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關(guān)鍵詞:企業(yè)應(yīng)付賬款 管理存在的問題 解決對策
一、企業(yè)應(yīng)付賬款管理中存在的問題
(一)事前管理不規(guī)范
應(yīng)付賬款是由于購銷活動產(chǎn)生的負(fù)債。不少公司生產(chǎn)計(jì)劃安排的不合理,采購也相對較為隨便,對購、銷市場變化趨勢預(yù)測不夠準(zhǔn)確,以致于原材料亦或是產(chǎn)成品庫存的積壓,在浪費(fèi)資源的同時,產(chǎn)生大量的應(yīng)付賬款。部分公司對供應(yīng)商的選擇不當(dāng),授權(quán)審批不規(guī)范,以致于采購物資質(zhì)次價過高,更甚者出現(xiàn)了舞弊,形成不必要的應(yīng)付賬款。
(二)支付程序不規(guī)范
應(yīng)付賬款沒有嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行。不少公司在支付應(yīng)付賬款的過程中,缺少科學(xué)的審核流程,付款審核不嚴(yán),隨意較性強(qiáng),給采購負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員比較大的權(quán)利,從而滋生腐敗空間。
(三)賬務(wù)處理不規(guī)范
應(yīng)付賬款必須依據(jù)票物相符的發(fā)票賬單進(jìn)行登記,在實(shí)際的工作中因?yàn)楦鞣N原因,經(jīng)常會出現(xiàn)貨物與發(fā)票賬單不相符的情況,一是金額不相符,二是到達(dá)時間上不相符,跟據(jù)這種發(fā)票入賬,會造成應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。在月末進(jìn)行核算的時,對于一些實(shí)際已經(jīng)入庫的材料,公司沒有及時采取配套的管理措施,導(dǎo)致沒有暫估或不準(zhǔn)暫估應(yīng)付賬款,造成會計(jì)信息失真。
在我們?nèi)粘5墓ぷ髦?,還存在著些名存實(shí)亡的應(yīng)付賬款長期掛賬,雖然已經(jīng)超過了法律的有效期限,但是仍然沒有核銷。在賬戶清理核查工作時,由于財(cái)務(wù)人員工作不到位,沒有對已作壞賬的應(yīng)付款或不需要支付的款項(xiàng)進(jìn)行及時處理,給違法行為提供了機(jī)會,出現(xiàn)個人貪污等情況,造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
二、增強(qiáng)企業(yè)中應(yīng)付賬款管理的辦法
(一)增強(qiáng)應(yīng)付賬款事前的管理
企業(yè)的應(yīng)付賬款進(jìn)行中,應(yīng)該加強(qiáng)對應(yīng)付賬款的事前管理,加強(qiáng)對采購項(xiàng)目賬款的管理,第一,企業(yè)應(yīng)該建立完善的采購申請制度,加強(qiáng)對采購材料的應(yīng)付賬款的管理,明確相關(guān)人員的責(zé)任,保證做到出現(xiàn)問題的時候可以找到負(fù)責(zé)讓人。與此同時,企業(yè)在進(jìn)行應(yīng)付賬款管理的過程中,要創(chuàng)建完善的供應(yīng)商評價以及準(zhǔn)入系統(tǒng),確定一個合理的供應(yīng)商名單,創(chuàng)建科學(xué)的供應(yīng)商信息管理系統(tǒng),增強(qiáng)對于供應(yīng)商供給的物資亦或是勞務(wù)派遣品質(zhì)、價位、交貨的時間及所供應(yīng)貨物的條件來盡快管理和評價,進(jìn)而根據(jù)評級的結(jié)果對供應(yīng)商的作出合理的選擇及適當(dāng)調(diào)整。在進(jìn)行應(yīng)付賬款管理的同時,還應(yīng)該加強(qiáng)對采購的管理,充分的利用信息系統(tǒng)對采購進(jìn)行合理的規(guī)劃,確保物資、勞務(wù)采購的日期、數(shù)量以及價格處在最合理的狀態(tài),以避免出現(xiàn)不必要的應(yīng)付賬款,防止出現(xiàn)資金積壓的情況,以提升企業(yè)的資產(chǎn)收益率。
(二)嚴(yán)格付款內(nèi)控制度
企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理,據(jù)據(jù)財(cái)政局給出的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范――采購與付款(試行)》,合理設(shè)置物資采購、勞務(wù)采購時間、日期、數(shù)量等等,建立和完善采購和付款會計(jì)控制程序,并明確了支付審核人的相關(guān)責(zé)任以及權(quán)限,對合同、預(yù)算、相關(guān)文件進(jìn)行嚴(yán)苛的審核,審計(jì)結(jié)束后,按照合同的規(guī)定及時付款。企業(yè)應(yīng)注意控制和跟蹤管理過程中的異常情況,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),應(yīng)拒絕支付,堵塞采購過程中的漏洞,避免資金損失和信用受損。同時建立退換貨管理制度,對退貨條件、退貨貨款沖低等作出明確規(guī)定。為有效防止因質(zhì)量或者數(shù)量問題而造成的經(jīng)濟(jì)損失,相關(guān)采購部門應(yīng)該盡量避免急于支付所有的款項(xiàng)。有能力的企業(yè),可以通過審計(jì)署對應(yīng)支付的賬款進(jìn)行審核,從機(jī)構(gòu)管理以及制度方面降低應(yīng)付賬款的風(fēng)險。
(三)規(guī)范財(cái)務(wù),提高財(cái)務(wù)核算水平
企業(yè)要加強(qiáng)對應(yīng)付款項(xiàng)的會計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行控制,供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)記錄、采購訂單、采購合同、采購?fù)ㄖ?、?yàn)收證書、倉儲證書等,確保會計(jì)記錄、采購記錄和存儲記錄核對。對應(yīng)付款基以下幾個方面展開檢查:一是確定是否存在應(yīng)付最終應(yīng)付賬款;二是確定審計(jì)機(jī)關(guān)支付的最終賬戶是否履行償還義務(wù);三是確定應(yīng)付賬款的發(fā)生情況及還款記錄完成;四是確定在期限結(jié)束時應(yīng)付的應(yīng)付賬款余額是否正確;五是確定是否應(yīng)披露應(yīng)付賬款是否適當(dāng)。發(fā)現(xiàn)有疑問的款項(xiàng),要及時采取措施,以保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。
(四)合理按排資金,充分利用應(yīng)付賬款的籌資功能
在業(yè)主方資金寬裕的情況下應(yīng)按照約定的資金及時支付應(yīng)付賬款,當(dāng)業(yè)主的臨時資金周轉(zhuǎn)困難時,可以及時和財(cái)務(wù)狀況較好的施工單位、供應(yīng)商等溝通,延期付款,或調(diào)整付款方式和付款方式,合理分配時間進(jìn)度,降低資金成本。在特殊情況下,如企業(yè)財(cái)務(wù)約束,應(yīng)付賬款不能支付在不久的將來,應(yīng)及時向有關(guān)部門提交相關(guān)資料,并盡量與供應(yīng)商溝通,獲得供應(yīng)商的支持。
三、結(jié)束語
因?yàn)橐恍┰蛟斐傻馁徺I退款,企業(yè)會計(jì)人員應(yīng)及時處理,減少相應(yīng)的款項(xiàng)支付。同時,也要避免出現(xiàn)長期虧損的應(yīng)付款項(xiàng),用于支付應(yīng)付賬款進(jìn)行解決;在企業(yè)的資金緊張的狀況下,企業(yè)應(yīng)該按照合同規(guī)定的時間內(nèi),積極組織資金,按期償還債務(wù),對暫時沒有能力支付的賬款,企業(yè)應(yīng)該有明確的書面進(jìn)行承諾,并提出相關(guān)的還款計(jì)劃;為防止貨款已支付方但仍有質(zhì)量或者數(shù)量等出現(xiàn)問題的情況,采購部門應(yīng)該加強(qiáng)管理,可以先支付一部分款項(xiàng)。
參考文獻(xiàn):
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第一,在收入核算方面,確認(rèn)庫存疫苗銷售收入不準(zhǔn)確、不真實(shí),違背了收付實(shí)現(xiàn)制的原則,同時在庫存疫苗價格波動較大的情況下,購進(jìn)庫存疫苗環(huán)節(jié)確認(rèn)庫存疫苗收入也是不真實(shí)的,直接影響疾病控制機(jī)構(gòu)事業(yè)收入的準(zhǔn)確性。
第二,在庫存疫苗購銷往來核算方面,目前,在對疾病控制機(jī)構(gòu)庫存疫苗進(jìn)行購銷往來核算時,不進(jìn)行會計(jì)核算,其存在問題是:在庫存疫苗購進(jìn)環(huán)節(jié)上,賒購庫存疫苗時,庫存疫苗已經(jīng)驗(yàn)收入庫,發(fā)票賬單沒有到達(dá),會計(jì)上不對庫存疫苗進(jìn)行暫估會計(jì)處理,等待發(fā)票賬單到達(dá)后保留在疫苗管理部門,這樣在會計(jì)上無法與供應(yīng)商核對購銷往來賬目,造成庫存疫苗往來賬目不真實(shí)。在銷售疫苗環(huán)節(jié)上,收取各市縣疾病控制中心疫苗暫存款時,無法與客戶核對購銷往來賬目,造成了單位往來款項(xiàng)不準(zhǔn)確、不真實(shí)。
第三,事業(yè)單位會計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度沒有對庫存疫苗的會計(jì)核算加以特殊規(guī)定,應(yīng)用會計(jì)科目不統(tǒng)一,因此嚴(yán)重影響庫存疫苗的會計(jì)核算工作質(zhì)量。
第四,有些疾病控制單位對庫存疫苗的會計(jì)核算,沒有制定相關(guān)生物制品財(cái)務(wù)管理制度、盤點(diǎn)制度、出入庫管理制度等內(nèi)部相關(guān)控制制度,在實(shí)際會計(jì)核算時,銷售疫苗的銷售發(fā)票沒有附庫存疫苗出庫單、還有無購入疫苗發(fā)票而以“庫存疫苗入庫單”進(jìn)行會計(jì)處理等非正常會計(jì)核算,由此說明有些單位內(nèi)部控制存在嚴(yán)重缺陷,造成庫存疫苗財(cái)務(wù)管理混亂。
針對上述存在的問題,為了更好地加強(qiáng)疾病控制機(jī)構(gòu)庫存疫苗的會計(jì)核算,促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)健康發(fā)展,筆者認(rèn)為應(yīng)進(jìn)行以下庫存疫苗會計(jì)核算。
