探討水利檔案信息化建設(shè)策略
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摘要：當(dāng)今信息化時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)揮著不可替代的作用。在水利工程建設(shè)中，加快水利檔案管理信息化建設(shè)是水利檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。檔案管理信息化不僅可以長(zhǎng)期保存檔案，還可以提高檔案管理的效率及實(shí)現(xiàn)資源共享，最終獲得利用價(jià)值的最大化。本文即對(duì)如何開展檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行探討。
近年來(lái)，我國(guó)信息技術(shù)領(lǐng)域取得了輝煌的成就，其中大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)與人們生活的聯(lián)系愈發(fā)緊密[1]。信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用給水利檔案管理帶來(lái)了很多的機(jī)遇，但基于目前水利檔案管理工作的實(shí)踐來(lái)看還存在較多弊端，對(duì)此應(yīng)當(dāng)認(rèn)真反思。水利檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，確保檔案管理更好地為工程建設(shè)服務(wù)。
一、新時(shí)期檔案信息化管理建設(shè)的意義
水利檔案信息化管理建設(shè)，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、實(shí)物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，采用軟件進(jìn)行系統(tǒng)管理，為水利工程建設(shè)與管理提供查詢、調(diào)檔等檔案服務(wù)。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為：其一，檔案信息化管理能夠?qū)芾砹鞒踢M(jìn)行簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)高效管理。借助計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)分類、組合、編號(hào)檔案，不僅節(jié)約了大量人力與時(shí)間，而且避免了出錯(cuò)，且無(wú)需擔(dān)心防蟲、防塵問(wèn)題。其二，檔案信息化管理建設(shè)可有效減少儲(chǔ)存占用空間。使用微縮技術(shù)，借助移動(dòng)硬盤、光盤等載體可進(jìn)一步拓展檔案存儲(chǔ)空間，也有利于攜帶與儲(chǔ)存檔案，為全方位、多層次的檔案信息庫(kù)構(gòu)建提供有力的技術(shù)支持。其三，檔案信息化管理建設(shè)有利于開發(fā)與利用檔案，共享檔案資源。通過(guò)計(jì)算機(jī)可迅速、準(zhǔn)確檢索所需資料，對(duì)檔案內(nèi)各種文件資料進(jìn)行詳細(xì)瀏覽，也能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地快速查詢。綜上所述，水利檔案信息化管理建設(shè)突破了時(shí)間、空間的制約，有力地提高了檔案利用效率。
二、水利檔案信息化管理建設(shè)策略
（一）強(qiáng)化檔案信息管理基礎(chǔ)建設(shè)和管理其一，為做好水利檔案信息管理，首先水利單位要加大人力、物力的投入力度，購(gòu)買先進(jìn)設(shè)備，確保水利檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的完善，緊跟時(shí)展步伐[2]。其二，水利單位要立足于實(shí)際，構(gòu)建動(dòng)態(tài)、權(quán)威的信息標(biāo)準(zhǔn)體系，建設(shè)水利檔案信息化管理平臺(tái)，專業(yè)化地管理水利檔案。其三，通過(guò)科學(xué)合理的體系，強(qiáng)化水利檔案的管理力度。在實(shí)際水利檔案管理工作中要充分利用信息化管理手段，檔案管理人員加上相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同管理，從整體上促使單位內(nèi)部人員信息化管理意識(shí)的提升。其四，落實(shí)《水利檔案管理》和《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)。與此同時(shí)，建立健全水利檔案收集制度，開發(fā)利用好水利檔案，做好檔案借閱保密、鑒定銷毀等工作，切實(shí)管理好水利檔案。
（二）構(gòu)建并完善水利檔案管理信息系統(tǒng)水利單位應(yīng)緊跟時(shí)展，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立健全水利檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率，有力地促進(jìn)水利檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，提高其信息化、規(guī)范化與科學(xué)化。一是構(gòu)建水利檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。采取網(wǎng)絡(luò)在線儲(chǔ)存或離線儲(chǔ)存的方式，有效儲(chǔ)存管理水利檔案數(shù)據(jù)，為檔案信息的開發(fā)與利用創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)條件。采用照相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，切實(shí)增強(qiáng)水利檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力。二是構(gòu)建水利檔案管理模塊化系統(tǒng)。建立水利檔案管理模塊化系統(tǒng)，主要是檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、管理水利檔案信息與數(shù)據(jù)。三是構(gòu)建水利檔案查詢系統(tǒng)。根據(jù)MicrosoftSQLServer2008軟件查詢管理水利檔案信息。基于工作具體需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽水利檔案信息與數(shù)據(jù)，局域網(wǎng)中的權(quán)限客戶可按照自己的管理權(quán)限，瀏覽、提取與檢索水利檔案，獲取全面、真實(shí)、完善的水利檔案信息數(shù)據(jù)，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此提高檔案信息利用價(jià)值。
