是檔案案卷整理要符合規(guī)范性要求。具體來說，工程項目檔案著錄、目錄編制等是否符合《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案案卷格式》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等，相關(guān)具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，要確保工程項目檔案案卷級卷內(nèi)文件編號、文件題名等書寫規(guī)范、準(zhǔn)確。

1.4系統(tǒng)

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檢查工程項目檔案是否系統(tǒng)、保持文件材料間的有機聯(lián)系至關(guān)重要，這也需要廣大工程項目檔案驗收參與者具有扎實的檔案理論功底，掌握工程項目檔案檢驗標(biāo)準(zhǔn)。工程項目檔案系統(tǒng)性驗收主要從類別的系統(tǒng)性、案卷的系統(tǒng)性、卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性以及類/卷/件之間的系統(tǒng)性驗收、把關(guān)。如，類/卷/件系統(tǒng)性檢查，則是從工程項目全部歸檔資料中，檢查其是否嚴(yán)格遵循檔號編制規(guī)則，做到統(tǒng)一編號。此外，不同載體檔案或者各個相關(guān)工程項目檔案之間也可通過標(biāo)注互見號等形式，確保文件材料間的有機聯(lián)系。

2工程項目檔案驗收重點

2.1工程項目檔案收集、整理、歸檔

工程項目檔案收集、整理與歸檔應(yīng)當(dāng)與工程項目竣工驗收同步進行。凡是與工程項目有關(guān)的、具有保存價值的文件資料都屬于驗收范疇。驗收工程項目檔案收集時，可根據(jù)工程項目檔案形成順序或工程項目完成情況進行審核。工程項目檔案整理情況驗收，則依據(jù)《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》，以及合同協(xié)議的相關(guān)規(guī)定和要求，遵循工程項目文件形成規(guī)律及成套性特點，驗收工程項目檔案整理是否保持卷內(nèi)系統(tǒng)性、完整性和成套性

2.2竣工圖編制質(zhì)量及整編工程項目竣工圖編制質(zhì)量及整編體現(xiàn)了工程項目檔案的整體質(zhì)量狀況，也是工程項目檔案驗收的核心和關(guān)鍵。在驗收竣工圖時，要重點驗收審核工程項目施工單位是否按照合同規(guī)定編制竣工圖，是否加蓋了相應(yīng)的監(jiān)理審核章。當(dāng)竣工圖變更幅面超過一定比例的，還需要重新編制；此外，竣工圖編制是否附有鑒定意見、目錄及編制說明等等。重點從規(guī)范、清晰、完整、準(zhǔn)確等要素方面審核驗收竣工圖是否如實體現(xiàn)了工程項目竣工驗收實際。工程項目監(jiān)理部門應(yīng)在工程項目竣工圖編制結(jié)束后督促、協(xié)助竣工圖編制單位檢查、審核竣工圖編制結(jié)果，發(fā)現(xiàn)竣工圖編制不妥當(dāng)?shù)?，要及時要求進行完善或修改，要確保工程項目竣工圖的編制內(nèi)容與工程項目竣工驗收實際情況相符。

3工程項目檔案驗收對策

3.1夯實驗收基礎(chǔ)

首先，完善工程項目檔案管理體系。工程項目檔案管理體系是否健全、完善是檢驗工程項目檔案管理是否科學(xué)、合理的重要基礎(chǔ)性工作。工程項目檔案管理體系包括：工程項目從立項、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)出臺的相關(guān)檔案管理制度；建立的工程項目檔案收集、整理、歸檔等領(lǐng)導(dǎo)小組的組織體系、組成人員，以及檔案管理庫房、用房、數(shù)據(jù)庫等工程項目檔案管理軟硬件基礎(chǔ)。其次，確保工程項目檔案歸檔質(zhì)量。工程項目檔案驗收的關(guān)鍵是要檢查貫徹項目檔案歸檔是否滿足工程項目檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)和要求，要從工程項目檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等角度，審核歸檔的工程項目檔案是否滿足《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，以及工程項目各參與方就檔案管理方面簽訂的有關(guān)合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，針對工程項目大、建設(shè)周期長的工程項目檔案應(yīng)采取分段評估，分別評估土建、設(shè)備安裝、調(diào)試、試運行等不同階段的工程項目檔案驗收評估。再次，嚴(yán)格工程項目檔案驗收流程。工程項目檔案驗收應(yīng)按照《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中關(guān)于工程項目檔案驗收步驟的相關(guān)規(guī)定和要求，從“自檢—整改—提交—預(yù)驗收—整改—驗收申請”的若干流程進行驗收，嚴(yán)格按照各個環(huán)節(jié)的驗收時間要求，做好工程項目檔案驗收。