1.根據(jù)事業(yè)單位會計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定,并參照醫(yī)院會計(jì)和財(cái)務(wù)制度有關(guān)“藥品”的會計(jì)核算辦法,采用權(quán)責(zé)發(fā)生制原則,對庫存疫苗進(jìn)行會計(jì)核算,在會計(jì)核算時,設(shè)置庫存疫苗、庫存疫苗差價、事業(yè)收入一疫苗收入、事業(yè)支出一疫苗支出等會計(jì)科目,“庫存疫苗”科目采用售價金額進(jìn)行會計(jì)核算,疫苗的售價與進(jìn)價的差額在“庫存疫苗差價”科目核算,出售疫苗收入在“事業(yè)收入一疫苗收入”科目核算,月末結(jié)轉(zhuǎn)銷售疫苗成本在“事業(yè)支出一疫苗支出”科目核算。具體會計(jì)核算如下:購入疫苗驗(yàn)收入庫時,按售價,借記“庫存疫苗”科目,按進(jìn)價,貸記“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)付賬款”科目,按售價與進(jìn)價的差額,貸記“疫苗進(jìn)銷差價”科目。銷售疫苗時,確認(rèn)銷售收入,借記“銀行存款”等科目,貸記“事業(yè)收入一疫苗收入”科目;月末結(jié)轉(zhuǎn)銷售疫苗成本時,按疫苗的實(shí)際成本,借記“事業(yè)支出一疫苗支出”科目,按計(jì)算的本月消耗疫苗實(shí)現(xiàn)的進(jìn)銷差價,借記“疫苗進(jìn)銷差價”科目,按已銷疫苗的售價,貸記“庫存疫苗”。庫存疫苗綜合差價率計(jì)算如下:
疫苗綜合差價率=(進(jìn)銷差價期初余額+本期進(jìn)銷差價貸方發(fā)生額)÷(庫存疫苗期初余額+本期庫存疫苗借方發(fā)生額)×100%
本期庫存疫苗實(shí)際消耗成本=本期庫存疫苗實(shí)現(xiàn)銷售額×(1―疫苗綜合差價率)
本期實(shí)現(xiàn)疫苗進(jìn)銷差價=本期庫存疫苗實(shí)現(xiàn)銷售額一本期疫苗實(shí)際消耗成本
2.根據(jù)事業(yè)單位會計(jì)制度和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定,采用權(quán)責(zé)發(fā)生制原則,設(shè)置“應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款”科目,進(jìn)行庫存疫苗購銷往來核算。具體會計(jì)核算如下:第一,在購進(jìn)環(huán)節(jié),預(yù)付疫苗款項(xiàng)時,借記“預(yù)付賬款”科目,貨記“銀行存款”科目;購進(jìn)庫存疫苗驗(yàn)收入庫而款項(xiàng)未付時,借記“庫存疫苗”科目,貨記“應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、疫苗進(jìn)貨差價”科目;購進(jìn)庫存疫苗驗(yàn)收入庫,而疫苗發(fā)票賬單未到時,月末應(yīng)暫估入賬,借記“庫存疫苗”科目,貨記“應(yīng)付賬款一暫估應(yīng)付款”科目。第二,在銷售環(huán)節(jié),預(yù)收各市縣疾病控制中心疫苗暫存款時,借:銀行存款,貸:預(yù)收賬款;確認(rèn)疫苗銷售收入時,借:應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款,貸:事業(yè)收入一疫苗收入。
3.建立健全庫存疫苗各種管理制度,包括庫存疫苗出入庫管理制度、疫苗盤點(diǎn)制度、請領(lǐng)發(fā)放疫苗制度等內(nèi)部控制制度,對庫存疫苗的管理設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或配備專職人員負(fù)責(zé)管理,建立嚴(yán)格內(nèi)部審批、請領(lǐng)、報(bào)銷制度,科學(xué)管理庫存疫苗,在會計(jì)核算上,按照庫存疫苗的類別、品種設(shè)置庫存疫苗保管賬,每月要定期及時盤點(diǎn)庫存疫苗,并與財(cái)務(wù)部門核對庫存疫苗的有關(guān)賬簿,盤點(diǎn)庫存疫苗后,應(yīng)編制庫存疫苗盤點(diǎn)表,如果盤點(diǎn)后賬實(shí)不符,要進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)處理:例如盤虧庫存疫苗時,借:“待處理財(cái)產(chǎn)損溢,疫苗進(jìn)銷差價”科目,貸:“庫存疫苗”科目。
關(guān)鍵詞:國企基建;財(cái)務(wù)管理;核算;對策
一、基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理及核算中存在的主要問題
(一)管理層思想觀念轉(zhuǎn)變不夠,基建管理意識淡薄
好多企業(yè)的基建投資是擴(kuò)建或相近項(xiàng)目新建,這些基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多來自熟悉生產(chǎn)的一線,不能及時轉(zhuǎn)變觀念,對基建程序不重視,仍按舊的管理模式認(rèn)為只要活干了,進(jìn)度趕上去了,基建工作就做好了。工程隨意性大,只要是工程建設(shè)急需的,不管設(shè)計(jì)單位是否設(shè)計(jì)、是否有圖紙、預(yù)算、甚至連合同都沒簽,就匆匆上馬了,擅自修改設(shè)計(jì)、超概算、超預(yù)算等問題時有發(fā)生。
(二)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)制度執(zhí)行不嚴(yán)肅
為企業(yè)整體做大、做強(qiáng),由上一級機(jī)構(gòu)強(qiáng)制性指定由關(guān)聯(lián)單位建設(shè)施工,這樣不利于縮短建設(shè)工期、保證工程質(zhì)量、降低工程造價、提高投資效益。在執(zhí)行工程建設(shè)合同中,轉(zhuǎn)包、發(fā)包現(xiàn)象時有發(fā)生,有一些是掛靠單位,施工單位與合同單位不一致,某一單項(xiàng)工程又分包給其它幾個單位,影響了工程建設(shè)的安全質(zhì)量與進(jìn)度,特別是給財(cái)務(wù)管理與核算造成不必要的麻煩。
(三)沒能完全劃分清楚建設(shè)單位和施工單位主體,給財(cái)務(wù)管理與核算帶來難度
由于一些工程項(xiàng)目的特殊性(如煤礦建設(shè)中的雙突礦井),雖然簽訂了施工合同,但有些工程又不屬合同范圍,需建設(shè)單位另行施工,這樣雙方施工時會交叉影響,很難完全劃清各自工程內(nèi)容,給預(yù)算管理與財(cái)務(wù)核算造成麻煩。建設(shè)單位施工需要自行招兵買馬,造成機(jī)構(gòu)臃腫,并且發(fā)生大量的材料、工資、水電費(fèi)等。對這些材料物資的管理與核算,對費(fèi)用的核算給財(cái)務(wù)工作及工程管理工作帶來極大不便,如何列入工程結(jié)算項(xiàng)目,帶來了涉稅風(fēng)險。
(四)會計(jì)核算不規(guī)范
沒能按照基本建設(shè)會計(jì)制度規(guī)定設(shè)置基本建設(shè)會計(jì)賬簿,只是在原單位賬簿中統(tǒng)一核算,很難分清項(xiàng)目的資金來源狀況,更談不上項(xiàng)目的成本核算和管理了。有的建設(shè)單位使用會計(jì)科目不準(zhǔn)確,設(shè)置會計(jì)科目混亂,這是普遍的問題。如:在建工程這個科目下反映了成萬上億的資產(chǎn),把本應(yīng)記入預(yù)付工程款、設(shè)備款的資金只憑收據(jù)就記入在建工程科目,與付工程進(jìn)度款混在了一起,賬面分不清借款、預(yù)付款、進(jìn)度款,給付款結(jié)算帶來了麻煩;對建筑安裝工程投資沒分明晰核算,在辦理竣工財(cái)務(wù)決算的時候,很難滿足竣工財(cái)務(wù)決算的報(bào)表填制工作;對建設(shè)單位管理費(fèi)的核算,會計(jì)制度要求進(jìn)行明晰核算,有的單位只是進(jìn)行到二級核算,無法分清核算的具體內(nèi)容;對待攤投資的明晰核算不準(zhǔn)確,比如對存款利息的核算,應(yīng)在“待攤投資-借款利息”科目中進(jìn)行核算,有的單位卻在“待攤投資-其他投資”中進(jìn)行核算,等等。
(五)基建資金管理不規(guī)范
沒有按基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定開設(shè)銀行專戶存儲建設(shè)資金或者多頭開戶。
對施工單位墊付工程款不合規(guī)。按照基本建設(shè)會計(jì)核算的要求,在項(xiàng)目尚未批準(zhǔn)開工以前,可以支付前期工作費(fèi)用(但不得支付工程款);計(jì)劃任務(wù)書已經(jīng)批準(zhǔn),初步設(shè)計(jì)和概算尚未批準(zhǔn)的,可以支付必要的施工費(fèi)用;施工企業(yè)確需備料周轉(zhuǎn)金的,建設(shè)單位可根據(jù)合同規(guī)定撥付一定的備料款。備料款一般不得超過當(dāng)年建筑安裝工作量所需資金的25%。建設(shè)單位支付的備料款,應(yīng)根據(jù)周轉(zhuǎn)情況,陸續(xù)沖抵工程款。凡是不具備施工條件的,不得撥給備料款。而在實(shí)際的會計(jì)核算中,有的單位并沒有按以上要求執(zhí)行,隨意預(yù)付給施工單位工程款,有的預(yù)付工程款比例過高,占用建設(shè)資金較多,影響了建設(shè)資金的使用效益。
預(yù)留工程的質(zhì)量保證金沒按照基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理辦法規(guī)定工程價款結(jié)算總額的5%,起不到約束施工單位確保工程質(zhì)量的作用。
(六)資產(chǎn)、負(fù)債計(jì)量不真實(shí),報(bào)表不能真實(shí)的反映經(jīng)濟(jì)成果
基建工程是一般按月進(jìn)度的80%付工程款的,有些單位為了追求片面的會計(jì)“謹(jǐn)慎性”原則,其余20%不進(jìn)賬,資產(chǎn)和負(fù)債都少了相同的金額,形成了很多賬外資產(chǎn),嚴(yán)重的將達(dá)幾千萬元。有些是按工程進(jìn)度的100%入賬的,但其余的20%也按應(yīng)付工程款計(jì)入了應(yīng)付賬款,財(cái)務(wù)管理人員極易作為正常工程進(jìn)度款在結(jié)算之前付出。
(七)項(xiàng)目合作進(jìn)展不順利,造成投資風(fēng)險大、資金籌措不及時
有的項(xiàng)目股東方不按章程及時足額注入資本金,有的項(xiàng)目核準(zhǔn)后不及時按章程正式注冊公司運(yùn)營,有的項(xiàng)目甚至正式的章程協(xié)議也沒有。此類做法帶來了很大的投資風(fēng)險,一旦合作失敗,不能用合法武器維護(hù)自己的權(quán)益,造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。如果合作項(xiàng)目不按時注冊成立公司,從金融機(jī)構(gòu)籌款就不是按市場經(jīng)濟(jì)原則多家對比,可能要不合理的多支付利息費(fèi)用,并因資金籌措不及時影響工程進(jìn)度。
二、基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理及核算中存在問題的解決辦法與措施
(一)基建項(xiàng)目管理層要提高對基建管理的認(rèn)識,加強(qiáng)這方面知識的學(xué)習(xí)與積累,嚴(yán)格按基建管理規(guī)定開展工作
