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【摘要】電力行業(yè)的快速發(fā)展引起了物資供需關(guān)系變化,傳統(tǒng)的采購方式無法滿足電力公司日常經(jīng)營的物資需求,電力公司采取了協(xié)議庫存采購管理辦法。協(xié)議庫存采購法為預(yù)估公司一年內(nèi)物資需求量進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo),將具備承接能力的供應(yīng)商納入框架中,公司一年內(nèi)物資需求可選擇框架中供應(yīng)商,不再進(jìn)行單獨招標(biāo)。這種方法具有其獨特的優(yōu)勢,但也帶來了許多管理上的新問題,本文重點介紹了協(xié)議庫存采購模式的優(yōu)勢,并分析了其關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控方式。
【關(guān)鍵詞】協(xié)議庫存;集中采購;電力物資
近年來國家電網(wǎng)架構(gòu)正在快速擴容升級,電力物資采購的數(shù)量和金額在快速增長,公司對于采購物資的管理標(biāo)準(zhǔn)也在日益提高。現(xiàn)有采購模式在很大程度上對公司生產(chǎn)部門的正常生產(chǎn)、采購物資的質(zhì)量、成本控制及管理產(chǎn)生了不利的影響。為此,電力公司采取了協(xié)議庫存招標(biāo)采購管理辦法,即公司根據(jù)生產(chǎn)單位的專業(yè)性質(zhì)及其對物資需求將所需物資分為專用物資與通用物資,協(xié)議庫存采購模式指先預(yù)估1年內(nèi)物資需求量,采購部門將全年的通用物資需求進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)采購活動,將具備承接能力的供應(yīng)商納入框架中,作為長期合作的供應(yīng)廠家。當(dāng)基層項目負(fù)責(zé)人掌握具體需求量后,再由采購職能人員從中標(biāo)范圍內(nèi)匹配適宜的供應(yīng)商,在合約期限內(nèi)與框架范圍中的供應(yīng)商進(jìn)行合作,生成項目專用的物資訂單,并進(jìn)行后續(xù)生成、運輸、安裝、倉儲等流程。
采購模式管理
電力公司召集了內(nèi)部各專業(yè)專家挑選出適合大量統(tǒng)招的物資,確定框架協(xié)議招標(biāo)的范圍。電力公司將所需采購的物資分為專用物資和通用物資,所謂的專用物資即為企業(yè)的各生產(chǎn)單位所需的專業(yè)設(shè)備以及維修設(shè)備時需要用到的專用配件;而通用物資是指在日常生產(chǎn)過程中會大批量出現(xiàn),且能適配于大多數(shù)工程的設(shè)備及材料。協(xié)議庫存采購模式主要針對通用物資,此類物資具有需求量大,普適度高,市場中較為常見等特點。為保證協(xié)議庫存采購產(chǎn)品的通用性,公司對通用物資進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定,要求統(tǒng)一編制通用技術(shù)規(guī)范書,要求所有供應(yīng)商全部嚴(yán)格按照統(tǒng)一的技術(shù)要求進(jìn)行生產(chǎn)和加工,確保物資的通用性和普適性。通過應(yīng)用框架協(xié)議采購模式降低采購成本。
采購成本管理
采用框架協(xié)議采購模式,由于訂單體量龐大,供應(yīng)商可以采用不同策略降低原材料價格、人員調(diào)配、運輸、倉儲等成本,從而降低投標(biāo)價格。公司可以得到優(yōu)惠的產(chǎn)品價格,節(jié)省多次招標(biāo)、運輸、庫存成本。但由于采購協(xié)議總價過大,需要一次性支付的預(yù)付款相對較多,公司一次性申請的貸款額度及利息也會增加,需要財務(wù)部門配合。
采購周期管理
