新檔案法下軍工企業(yè)檔案信息化探析

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了新檔案法下軍工企業(yè)檔案信息化探析范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

【摘要】本文通過對新《檔案法》中檔案信息化相關法規(guī)進行梳理，并與實際情況進行比較，總結得出軍工企業(yè)檔案信息化工作可從統(tǒng)籌考慮企業(yè)系統(tǒng)建設、加快信息技術落地應用、促進企業(yè)安全機制升級、引導企業(yè)人員革新觀念四方面進行改進。

【關鍵詞】新《檔案法》；軍工企業(yè)；檔案信息化

2021年1月1日起，新版《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱“新《檔案法》”）正式施行，標志著檔案工作進入一個新的階段。與以往相比，檔案信息化建設工作被提到一個重要的位置。作為傳統(tǒng)大型企業(yè)，軍工企業(yè)承擔了十分重要的國防裝備建設任務，其發(fā)展與國家命運緊密相連。在某種程度上，檔案信息化建設水平是軍工企業(yè)發(fā)展情況的體現(xiàn)。新形勢下，軍工企業(yè)檔案信息化建設工作應該做出哪些改變才能適應新的形勢并謀求更好的發(fā)展，是需要討論的內(nèi)容。

一、新《檔案法》對于信息化建設的要求及現(xiàn)狀

信息技術的進步帶來了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，與此相伴隨的是檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在這樣的背景下，新《檔案法》提出進一步加強檔案信息化建設工作的要求。此次新《檔案法》專門新增了第五章一整章闡述檔案信息化建設的法規(guī)要求，以保障檔案信息化建設工作的順利開展。新《檔案法》關于檔案信息化建設的要求主要體現(xiàn)在以下四點。

（一）檔案信息化納入企業(yè)規(guī)劃。新《檔案法》第三十五條規(guī)定“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！钡谌鶙l規(guī)定“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接?！毙隆稒n案法》的此項要求給檔案部門提供了一個更好融入業(yè)務流程的機會，也強調(diào)了檔案工作的重要性。在軍工企業(yè)整個型號科研過程中，多類型、大數(shù)量級的檔案文件不斷產(chǎn)生。檔案工作與前端業(yè)務的集成化程度的不斷提升是優(yōu)化整個業(yè)務流程的必經(jīng)之路，為便捷提供檔案利用奠定了基礎，軍工企業(yè)的檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的良好銜接是企業(yè)整體工作提升效率和質(zhì)量的基礎。目前來看，主要的問題在于與其他業(yè)務系統(tǒng)的銜接問題和歸檔范圍問題。檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的良好銜接可以使前端的科研數(shù)據(jù)產(chǎn)生之后，檔案系統(tǒng)有效對其進行收集、管理和保存，以便于后續(xù)的利用。接口的開放給檔案工作人員提供了一個了解當前業(yè)務系統(tǒng)文件狀態(tài)的權限，并參與到整個流程中，具備一定的話語權。當前，軍工企業(yè)在新業(yè)務系統(tǒng)建設中仍然較少地考慮檔案部門的作用，甚至直接略過檔案部門就完成了系統(tǒng)的需求設計。歸檔范圍的問題直接影響檔案資源的全面性。當前，不屬于歸檔范圍的文件基本不會經(jīng)過檔案部門之手，流程上也不會有檔案管理人員的參與，需要歸檔的資料常需要檔案人員逐個提醒設計人員進行歸檔，這樣的現(xiàn)狀進一步導致業(yè)務系統(tǒng)信息化建設忽視檔案信息化建設的問題，長期循環(huán)下去，檔案與業(yè)務的脫鉤越來越嚴重。

