監(jiān)審聯(lián)動機制下的公司物資管理研究
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摘要：隨著社會經(jīng)濟集約化、高效化模式的發(fā)展，集團公司在內(nèi)部資源、物資管理過程中，也要借助于網(wǎng)絡管理平臺、人員管理隊伍等，進行原有物資與資金管理方式的改革創(chuàng)新，形成不同部門之間物資監(jiān)審的協(xié)同聯(lián)動，才能有效實現(xiàn)對現(xiàn)有資金、物資備品的充分利用。本文圍繞集團公司的物資管理，提出構(gòu)建集團公司物資監(jiān)督、審計制度，搭建網(wǎng)絡化物資管理平臺等方式，完成物資的報備、審計、驗收與管理。
關(guān)鍵詞：監(jiān)審聯(lián)動；集團公司；物資管理
集團公司中物資的采購、使用與管理，需要遵循相應的集約化、協(xié)同化物資管理規(guī)范，對企業(yè)內(nèi)部的物資需求、物資采購計劃、物資使用、物資庫存等狀況進行監(jiān)察、審計。借助于大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)、網(wǎng)絡監(jiān)督管理平臺，可以對企業(yè)的多種備品備件物資、周轉(zhuǎn)設備物資等，進行網(wǎng)絡化處理、分類與存儲，并實現(xiàn)對現(xiàn)有物資資源的靈活性分配與調(diào)用。
一、集團公司物資管理的工作原則
1．集團公司的物資采購管理原則
集團公司的物資采購，主要包括總公司、省級公司、地級公司等管控主體，不同企業(yè)分別負責物資采購的不同環(huán)節(jié)。其中總公司負責對采購的物資類目、物資產(chǎn)品等作出規(guī)定，并向省級公司、地（市）級公司提供招標，以規(guī)范企業(yè)的物資采購活動。分、子公司根據(jù)省公司的物資采購要求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實際使用需求、采購清單，編制采購目錄、采購產(chǎn)品類別、采購方式等內(nèi)容，嚴格對采購物資的類型、數(shù)量與質(zhì)量等作出管控，具體采購管理流程為：首先總部制定統(tǒng)一的物資采購類目、采購范圍、采購方式，出具企業(yè)物資采購管理的指導意見。之后省級公司、地級公司依據(jù)采購指導要求，對自身需要的物資進行招標、非招標采購，招標采購在電子商務平臺中完成。對于采購目錄中不存在的物資種類，包括項目建設、監(jiān)理等物資，則可以采用特定來源采購、競爭采購等方式，集中對其他物資類型進行采購和管理。
2．集團公司的物資使用管理原則
集團公司對物資使用的現(xiàn)代化管理，會依據(jù)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的物資管理制度，進行物資主管部門、物資管理人員的工作協(xié)調(diào)，通過對整個集團業(yè)務程序、物資使用狀況的核算，加強生產(chǎn)過程中重要物資數(shù)據(jù)的搜集、報備與使用管控。在各種備品物資使用之前，要遵循統(tǒng)一申報、集中管理原則，詳細擬定經(jīng)營項目、業(yè)務開展的物資使用計劃，對已經(jīng)入庫的物資按批次，做好使用規(guī)劃與管理。之后向本單位上級部門報備，有關(guān)使用物資的類目、數(shù)量與時長等數(shù)據(jù)，以便于其及時從網(wǎng)絡平臺中，將庫存中的物資進行扣除，而那些稀缺物資可以通過跨單位、跨平臺來完成調(diào)配。3．集團公司的物資庫存管理原則在集團公司入庫物資、庫存物資的管理中，要嚴格依照《物資倉庫標準化建設指導意見》，以及集團公司制定的《倉儲物資管理工作規(guī)范》，對企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營建設、備品備件物資等，進行入庫驗收、物資鑒定與庫存物資管理，以盡可能保證物資收、發(fā)數(shù)據(jù)的一致性。（1）一般在物資采購、調(diào)撥入庫完成后，可借助于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡監(jiān)審平臺，對現(xiàn)有入庫物資進行統(tǒng)計、分類與存儲，打印物資交接單據(jù)、驗收單據(jù)與調(diào)撥單據(jù)。（2）對于入庫物資、庫存物資的管理，需要先對入庫或結(jié)余的物資進行鑒定，核對物資的品名、性質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量等資料，編制物資審批與保管申請表，以保證監(jiān)審部門、供應商的信息協(xié)同。（3）將已經(jīng)入庫的廢舊物資、庫存物資，進行盤點、檢測與分類養(yǎng)護，清理那些不存在使用價值的報廢物資，填寫廢舊物資交接單據(jù)，移交廢舊物資至后勤部門進行處理。
