談急救中心檔案信息管理體系的健全與完善

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了談急救中心檔案信息管理體系的健全與完善范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

摘要：醫(yī)療急救中心檔案是社會(huì)公共衛(wèi)生體系急救醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ)。其檔案信息管理體系的健全與完善，是發(fā)展檔案事業(yè)的基本要求，是檔案服務(wù)于社會(huì)與公眾的需要，是提高急救速度與效果的保障。文章根據(jù)醫(yī)療急救中心急救系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，就檔案信息管理體系的建立與完善深入研究，并進(jìn)行系統(tǒng)表述。

關(guān)鍵詞：急救中心;檔案信息管理體系;健全與完善

急救中心檔案信息是以不同載體保存的歷史記錄。這些具有利用價(jià)值的資料是檔案工作的基礎(chǔ)，必須具備一定的完整性。但由于對(duì)其重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，急救中心檔案基礎(chǔ)工作還不夠完善；人員操作隨意不規(guī)范；資料收集不夠及時(shí)；工作欠協(xié)調(diào)；借閱手續(xù)不嚴(yán)格；制度有待進(jìn)一步健全；致使檔案資料分散，收集遺漏，以至導(dǎo)致一些資源的損失。因此，必須加以進(jìn)一步規(guī)范與改進(jìn)，從檔案信息的內(nèi)容要素、收集傳遞，到保存利用等，形成一整套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硐到y(tǒng)。

一、檔案信息資源收集范圍的界定

檔案資料的收集是檔案管理的主要業(yè)務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)與個(gè)人的信息利用需求日益強(qiáng)烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過(guò)程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實(shí)時(shí)全方位錄像錄音以及紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，不僅是醫(yī)患糾紛處理的法律依據(jù)，還是醫(yī)院應(yīng)急能力及?？铺亻L(zhǎng)的實(shí)際體現(xiàn)，是考核評(píng)價(jià)急救人員績(jī)效的客觀依據(jù)。檔案部門(mén)必須將其無(wú)一遺漏地盡收囊中。1.急救中心歷史沿革資料。急救中心從無(wú)到有、從小到大、從分支到獨(dú)立，整個(gè)發(fā)展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實(shí)記錄反映。諸如中心的場(chǎng)地、設(shè)施、設(shè)備、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機(jī)構(gòu)的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經(jīng)驗(yàn)等傳承資料都在收集之列。2.院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內(nèi)容不同于醫(yī)院門(mén)診與住院部門(mén)。急救全程檔案必須從急救中心受理報(bào)警、調(diào)度員派車開(kāi)始，到現(xiàn)場(chǎng)搶救，送達(dá)醫(yī)院全部過(guò)程的信息資料無(wú)一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責(zé)任大夫護(hù)士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數(shù)，細(xì)到調(diào)度員接警的對(duì)話語(yǔ)態(tài)、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時(shí)間以及各項(xiàng)收費(fèi)等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應(yīng)按照病種、發(fā)病年齡與地域、發(fā)病原因及時(shí)進(jìn)行分類、整理、編目、歸檔。并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)、保存、檢索及應(yīng)用的系統(tǒng)而科學(xué)的管理。不僅方便衛(wèi)生主管部門(mén)及科研工作人員的快速查詢，而且在發(fā)病規(guī)律研究、搶救經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及預(yù)防方法的探索方面發(fā)揮著應(yīng)有的作用。3.中心行政活動(dòng)資料。在院前急救全程信息資料收集的同時(shí)，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進(jìn)行全方位、多層次的收集開(kāi)發(fā)工作。一是上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的決定、制度、通知等指導(dǎo)性文件；二是本中心上報(bào)的總結(jié)匯報(bào)材料、請(qǐng)示報(bào)告及相關(guān)批件；三是大型會(huì)議紀(jì)要、重大事件、學(xué)術(shù)研討、醫(yī)療保健、人才培訓(xùn)，及其黨辦、工會(huì)、團(tuán)委活動(dòng)及各科室日常例行活動(dòng)情況等材料的完整收集，以充實(shí)檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、收集方式的創(chuàng)新