建設(shè)過程中嚴(yán)格按設(shè)計(jì)、合同、會審圖紙施工,執(zhí)行預(yù)算控制,變更或增加設(shè)計(jì)必須經(jīng)過設(shè)計(jì)單位的認(rèn)可。對手續(xù)不全、資料不完整工程堅(jiān)決不施工。建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)還要更加注重建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理工作,支持財(cái)務(wù)工作。財(cái)務(wù)管理不僅僅是工程開工以后的工作,財(cái)務(wù)人員在項(xiàng)目前期就應(yīng)該參與,從財(cái)務(wù)的角度對項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究分析,為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供依據(jù)。同時嚴(yán)格施工合同的變更、調(diào)整程序和規(guī)定要求,避免人為因素造成虛增支出等問題。
(二)建設(shè)項(xiàng)目要把投資效益放在第一位,要嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》,合同簽訂要規(guī)范,不能隨意轉(zhuǎn)包、發(fā)包、掛靠單位
單項(xiàng)工程要整體對外一家承包,對基礎(chǔ)、主體、裝修等不要分包,建設(shè)合同盡量簽訂總價固定合同,可減少業(yè)主變更、通貨膨脹、材料價格變動、匯率變化等因素帶來的麻煩。如建設(shè)項(xiàng)目有特殊情況,確需要自已組織施工的(自營工程),要嚴(yán)格劃清自營與出包工程范圍,對自營工程過程中的材料物資、工資電費(fèi)等支出要加強(qiáng)管理、嚴(yán)格考核控制,依法列入工程建設(shè)投資成本。
(三)健全基本建設(shè)單位財(cái)務(wù)管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行
根據(jù)單位的需要和基本建設(shè)會計(jì)制度及財(cái)政部基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理辦法等規(guī)范的要求,建立適合本單位的財(cái)務(wù)管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行。對建設(shè)資金進(jìn)行專戶存儲,專款專用;按照基本建設(shè)單位預(yù)算管理制度,嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行,嚴(yán)禁超預(yù)算支出;對于計(jì)量支付制度,一定要明確規(guī)定,要由單位的財(cái)務(wù)部門掌握建設(shè)資金的撥付情況,對工程款的支付進(jìn)行把關(guān);正確處理工程結(jié)余資金,該交回投資方的要交回,該歸還貸款的要?dú)w還貸款,最后仍有結(jié)余資金的,要按照基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定使用資金;按要求積極辦理工程的竣工財(cái)務(wù)決算,建立起嚴(yán)格的決算審計(jì)及決算批復(fù)程序,使其規(guī)范化和制度化,為正確計(jì)價形成的固定資產(chǎn)提供依據(jù)。
(四)會計(jì)科目按法律法規(guī)規(guī)定,依據(jù)初步設(shè)計(jì)及概算書的內(nèi)容設(shè)置規(guī)范
可在“在建工程”科目下依次設(shè)二級明細(xì)科目“礦建工程投資(礦井建設(shè)單位用)”、“土建工程投資”、“設(shè)備投資”、“安裝工程投資”、“待攤投資”、“其它投資”。三級以上明細(xì)科目,依據(jù)初步設(shè)計(jì)及概算書的內(nèi)容,按層次按單位工程設(shè)備清楚,科目編碼中間要留有余地。
(五)在會計(jì)核算中,應(yīng)合理利用財(cái)務(wù)軟件的往來輔助賬進(jìn)行核算
傳統(tǒng)的會計(jì)科目對供應(yīng)商核算,已經(jīng)不適合現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,供應(yīng)商一般數(shù)目多(多達(dá)上百家),并且同一家供應(yīng)商可能既有預(yù)付設(shè)備、材料、工程款性質(zhì)的,又有應(yīng)付設(shè)備、材料、工程款性質(zhì)的,還有欠付質(zhì)保金性質(zhì)的,稍一疏忽,就可能付錯甚至付超,造成損失。
例:傳統(tǒng)會計(jì)科目設(shè)置核算:
115101001預(yù)付賬款預(yù)付設(shè)備款河南太平洋有限公司
212101001應(yīng)付賬款應(yīng)付設(shè)備款河南太平洋有限公司
212102001應(yīng)付賬款質(zhì)保金河南太平洋有限公司
新8.15供應(yīng)商往來輔助核算:
115101預(yù)付賬款預(yù)付設(shè)備款
212101應(yīng)付賬款應(yīng)付設(shè)備款
212102應(yīng)付賬款質(zhì)保金
往來輔助賬:1001河南太平洋有限公司
傳統(tǒng)的科目設(shè)置需重復(fù)增加科目單位(如上例中有三個編碼及名稱),新的辦法只需設(shè)置一個供應(yīng)商往來,且提供供應(yīng)商模糊查詢,大大提高了查賬效率、降低了出錯幾率。
(六)正確反映資產(chǎn)、負(fù)債的價值,不低計(jì)也不高估資產(chǎn)、負(fù)債的價值
施工單位報(bào)經(jīng)監(jiān)理單位、工程管理部門、企管計(jì)劃部門、分管負(fù)責(zé)人、單位主管審核后的月工程進(jìn)度后,施工單位按進(jìn)度的100%開發(fā)票,按進(jìn)度的80%收款,其余20%的進(jìn)度計(jì)入“應(yīng)付賬款――進(jìn)度質(zhì)保金(A施工單位)”科目中,待到工程竣工結(jié)算時將進(jìn)度的15%轉(zhuǎn)入“應(yīng)付賬款-工程款(A施工單位)”中,進(jìn)度的5%轉(zhuǎn)入“應(yīng)付賬款-質(zhì)保金(A施工單位)”中。分設(shè)“進(jìn)度質(zhì)保金”和“質(zhì)保金”的目的,為了使一個施工單位的多項(xiàng)單項(xiàng)工程核算更清楚。
存貨核算是各國核算中的一項(xiàng)重要,本文主要對中美存貨核算和清查等方面進(jìn)行了比較,期望能在并借鑒西方會計(jì)核算的特點(diǎn)和優(yōu)勢、加強(qiáng)與國際會計(jì)接軌方面起到拋磚引玉的作用。
一 定期盤存制度下存貨賒購賒銷業(yè)務(wù)的比較
美國對商品價值較低、發(fā)貨頻繁的商業(yè)存貨購銷業(yè)務(wù)的核算采用定期盤存制度,而我國對于小規(guī)模商業(yè)企業(yè)存貨核算也采用定期盤存制度。鑒于兩者有共同的比較基礎(chǔ),又考慮到全面比較的目的,論文主要對兩國定期盤存制度下存貨(商品)賒購賒銷業(yè)務(wù)進(jìn)行比較。
「案例:設(shè)某商業(yè)企業(yè)月初存貨余額為6800元(美國金額單位為美元,我國金額單位為人民幣,下同),本月發(fā)生存貨購銷業(yè)務(wù)如下:
(1)賒購商品甲100臺,每臺發(fā)票價為150元(含稅價),付款條件:2/10,n/30;交貨條件:起運(yùn)站交貨,貨到付運(yùn)費(fèi)。
(2)支付上述購貨運(yùn)費(fèi)140元。
(3)上項(xiàng)購貨經(jīng)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)20臺不合規(guī)格要求,退回賣主,應(yīng)扣貨款3000元。其余80臺也存在一定的質(zhì)量,經(jīng)與賣主協(xié)商對方同意折讓貨款600元。
(4)在折扣期限內(nèi)償付上項(xiàng)購貨款項(xiàng)。
(5)出售商品甲70臺,每臺售價180元(含稅價),貨款尚未收到。
(6)月末經(jīng)實(shí)地盤點(diǎn)計(jì)價,期末存貨為8100元。
美國零售商店的銷售稅率為6%,我國小規(guī)模商業(yè)企業(yè)增值稅征收率為4%.為便于比較,對于賒購業(yè)務(wù)中的現(xiàn)金折扣均采用會計(jì)實(shí)務(wù)中常用的總價法為例說明。
(一)我國小規(guī)模商業(yè)企業(yè)對上述業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理(采用進(jìn)價金額核算法)
1、購貨業(yè)務(wù)的會計(jì)處理(總價法)
(1)借:庫存商品
15000貸:應(yīng)付賬款
15000
(2)借:營業(yè)費(fèi)用
140貸:現(xiàn)金
140
(3)借:應(yīng)付賬款
3600貸:庫存商品
3600
(4)借:應(yīng)付賬款
11400貸:財(cái)務(wù)費(fèi)用
228現(xiàn)金
11172
2、存貨銷售及銷貨成本的會計(jì)處理
借:應(yīng)收賬款
12600
貸:主營業(yè)務(wù)收入
12115
應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅485不能同時確定銷貨成本
3、期末(一般是月終),進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),按商品實(shí)存數(shù)量和商品進(jìn)價期末庫存商品金額,并倒擠已銷商品成本。
借:主營業(yè)務(wù)成本
10100 [6800+(15000-3600)-8100]
貸:庫存商品
10100
(二)美國商業(yè)企業(yè)對上述存貨購銷業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理
1、購貨業(yè)務(wù)的處理(總價法)
(1)借:購貨
15000
貸:應(yīng)付賬款
15000
(2)借:購貨運(yùn)費(fèi)
140
貸:現(xiàn)金
140
(3)借:應(yīng)付賬款
3600
貸:購貨退回及折讓3600
(4)借:應(yīng)付賬款11400
貸:購貨折扣
228
現(xiàn)金
11172
2、銷售存貨及銷貨成本的會計(jì)理
借:應(yīng)收賬款
12600
貸:銷貨
11887
應(yīng)付銷售稅
713
不能同時確定銷貨成本
3、期末調(diào)整的會計(jì)處理
借:銷貨成本
18112
購貨退回及折讓 3600
購貨折扣
228
貸:購貨
15000
購貨運(yùn)費(fèi)
140
存貨
6800
借:存貨
8100
貸:銷貨成本
8100
這批存貨的銷售成本為:$18112-$8100=$10012
二 永續(xù)盤存制下存貨清查會計(jì)處理的比較