簽署框架協(xié)議可以采購模式降低采購成本,但同時,這種采購活動的流程相對更加繁瑣,各層級傳達(dá)反饋的周期過長,難以保證采購工作的及時性,容易造成招標(biāo)不及時等情況,最終影響到物資的供應(yīng)效果。協(xié)議采購的范圍是近3000種常見的通用物資,且每種物資經(jīng)過層層匯總,屬于招標(biāo)過程冗長的大型集中招標(biāo)行為,數(shù)量過于龐大。公司內(nèi)部需對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理及人工分析審核等工作,層層流程消耗大量的時間。一旦招標(biāo)工作進(jìn)度滯后或發(fā)生流標(biāo)等意外情況,會對公司日常生產(chǎn)經(jīng)營工作的進(jìn)度產(chǎn)生制約,導(dǎo)致出現(xiàn)物資供應(yīng)不及時而工期延誤等現(xiàn)象,無法滿足現(xiàn)場實際使用的要求。招標(biāo)次數(shù)減少導(dǎo)致公司對通用物資的采購依賴于框架協(xié)議采購活動,其準(zhǔn)確性和執(zhí)行情況直接影響了公司各部門通用物資使用情況。假如物資計劃缺乏前瞻性,那么就可能會出現(xiàn)很多急需計劃,從而加大了物資采購的難度,為企業(yè)帶來更多的采購成本。為保證框架協(xié)議招標(biāo)量貼近公司全年的實際生產(chǎn)需求,公司人員可根據(jù)目標(biāo)年度的生產(chǎn)計劃、結(jié)合以往采購經(jīng)驗大致預(yù)估出通用物資的需求,同時公司自身存貨中的安全庫存量可起到一定緩沖作用,彌補框架協(xié)議招標(biāo)不足的情況。采購人員需根據(jù)生產(chǎn)單位上報的需求制定計劃,不可脫離現(xiàn)場實際需求自行發(fā)揮職能作用。
供應(yīng)商行為管理
框架協(xié)議采購模式對于供應(yīng)商行為管理的要求較高,需要提高供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)的水平。由于企業(yè)內(nèi)大量需求產(chǎn)品只能依托已中標(biāo)的供應(yīng)商,該供應(yīng)商的行為表現(xiàn)如供貨質(zhì)量、供貨時間、手續(xù)辦理情況等會嚴(yán)重影響基層生產(chǎn)項目進(jìn)展。企業(yè)與供應(yīng)商維持良好的協(xié)作關(guān)系更容易解決合同內(nèi)未明確的緊急情況以及緊急項目需要供應(yīng)商加急趕工提前出貨、及時退換殘次品、提供備品備件及技術(shù)支持等問題。維持良好關(guān)系的一個重要因素是及時付款,企業(yè)的生產(chǎn)周期較長,到貨款和投運款間隔時間太久會影響供應(yīng)商的資金流,目前此問題難以有效解決,供應(yīng)商繼續(xù)貸款來維持公司周轉(zhuǎn),所以支付周期過長是供應(yīng)關(guān)系中的主要矛盾點。供應(yīng)商僅關(guān)注年底業(yè)務(wù)指標(biāo)完成情況,而對于全年的物資供應(yīng)過程不夠重視,造成采購合同的履約不夠規(guī)范,造成大量訂單問題在年底集中爆發(fā),由于過程管理缺失,手續(xù)滯后等問題造成雙方在供貨時間、價格上存在分歧。
采購流程管理
協(xié)議庫存采購物資的各個環(huán)節(jié)均可進(jìn)行查詢,從申請到計劃,從年度協(xié)議到具體訂單,從采購合同到采購?fù)瓿珊笪镔Y入出庫。根據(jù)不同權(quán)限可以實現(xiàn)對全公司、各項目部乃至個人職責(zé)范圍的物資信息進(jìn)行多方位的查詢和統(tǒng)計。并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中做出相應(yīng)記錄,由各省公司匯總,結(jié)合作記錄不良的供應(yīng)商進(jìn)行考核,屢教不改者將計入黑名單。在保證產(chǎn)品合格的情況下,更好地保證工程的質(zhì)量。