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【摘要】血站人事檔案管理是血站人力資源管理的重點(diǎn)工作之一,我國(guó)現(xiàn)已全面邁入信息化和科技化的時(shí)代,為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,需不斷提升血站人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。因此,本文基于pdca循環(huán)原理,對(duì)人事檔案信息化開(kāi)展了一系列優(yōu)化工作,以期能夠找出現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問(wèn)題,并給出有效的工作措施,進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。
【關(guān)鍵詞】血站;人事檔案;PDCA循環(huán)
血站人事檔案管理是血站人力資源管理的重點(diǎn)工作之一,在血站公開(kāi)招聘、專(zhuān)技人才隊(duì)伍建設(shè)以及干部選拔考察任用等方面起到了十分重要的作用。2018年11月,中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》,對(duì)血站人事檔案管理工作和管理者均提出了更高的要求。我國(guó)現(xiàn)已全面邁入信息化和科技化的時(shí)代,為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,需不斷提升血站人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量,本文基于PDCA循環(huán)原理,對(duì)人事檔案信息化開(kāi)展了一系列優(yōu)化工作,以期能夠找出現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問(wèn)題,并給出有效的工作措施,進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。
一、血站人事檔案管理內(nèi)容及PDCA循環(huán)
(一)血站人事檔案管理內(nèi)容。血站人事檔案包括履歷表、考核表、學(xué)習(xí)學(xué)歷材料、職稱(chēng)材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資材料、任免材料等,是血站工作人員在學(xué)習(xí)、工作、職稱(chēng)、科研學(xué)術(shù)、獎(jiǎng)懲等方面的真實(shí)記錄和反映。人事檔案的有效管理有利于血站人事管理,是血站人事管理科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化的前提。
(二)PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)最初是由美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家提出的環(huán)式四階段循環(huán)管理模型,目的是提高管理質(zhì)量。原理是將計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理四個(gè)步驟循環(huán)結(jié)合,通過(guò)四步驟評(píng)價(jià)、分析,提出解決方法,且四步驟不斷循環(huán),形成閉環(huán)模型,在循環(huán)中螺旋上升提高管理質(zhì)量。在這個(gè)閉環(huán)中相互促進(jìn)、相互優(yōu)化、相互補(bǔ)充。將這一模型應(yīng)用于血站人事檔案管理,能夠提升管理的效率性與嚴(yán)謹(jǐn)性。
二、新時(shí)期血站人事檔案管理存在的問(wèn)題
新時(shí)期,血站人事檔案管理工作者應(yīng)該在工作能力和綜合素質(zhì)等方面進(jìn)一步提升,必須具備相應(yīng)能力素養(yǎng),才能更好地促進(jìn)血站檔案管理工作發(fā)展。然而,目前國(guó)內(nèi)許多血站對(duì)于檔案管理工作者的能力素養(yǎng)重視程度不夠,導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。
(一)重視程度不夠。目前國(guó)內(nèi)大部分血站對(duì)人事檔案管理重視程度不夠,導(dǎo)致檔案管理工作滯后,只是工作重心放到擴(kuò)展血站規(guī)模和采供血專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)發(fā)展上,而忽略了檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng),使得現(xiàn)有檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不高,未能達(dá)到新時(shí)期的要求,導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量并不高,在一定程度上約束了血站的發(fā)展。有的血站把主要精力放在單位的文書(shū)檔案管理上,忽視了人事檔案的管理。
