從內(nèi)控角度初探高校合同管理機(jī)制
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摘要：合同管理是高等學(xué)校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文通過(guò)對(duì)高校合同管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出缺乏合同歸口統(tǒng)一管理，缺少系統(tǒng)的合同管理與監(jiān)督體系等問(wèn)題，同時(shí)提出應(yīng)通過(guò)信息化的聯(lián)動(dòng)手段，逐步研究制定合同訂立、審查、履行、支付、歸檔與評(píng)估等環(huán)節(jié)全程、動(dòng)態(tài)的高校合同管理制度的處理對(duì)策，把集中歸口管理方式與專項(xiàng)管理方式進(jìn)行有機(jī)整理，減少學(xué)校合同管理的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計(jì)；合同管理機(jī)制
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問(wèn)題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問(wèn)題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于以上問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，本文通過(guò)對(duì)合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評(píng)估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，提出了應(yīng)通過(guò)信息化的聯(lián)動(dòng)手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評(píng)估等機(jī)制，對(duì)合同管理進(jìn)行一定規(guī)范，減少高校合同管理過(guò)程中面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終，涉及高校日常管理的多項(xiàng)主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門(mén)共同參與和管理。高校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中通過(guò)簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)合同管理幫助高校節(jié)省交易時(shí)間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費(fèi)用，提高高校資金使用效率。同時(shí)，高校通過(guò)加強(qiáng)合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書(shū)面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟(jì)合同一般以書(shū)面合同為主，即指通過(guò)合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動(dòng)合同、教育合作合同、商標(biāo)使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動(dòng)產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、租賃合同、修繕合同、貨物采購(gòu)合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問(wèn)題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機(jī)構(gòu)，且對(duì)所有合約展開(kāi)集中劃分與不斷編號(hào)，針對(duì)法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機(jī)構(gòu)展開(kāi)集中審核。目前，高校合同由不同部門(mén)管理，未建立統(tǒng)一歸口部門(mén)，例如，設(shè)備采購(gòu)合同由資產(chǎn)管理部門(mén)管理、工程合同由基本建設(shè)部門(mén)管理、科研合同由科技部門(mén)管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門(mén)工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，可能會(huì)造成多部門(mén)共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)控，確定合約實(shí)施的責(zé)任人，以最快速度對(duì)合約施行狀況進(jìn)行審查、研究與驗(yàn)收，針對(duì)必須補(bǔ)充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開(kāi)相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗(yàn)收和結(jié)算規(guī)定、未能實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對(duì)合約簽訂、實(shí)行、變更狀況等進(jìn)行登記工作與管理工作，缺乏對(duì)合約按期進(jìn)行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問(wèn)題，合同管理過(guò)程中流程制度的缺失，會(huì)阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識(shí)別和評(píng)估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，梳理業(yè)務(wù)流程，通過(guò)對(duì)各個(gè)主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程銜接點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，有效實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請(qǐng)、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購(gòu)等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無(wú)法有效依據(jù)合同進(jìn)行結(jié)算、無(wú)法以預(yù)算為來(lái)源進(jìn)行管控等問(wèn)題，會(huì)阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
三、高校合同管理機(jī)制內(nèi)控設(shè)計(jì)和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個(gè)關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實(shí)施、補(bǔ)充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評(píng)估等一系列程序。在合同管理的各項(xiàng)關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評(píng)估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。
(一)健全合同管理組織體系
對(duì)合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對(duì)合同組織體制、制度流程、部門(mén)間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機(jī)制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行合同管理的分級(jí)授權(quán)制度，明確上級(jí)單位、高校決策機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門(mén)、合同歸口部門(mén)、監(jiān)管部門(mén)的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對(duì)外簽訂合同經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時(shí)，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過(guò)程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機(jī)制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門(mén)，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機(jī)構(gòu)的其他部門(mén)或者是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)視作合同歸口管理機(jī)構(gòu)，對(duì)所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)和合同歸口管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機(jī)整合。詳細(xì)而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對(duì)專用章進(jìn)行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對(duì)外簽署合約，禁止不法簽署擔(dān)保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強(qiáng)合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過(guò)開(kāi)展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過(guò)程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對(duì)合同訂立情況進(jìn)行登記備案，確保單位合同訂立過(guò)程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機(jī)制
合同策劃是合同控制的起點(diǎn)，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均應(yīng)簽訂書(shū)面合同，嚴(yán)禁將需要招標(biāo)管理或需要高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大經(jīng)濟(jì)合約拆分若干小金額的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)格審核合同策劃目標(biāo)是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)一致，加強(qiáng)合同的計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)、選擇適宜的洽談方式開(kāi)展談判，充分做好簽訂合同的準(zhǔn)備。
2.建立合同擬定和審核控制機(jī)制
高校在對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)需要擬定正式的書(shū)面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行起草、歸口管理部門(mén)審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門(mén)參與起草、法律管理部門(mén)審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)其規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行嚴(yán)格審核，建立健全的審查控制或合同會(huì)審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機(jī)制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實(shí)行合同連續(xù)編號(hào)管理，按照統(tǒng)一編號(hào)對(duì)合同訂立情況進(jìn)行登記，建立合同管理臺(tái)賬，合同經(jīng)編號(hào)、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強(qiáng)合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對(duì)合約實(shí)施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過(guò)程管控嚴(yán)格。
1.建立合同履行監(jiān)控機(jī)制
合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實(shí)行對(duì)合同從訂立、履行到終結(jié)的全過(guò)程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交財(cái)會(huì)部門(mén)作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對(duì)方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方或自身因素造成無(wú)法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險(xiǎn)并馬上使用相應(yīng)對(duì)策止損。
2.建立合同變更控制機(jī)制
高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機(jī)制，對(duì)合約實(shí)行過(guò)程中簽署補(bǔ)充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的審查。與此同時(shí)，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理補(bǔ)充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門(mén)人員對(duì)合約手續(xù)進(jìn)行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機(jī)制
當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛問(wèn)題時(shí)，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對(duì)方進(jìn)行商量與談判。如若達(dá)到一致意見(jiàn)的，二者需要簽署書(shū)面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無(wú)法處理時(shí)，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進(jìn)行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問(wèn)題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評(píng)估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機(jī)制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計(jì)合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)需要對(duì)合同文本進(jìn)行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號(hào)，按照類別和編號(hào)妥善保管合同文本，建立合同臺(tái)賬，并與合同訂立、履行的全過(guò)程進(jìn)行信息系統(tǒng)臺(tái)賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對(duì)合同保管情況實(shí)施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評(píng)估控制機(jī)制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評(píng)估控制機(jī)制，定期對(duì)全過(guò)程的合同管理總體情況進(jìn)行分析評(píng)估，確保合同管理中存在的問(wèn)題得到整改落實(shí)。具體檢查評(píng)估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見(jiàn)是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對(duì)合同管理分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)。
(五)加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動(dòng)、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機(jī)制，建議高校借助業(yè)界先進(jìn)的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動(dòng)化管理。將預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使“事前規(guī)劃—>事中控制—>事后監(jiān)督”有效銜接，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過(guò)程管控。
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作者：劉馨陽(yáng) 單位：北京航空航天大學(xué)財(cái)務(wù)處