為規(guī)范協(xié)議庫存采購過程管理,公司項目經(jīng)理會提前與供應(yīng)廠家溝通確認(rèn),對于產(chǎn)品的詳細(xì)技術(shù)要求、交貨日期、采購數(shù)量以及其他特殊需求等,防止對方因技術(shù)標(biāo)的不明確造成誤生產(chǎn),減少不必要的設(shè)計修改,給對方充足的時間來確保雙方利益。對于一些市場供應(yīng)比較充足,而且運輸距離比較短的通用材料,企業(yè)可以采取長期供貨協(xié)議,做到隨用隨供,其中包括鐵塔材料、電纜、導(dǎo)線等的常用通用電力物資。簽署協(xié)議后,建設(shè)單位按實際需求向企業(yè)申請領(lǐng)用協(xié)議庫存,供應(yīng)商按照協(xié)議領(lǐng)用量辦理出庫交貨手續(xù)。簽署協(xié)議后,建設(shè)單位按實際需求向企業(yè)申請領(lǐng)用框架協(xié)議,供應(yīng)商按照協(xié)議領(lǐng)用量辦理出庫交貨手續(xù)。
協(xié)議庫存采購優(yōu)勢
協(xié)議庫存采購管理模式簡化了甲乙雙方的招投標(biāo)工作,保證雙方的長期合作關(guān)系,賦予雙方一定的靈活度,屬于雙贏的方式。協(xié)議庫存法的優(yōu)點是對于甲方可以減少招投標(biāo)次數(shù),降低采購價格,減少與不同廠家的磨合成本,確保項目及時得到所需物資。以大批量采購價格取得更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品,并縮短交貨周期,降低自身庫存具體由采購部門計劃處根據(jù)1年內(nèi)所有常規(guī)工程的需求量進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo),從而與中標(biāo)廠家簽訂1年的供貨協(xié)議,與供應(yīng)商保持相對固定的合作。對于乙方,參與協(xié)議庫存采購可以保證長期擁有大量訂單,拿到大筆預(yù)付款為公司周轉(zhuǎn)使用,便于以批發(fā)的價格購買大量低價的原材料,合理安排生產(chǎn)任務(wù),平衡營銷淡旺季造成的生產(chǎn)力不均情況。供應(yīng)商根據(jù)庫存協(xié)議自行安排生產(chǎn)通用物資而并不結(jié)算,直到企業(yè)的生產(chǎn)單位生成訂單后直接送往生產(chǎn)現(xiàn)場,再根據(jù)具體工程進(jìn)行結(jié)算,從而實現(xiàn)企業(yè)的零庫存,有效降低儲備資金的占有率。由于協(xié)議庫存年度計劃體量過于龐大,通常會按區(qū)域分包進(jìn)行招標(biāo),而采購匹配部門人員會優(yōu)先按運輸距離劃分供應(yīng)商服務(wù)范圍,在一定程度上降低運輸費用。對于供應(yīng)商,在節(jié)省大量投標(biāo)費用的同時,不必在全國范圍內(nèi)送貨,可以通過與運輸公司建立長期合作的方式降低運輸成本,從而降低投標(biāo)報價。協(xié)議庫存采購模式成功建立了企業(yè)與供應(yīng)商之間的長期合作關(guān)系,框架招標(biāo)完成后雙方簽訂1年期限的合作協(xié)議,將至少保證1年內(nèi)雙方可以密切配合。雙方達(dá)成了健康穩(wěn)定的合作關(guān)系,使供應(yīng)商降低招投標(biāo)活動的運營成本,有效降低了公司的物資儲備資金占用,加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn),減輕了企業(yè)其他生產(chǎn)經(jīng)營活動的資金壓力,在確定的業(yè)務(wù)體量和找到平衡點。長期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商可提供足夠的技術(shù)支持,采取積極有效措施提高產(chǎn)品質(zhì)量,保證生產(chǎn)工作所用物資可靠精良,實現(xiàn)甲乙雙方的“雙贏“局面。
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作者:賈瑞東 徐菲琳 胡軼龍 刁宏宇 張子偉 單位: 國網(wǎng)北京市電力公司建設(shè)咨詢公司