(二)缺少專(zhuān)業(yè)人士檔案管理人才。一直以來(lái),我國(guó)血站人事檔案管理容易受到忽視,對(duì)于相關(guān)檔案管理工作人員的挑選亦不受重視,一部分人事檔案管理員缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí),導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟練,工作中頻頻出錯(cuò),缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)和判斷力,盡管工作中花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力,但是很難保證工作質(zhì)量,極大地降低了檔案管理的工作效率。另外,部分血站缺少?lài)?yán)格的檔案管理制度,檔案管理人員素質(zhì)低下,對(duì)于管理工作認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有充分發(fā)揮出人事檔案對(duì)于人力資源管理工作的積極作用,這些都阻礙了血站檔案管理工作的開(kāi)展。
(三)人事檔案管理者多為兼職人員,導(dǎo)致管理水平不能精益求精。許多血站的人事檔案管理者多為兼職,因忙于其他人事事務(wù)性工作,沒(méi)有精力對(duì)檔案散材料及時(shí)歸檔整理,有的甚至連續(xù)幾年沒(méi)有進(jìn)檔整理,遇到上級(jí)檢查任務(wù)時(shí)出現(xiàn)突擊加班加點(diǎn)整理的現(xiàn)象,對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了很大影響。所以,血站在未來(lái)發(fā)展的過(guò)程中,應(yīng)進(jìn)一步提升人事檔案管理的重視程度,采取科學(xué)、有效的方式,增強(qiáng)血站工作隊(duì)伍的能力素養(yǎng)。
三、PDCA 循環(huán)在提升血站人事檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用
(一)Plan(計(jì)劃)階段。P計(jì)劃階段是運(yùn)用PDCA循環(huán)管理工具分析,現(xiàn)階段可以從以下幾個(gè)方面來(lái)提升人事檔案信息化的管理水平:1.加大重視程度。要想讓血站領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,需要做好相應(yīng)的宣傳工作,向領(lǐng)導(dǎo)充分闡述和解釋利用信息化管理對(duì)于人事檔案工作的重要性,并在日常工作中向相關(guān)科室的工作人員普及人事檔案管理的重要性,對(duì)于日常產(chǎn)生的學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)等與人事檔案緊密相關(guān)的材料需及時(shí)向人事部門(mén)歸檔,共同做好檔案的管理工作。2.充分發(fā)揮信息化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用。建立相關(guān)管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn),將責(zé)任細(xì)化,避免出現(xiàn)工作混亂的情況。制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn),讓所有檔案管理人員按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,降低人事檔案管理的隨意性。利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案工作水平,有利于從技術(shù)上防止檔案涂改造假。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的教育和培訓(xùn),使其真正意識(shí)到工作的意義和重要性。尤其對(duì)新任的檔案管理者,應(yīng)增加繼續(xù)教育培訓(xùn)力度,通過(guò)參加遠(yuǎn)程教育平臺(tái)學(xué)習(xí)和外出參加相關(guān)的培訓(xùn)班、會(huì)議等方式不斷地加強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)能力水平,更好地為血站人力資源工作服務(wù)。
(二)Do(實(shí)施)階段。D階段是在第一階段(P階段)制定的總體目標(biāo)之下進(jìn)行具體的實(shí)施。一是要全面加強(qiáng)人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題和環(huán)節(jié)等向相關(guān)工作人員準(zhǔn)確傳達(dá),以不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),提高對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí),提升其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。還應(yīng)細(xì)化工作流程,明確工作責(zé)任。委派專(zhuān)門(mén)工作人員對(duì)檔案采集、裝訂和驗(yàn)收工作進(jìn)行檢查,減少信息錯(cuò)誤情況的發(fā)生。二要全方面提升信息化的正確性和高效性。為了提升工作效率,便于人事信息的查閱審核,在改版審核工作當(dāng)中一旦出現(xiàn)特殊情況,需要及時(shí)形成電子檔案;目錄編輯和檔案掃描的工作責(zé)任由專(zhuān)人獨(dú)自承擔(dān),掃描檔案是對(duì)檔案目標(biāo)編輯情況的檢查和核對(duì),由一個(gè)人承擔(dān)這兩種工作責(zé)任,當(dāng)出現(xiàn)目錄編輯情況不準(zhǔn)確時(shí),其可以將錯(cuò)誤情況及時(shí)地反饋給系統(tǒng)并進(jìn)行及時(shí)修改,提升了工作效率;還應(yīng)嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定做好干部人事數(shù)字檔案工作。三要根據(jù)相關(guān)的歸檔制度,做好日常人事檔案材料的歸檔工作,確保資料的完成性和無(wú)誤性。同時(shí)做好檔案的驗(yàn)真工作。對(duì)呈遞上來(lái)的人事檔案材料進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e,確保認(rèn)識(shí)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性,同時(shí)應(yīng)及時(shí)處理不符合條件的材料,對(duì)于信息失真的材料嚴(yán)禁其入檔。
