期刊終校中清單管理的應(yīng)用

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摘要:期刊終校是影響期刊質(zhì)量的重要編校環(huán)節(jié)。在期刊終校流程中引入清單管理，能避免失誤、提高效率、促進(jìn)合作。清單管理應(yīng)由編輯團(tuán)隊(duì)成員共同參與形成，編制清單時應(yīng)遵循簡單、可測、高效原則，使用的要點(diǎn)在于堅(jiān)定地執(zhí)行書面清單并在實(shí)踐中不斷完善。編輯應(yīng)對這一方法持理性態(tài)度，把它作為一種輔助工具而不代替編輯的專業(yè)判斷。運(yùn)用清單管理的最終目標(biāo)在于形成一種注重理性的期刊質(zhì)量文化。

關(guān)鍵詞:清單管理;期刊終校;質(zhì)量保障

期刊校對是期刊質(zhì)量的重要保障措施，校對的質(zhì)量極大地影響著期刊的質(zhì)量。相對于期刊一校、二校、三校等關(guān)注文章具體內(nèi)容的校對過程，期刊終校主要是從整體上把握期刊的編校環(huán)節(jié)，主要消除形式方面的差錯，起到為期刊質(zhì)量把關(guān)的重要作用。從期刊評價機(jī)制來看，期刊的形式差錯屬于扣分項(xiàng)較多的校對問題，這些差錯是造成期刊評價偏低的重要原因。［1］因此，在期刊校對中要重視期刊終校環(huán)節(jié)。針對期刊質(zhì)量保障的需要，必須尋求科學(xué)的終校方法，以減少期刊明顯的失誤。有學(xué)者將期刊終校方法總結(jié)為瀏覽法、對應(yīng)法、劃塊法三種。［2］這些傳統(tǒng)方法對期刊終校的質(zhì)量保障起到了重要作用。隨著期刊質(zhì)量對團(tuán)隊(duì)效率、編校精準(zhǔn)度的要求越來越高，編輯不僅要掌握科學(xué)的方法，還要理解方法背后的原理，站在一個更高的角度看待方法的意義，因此要在傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上更新理念，以應(yīng)對新的要求。當(dāng)前在公共服務(wù)如醫(yī)院臨床、工程管理、高等教育等領(lǐng)域有一種重要的理念和方法———清單管理被廣泛應(yīng)用，用于檢查目標(biāo)、監(jiān)管流程，以避免錯誤、提高質(zhì)量，體現(xiàn)出較廣的應(yīng)用價值。［3－5］重要的是，它不僅是一種有效的方法，還體現(xiàn)出現(xiàn)代管理的理念。本文認(rèn)為，期刊終校也有類似的流程管理、問題檢查等需要，如能在期刊終校中引入清單管理，將有助于期刊質(zhì)量的提升和質(zhì)量文化的形成。

一、清單管理及其適用性和作用

(一)清單管理清單管理的概念源于企業(yè)管理。所謂清單管理，指“針對某項(xiàng)職能范圍內(nèi)的管理活動，分析流程，建立管理臺賬，并對流程內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、量化，形成清單，列出清晰明細(xì)的管理內(nèi)容或控制要點(diǎn)，檢查考核按清單執(zhí)行”的管理方式。［6］清單管理又稱為流程式管理或矩陣式管理，是一種基于目標(biāo)的管理。針對不同任務(wù)和工作環(huán)節(jié)，可形成不同類型、不同用途的清單，如關(guān)鍵要素清單、流程清單、問題清單、溝通清單等，可根據(jù)對目標(biāo)和不同情境的判斷使用合適的清單。清單管理體現(xiàn)了一種理性思維。它列出那些能引發(fā)重要結(jié)果的控制要點(diǎn)，注重以事先充分思考的理性目標(biāo)引導(dǎo)事情的進(jìn)展。清單模式是思維方式的變革。清單的內(nèi)容本質(zhì)上是常規(guī)的，但以清單的形式體現(xiàn)出一種新的基于目標(biāo)的、整體的、系統(tǒng)的思維方式。