為保證賬實(shí)相符,兩國對存貨都需要進(jìn)行盤點(diǎn)清查,但定期盤存制度由于采用以存計(jì)耗的辦法倒軋出存貨的銷售成本,因此,存貨的盤盈盤虧隱含在存貨的銷售成本中(盤盈減少銷售成本,盤虧則增加了銷售成本)。因此,只有在永續(xù)盤存制下才需要對存貨的盤盈盤虧進(jìn)行賬務(wù)處理。我國對存貨實(shí)物清查時,發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符均需要通過“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”賬戶進(jìn)行調(diào)賬處理,保證賬實(shí)相符,在調(diào)查了存貨的盤盈、盤虧的原因后,針對不同的情況,由有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,再進(jìn)行相應(yīng)的處理,轉(zhuǎn)銷“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”賬戶。
(一)我國存貨清查的賬務(wù)處理
1、存貨盤虧或損失的賬務(wù)處理
(1)發(fā)現(xiàn)盤虧或損失時
借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢
貸:存貨類賬戶(如,原材料、庫存商品)應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出)
(2)批準(zhǔn)后,處理盤虧或損失
借:其他應(yīng)收款(應(yīng)由責(zé)任人或保險公司賠償?shù)牟糠郑I業(yè)外支出(盤虧損失屬災(zāi)害造成)管理費(fèi)用(屬于一般經(jīng)營損失的部分)
貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢
2、存貨盤盈的賬務(wù)處理
(1)發(fā)現(xiàn)盤盈時
借:存貨類賬戶
貸:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢
(2)查明原因后,進(jìn)行處理
借:待處理財(cái)產(chǎn)損溢-待處理流動資產(chǎn)損溢
貸:管理費(fèi)用
(二)美國會計(jì)對存貨清查的賬務(wù)處理美國對于存貨的盤盈盤虧,無需通過“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”賬戶進(jìn)行處理。而是直接記入“存貨盤盈利得”(盤盈時)或“存貨盤虧損失”(盤虧時)。
1、對于存貨的盤虧的處理是:
借:存貨盤虧損失
貸:存貨
2、對于存貨的盤盈的處理是:
借:存貨
貸:存貨盤盈利得
三 比較與啟示
(一)定期盤存制度下存貨核算的比較
1、兩國定期盤存制度下存貨核算相同之處。定期盤存制下,兩國對于銷貨時的銷貨成本均不作記載,平時,存貨賬戶只反映期初金額,期末存貨余額是通過實(shí)地盤點(diǎn)得出。銷貨成本是通過倒擠得出的。
2、兩國定期盤存制度下存貨核算不同之處。
(1)兩國對于存貨核算在賬戶設(shè)置上存在較大差別。
美國商業(yè)存貨核算需要設(shè)置“購貨”、“購貨退回及折讓”、“購貨折扣”、“購貨運(yùn)費(fèi)”等賬戶進(jìn)行核算。我國商業(yè)企業(yè)對于存貨(庫存商品)的核算在賬戶設(shè)置上與美國有較大的區(qū)別。我國商業(yè)企業(yè)購貨時,借記“庫存商品”、“原材料”等賬戶。
(2)對于購入存貨的退回、折讓、現(xiàn)金折扣、購入存貨的運(yùn)費(fèi)在會計(jì)處理上,兩國存在較大的差異。
購入的存貨如發(fā)生退回或折讓,美國直接貸記“購貨退回及折讓”,我國則貸記“庫存商品”;賒購的存貨如獲得現(xiàn)金折扣,美國會計(jì)貸記“現(xiàn)金折扣”,并同時沖減“應(yīng)付賬款”,我國則貸記“財(cái)務(wù)費(fèi)用”,并同時沖減“應(yīng)付賬款”;對于應(yīng)由購買方承擔(dān)的運(yùn)費(fèi),美國會計(jì)借記“購貨運(yùn)費(fèi)”,我國則借記“營業(yè)費(fèi)用”。
(3)銷貨成本時是否需要編制期末調(diào)整分錄,兩國存在較大的差異。
由于我國的“財(cái)務(wù)費(fèi)用”(現(xiàn)金折扣)和“營業(yè)費(fèi)用”(買方應(yīng)承擔(dān)的運(yùn)費(fèi))屬于損益類賬戶,直接記入“本年利潤”,故期末計(jì)算銷售商品(存貨)的成本時無需做期末調(diào)整分錄。而美國定期盤存制下,除了設(shè)置“購貨”賬戶,還設(shè)置了“購貨”賬戶的備抵和附加賬戶,因此,期末倒軋存貨的銷售成本時,需要做兩筆調(diào)整分錄才能計(jì)算出存貨的銷售成本(見例題)。這是中美兩國定期盤存制下存貨核算的一個很大的區(qū)別。
(二)永續(xù)盤存制下兩國存貨清查的啟示
中美兩國對存貨清查在會計(jì)處理方面存在較大的差異,這兩種處理方法各有優(yōu)劣。美國對于存貨盤盈盤虧的會計(jì)處理較我國簡單,存貨的盤盈盤虧直接記入“存貨盤盈利得(存貨盤虧損失)”賬戶,這與美國企業(yè)有著嚴(yán)格的管理制度及美國會計(jì)人員有較強(qiáng)的會計(jì)職業(yè)判斷有關(guān)。
在過去的五年中(2004年-2008年),我國鋼產(chǎn)量更是從2.8億噸增長到5億噸,增長了178%。
鋼產(chǎn)量的大幅增長,導(dǎo)致鋼鐵企業(yè)所需原材料采購競爭的日益加劇,鋼鐵原燃料賣方市場的逐步形成,在價格水漲船高的同時,原燃料供應(yīng)商為了追求最大的利潤空間和降低資金風(fēng)險,要求鋼鐵企業(yè)采取預(yù)付款的力度。鋼鐵企業(yè)為了在原材料采購中爭得先機(jī),加強(qiáng)對上游市場的控制,也不得不采取支付預(yù)付款等靈活的采購政策。受此影響,鋼鐵企業(yè)的預(yù)付款逐年增加,如何有效地對預(yù)付款進(jìn)行管理,防范和化解資金風(fēng)險,成為鋼鐵企業(yè)應(yīng)予以密切關(guān)注的一個課題。
一、預(yù)付賬款風(fēng)險的形成
鋼鐵企業(yè)預(yù)付賬款的形成渠道主要有原材料和設(shè)備采購、預(yù)付工程款等幾個方面。
預(yù)付賬款在目前社會信用系統(tǒng)不完善、企業(yè)內(nèi)控制度不健全的情況下,極易發(fā)生合同到期而貨物未到,導(dǎo)致財(cái)、物兩空的風(fēng)險及內(nèi)部人員違法亂紀(jì)行為。企業(yè)必須重視和加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理。具體來說,鋼鐵企業(yè)預(yù)付款可能在以下一些方面出現(xiàn)問題,給企業(yè)帶來損失。
1、供應(yīng)商發(fā)生財(cái)務(wù)危機(jī),款項(xiàng)支付后,貨物不能回來。目前鋼鐵企業(yè)的供應(yīng)商有很大一部分是中間貿(mào)易商。作為中間商,資金實(shí)力相對較弱,資金始終處于高速運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài),如果有一天某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié),很容易發(fā)生資金鏈的中斷。而目前鋼鐵企業(yè)為了最大限度控制上游資源,對中間供應(yīng)商也采取預(yù)付款的形式,因此如果中間供應(yīng)商出現(xiàn)資金中斷的現(xiàn)象,則會馬上波及鋼鐵企業(yè)預(yù)付賬款的安全。
2、和供應(yīng)商發(fā)生質(zhì)量糾紛,導(dǎo)致不能正常結(jié)算,形成預(yù)付款損失或呆賬。例如某企業(yè)在一原料供應(yīng)商發(fā)貨但尚未驗(yàn)收入庫時,認(rèn)為主要風(fēng)險已經(jīng)消除,即向?qū)Ψ街Ц读巳控浛?。但在貨物?yàn)收時,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量嚴(yán)重不合格。根據(jù)合同條款,只需支付運(yùn)輸費(fèi)用,不要支付貨款。而對方已收到了貨款,經(jīng)過一時間的糾紛,最后對方采取金蟬脫殼,注銷了公司,導(dǎo)致預(yù)付賬款形成呆賬。
3、供應(yīng)商發(fā)生生產(chǎn)經(jīng)營危機(jī),導(dǎo)致破產(chǎn),預(yù)付不能收回。由于鋼鐵生產(chǎn)所需鐵礦石、煤炭資源價格的大幅度持續(xù)高漲,不可避免地催生了一大批小礦小窯的復(fù)蘇,而小礦小窯在安全生產(chǎn)、工農(nóng)矛盾等方面面臨的風(fēng)險也不可預(yù)測。當(dāng)鋼鐵企業(yè)預(yù)付貨款給這些企業(yè)時,預(yù)付賬款的風(fēng)險難以進(jìn)行有效控制。
4、缺乏風(fēng)險意識盲目競爭,降低信用標(biāo)準(zhǔn)支付預(yù)付款。隨著近幾年來鋼鐵企業(yè)原材料供應(yīng)日趨緊張,價格也不斷水漲船高,企業(yè)為了在資源供應(yīng)上占得先機(jī)或通過鎖定價格降低采購成本,往往降低信用條件,以預(yù)付賬款的手段簽訂合同。降低信用條件可能會取得競爭的優(yōu)勢,得到原燃材料商品的優(yōu)先保證,但也帶來了預(yù)付賬款的風(fēng)險。因此,放寬信用標(biāo)準(zhǔn),盲目競爭也是預(yù)付賬款產(chǎn)生風(fēng)險的原因之一。
5、其他原因。除了以上原因外,如果企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞,企業(yè)內(nèi)部人員與外部企業(yè)勾結(jié),以及其他原因,都有可能造成企業(yè)預(yù)付賬款出現(xiàn)財(cái)、物兩空的情形。
二、有效加強(qiáng)對預(yù)付賬款的管理,切實(shí)降低資金風(fēng)險
預(yù)付賬款是企業(yè)風(fēng)險較高的資產(chǎn),鋼鐵企業(yè)原則上應(yīng)控制不發(fā)生預(yù)付賬款,為了加強(qiáng)對原材資源的控制或?yàn)榱硕ㄖ圃O(shè)備必須支付預(yù)付款時,應(yīng)采取有效措施規(guī)范預(yù)付賬款使用和管理,以降低資產(chǎn)風(fēng)險,確保企業(yè)資產(chǎn)保值增值。
(一)建立健全預(yù)付賬款管理的相關(guān)制度
1、明確預(yù)付賬款的管理部門。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的綜合管理,工程管理部門具體負(fù)責(zé)工程預(yù)付賬款管理,采購部門具體負(fù)責(zé)材料采購預(yù)付賬款管理工作(如有進(jìn)口部門,則進(jìn)口采購的預(yù)付賬款由進(jìn)口部門具體負(fù)責(zé)管理)。
2、建立供應(yīng)商信用等級評價體系。對需支付預(yù)付賬款的供應(yīng)商應(yīng)建立完善的信用評價體系,將供應(yīng)商的基本信息、資本構(gòu)成及股東情況、董事與經(jīng)營者情況、生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)施情況、商品購銷及支付信用情況、往來銀行情況、訴訟記錄信息等信息納入信用評價體系。采購、工程管理部門應(yīng)對以上信息進(jìn)行綜合分析,并對供應(yīng)商基本信用條件做出初步的評價,而后根據(jù)企業(yè)對預(yù)付賬款周轉(zhuǎn)速度的目標(biāo)、供應(yīng)商的信用狀況和經(jīng)營狀況,評定供應(yīng)商的信用風(fēng)險程度,由公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)共同商定是否采用預(yù)付賬款的方式采購物資、預(yù)付賬款的金額以及期限。從源頭上為預(yù)付賬款提供一定程度上安全保證。
