談醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理創(chuàng)新策略

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【摘要】隨著我國醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)學(xué)研究所擔(dān)負(fù)的責(zé)任越來越巨大，科研檔案作為醫(yī)學(xué)研究者的主要醫(yī)學(xué)資料，有著非常重要的用途。科研檔案的特點(diǎn)是形成周期長、專業(yè)性比較突出、涉及的主體較多，因此，檔案管理需要結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行分類科學(xué)保管。本文通過論述醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理中存在的問題，指出在科研檔案管理中，醫(yī)學(xué)研究所要建立科研檔案集中統(tǒng)一、分級管理制度，協(xié)調(diào)好各部門對檔案進(jìn)行充分管理；做好科研檔案立卷歸檔工作；加強(qiáng)檔案文件的保管和利用，在銷毀過期檔案時要經(jīng)過鑒定和批準(zhǔn)，同時加大檔案的信息化管理，提高科研人員查找檔案的效率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)研究所；科研檔案；管理；信息化；分級管理；立卷歸檔

隨著經(jīng)濟(jì)社會生活水平不斷提高，醫(yī)學(xué)研究開展的也越來越多，醫(yī)學(xué)研究所在不同階段發(fā)展中會產(chǎn)生大量的科研資料，這些科研資料反映了醫(yī)學(xué)研究所的科研水平，做好科研檔案的管理可以方便科研人員對于資料的隨時調(diào)取，對于過去的研究方法進(jìn)行論證和借鑒，提高科研醫(yī)療水平。當(dāng)前醫(yī)學(xué)研究所在科研檔案的管理現(xiàn)狀不容樂觀，醫(yī)學(xué)資料管理過于分散、集中性差，檔案管理信息化水平不高，在資料查找和利用中對于不能及時發(fā)現(xiàn)有價值資料，影響了科研水平提升。因此，醫(yī)學(xué)研究所應(yīng)該重視科研檔案管理的創(chuàng)新性，建立專門的檔案管理部門，保證醫(yī)學(xué)科研檔案的安全性、整體性和有效性。本文結(jié)合醫(yī)學(xué)科研檔案特點(diǎn)以及當(dāng)前管理問題，提出科研檔案管理策略，希望對醫(yī)學(xué)研究所的發(fā)展提供幫助。

1醫(yī)學(xué)研究所科研檔案的特點(diǎn)

醫(yī)學(xué)研究所從事的主要工作是醫(yī)療技術(shù)的研發(fā)，臨床技術(shù)的論證實(shí)驗(yàn)等工作，由于醫(yī)療技術(shù)不斷創(chuàng)新，在研發(fā)過程中自然而然就會產(chǎn)生大量科研資料，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作有自己的一些特點(diǎn)，對其進(jìn)行總結(jié)主要包括以下幾點(diǎn)[1]。

1.1科研檔案形成周期長、專業(yè)性突出

醫(yī)學(xué)研究所的科研工作比較復(fù)雜，一項(xiàng)科研任務(wù)往往需要幾個月甚至幾年的時間，周期比較長，而且在研發(fā)過程中使用到的材料多、研究領(lǐng)域范圍廣、覆蓋面比較深。此外，醫(yī)學(xué)科研檔案最突出的特點(diǎn)就是專業(yè)性很強(qiáng)，課題組在檔案管理中需要分科進(jìn)行檔案的管理，設(shè)置相應(yīng)的編號對號入座，防止檔案資料的丟失，醫(yī)學(xué)檔案分類明晰、歸類方法簡便化能提高檔案的管理效率，在進(jìn)行分類時要保證各個學(xué)科的獨(dú)立性，保證專題的完整性。

1.2學(xué)科綜合性較強(qiáng)、項(xiàng)目涉及主體多

醫(yī)學(xué)研究所的工作特點(diǎn)就決定了涉及到的學(xué)科會很多，與其他單位的合作性項(xiàng)目會比較復(fù)雜，大量的創(chuàng)新性的科技技術(shù)不斷應(yīng)用在醫(yī)學(xué)研究領(lǐng)域，在檔案管理中不能因?yàn)榧夹g(shù)的創(chuàng)新，而對之前的科研成果資料進(jìn)行丟棄[2]。因此，從醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)來看，檔案中涉及到的內(nèi)容多、復(fù)雜、技術(shù)應(yīng)用類型多等，決定了研究所科研檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，必須對其進(jìn)行良好的創(chuàng)新。

2醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理中存在的問題

醫(yī)學(xué)研究所在發(fā)展過程中目前存在的問題還是較多的，研究所管理人員普遍存在重研發(fā)輕管理的現(xiàn)象，對于科研檔案管理工作的重視度不夠，投入的人力和物力都不是很足[3]。在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是對于檔案的整理混亂，存在資料不全和歸類不明等問題，這些情況的出現(xiàn)使得在檔案后期管理困難重重，目前研究所科研檔案管理主要存在以下問題。

2.1醫(yī)學(xué)科研檔案比較分散，集中性較差

醫(yī)學(xué)科研是一個循序漸進(jìn)的過程，從課題的立項(xiàng)到后期的項(xiàng)目交付需要經(jīng)歷長時間的研發(fā)，在這些過程中會產(chǎn)生各種材料，這些原始材料的保管非常重要，有很多重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些資料往往存在于不同的部門之中，比如實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存在于實(shí)驗(yàn)中心、項(xiàng)目材料撰寫資料往往保存于科研者電腦中。但是，我國很多醫(yī)學(xué)研究所對于這些資料沒有進(jìn)行有效的收集和整理，科研資料仍分散在各個部門自己的系統(tǒng)中，資料流失嚴(yán)重[4]。

2.2醫(yī)學(xué)科研資料保存時間過長

在長期的醫(yī)學(xué)科研過程中，醫(yī)學(xué)資料的保存時間也會較長，在保存過程中會繼續(xù)產(chǎn)生各種其他資料，這樣有可能就會造成很多重復(fù)的材料保存，一些價值意義不強(qiáng)的材料長期存在于檔案中，在后期進(jìn)行資料的查找時，同一個關(guān)鍵詞輸入會出現(xiàn)大量的材料，讓科研工作者不知道如何進(jìn)行甄別，科研工作由于檔案管理不善導(dǎo)致中途停止。

2.3真實(shí)性、客觀性以及可靠性差

醫(yī)學(xué)研究所在科研檔案的管理中存在檔案資料真實(shí)性和客觀性不強(qiáng)，數(shù)據(jù)可靠性較差等問題，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）原始資料保存不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，科研背景資料介紹不夠詳細(xì)；科研數(shù)據(jù)的記載不準(zhǔn)確，很多重要數(shù)據(jù)遺漏，很多技術(shù)細(xì)節(jié)交代不清楚，重點(diǎn)內(nèi)容沒有進(jìn)行突出，醫(yī)療技術(shù)說明時大都是科研者的主觀意見，數(shù)據(jù)的修改現(xiàn)象較多，不同形式載體的實(shí)驗(yàn)結(jié)果保存不夠全面。（2）科研文件的分類不明晰。常見的就是材料內(nèi)容分類不全，立卷的方式不夠標(biāo)準(zhǔn)化，檔案不科學(xué)、不合理和不規(guī)范內(nèi)容較多，導(dǎo)致科研工作者對于文獻(xiàn)的參考價值不高[5]。

2.4科研檔案管理信息化水平不高

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅猛，電子信息技術(shù)應(yīng)用在多個學(xué)科中，但是醫(yī)學(xué)研究所在科研檔案的信息化方面做的不夠到位?？蒲袡n案的管理還是采用手工和電腦錄入結(jié)合的方式，達(dá)不到大面積數(shù)字化的需要，信息技術(shù)的真正發(fā)揮受到很大的限制。研究所對于檔案管理人員的培訓(xùn)做的同樣不到位，很多人對于檔案管理制度、檔案法律規(guī)范以及檔案基礎(chǔ)了解不足，工作效率不高[6]。

3醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理創(chuàng)新策略

3.1建立科研檔案集中統(tǒng)一、分級管理制度

鑒于醫(yī)學(xué)研究所檔案管理的重要性，研究所應(yīng)該建立科研檔案專門檔案室，配備專門的檔案員，檔案室在所長的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，開展檔案業(yè)務(wù)工作，研究所的其他部門要協(xié)助科研檔案室完成檔案的管理工作[7]。研究所要貫徹執(zhí)行國家有關(guān)答案管理的法規(guī)和條款，制定適合本所的檔案管理細(xì)則，做好檔案的收集、整理和分類工作。積累和保存本單位重要有價值的科研檔案，要保證檔案的安全性和完整性，加強(qiáng)對于檔案管理的監(jiān)控，杜絕檔案信息的泄露。