(二)清單管理的適用范圍和作用清單適用于某些特定的問題和情境。1．由簡單問題構(gòu)成的復(fù)雜問題。清單梳理龐雜的信息，化繁為簡，讓操作者明白該干什么，適用于那些能夠分解的復(fù)雜問題。2．預(yù)防知識和能力之外的“無心之錯”。即使人掌握了足夠多正確的知識，也會因沒有正確使用而犯錯。［7］10清單提供一種認(rèn)知防護(hù)網(wǎng)，彌補(bǔ)人生來就有的記憶力、注意力不足的認(rèn)知缺陷。3．團(tuán)隊(duì)工作。清單適合發(fā)現(xiàn)和避免在團(tuán)隊(duì)合作時易范的錯誤，通過任務(wù)檢查和充分溝通來應(yīng)對需要共同面對的復(fù)雜問題。清單看似簡單，卻能起到非常重要的作用。1．杜絕失誤。清單提醒人們不要忘記一些必要的工作步驟，確保重要信息不遺漏。2．提高效率。精心設(shè)計(jì)的清單化繁為簡，幫助人們節(jié)省有限的腦力，不讓頭腦被繁雜的事務(wù)占據(jù)，精力解放出來去處理更加重要或困難的問題，能提高工作效率。3．促進(jìn)合作。清單思維強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)的合作和對工作共同負(fù)責(zé)的態(tài)度，要求團(tuán)隊(duì)成員充分交流，就清單項(xiàng)目和解決方案達(dá)成共識，固定下來成為工作標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可促進(jìn)工作的一致性，形成有效的合力。

二、期刊終校清單的編制和使用

期刊終校工作屬于由簡單問題構(gòu)成的復(fù)雜問題，依靠編輯團(tuán)隊(duì)合作，目的是解決形式差錯，符合應(yīng)用清單管理的條件。對期刊終校而言，編制一份清單有利于管理的規(guī)范化和精細(xì)化，長遠(yuǎn)來說也更利于期刊編校的專業(yè)發(fā)展。

(一)清單的編制那么如何形成一份合理的終校清單，清單該由誰來編制及如何編制?1．清單編制主體及內(nèi)容清單應(yīng)由熟悉清單使用環(huán)境的人自己來編制。期刊終校清單由參與期刊終校的編輯共同完成，他們參與清單的形成過程并為清單負(fù)責(zé)。編輯的編校經(jīng)驗(yàn)、借助專業(yè)知識對問題的預(yù)判是編制清單的基礎(chǔ)。期刊編輯應(yīng)注重平時積累期刊終校的常見問題，如在工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)培訓(xùn)、同行交流中發(fā)現(xiàn)問題，不斷學(xué)習(xí)編校規(guī)范為問題求解，以此作為期刊終校清單項(xiàng)目和解決方案的基礎(chǔ)。盡可能多地搜集編校過程中遇到的錯誤，為每種錯誤設(shè)置相應(yīng)的解決方案即檢查項(xiàng)，這些錯誤和檢查項(xiàng)的集合就是清單的最初樣貌。清單使用中新發(fā)現(xiàn)的問題可以充實(shí)到清單中，成為新的清單項(xiàng)目，這樣逐漸完善，最終形成一份相對穩(wěn)定的終校清單。2．清單的遴選和編制要點(diǎn)清單不是無所不包的操作手冊，而是幫助使用者發(fā)揮其專業(yè)技能的有效工具，所以不是所有的問題項(xiàng)目都要列在清單里，清單需要有遴選的過程。清單要素的遴選，必須遵循簡單、可測、高效原則，即清單項(xiàng)目所采取的干預(yù)措施簡單易行，舉措的效果能被精確地測量，而且預(yù)期效果非常顯著。［7］105簡言之，清單要做到簡潔、實(shí)用，表達(dá)應(yīng)明確、具體，不存在歧義。冗長、含糊不清的清單不僅不能帶來效率，還會分散人們的注意力。阿圖•葛文德(AtulGawande)認(rèn)為，清單編制有6大要點(diǎn):(1)設(shè)定清晰的檢查點(diǎn);(2)選擇合適的清單類型;(3)簡明扼要，不宜太長;(4)清單用語精練、準(zhǔn)確;(5)清單版式整潔，切忌雜亂無章;(6)必須在現(xiàn)實(shí)中接受檢驗(yàn)。［7］144期刊終校清單主要是一種問題檢查清單，用來檢查終校過程中是否存在編校錯誤，主要涉及重要信息缺失或失誤檢查、對應(yīng)關(guān)系檢查等內(nèi)容，將期刊變化信息作為檢查的重點(diǎn)。本文根據(jù)期表1列出了期刊終校清單的主要項(xiàng)目，按照類別分為封面、封二、扉頁、目次、正文、封三、封底7項(xiàng)，每一項(xiàng)里又分為若干個具體檢查問題，清單在于查缺補(bǔ)漏、更正錯誤，處理問題的答案是編輯們根據(jù)期刊編排標(biāo)準(zhǔn)共同認(rèn)可的。以上列出的期刊終校檢查清單為常規(guī)重要信息檢查，期刊如因版面設(shè)計(jì)、修改、信息變更等原因造成的改變也應(yīng)是檢查的重點(diǎn)，這種情況相當(dāng)于期刊終校清單的特殊內(nèi)容。