3、建立完善的預(yù)付賬款內(nèi)部控制制度。為了從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生,確保資金安全,有預(yù)付款要求的合同應(yīng)建立分級審批權(quán)限:對小額預(yù)付款合同必須由采購部門經(jīng)理(或工程管理部門經(jīng)理)和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理共同審批后才能簽訂;對金額較大的預(yù)付款應(yīng)經(jīng)過部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、總會計(jì)師審批后才能簽訂,辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)。未簽訂購貨合同的,不得付款。金額的大小根據(jù)企業(yè)規(guī)模、資金等情況進(jìn)行綜合判斷確定。
4、建立預(yù)付賬款定期分析、報(bào)警制度。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對預(yù)付賬款進(jìn)行定期的分析,詳細(xì)反映各供應(yīng)商預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理等情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)利用ERP系統(tǒng)對預(yù)付賬款建立報(bào)警機(jī)制,在預(yù)付賬款到期未辦理結(jié)算時,應(yīng)進(jìn)行預(yù)警提示。
5、建立健全預(yù)付賬款責(zé)任追究、考核制度。采購、工程管理部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間,組織交貨,驗(yàn)收入庫,并在規(guī)定日期內(nèi)為財(cái)務(wù)部門提供辦理結(jié)算的相關(guān)手續(xù)。如未辦理及時辦理結(jié)算,應(yīng)對有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行考核。
6、建立預(yù)付賬的跟蹤管理制度,強(qiáng)化催收手段。當(dāng)預(yù)付賬款一旦出現(xiàn)預(yù)警信息,企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任人并緊密跟蹤,如果發(fā)現(xiàn)有欺詐行為,應(yīng)當(dāng)及時采取措施或通過法律途徑進(jìn)行追索,爭取在第一時間內(nèi)追回賬款?;虿扇≡V訟保全、派人監(jiān)督合同執(zhí)行等措施,盡最大限度減少損失。
7、建立預(yù)付賬款總體控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營和工程改造的具體情況對采購、工程管理部門核定預(yù)付賬款總體額度控制指標(biāo)。同時可建立分年限預(yù)付賬款考核指標(biāo),比如按一年、一年以上二年以內(nèi)、二年以上三年以內(nèi)等對責(zé)任部門進(jìn)行分級考核,建立預(yù)付賬款的立體考核體系。
(二)會計(jì)人員做好做賬、對賬工作
預(yù)付賬款發(fā)生后,財(cái)務(wù)部門要及時做賬、結(jié)賬,使得當(dāng)月發(fā)生的預(yù)付賬款要在當(dāng)月的總賬和明細(xì)賬中反映。財(cái)務(wù)人員每月要進(jìn)行賬戶的重分類調(diào)整,每月在做完賬后,要對“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付賬款”進(jìn)行重分類。將“預(yù)付賬款”的貸方重分類至“應(yīng)付賬款”的貸方,將“應(yīng)付賬款”的借方重分類至“預(yù)付賬款”的借方,從而得出正確的“預(yù)付賬款”余額。財(cái)務(wù)人員還要按預(yù)付賬款形成時間劃分、核實(shí)賬齡。將超期預(yù)付賬款列明明細(xì)交采購、工程管理部門核對、催收。對于因?yàn)榭钜迅?、貨已到而結(jié)算憑證未到的預(yù)付賬款先做暫估處理,而后責(zé)成責(zé)任部門索要發(fā)票和相關(guān)結(jié)算依據(jù),辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。
(三)建立內(nèi)部審計(jì)部門定期檢查制度
1、對預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核;對大額異常項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查。
2、對期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較分析。
3、對預(yù)付賬款與供應(yīng)商進(jìn)行核對抽查,防范內(nèi)部人員收款不入賬,收取回扣或貪污、挪用資金、設(shè)立“小金庫”等違法亂紀(jì)行為。
4、審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實(shí)合法,有無以虛假或不合理合同串通作弊,虛列預(yù)付賬款。
5、檢查預(yù)付賬款長期掛賬的原因。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時掛賬的情況。
一、“預(yù)付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因
一是企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等誤記入“預(yù)付賬款”。在實(shí)際會計(jì)核算中,對企業(yè)購置機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款,許多財(cái)務(wù)人員不知道應(yīng)該將其列支在“預(yù)付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認(rèn)為只要是預(yù)付的各種款項(xiàng),均應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目列支,對“預(yù)付賬款”科目含義存在誤解?!镀髽I(yè)會計(jì)制度》規(guī)定,預(yù)付賬款科目核算企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定而預(yù)先支付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)。該科目屬于流動資產(chǎn)類科目,用來核算購入存貨時形成的預(yù)付款。而上述的采購機(jī)器設(shè)備、廠房的預(yù)付款項(xiàng)或預(yù)付在建工程款屬于固定資產(chǎn)類核算的對象,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其性質(zhì)用“工程物資”或“在建工程”科目核算。
二是職工借支而預(yù)付的材料款誤記入“其他應(yīng)收款”科目。在會計(jì)實(shí)務(wù)中,企業(yè)采購部門人員借支去采購材料等貨物時需要先付款,財(cái)務(wù)部門只持有采購人員的借條,發(fā)票和供貨企業(yè)的收據(jù)在當(dāng)月收不到,會計(jì)人員在做賬時往往誤用“其他應(yīng)收款”科目核算預(yù)付材料款。一般情況下,和主營業(yè)務(wù)無關(guān)的業(yè)務(wù)都可以用“其他應(yīng)收款”核算,而“預(yù)付賬款”一般核算和主營業(yè)務(wù)有關(guān)的項(xiàng)目,如采購材料等。所以職工借支預(yù)付的材料款應(yīng)記入“預(yù)付賬款”而不是“其他應(yīng)收款”科目。
三是資產(chǎn)負(fù)債表中的預(yù)付賬款項(xiàng)目填列不正確。會計(jì)期末,財(cái)務(wù)人員在編制資產(chǎn)負(fù)債表時,往往容易將應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款合并計(jì)算,如將“預(yù)付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產(chǎn)負(fù)債表的“預(yù)付賬款”項(xiàng)目中,這樣計(jì)算不一定正確,因?yàn)榭偡诸愘~戶等于所屬各個明細(xì)分類賬戶余額之和,而預(yù)付賬款總分類賬中可能含有應(yīng)付賬款明細(xì)賬金額。
四是將房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)日常核算中,個別財(cái)務(wù)人員沒有考慮到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的特殊性,將預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來說,其開發(fā)項(xiàng)目屬于存貨,其預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款應(yīng)該使用“預(yù)付賬款”和“開發(fā)成本”兩個科目進(jìn)行核算,而不是記入“在建工程”或“工程物資”。
五是“預(yù)付賬款”長期掛賬影響損益和稅收。企業(yè)按購貨合同預(yù)付貨款后,由于有的供貨單位不開發(fā)票,有的供貨單位可能倒閉或撤消,有的未倒閉但時間達(dá)兩年以上不可能開發(fā)票,財(cái)務(wù)人員不對這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理,致使預(yù)付賬款長期掛賬,影響當(dāng)期損益。在這種情況下正確的處理是:如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì),或者因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,應(yīng)將原計(jì)人預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款,并計(jì)提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。
二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯誤的幾種形式,為了使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息更加真實(shí)、可靠,規(guī)范預(yù)付賬款的使用,必須對企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。具體措施如下:
一是建立健全預(yù)付賬款的相關(guān)制度。(1)建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作,材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作,供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。通過加強(qiáng)對預(yù)付賬款的管理,加速資金周轉(zhuǎn),提高資金使用效益。(2)建立預(yù)付賬款的控制制度。發(fā)生預(yù)付款項(xiàng)時必須簽訂合同,合同經(jīng)各有關(guān)部門會簽后,上交一份財(cái)務(wù)部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出,供應(yīng)部門應(yīng)按照經(jīng)部門主任、總會計(jì)師審批后的購貨合同的規(guī)定,辦理預(yù)付賬款支付手續(xù),嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項(xiàng)的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款,外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。(3)建立預(yù)付賬款臺賬管理制度。財(cái)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商,要求客戶建立預(yù)付賬款臺賬,詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等信息。對各種預(yù)付款項(xiàng),應(yīng)按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定,按單位或個人名稱、債務(wù)單位、個人或供應(yīng)單位名稱設(shè)置有關(guān)的明細(xì)賬并詳細(xì)記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管,形成完整的檔案。(4)建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議,指定專人做好結(jié)算和催收工作,制定工作計(jì)劃,按期定額回收,防止可能的意外和損失發(fā)生。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨,驗(yàn)收入庫,并在7日內(nèi)報(bào)銷。如超過報(bào)銷期限,每天按預(yù)付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門對所發(fā)生的預(yù)付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì),或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的,應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。(5)建立財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)制度。財(cái)務(wù)人員要不斷接受繼續(xù)教育,熟練系統(tǒng)地掌握會計(jì)理論知識和預(yù)付賬款的運(yùn)用,不做錯賬。(6)建立單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任制度。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對本單位采購與預(yù)付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購與預(yù)付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。(7)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度,加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。
一、內(nèi)部會計(jì)控制制度的基本內(nèi)容
企業(yè)經(jīng)營管理一般包含著企業(yè)的供、產(chǎn)、銷、人、財(cái)、物的業(yè)務(wù)內(nèi)容。因此,企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制制度體系應(yīng)以貨幣資金、銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)、存貨、成本費(fèi)用、對外投資、籌資融資等為內(nèi)部控制的主要對象。筆者結(jié)合實(shí)踐試作如下闡述。
(一)貨幣資金。貨幣資金的內(nèi)部會計(jì)控制主要是防止現(xiàn)金的錯誤記錄和舞弊行為的產(chǎn)生。它的業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括現(xiàn)金收支及銀行往來結(jié)算。貨幣資金內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)的實(shí)施,必須達(dá)到以下幾點(diǎn)要求:
1.保證現(xiàn)金和銀行存款的真實(shí)反映,其賬戶余額和資產(chǎn)負(fù)債表上有關(guān)項(xiàng)目的余額應(yīng)與實(shí)際存在數(shù)額(經(jīng)常及報(bào)表日)相一致。
2.企業(yè)的所有收入(包括業(yè)務(wù)收入、投資收益、租賃收入、現(xiàn)金回扣以及各種手續(xù)費(fèi)收入等)都必須及時、全部納入賬內(nèi)核算,不準(zhǔn)移轉(zhuǎn)核算到其他公司,不準(zhǔn)“體外循環(huán)”,不準(zhǔn)私設(shè)“小金庫”。
3.保證每筆現(xiàn)金的支出,都是實(shí)際的需要,并有合法的合同或收費(fèi)文件、規(guī)范的審批手續(xù)、有效的憑證方可對外支付。
4.充分保證提供企業(yè)隨時需用支出的現(xiàn)金,對日?,F(xiàn)金流量通過預(yù)算管理來進(jìn)行動態(tài)控制,及時分析和控制預(yù)算差異、保證預(yù)算的執(zhí)行,預(yù)算內(nèi)資金實(shí)行責(zé)任人限額審批,限額以上資金實(shí)行董事長、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽審批,嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。
5.票據(jù)與銀行印鑒的使用實(shí)行分離并用制。票據(jù)由出納人員妥善保管,銀行印鑒的公章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管,銀行印鑒的私章由持有人自行保管。
(二)銷售業(yè)務(wù)。銷售業(yè)務(wù)主要是指為企業(yè)取得的經(jīng)營收入,它的業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括提品、勞務(wù)及其他營業(yè)活動。企業(yè)必須建立健全訂立合同和履行合同等方面的管理制度,建立客戶資信檔案,從而制定相應(yīng)的信用政策。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制的實(shí)施,必須達(dá)到以下幾點(diǎn):
1.保證銷售收入的真實(shí)性和合理性。企業(yè)為客戶提供的各種產(chǎn)品及提供的勞務(wù)應(yīng)以實(shí)現(xiàn)的數(shù)字記錄在賬上。防止已實(shí)現(xiàn)的銷售收入以及將收入的賬款轉(zhuǎn)移到賬外行為的發(fā)生。銷售的產(chǎn)品、提供的勞務(wù)要符合企業(yè)的經(jīng)營范圍,防止違反規(guī)定或超越經(jīng)營范圍的銷售行為的發(fā)生。
2.保證應(yīng)收賬款的真實(shí)性和可回收性,確定反映在應(yīng)收賬款上的債權(quán)數(shù)的真實(shí)存在(同銷售業(yè)務(wù)的實(shí)際情況相一致),客戶的真實(shí)存在,從而保證賒銷的貨款可回收。
3.保證銷貨款盡數(shù)回收,產(chǎn)品銷貨折扣要符合企業(yè)規(guī)定的條件,要防止有人利用折扣為自己謀取私利行為的發(fā)生。
4.保證銷貨退回的合理處理,要有對退回商品處理的控制流程,對退回的商品要查明原因,辦理恰當(dāng)?shù)耐素浭掷m(xù)并記錄在賬上,以便及時、合理地予以處理。
(三)采購業(yè)務(wù)。采購業(yè)務(wù)必須按規(guī)定的授權(quán)和程序?qū)嵤?,必須達(dá)到以下幾點(diǎn)要求:
1.保證采購的物資和生產(chǎn)銷售要求相一致,嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃。采購物資的一切活動,包括定貨要求、供應(yīng)單位的報(bào)價、材料和商品的質(zhì)量驗(yàn)收,必須嚴(yán)格按照生產(chǎn)和銷售要求,防止為了個人私利而犧牲企業(yè)利益的行為發(fā)生。
2.保證現(xiàn)金支付后獲得相應(yīng)的物品。現(xiàn)金支付后必須獲得相應(yīng)的原料、商品、服務(wù)等,嚴(yán)格物資入庫的驗(yàn)收、支出的報(bào)銷、業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額的記錄制度,保證賬面數(shù)量與實(shí)際獲得數(shù)量相一致。
3.保證應(yīng)付賬款的真實(shí)存在,企業(yè)應(yīng)付賬款應(yīng)與債權(quán)人的應(yīng)收賬款定期函證核對,做到賬賬相一致,發(fā)現(xiàn)差額應(yīng)及時查明原因,防止應(yīng)付賬款被誤計(jì)或漏列。對所確認(rèn)的相應(yīng)的應(yīng)付賬款要及時償還。
4.真實(shí)揭示企業(yè)已享有的各種采購的折扣和折讓,合理地沖銷相應(yīng)的應(yīng)付賬款,防止將企業(yè)享有的折扣或折讓隱匿起來,避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。
(四)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)是企業(yè)重要的勞動資料。因此,對固定資產(chǎn)購置、使用、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的處置十分重要。固定資產(chǎn)內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)的實(shí)施,必須達(dá)到以下幾點(diǎn)要求:
1.保證固定資產(chǎn)取得合理性。企業(yè)購買固定資產(chǎn),必須充分考慮固定資產(chǎn)的技術(shù)性能、企業(yè)規(guī)模發(fā)展的需要、資金的投入與投資回報(bào)等因素。避免低效率使用甚至因閑置而造成資金擱置。