二、集團公司物資采購、使用與庫存管理存在的問題
1．集團公司缺乏完善的物資監(jiān)督管理制度
集團公司在物資采購的流程中，存在著一系列采購管理漏洞，如對于尚未簽訂物資采購合同的項目而言，在物資采購供應商、采購價格方面，都缺乏相應的監(jiān)督管理機制，這使得物資采購出現(xiàn)價格過高、品類過于單一，以及采購質(zhì)量無法保障的問題。其次，對于生產(chǎn)物資的使用和庫存管理，各企業(yè)監(jiān)審部門缺乏物資成本核算、庫存管控的協(xié)調(diào)機制。比如某些緊急項目或業(yè)務的開展，會在短時間耗費大量資金，進行使用物資的備品備件采購，在物資保管、養(yǎng)護與存儲方面的資源消耗也會不斷增多，由此導致物料成本、庫存物資堆積量的增長。
2．集團公司物資管理流程的計劃性不強
現(xiàn)階段集團公司的各種物資，從采購入庫、物資使用、庫存積壓到報廢處理，仍然處于單節(jié)點物資統(tǒng)計核算、存儲與管理的階段，缺乏計劃性的物資管理流程。在集團公司物資管理尚未形成閉環(huán)情況下，不同監(jiān)察部門、審計部門通常各自為政，對現(xiàn)有物資采購入庫、物資使用、物資庫存、物資報廢等數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計與管理，不同物資管理環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接。而且由于某些企業(yè)，尚未引入網(wǎng)絡化的物資信息管理模式，在物資數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計分類與存儲過程中，耗費的人力、物資資源較多，得到的物資管理結(jié)果準確度也較低，這使得庫存盤點不及時、物資積壓等問題頻頻出現(xiàn)。
3．集團公司的物資鑒定、庫存管理不嚴
對于集團公司經(jīng)營管理工作而言，企業(yè)領導更加注重日常業(yè)務、生產(chǎn)作業(yè)與財務審計活動的開展，忽視企業(yè)內(nèi)部各種物資的查點、使用與存儲管理。在企業(yè)采購或入庫物資總量較大情況下，企業(yè)監(jiān)察部門、審計部門往往只對物資的規(guī)格進行鑒定，包括物資品名、規(guī)格、合格證與數(shù)量的管理，缺少對物資質(zhì)量的檢驗。所以從物資管理實踐方面來看，企業(yè)領導層重日常業(yè)務經(jīng)營、輕物資管理的問題嚴重，多數(shù)企業(yè)對產(chǎn)品倉儲的管理不嚴，在物資入庫、出庫與存儲方面，沒有對現(xiàn)有庫存信息進行及時的更新與錄入。
三、監(jiān)審聯(lián)動機制下集團公司物資管理的網(wǎng)絡化架構(gòu)搭建
集團公司的網(wǎng)絡化物資管理監(jiān)審平臺，主要包括生產(chǎn)物資需求管理平臺、平臺基礎管理、統(tǒng)計數(shù)據(jù)查詢等組成部分，不同物資管理模塊分別負責管控不同的物資業(yè)務。首先，集團公司物資的平臺基礎架構(gòu)，為產(chǎn)出資源的入庫、使用與管理提供支持，存在WindowsServer系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、人員權(quán)限管理、云計算平臺等軟硬件模塊，能夠形成物資后臺管理、用戶端之間的通信連接。其次，作業(yè)項目物資管控平臺，包含月度物資計量（計劃）、月度物資確認，以及入庫物資、出庫物資、庫存物資的匹配與管理功能，通常負責開展入庫／出庫物資審查、發(fā)貨物資匹配、倉庫庫存物資管理等業(yè)務活動。最后，統(tǒng)計數(shù)據(jù)查詢?yōu)樯a(chǎn)物資管理的監(jiān)控平臺，監(jiān)察部門、審計部門可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的物資使用與庫存狀況，進行物資需求、物資月度計劃的查詢，以便于擬定完善的生產(chǎn)物資管理規(guī)劃，具體網(wǎng)絡物資管理架構(gòu)如圖所示：利用網(wǎng)絡化物資管理監(jiān)審平臺，開展集團公司物資管理的主要流程為：（1）物資監(jiān)管、審計人員根據(jù)導入的作業(yè)項目信息，進行每月物資材料采購清單、采購物料信息的確定，并與倉庫中已經(jīng)存在的庫存物資進行匹配，若匹配成功則刪除該采購物資，若匹配不成功則關(guān)聯(lián)物資單價信息。