(二)清單的使用清單在使用中要注意幾點(diǎn):1．形成書面清單。口頭探討的問題常常會淹沒在大量的信息中而被忘記，編輯日常有關(guān)期刊終校規(guī)范的討論應(yīng)固定為書面清單。書面清單可以避免需要關(guān)注的重要信息被遺漏。2．確保使用。清單是期刊終校的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，未經(jīng)探討或存在異議的清單很可能會變成一紙空文。在實(shí)際工作中確實(shí)發(fā)揮效力的清單必須經(jīng)過團(tuán)隊(duì)成員的共同認(rèn)可，是成員間達(dá)成的共識。清單一旦形成，在使用過程中應(yīng)逐一打勾，確保清單上列出的問題都得到解決。對于期刊終校清單，通過合理分工課使專項(xiàng)問題得以責(zé)任到人，覆蓋清單的全部項(xiàng)目。3．在實(shí)踐中修改完善。清單不是固定不變的，編輯發(fā)現(xiàn)的新問題可以進(jìn)入清單補(bǔ)充項(xiàng)目庫中，經(jīng)探討后決定是否成為清單新的組成部分，在現(xiàn)實(shí)檢驗(yàn)中不斷修改并完善。

三、期刊終校應(yīng)用清單管理的局限與反思

清單有其適用范圍和情境，因此作用是有限的，它只是防范錯誤的科學(xué)，不是解決所有問題的萬能處方。清單作為一種協(xié)助工具，只能應(yīng)用于某些環(huán)節(jié)。在具體的情境中，清單必須和專業(yè)判斷相結(jié)合。清單提示了一些普遍的問題，一般是相對簡單但容易出錯的問題，那些復(fù)雜的、植根于具體情境的問題則需要編輯的專業(yè)判斷?，F(xiàn)實(shí)中，有人因?yàn)榍鍐伪旧淼木窒扌远a(chǎn)生了對清單的質(zhì)疑，常見的是排斥清單，或者是即使有清單，也不愿執(zhí)行清單，害怕工作因此會變得死板。清單類似于標(biāo)準(zhǔn)，讓人感覺缺失個性，但對于由簡單問題組成的復(fù)雜問題而言，它是非常有效的。對清單的正確態(tài)度是，必要時借助清單，但決不依賴它。利用清單避免低級錯誤，可以最大限度降低差錯率，提高期刊編校的質(zhì)量。但清單的意義遠(yuǎn)不在此，降低差錯率只是期刊終校的底線目標(biāo)，其最終訴求是能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)期刊隨意、自發(fā)、植根于個體經(jīng)驗(yàn)的編校思維，使系統(tǒng)的清單管理成為期刊編校制度中不可或缺的一部分，形成一種基于理性和目標(biāo)、注重團(tuán)隊(duì)之間合作和強(qiáng)調(diào)紀(jì)律的質(zhì)量文化。

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作者：王麗平 單位：太原學(xué)院