2.保證固定資產(chǎn)計(jì)價的正確性。固定資產(chǎn)賬面上應(yīng)準(zhǔn)確反映取得這些資產(chǎn)時和正式投入使用前所支付的一切必要和合理的支出。
3.保證固定資產(chǎn)的實(shí)際存在和合理保養(yǎng)維護(hù)。為使固定資產(chǎn)賬面余額與實(shí)際存在相一致,需有專門部門和人員管理,建立臺賬和卡片,并實(shí)施維修保養(yǎng)制度,使資產(chǎn)發(fā)揮其正常的使用效率。
4.保證固定資產(chǎn)折舊和攤銷方法的合理性和計(jì)算的正確性,防止用折舊來調(diào)節(jié)各期費(fèi)用和成本。
(五)存貨業(yè)務(wù)。企業(yè)的存貨包括在生產(chǎn)經(jīng)營中為銷售或耗用而儲存的各種流動資產(chǎn),如原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、外購商品、自制半成品、成品等,是生產(chǎn)經(jīng)營的勞動對象或勞動成果。對存貨的內(nèi)部會計(jì)控制必須做到:
1.商品的購入、產(chǎn)品的制造,必須要有計(jì)劃,確保為經(jīng)營所需,避免產(chǎn)生存貨的積壓,造成企業(yè)的浪費(fèi)。
2.保證存貨的實(shí)際存在。存貨要有專門存放地點(diǎn),并有專門人員負(fù)責(zé)保管。各種存貨要合理分類,收入、發(fā)出的數(shù)量要有相應(yīng)的記錄,并且建立定期的存貨盤存制度。物資盈虧要進(jìn)行分析和報(bào)告,報(bào)損要按規(guī)定的程序、權(quán)限審批。
3.存貨計(jì)價要合理正確。為使企業(yè)經(jīng)營效益和資產(chǎn)得到真實(shí)反映,存貨計(jì)價必須合理正確,計(jì)價方法一旦確定,不能任意改變。
[關(guān)鍵詞]往來賬 會計(jì) 重要 實(shí)務(wù)
一、 往來賬會計(jì)崗位職能
(一)往來賬掛賬管理
往來賬戶用來管理經(jīng)濟(jì)主體的債權(quán)債務(wù),經(jīng)濟(jì)主體債券增加和債務(wù)增加,都稱為“掛賬”。在實(shí)務(wù)中,經(jīng)濟(jì)主體對往來賬掛賬管理包括:合同會簽、審核原始單證與制作記賬憑證,往來賬戶建立與過賬核算,本期往來賬掛賬分析與編制分析報(bào)告等。
(二)往來賬銷賬管理
通常,經(jīng)濟(jì)主體債券減少和債務(wù)減少,都稱為“銷賬”。在實(shí)際工作中,經(jīng)濟(jì)主體對往來賬銷賬管理包括:審核原始單證與制作記賬憑證,過賬核算,本期往來賬銷賬分析與編制分析報(bào)告等。
(三)企事業(yè)單位賬齡分析管理
為了加強(qiáng)對債權(quán)債務(wù)的管理企事業(yè)單位通常對往來賬余額進(jìn)行賬齡分析管理,賬齡分析管理包括:通過往來賬戶余額的賬齡分析,及時反映債權(quán)回收和債務(wù)償還情況、編制賬齡分析報(bào)告。
二、 往來賬會計(jì)崗位重要性
(一)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)
往來賬會計(jì)通過自身的崗位職責(zé),參與銷售業(yè)務(wù)管理、采購業(yè)務(wù)管理和其他日常往來賬管理工作,從財(cái)務(wù)角度控制經(jīng)濟(jì)主體的物資流、資金流和信息流,并承擔(dān)相應(yīng)的崗位責(zé)任。會計(jì)通過參與購銷合同會簽,對有關(guān)合同條款進(jìn)行審核確認(rèn);通過審核原始單證和有關(guān)業(yè)務(wù)資料,進(jìn)行入賬確認(rèn);通過往來賬戶管理和逐筆核算,及時反映經(jīng)濟(jì)主體的債權(quán)和債務(wù)增加、減少和余額情況;通過與業(yè)務(wù)人員對賬和參與索債,及時對經(jīng)濟(jì)主體債權(quán)和債務(wù)的結(jié)余情況和清欠情況進(jìn)行管理。
(二)必要的業(yè)務(wù)審核
會計(jì)審核時經(jīng)濟(jì)主體購銷合同簽訂和債權(quán)債務(wù)入賬的前提。往來賬會計(jì)通過審核購銷合同有關(guān)條款,對合同進(jìn)行確認(rèn),明確責(zé)任;同審核銷售人員、采購人員或其他當(dāng)事人提交的單證和合同資料,對有關(guān)債權(quán)債務(wù)的真實(shí)性、時效性、合法合規(guī)性和正確性等進(jìn)行確認(rèn),并制作記賬憑證入賬;通過審核出納填制的進(jìn)賬單、電匯或信匯委托書、銀行匯票委托書、托收承付委托書和委托收款委托書等單證和支票、銀行匯票、商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票等票據(jù),確認(rèn)單證和票據(jù)填寫的正確性,在辦理簽章(財(cái)務(wù)印鑒)手續(xù)后,交出納辦理收付款。
(三)企事業(yè)單位債權(quán)安全管理的保障
往來賬會計(jì)參與制訂、執(zhí)行客戶信用管理制度,并及時反饋信息,協(xié)助經(jīng)濟(jì)主體高層領(lǐng)導(dǎo)合理規(guī)劃營銷政策;參與購銷合同會簽,及時審核合同有關(guān)條款,簽署意見,確保業(yè)務(wù)款項(xiàng)安全結(jié)算;建立往來賬賬戶,核算經(jīng)濟(jì)主體債權(quán)掛賬、賒賬和余額,定期編制分析報(bào)告,及時反映債權(quán)增減情況;定期分析賬齡余額,編制賬齡分析報(bào)告,及時反映債權(quán)回收情況;參與企事業(yè)單位索債管理,與銷售員聯(lián)合催賬,協(xié)助法律事務(wù)人員索債,從而,在一定程度和范圍內(nèi)保障債權(quán)的安全管理。
(四)為賬戶分析和賬務(wù)預(yù)算提供依據(jù)
往來賬會計(jì)定期編制的債權(quán)債務(wù)掛賬分析報(bào)告、銷賬分析報(bào)告、賬齡分析報(bào)告、客戶信用分析報(bào)告、清欠本過河商業(yè)信用融資分析報(bào)告等,既為財(cái)務(wù)分析人員的橫向分析和趨勢分析提供了資料,也為企事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的 決策提供了資料,并有助于企事業(yè)單位及時調(diào)整經(jīng)營政策,合理規(guī)劃財(cái)務(wù)預(yù)算,更及時有效地控制債權(quán)債務(wù)和資金流。
三、往來賬會計(jì)財(cái)務(wù)分析管理實(shí)務(wù)
往來賬會計(jì)財(cái)務(wù)分析,可以及時反映經(jīng)濟(jì)主體債權(quán)和債務(wù)發(fā)生及其管理情況,有利于及時揭示管理缺陷和不足,以便于經(jīng)濟(jì)主體有重點(diǎn)、有針對性得采取糾正和補(bǔ)救措施,保證債權(quán)和債務(wù)的安全管理。
經(jīng)濟(jì)主體財(cái)務(wù)分析工作的展開,主要是通過采取切實(shí)可行的分析方法,對一些分析指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)處理,更明確、直觀地反映其業(yè)務(wù)開展和債權(quán)債務(wù)管理的實(shí)際情況。
往來賬會計(jì)主要財(cái)務(wù)分析方法和指標(biāo)的作用為:
(一)往來賬發(fā)生額構(gòu)成分析
它主要有應(yīng)繳預(yù)算款發(fā)生額構(gòu)成分析、應(yīng)繳財(cái)政專戶款發(fā)生額構(gòu)成分析、應(yīng)繳上級款發(fā)生額構(gòu)成分析??梢苑从辰?jīng)濟(jì)主體單位當(dāng)期債權(quán)和債務(wù)發(fā)生情況,揭示發(fā)生的原因,以便于進(jìn)一步加強(qiáng)客戶信用管理和商業(yè)信用融資管理。
(二)往來賬掛賬構(gòu)成分析
它主要有暫付款構(gòu)成分析、暫存款掛賬構(gòu)成分析、應(yīng)收款掛賬構(gòu)成分析、應(yīng)付款掛賬構(gòu)成分析、應(yīng)收賬款掛賬構(gòu)成分析、預(yù)收賬款掛賬構(gòu)成分析、應(yīng)付賬款掛賬構(gòu)成分析、預(yù)付賬款掛賬構(gòu)成分析、其他應(yīng)收款掛賬構(gòu)成分析、其他應(yīng)付款掛賬構(gòu)成分析??梢苑从承姓褪聵I(yè)單位應(yīng)繳財(cái)政預(yù)算資金和預(yù)算外資金來源的構(gòu)成,有利于更好地管理財(cái)源。
(三)往來賬銷賬構(gòu)成分析
它主要有暫付款構(gòu)成分析、暫存款銷賬構(gòu)成分析、應(yīng)收款銷賬構(gòu)成分析、應(yīng)付款銷賬構(gòu)成分析、應(yīng)收賬款銷賬構(gòu)成分析、預(yù)收賬款銷賬構(gòu)成分析、應(yīng)付賬款銷賬構(gòu)成分析、預(yù)付賬款銷賬構(gòu)成分析、其他應(yīng)收賬款銷賬構(gòu)成分析、其他應(yīng)付款銷賬構(gòu)成分析??梢苑从辰?jīng)濟(jì)主體債權(quán)回收和債務(wù)支付情況。
一、我國企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的問題
1.采購無計(jì)劃
采購部門沒有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求情況或者根據(jù)已經(jīng)經(jīng)過批準(zhǔn)的采購計(jì)劃、采購申請單進(jìn)行采購,而是盲目的采購或者不及時采購,造成物資大量積壓或者供應(yīng)脫節(jié)的情況。如某藥廠引進(jìn)新生產(chǎn)線時,采購部門為了維修方便,無節(jié)制的大批量采購了該產(chǎn)品線專用的備品備件。待到產(chǎn)品線淘汰拆除后,倉庫里依舊存放著大量未被使用過的該產(chǎn)品線的備品備件,對公司的資金造成了極大的浪費(fèi)。
2.供應(yīng)商選擇不合理
采購人員為了私人的利益在采購中沒有進(jìn)行招標(biāo)議標(biāo)或者詢價比價等活動,而是直接選擇有回扣的供應(yīng)商,往往造成采購物資質(zhì)量得不到保證,或者采購價格高于市場平均價格,致使企業(yè)利益受損。
3.虛報(bào)損耗,中途轉(zhuǎn)移
采購部門或者物流部門為了中飽私囊,在運(yùn)輸?shù)耐局型低缔D(zhuǎn)移物資,而對公司上報(bào)謊稱為途中損耗。
4.混淆采購成本
會計(jì)人員在會計(jì)記賬中對采購成本沒有很好的區(qū)分,確認(rèn)的成本不能真實(shí)反映企業(yè)為采購物資而發(fā)生的費(fèi)用或損耗。例如,在生產(chǎn)性的企業(yè)里,與原材料采購相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)用、保險費(fèi)用、合理損耗等,都需要計(jì)入采購成本。
5.驗(yàn)收不合規(guī)
采購人員、倉庫人員或?qū)I(yè)素養(yǎng)不夠,不能順利的完成物資驗(yàn)收,不能嚴(yán)格驗(yàn)收采購物資的質(zhì)量和數(shù)量,誘發(fā)物資驗(yàn)收中的舞弊行為,造成偽劣物資濫竽充數(shù),輕者損害企業(yè)利益,重者使偽劣產(chǎn)品充斥市場,損害消費(fèi)者利益。
6.違規(guī)結(jié)算,資金流失