（二）確定電子檔案效力。為適應社會的飛速發(fā)展和信息化水平的不斷提高，各類組織機構的業(yè)務辦理方式開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，電子性憑證越來越多地產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保存。為應對這種現(xiàn)狀，部分行業(yè)進行了電子文件單軌制管理的探索，部分法律法規(guī)也對電子文件、電子數(shù)據(jù)的法律效力予以一定程度的認可。新《檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以把電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定”。新《檔案法》中與電子檔案相關的法規(guī)釋放出以下幾個信號： 第一，當前環(huán)境下，各單位的檔案部門應該已經(jīng)具備實行“單套制”“單軌制”管理的條件，電子檔案應該已經(jīng)具備可靠的來源，規(guī)范的程序和合規(guī)的要素。第二，法規(guī)認同電子檔案的效力，為各個行業(yè)領域的電子文件“單套制”“單軌制”管理和全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了頂層的法律支持。與互聯(lián)網(wǎng)隔絕的特性使得軍工企業(yè)對于其產(chǎn)生的檔案的有效性的認定是接受其具備等效性的前提，這里產(chǎn)生了一個保證電子檔案的“四性”（即完整性、真實性、可用性和安全性）的問題。第三，國家應當出臺關于電子檔案的管理辦法。事實上，此前國家檔案局辦公室所發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對企業(yè)電子檔案的管理機制、歸檔范圍、保存期限進行了詳細規(guī)范，對相關電子檔案管理系統(tǒng)建設、運維及接口規(guī)范，電子檔案采集、存儲、保管、利用與處置等全生命周期合規(guī)要點等進行了規(guī)定。結合自身業(yè)務特征，各軍工企業(yè)應制定符合單位實際情況的實施細則。目前，軍工企業(yè)檔案管理人員已經(jīng)適應了紙質(zhì)模式下的電子形式歸檔的思路，初步具備了檔案以電子形式歸檔的意識。所占比例較大的，存量紙質(zhì)文件掃描件本質(zhì)上不是電子檔案，而是紙質(zhì)檔案的電子拷貝，在具體的管理問題上，大多數(shù)軍工企業(yè)檔案實體的管理仍然是實行“雙套制”管理。電子檔案的效力認定是一個逐漸接受的過程，它分為意識上的認同和管理上的允許兩個方面。從本質(zhì)上來說，電子檔案“單套制”的實行是一個輸出管控的問題，核心要求是確保電子檔案承載的信息在出口時能與最開始產(chǎn)生時的狀態(tài)一致，杜絕篡改、替換等問題。

（三）重視檔案安全問題。新《檔案法》第三十五條規(guī)定“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”，第三十九條提到了電子檔案移交和異地備份的問題， “電子檔案應當通過符合安全管理的網(wǎng)絡或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。”以上兩條法規(guī)提出了四點要求：第一，安全保存是有效利用的前提，無論是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化成果，檔案館應該積極使用信息化手段對其進行保護，確保其保存的安全；第二，電子檔案要進行安全性的檢測，杜絕篡改的可能，確保其內(nèi)容的安全；第三，采用通道加密等方式保證電子檔案所承載的信息不被竊取，確保其傳輸?shù)陌踩?；第四，重要的電子檔案可進行異地備份，確保其源頭的安全。這里考慮的是應對較大自然災害的問題。最理想的情況是電子檔案全部進行異地備份，以保證其完整性。檔案安全問題是一切問題的根本，沒有安全的檔案工作是沒有根基的，會給軍工企業(yè)帶來巨大損失。目前來看，存在三個方面問題：第一，先進的信息技術仍然缺乏，不能夠完全保證電子形式數(shù)據(jù)的安全保存；第二，電子文件的格式和版本問題。從目前看，多種格式的科研數(shù)據(jù)已經(jīng)產(chǎn)生，但是諸如三維數(shù)模、試飛數(shù)據(jù)等尚沒有較好的管理辦法，很多文件仍依賴于特定軟件（包括國外公司開發(fā)的軟件），無法做到真正意義上的自主可控和長期保存；第三，電子檔案的“四性檢測”和異地備份問題。各個軍工單位之間是相對獨立的，對于電子數(shù)據(jù)的完整性、真實性需要人工判讀和驗證，可用性則需要進行版本的控制，安全性需要配合安全保密系統(tǒng)檢查，整個過程需要耗費較多的人力物力。在異地備份問題上，大部分軍工企業(yè)對所產(chǎn)生的檔案進行了本地備份，正在往實現(xiàn)異地備份這一目標靠攏。

（四）推動檔案資源共享利用。新《檔案法》第四十一條指出“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！北Ｃ艿囊蠼o軍工企業(yè)檔案資源的共享帶來了一定的阻礙，主要表現(xiàn)在知悉范圍的多樣性和復雜性，以及審批流程的繁瑣性。服務是檔案工作不變的主題，保密要求的執(zhí)行和檔案資源共享的矛盾需要找到一個較優(yōu)的平衡點，理想的情況下，要讓數(shù)據(jù)在涉密專網(wǎng)內(nèi)流通，從而減少不必要的人力耗費，確立常見類型文件的默認知悉范圍以減少不必要的審批流程。數(shù)字檔案信息資源管理工作應該使用更多的軟件資源，提升硬件水平，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，將不同檔案信息資源進行整合，基于用戶需求來為其提供個性化的檔案服務。目前的情況下，復雜多樣的文件審批流程是檔案資源共享的主要阻礙因素，對于不同類型文件的知悉范圍和借閱限制情況各異，讓需要辦理相關業(yè)務和借閱資料的人員耗費了大量的時間在流程審批的路上。在軟硬件方面，各個軍工系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)智能性較低，檢索方式較為單一，檔案資源整合程度不高；硬件方面，設備較為落后，響應速度較慢。檔案資源共享程度不足會使整個企業(yè)的業(yè)務流程受到影響，在未來的科研生產(chǎn)中造成各種不可預見的 影響。