(三)Check(檢查)階段。C階段主要是在第一階段(P階段)制定的總體目標(biāo)之下,重點(diǎn)側(cè)重于查錯(cuò)防弊,增加前兩階段的容錯(cuò)率,同時(shí)注重總結(jié)工作。在具體實(shí)施后,對(duì)于落實(shí)檢查實(shí)施情況根據(jù)目標(biāo),核查任務(wù)完成情況,分析任務(wù)完成過(guò)程,檢查工作完成與目標(biāo)的偏離程度,從而發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題點(diǎn),進(jìn)行相應(yīng)的總結(jié)歸納,并分析形成問(wèn)題的原因。分析原因需要結(jié)合實(shí)施階段的工作記錄,留下關(guān)鍵步驟痕跡。通過(guò)這一階段的開(kāi)展,針對(duì)優(yōu)化措施實(shí)行的效果,通過(guò)工作量抽查、人事信息質(zhì)量、小組成員及歸檔人員的實(shí)際評(píng)價(jià),驗(yàn)證工作開(kāi)展的有效性,從而達(dá)到提升人事檔案管理的工作效率和信息錄入質(zhì)量的目的,保證檔案庫(kù)信息的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)為處置階段總結(jié)關(guān)鍵點(diǎn)、關(guān)鍵問(wèn)題打下基礎(chǔ)。
(四)Action(處置)階段。A階段將針對(duì)C階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,通過(guò)積極的解決和改進(jìn),將相關(guān)的整改方案進(jìn)行推廣。要按時(shí)組織相關(guān)會(huì)議進(jìn)行討論、考評(píng),分析檢查結(jié)果,并進(jìn)行總結(jié),以便及時(shí)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并討論改進(jìn)措施。討論出的改進(jìn)措施,要第一時(shí)間上報(bào),并對(duì)其實(shí)施成果進(jìn)行分析等,上級(jí)部門(mén)根據(jù)上報(bào)內(nèi)容及具體情況,制定下一輪PDCA循環(huán)計(jì)劃。此階段以干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作為例進(jìn)行說(shuō)明:要結(jié)合上級(jí)的規(guī)定和要求,對(duì)干部人事檔案中出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份,尤其是檔案材料是否涂改造假,干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確,重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)出生日期有涂改、出生日期信息記載前后不一致、出生日期公農(nóng)歷未換算的人員檔案材料進(jìn)行再驗(yàn)證。做到逐條梳理、查漏補(bǔ)缺、仔細(xì)鑒別、規(guī)范整理,一是突出嚴(yán)肅性,嚴(yán)把審核質(zhì)量關(guān),采取初審和復(fù)審交叉進(jìn)行的方式進(jìn)行審核。二是突出準(zhǔn)確性,對(duì)檔案中的原有材料和新補(bǔ)充材料,逐份審查,準(zhǔn)確鑒別。三是嚴(yán)肅工作紀(jì)律。對(duì)審核中出現(xiàn)的新問(wèn)題及時(shí)向站領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào),通過(guò)一系列措施,按照上級(jí)要求保質(zhì)保量完成工作任務(wù),達(dá)到預(yù)期目的。
四、結(jié)語(yǔ)
血站人事檔案管理工作可以通過(guò)利用PDCA質(zhì)量改進(jìn)工具,對(duì)血站當(dāng)前的人事檔案管理模式進(jìn)行完善和優(yōu)化,計(jì)劃階段注意人員和硬件建設(shè),提升對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。實(shí)施階段嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定,注意檔案工作的實(shí)效性和嚴(yán)謹(jǐn)性,檢查階段注意人事檔案完整性和連貫性,處置階段注重補(bǔ)充和總結(jié)檔案整理過(guò)程的問(wèn)題,從而為下一循環(huán)管理階段提供基礎(chǔ),使PDCA質(zhì)量改進(jìn)工具更好地服務(wù)并不斷促進(jìn)血站人事檔案管理工作,順應(yīng)信息化、科技化時(shí)代要求,提高血站人力資源管理水平和工作效率。
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作者:王靜 單位:山東省血液中心