3.2做好科研項(xiàng)目的檔案管理

醫(yī)學(xué)研究所相關(guān)部門要發(fā)揮行政監(jiān)督的作用，嚴(yán)格把控醫(yī)學(xué)項(xiàng)目的檢定驗(yàn)收、成果上報(bào)等關(guān)口。在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、申報(bào)成果前，應(yīng)該由業(yè)務(wù)主管部門與檔案室檔案員對形成的各種材料進(jìn)行審核，在鑒定完成后簽署意見并加蓋不同科室的公章，凡是出現(xiàn)項(xiàng)目材料不完整、客觀數(shù)據(jù)失真等情況，不能給予驗(yàn)收和存檔。在醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目獲獎后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以將申報(bào)材料、獲獎證書等講給研究所內(nèi)的科研處，通過科研處負(fù)責(zé)將檔案進(jìn)行歸檔[8]。為了提高檔案管理的效率，可以將檔案管理質(zhì)量、效率等納入個人的工作職責(zé)中，將檔案管理作為職工年終考評、聘任以及晉升職稱的重要依據(jù)，對于因?yàn)楣ぷ魇韬鰧?dǎo)致的答案丟失情況，可以取消年終的評優(yōu)，情節(jié)嚴(yán)重者評定為年終考評不合格。

3.3做好科研檔案立卷歸檔工作

醫(yī)學(xué)研究所在對各種不同載體文件材料的立卷歸檔中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)保證文件的自然形成規(guī)律以及文件材料之間的聯(lián)系性，兼顧到文件保存價值，以能真實(shí)反映科研工作者的科研過程、方便查找運(yùn)用為原則[9]。要適當(dāng)增加醫(yī)學(xué)研究所內(nèi)部課題組的立卷歸檔范圍，按照立卷要求進(jìn)行立卷整理，及時進(jìn)行歸檔，檔案室應(yīng)該加強(qiáng)立卷歸檔的指導(dǎo)工作，讓立卷歸檔制度化，真實(shí)的做好檔案管理的前期工作。同時研究所要要對檔案文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮^(qū)分，按照文件保管期限將其分為永久、長期和短期三類[10]。凡是國家重大的醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目，對于國家醫(yī)學(xué)進(jìn)步有長遠(yuǎn)利用價值的文件應(yīng)當(dāng)列為永久管理檔案；凡是省部級科研文件，反映所內(nèi)重要職能活動，對于本所和醫(yī)學(xué)長期利用有價值檔案，應(yīng)當(dāng)歸為長期管理檔案，保存期限至少十六年；凡是市級或者所內(nèi)自己的科研項(xiàng)目，在短期內(nèi)對于醫(yī)學(xué)研究有價值的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行短期管理，保管期在十五年以下。

3.4做好檔案文件的保管和利用

醫(yī)學(xué)科研檔案的利用價值極高，需要配備專用庫房進(jìn)行保管，配備防盜、防潮、防高溫等設(shè)施[11]。檔案室對檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類，按照編號進(jìn)行排列，方便查找，保管期限已滿的檔案應(yīng)當(dāng)會同有關(guān)部門和專家組織鑒定，提出銷毀或者延長保存的意見。在銷毀過期和利用價值不高檔案時，要至少有兩人監(jiān)督，批準(zhǔn)人和銷毀人在責(zé)任書上簽字確定。同時要完善電子科研檔案保管力度，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備實(shí)現(xiàn)對檔案掃描件的管理，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。在云計(jì)算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，方便科研人員的調(diào)取和利用[12]。

3.5嚴(yán)格規(guī)范管理制度，保證檔案質(zhì)量

科研檔案的質(zhì)量高低，對于指導(dǎo)科研人員科研工作幫助會很大。在科研檔案管理中要納入科學(xué)的管理方法，檔案管理與課題管理、計(jì)劃管理以及成果管理等緊密結(jié)合，實(shí)施同步的管理，保證檔案材料的完整和有效性。同時對于各種不同檔案進(jìn)行分類管理，檔案室要適當(dāng)開展檔案的提供利用工作。醫(yī)學(xué)研究院要劃定具體人員工作職責(zé)，檢查和歸檔各科研項(xiàng)目或課題組的科技文檔材料，及時對其進(jìn)行歸類管理。

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作者：陳桂月 王瑾 單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院病原生物學(xué)研究所科技處