（三）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)其一，立足于實(shí)際，制定科學(xué)合理的水利信息化建設(shè)工作方案，從宏觀上確定整體指導(dǎo)思路，創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。其二，明確水利檔案管理部門業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)職責(zé)，構(gòu)建全方位、多層次的檔案信息管理機(jī)制，明確檔案信息管理流程，構(gòu)建水利數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等專業(yè)檔案錄入規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化、程序化地收集與管理各種檔案，增加檔案資源。其三，廣泛運(yùn)用檔案管理軟件，構(gòu)建水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，電子檢索案卷級(jí)、文件級(jí)檔案。其四，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的軟硬件環(huán)境及完善的管理制度是信息化管理建設(shè)的前提，對(duì)此應(yīng)積極創(chuàng)設(shè)條件，制定完善的信息管理制度，確保系統(tǒng)中電子文件的真實(shí)性、完整性與可靠性。
（四）注重檔案信息安全安全問(wèn)題重于泰山，只有確保水利檔案信息數(shù)據(jù)的安全，才能為后續(xù)工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)[3]?？衫弥讣y、虹膜、聲音、人臉等信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)利用者身份識(shí)別管理，從而進(jìn)一步確認(rèn)其對(duì)檔案信息的利用權(quán)限，一方面確保了檔案信息安全，另一方面為促使檔案管理工作效率的提升提供了技術(shù)支撐。另外，還可以在檔案庫(kù)房智能安全管理中引入信息技術(shù)，具體包含庫(kù)房環(huán)境的人員監(jiān)控、智能監(jiān)測(cè)、圖形化庫(kù)房、檔案自動(dòng)上架等。其中所謂檔案自動(dòng)上架就是檔案管理人員利用智能機(jī)器人和射頻識(shí)別技術(shù)（RFID)。根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)所制定的排架規(guī)則，依托射頻識(shí)別技術(shù)（RFID)智能采集檔案信息，系統(tǒng)識(shí)別后精準(zhǔn)地對(duì)檔案所位于的庫(kù)房位置進(jìn)行判斷，隨后機(jī)器人根據(jù)指令完成檔案上架工作。
（五）加大檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)及引進(jìn)力度隨著5G商業(yè)元年的正式到來(lái)以及水利檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，對(duì)水利檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，其中包括不僅要熟悉國(guó)家水利工程建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，還需要全面掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，并且需要具備良好的信息素養(yǎng)，能夠熟練操作各類信息化設(shè)備。這就需要結(jié)合水利檔案管理隊(duì)伍實(shí)際情況，全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作。一方面，針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極引入多元化的培訓(xùn)教育模式，充分結(jié)合每個(gè)職工的實(shí)際情況，制定針對(duì)性、個(gè)性化的培訓(xùn)教育模式，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)全面涵蓋水利工程建設(shè)管理、檔案管理、信息建設(shè)、信息化設(shè)備操作等，致力于提升現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。另一方面，應(yīng)積極引入有關(guān)的專業(yè)人才充實(shí)水利檔案管理隊(duì)伍，即圍繞水利檔案管理崗位實(shí)際，通過(guò)提升薪酬待遇、公平的晉升途徑，吸引更多的人才進(jìn)入到水利檔案管理崗位，通過(guò)綜合型人才的帶動(dòng)作用，使得水利檔案管理隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)更為合理?，F(xiàn)代社會(huì)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)深刻影響著我們的生產(chǎn)與生活，信息化是目前檔案管理的主要趨勢(shì)之一，而在現(xiàn)代水利檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，高效處理大規(guī)模檔案信息，進(jìn)一步優(yōu)化水利檔案管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、高效化管理檔案。值得注意的是，水利檔案管理信息化應(yīng)以高素質(zhì)人才及完善的信息化管理機(jī)制作為基礎(chǔ)，對(duì)此水利檔案管理部門在信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)積極引進(jìn)與培養(yǎng)高素質(zhì)人才，進(jìn)一步完善管理機(jī)制，高效管理檔案的同時(shí)確保檔案信息的安全，進(jìn)而為水利工程建設(shè)提供可靠的信息參考。
參考文獻(xiàn)：
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[3]梁小榮.新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：77.
作者：徐菲 單位：陜西省引漢濟(jì)渭工程建設(shè)有限公司