（2）倉庫管理員針對已經(jīng)入庫、實際出庫的物資，更新企業(yè)庫存中的物資需求數(shù)據(jù)，然后將更新完成的物資信息上報至公司項目物資管控平臺，由上級領導再次確認物資需求計劃、采購清單的匹配度。（3）對已經(jīng)完成匹配的物資進行出庫操作，并將出庫物資的離庫時間、品名、規(guī)格與數(shù)量等信息，上傳至云計算服務器、后臺數(shù)據(jù)庫，以便于網(wǎng)絡系統(tǒng)生成發(fā)貨物資匹配界面、發(fā)貨單據(jù)。（4）物資需求計劃與信息查詢。在集團公司項目或業(yè)務實施的過程中，物資監(jiān)察、審計的管理人員，可以針對不同作業(yè)部門的實際需求情況，取消或增加現(xiàn)有物資的匹配計劃，還可以在網(wǎng)絡監(jiān)控面板中，查詢本月度時間內(nèi)物資入庫、出庫與庫存的數(shù)據(jù)，從而完成生產(chǎn)物資資源的靈活調(diào)度。
四、監(jiān)審聯(lián)動機制下集團公司的物資管理策略
1．制定企業(yè)內(nèi)部物資管理協(xié)同聯(lián)動制度
在集團公司物資集約化、協(xié)同聯(lián)動管理情況下，要依托《物資倉庫標準化建設指導意見》，對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的物資管理機制進行改革與完善。首先企業(yè)領導根據(jù)不同作業(yè)部門在一段時間內(nèi)的物資流轉(zhuǎn)需求，制定具有層級化、業(yè)務關(guān)聯(lián)的物資管理制度。之后針對總公司、省級公司的管理要求，統(tǒng)計物資業(yè)務執(zhí)行、物資核算單據(jù)，進行備品備件物資的入庫、出庫、盤盈／盤虧數(shù)據(jù)的上傳，由監(jiān)察人員、審計人員核查后反饋至紀檢監(jiān)察部門，以保證企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提升。
2．加強物資管理網(wǎng)絡平臺的建設與數(shù)據(jù)共享
當前集團公司所構(gòu)建的物資管理網(wǎng)絡平臺，通常依據(jù)不同作業(yè)部門的物資需求，進行項目物資模塊、統(tǒng)計數(shù)據(jù)查詢模塊的規(guī)劃。借助于該物資信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)θ霂煳镔Y、出庫物資、庫存物資進行計量與臺賬管理，其中月度物資計量、月度物資確定等功能，負責對整個月度的物資備品備件，展開物資入庫、出庫、庫存等的流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括物資品名、規(guī)格、數(shù)量、流轉(zhuǎn)時間的統(tǒng)計與記錄，并將物資信息上傳至網(wǎng)絡平臺共享。之后，監(jiān)察或?qū)徲嬋藛T對盤點后的物資進行再次審計與核對，及時整合與清理現(xiàn)有的物資庫存占用、廢舊物資。
3．完善集團公司部門職責劃分與監(jiān)審聯(lián)動管理
集團公司監(jiān)察部門、審計部門等，為物資供應、調(diào)配與庫存管理的監(jiān)審部門，其對企業(yè)內(nèi)部物資管理的成效具有重要影響。因此企業(yè)應對監(jiān)審部門的各項管理職責，作出明確的層級管理設置、人員任務劃分，通過不同崗位管理人員的專業(yè)化培訓，形成網(wǎng)絡物資管理平臺、監(jiān)審管理人員的聯(lián)合，將監(jiān)察部門、審計部門人員分為多個小組，按照小組開展一系列物資流轉(zhuǎn)的記錄、監(jiān)察與審計工作，進行物資入庫、出庫、庫存管理等業(yè)務的規(guī)劃與執(zhí)行，以保證整個物資管理流程進展順利。
五、結(jié)語
集團公司所開展的物資管理活動，包含物資采購、物資使用、庫存物資等管理項目，其中物資采購、物資庫存為項目管理的重點。通過依托網(wǎng)絡化物資監(jiān)督管理平臺，以及改革現(xiàn)有的物資管理制度、人員管理模式，可以有效完成業(yè)務派工、物資入庫、物資出庫、物資庫存等的記錄與管理，減少企業(yè)內(nèi)部資金、物資大量積壓的現(xiàn)象，解決物資管理過程中資源過度消耗、資金運轉(zhuǎn)等問題，從而促進集團公司長久經(jīng)營與發(fā)展。
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作者：焦可汛 張進 單位：浙江大有集團有限公司