3.2驗收過程控制

工程項目檔案驗收過程包括驗收初次會議、現(xiàn)場檢查、檔案查看、驗收意見匯總及驗收末次會議等等，要嚴(yán)格控制工程項目檔案驗收各環(huán)節(jié)、各過程的質(zhì)量控制，制定詳細的驗收方案，精細化管理驗收流程，將驗收流程細化為驗收準(zhǔn)備、實施、收尾等若干工作環(huán)節(jié)，明確各個環(huán)節(jié)的任務(wù)、責(zé)任人和參與人等。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視。工程項目各參與方領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程項目檔案驗收工作，既要參加檔案驗收初次會議，也要參加末次會議，與驗收組進行溝通，讓驗收組全面掌握工程項目檔案相關(guān)工作落實情況。其次，注重檔案檢索。要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及專門檔案管理軟件，做好工程項目檔案案卷級、卷內(nèi)目錄級和全文三級檢索，努力做到工程項目檔案數(shù)字化率全覆蓋，為工程項目檔案驗收及后期的工程項目檔案利用打下扎實基礎(chǔ)。再次，優(yōu)化調(diào)卷效率。調(diào)卷效率是保障工程項目檔案驗收的重要基礎(chǔ)性工作。為保障工程項目檔案驗收組準(zhǔn)確、及時調(diào)閱相關(guān)檔案，既要做好工程項目案卷電子信息及實體檔案的精準(zhǔn)定位，也要保證工程項目檔案出庫運輸安全和回收入庫的完整，要求所有參與工程項目檔案驗收人員履行好自身職責(zé)，相互配合，確保整個調(diào)卷工作的高效、準(zhǔn)確、及時。突出工作亮點。根據(jù)工程項目檔案驗收實際，突出挖掘工程項目檔案在登記、數(shù)字化等方面的特色和創(chuàng)新點，增強驗收專家組對工程項目檔案工作質(zhì)量的認可度。最后，收集驗收記錄。安排專人與工程項目檔案驗收組進行對接，及時收集驗收專家組在工程項目檔案驗收過程中反饋的各種意見和建議，以及肯定性評價，根據(jù)驗收組意見，制定整改方案，做好經(jīng)驗總結(jié)，為其他工程項目檔案管理提供經(jīng)驗參考。

3.3強化驗收保障

要在思想、人員、服務(wù)等三個方面為工程項目檔案驗收提供可靠保障。首先是思想認識。要求所有參與工程項目檔案驗收的單位及人員高度重視工程項目檔案驗收工作，提高思想政治站位，本著對國家、社會以及群眾負責(zé)的高度，把工程項目檔案驗收與工程項目建設(shè)擺在同等重要位置的高度去認識和看待工程項目檔案驗收工作。要有規(guī)矩意識。嚴(yán)格按照工程項目檔案驗收的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度的規(guī)定和要求，嚴(yán)把工程項目檔案驗收質(zhì)量關(guān)。其次是組織人員。要在組織領(lǐng)導(dǎo)、各方人員參與的角度，重點做好工程項目檔案驗收工作的組織人員保障。要求業(yè)主方、建設(shè)方、承包方、監(jiān)理方等單位分管領(lǐng)導(dǎo)，以及工程項目中檔案管理、項目設(shè)計、工程建設(shè)、設(shè)備采購、安全監(jiān)管等部門共同組成工程項目檔案驗收小組，負責(zé)整個工程項目檔案驗收協(xié)助小組，做好驗收前的各項準(zhǔn)備工作。再次是做好服務(wù)保障。為工程項目檔案驗收提供各種便捷、周到服務(wù)如，驗收會場的選擇、驗收服務(wù)人員的確定、驗收前的檔案資料提供等，切實做好工程項目檔案驗收前的各項工作對接，為工程項目檔案驗收提供可靠保障。

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作者：閆麗麗 單位：中國恩菲工程技術(shù)有限公司助理館員