豐富的檔案信息資源是做好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習(xí)慣，多管齊下，迅速及時(shí)地獲取完整齊全的檔案信息。1.主動(dòng)出擊收集法。急救中心檔案工作人員可以改變坐等報(bào)送檔案資源或被動(dòng)接收的傳統(tǒng)做法，采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強(qiáng)與各科室相關(guān)人員的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，確保檔案信息能及時(shí)收集，了無(wú)遺漏。檔案工作人員還可以自己動(dòng)手，親自進(jìn)行中心召開(kāi)的大型會(huì)議的拍攝，或參與重大事件與活動(dòng)的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。此外，為方便應(yīng)急事件的處理，檔案部門(mén)還可以主動(dòng)建立以轄區(qū)戶主姓名、家庭住址、聯(lián)系電話等信息為內(nèi)容的社區(qū)居民急救信息檔案。并收集轄區(qū)范圍內(nèi)醫(yī)院的地理位置、急救設(shè)施、專家優(yōu)勢(shì)、血量存儲(chǔ)，以及聯(lián)系電話等相關(guān)信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預(yù)案，為病人贏得更多搶救時(shí)間。2.檔案組織網(wǎng)絡(luò)收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，在各科室設(shè)立兼職檔案員，正式行文明確要求其負(fù)責(zé)本科室檔案收集與報(bào)送，并對(duì)收集時(shí)間、歸檔內(nèi)容及其目錄編排做出具體規(guī)定。檔案部門(mén)針對(duì)所收集報(bào)送的信息資料，在鑒別分類的基礎(chǔ)上，整理歸檔，統(tǒng)一進(jìn)行分卷編號(hào)，列出目錄明細(xì)，以備檢索查詢。3.“非常規(guī)資料”的追蹤催交收集法?！胺浅Ｒ?guī)資料”是一些臨時(shí)性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會(huì)的會(huì)議文件資料；同合作單位業(yè)務(wù)洽談形成的合同或協(xié)議等契約資料；機(jī)關(guān)工作人員調(diào)離退休變動(dòng)時(shí)需要移交的文件材料；上級(jí)部門(mén)授予的榮譽(yù)證書(shū)；以及一些專項(xiàng)活動(dòng)的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時(shí)收集，極易散落在部門(mén)或個(gè)人手中，檔案工作人員要主動(dòng)提醒，及時(shí)追蹤收集催交。4.電子文檔網(wǎng)絡(luò)上傳收集法。隨著辦公自動(dòng)化和檔案信息系統(tǒng)計(jì)算機(jī)管理的普及，急救中心各部門(mén)對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)互通。檔案部門(mén)要充分利用網(wǎng)絡(luò)功能，通過(guò)上傳方式進(jìn)行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。

三、檔案管理制度的完善

急救中心檔案信息管理體系的健全與完善，不僅要明確檔案信息收集的范圍，在收集手段方面還要適應(yīng)新形勢(shì)的需要和變化，建立一系列檔案管理制度，用健全與完善的管理制度做保證。1.檔案管理人員職責(zé)的制定。以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)，結(jié)合院前急救醫(yī)療工作的特殊性，制定《專職檔案管理工作人員崗位職責(zé)》、《兼職檔案員崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，強(qiáng)調(diào)檔案集中統(tǒng)一的管理原則，在明確專職人員收集、整理、歸檔、保管、保密、監(jiān)督等方面的責(zé)任的同時(shí)，明確各科室兼職檔案員的職責(zé)，要求將分散在各科室的文件、信息資料隨時(shí)收集整理，送交歸檔。2.檔案管理制度的制定。通過(guò)《文件資料收集整理的規(guī)定》、《立卷和歸檔工作的具體要求》、《檔案的保管條例》、《檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)》等各項(xiàng)管理制度的制定，明確文件信息資料收集分類、排序立卷、保管時(shí)間期限、查詢借閱、檔案保密、檔案利用與銷毀鑒定等事項(xiàng)及要求，所有制度以文件形式下達(dá)，確保檔案工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、科學(xué)性與條理性。特別是《檔案借閱制度》，必須強(qiáng)調(diào)借閱登記手續(xù)的辦理，借閱檔案的及時(shí)歸還，不得隨意涂改損毀；若需卷宗拆線，必須獲得檔案室的同意。3.檔案知識(shí)教育培訓(xùn)制度的制定。根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展變化，不斷組織檔案部門(mén)專職人員，以及各職能科室兼職人員進(jìn)行以檔案知識(shí)與管理制度學(xué)習(xí)為內(nèi)容的專題培訓(xùn)或短訓(xùn)。并通過(guò)專題會(huì)議、講座、櫥窗、板報(bào)等多種形式，進(jìn)行急救系統(tǒng)檔案管理重要意義、檔案收集整理的基本操作流程與技能，以及注意事項(xiàng)等相關(guān)知識(shí)的宣傳，提高大家的認(rèn)識(shí)，豐富專業(yè)知識(shí)，激發(fā)其工作熱情及主動(dòng)性，從而加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理水平的大幅提高.

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代下急救中心檔案管理信息化建設(shè)研究.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上），2016

[2]唐夢(mèng)雅.淺談急救中心檔案的現(xiàn)狀與對(duì)策.法制與經(jīng)濟(jì)月刊，2015(8)

作者:王彩虹 單位:太原市急救中心