二、下一步的改進策略

企業(yè)信息化建設步伐不斷加快，為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)新提供了新契機，檔案館可把握好時機主動作為，充分發(fā)揮自身的專業(yè)特色為企業(yè)發(fā)展助力。企業(yè)的信息化建設深刻影響著檔案信息化建設工作的理念、方法和機制等。新《檔案法》的出臺是一個契機，它作為行業(yè)頂層要求，使軍工企業(yè)檔案信息化建設改進策略更加明晰。為進一步做好軍工企業(yè)檔案信息化工作，本文提出以下幾點具體策略：

（一）統(tǒng)籌考慮企業(yè)系統(tǒng)建設。隨著整個企業(yè)信息化建設工作的開展，各個業(yè)務系統(tǒng)需要升級，在這個過程中建議和檔案管理部門充分討論，明確數(shù)據(jù)歸檔范圍（如技術文件、實驗數(shù)據(jù)、三維數(shù)模等），針對不同類型數(shù)據(jù)建立歸檔模型集合，包括元數(shù)據(jù)（責任者、題名、歸檔時間、歸檔者等）、數(shù)據(jù)封裝形式等，從而確定檔案管理人員的接口應該留在何處。目前在大部分軍工企業(yè)的業(yè)務流程及應用系統(tǒng)中，檔案人員在歸檔時進行后端人工把控，這樣的做法對于檔案數(shù)據(jù)的責任者與作為檔案數(shù)據(jù)管理者的檔案人員的溝通是不利的，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)資源利用增加了難度。在整個過程中，更早融入對檔案工作的高效開展及數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管控非常重要。

（二）加快信息技術落地應用。各單位可以加快推進電子檔案“單套制”管理的施行；各部門人員都應主動轉(zhuǎn)變觀念，認清電子文件單軌制管理是文件管理的發(fā)展趨勢；各單位要積極引進先進的信息技術，檔案人員要主動學習關于數(shù)字簽名、可信時間戳、電子簽章、數(shù)字水印、區(qū)塊鏈等方面的新知識和新技能。通過對信息技術的應用，逐步達到數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子化歸檔的目的，可以真正意義上實現(xiàn)數(shù)字檔案館乃至智慧檔案館。

（三）促進企業(yè)安全機制升級。新《檔案法》特別對檔案安全問題進行了強調(diào)，安全問題是軍工企業(yè)檔案工作的根基，安全方面的改進策略是不可或缺的。在電子檔案的保護方面，涉密專網(wǎng)的建設和維護工作是軍工企業(yè)一刻不可松懈的問題，電子文件的格式和版本問題也需要重視。軍工企業(yè)的信息是國防軍隊建設的重要資產(chǎn)，在保證數(shù)據(jù)的傳輸和保存安全的同時，需要有長遠的眼光，應著眼于數(shù)據(jù)的長期保存，努力探索各種類型數(shù)據(jù)的中性儲存格式，且保證該種格式的復用性和長期有效性。在電子檔案的“四性檢測”和異地備份問題上，需要盡快依托信息化手段，完成電子檔案的安全性檢測等四性檢測，定期將重要的電子檔案向上級檔案主管部門進行異地備份。

（四）引導企業(yè)人員革新觀念。觀念層面的革新打下了事業(yè)推進的基礎，為了更好推進檔案信息化建設的發(fā)展以輔助企業(yè)的發(fā)展，相關人員都應該革新觀念，推動跨部門合作交流，提倡數(shù)據(jù)的融合，打破邊界，讓業(yè)務數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)有機融合起來，提高全企業(yè)人員的共享觀念，提高資源的利用程度。對于負責此項工作的管理人員，建議繼續(xù)加大檔案人才隊伍的建設，針對性地開展業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，提升思維，明確定位，以做好檔案信息化建設的準備和適應工作。在軍工企業(yè)的工作制度和規(guī)范上，需要盡早訂立常見類型文件默認知悉范圍的相關規(guī)定，精簡響應審批流程，設立特殊情況下的備用緊急審批機制，讓數(shù)據(jù)在涉密專網(wǎng)內(nèi)流通，減少不必要的人力耗費。 

三、結語

新《檔案法》的提出標志著檔案工作進入一個新的時代，伴隨著許多檔案信息化建設方面的挑戰(zhàn)和眾多的變化，對整個檔案信息化環(huán)境的建設提出了更高的要求，為檔案工作提出了新的要求。檔案事業(yè)從業(yè)人員需要進行思維方式和工作模式的改變，不斷提升自身的能力水平。軍工企業(yè)的檔案部門也應該率先行動，參與到新時代檔案事業(yè)發(fā)展中來，共同為國家檔案治理現(xiàn)代化貢獻力量。

作者:劉強 單位:中國航空工業(yè)集團公司成都飛機設計研究所