通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后,根據(jù)發(fā)票金額授權(quán)會計(jì)簽發(fā)付款憑單,出納審核后支付劃撥款項(xiàng)。如果沒有嚴(yán)格的付款申請審批,可能會造成對同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款,付款金額與發(fā)票不符或者誤期支付失去客戶信譽(yù)。
二、解決問題的有效手段——加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)
在現(xiàn)行的管理模式下,我國很多企業(yè)雖然經(jīng)過多年的逐步完善,已經(jīng)建立了一些管理制度,但由于各種規(guī)章制度的設(shè)計(jì)大多流于理論,和企業(yè)的實(shí)際情況相脫離,使企業(yè)在實(shí)際工作中收效甚微。如引進(jìn)的國際流行的招標(biāo)方式、詢比價方式時往往只是提及到相關(guān)概念,沒有規(guī)范的操作流程,失去了招投標(biāo)管理在企業(yè)采購中節(jié)約成本的應(yīng)有作用。同時,內(nèi)部控制的關(guān)鍵是任何人都不得擁有超越內(nèi)部控制制度所規(guī)定的權(quán)力和權(quán)限,如果能做到這一點(diǎn),就會大大減少采購中出現(xiàn)的各種問題。但實(shí)際上權(quán)力超越制度的傳統(tǒng)理念使制度的執(zhí)行過程往往被權(quán)力中斷,這種癥結(jié)在現(xiàn)代企業(yè)中相應(yīng)規(guī)范制度缺失時顯得尤為突出。當(dāng)發(fā)生相關(guān)事項(xiàng)時,無制度來規(guī)范,無流程來參考,無權(quán)限來定責(zé),使得采購管理顯得紊亂無章,領(lǐng)導(dǎo)一支筆定事項(xiàng)。所以,加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的建設(shè)是勢在必行的舉措。
三、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的建設(shè)內(nèi)容
建設(shè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度首先應(yīng)了解采購業(yè)務(wù)不相容崗位,確保建設(shè)的內(nèi)控制度得到有效運(yùn)行。采購業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括:請購與審批;詢價與確定供應(yīng)商;采購合同的訂立與審計(jì);采購與驗(yàn)收;采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄;付款審批與付款執(zhí)行??紤]這些不相容崗位,采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度應(yīng)包括以下幾個方面:
1.職務(wù)分離制度
采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請購單、編制計(jì)劃、 審批計(jì)劃、市場調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有:
(1)生產(chǎn)或銷售部門根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數(shù)量,倉儲部門依據(jù)提供的需采購物資品種、數(shù)量及現(xiàn)有庫存量,制定采購計(jì)劃,報(bào)預(yù)算管理部門審批,然后由采購部門依據(jù)經(jīng)管部門提供的市場調(diào)研報(bào)告進(jìn)行公開詢價。
(2)由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門和法律部門、經(jīng)營管理部門共同組織招標(biāo)投標(biāo)來選擇供應(yīng)商,并會同供貨單位簽訂采購合同。
(3)物資的采購人員不能同時負(fù)責(zé)所購物資的質(zhì)檢、驗(yàn)收、保管。
(4)物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負(fù)責(zé)會計(jì)記錄。
(5)采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。
(6)審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。
(7)記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離。
2.請購單控制制度
在確定物資采購時,必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量,以填制《采購申請單》的方式提前通知物資保管部門,《采購申請單》有使用部門的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要量,再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計(jì)算出請購量,正式提交“物資請購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購單報(bào)預(yù)算管理部門審批并會同采購部門、財(cái)務(wù)部門、確認(rèn)制定采購計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見,采購部門將采購計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)。
3.審批控制制度
根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實(shí)際需求,兼顧所需物資的特性,結(jié)合現(xiàn)有庫存情況,制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購計(jì)劃,上報(bào)經(jīng)營管理部門審批,金額較大的一類物資采購由總經(jīng)理審批。對于計(jì)劃內(nèi)的采購項(xiàng)目,具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù);對于超計(jì)劃和計(jì)劃外代購項(xiàng)目,具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再辦理請購手續(xù),并報(bào)審批人審批,審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實(shí)際需要進(jìn)行審批。
4.訂貨控制制度
采購部門提供附有供應(yīng)商相關(guān)信息的調(diào)研報(bào)告,并定期對供應(yīng)商的信譽(yù)、價格、質(zhì)量進(jìn)行評估,建立包括價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案,從中篩選質(zhì)量好、價格低、信譽(yù)好的合格供應(yīng)商。由其組織生產(chǎn)或銷售部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo),最終確定供應(yīng)商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單,并將訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、倉儲和會計(jì)等有關(guān)部門,以備合理安排生產(chǎn)、 銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購如有可能采取招投標(biāo)形式,以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識。
5.貨物驗(yàn)收控制制度
企業(yè)所采購的貨物運(yùn)到后先入驗(yàn)收庫由業(yè)務(wù)部門開具入庫通知單、驗(yàn)收單。質(zhì)檢部門按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗(yàn)收合格后出具 “質(zhì)量檢驗(yàn)合格單”或在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因,并向主管書面報(bào)告,及時向供應(yīng)商提出異議。
驗(yàn)收人員根據(jù)入庫通知單、驗(yàn)收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、 技術(shù)圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)貨明細(xì)對貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗(yàn)收時,及時向供應(yīng)主管書面報(bào)告。
采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗(yàn)收單、采購合同以及發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬,物資會計(jì)要對所送來的單據(jù)核對、整理,無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。
6.貨款支付控制制度
由采購請購單、訂貨單和驗(yàn)收單共同構(gòu)成的收貨業(yè)務(wù)完成后,財(cái)務(wù)部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗(yàn)收單和采購合同等表示貨物已經(jīng)驗(yàn)收入庫并應(yīng)支付貨款或應(yīng)付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這些原始憑證經(jīng)過審核確認(rèn)無誤后,財(cái)務(wù)部門將之連續(xù)編號,并及時、準(zhǔn)確記錄物資的增加和銀行存款、預(yù)付賬款的減少或應(yīng)付賬款的增加。如有部分退貨,需從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。對物資的核算,必須根據(jù)企業(yè)的整體管理要求設(shè)置一級賬戶和明細(xì)賬戶并正確地進(jìn)行記錄。會計(jì)正確地進(jìn)行計(jì)量并記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)钠陂g,由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應(yīng)付賬款,已到期的應(yīng)付賬款須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人審批 后方可辦理貨款結(jié)算與支付。
7.會計(jì)稽核與對賬制度
它一方面要求,無論是貨款的支付,還是應(yīng)付賬款發(fā)生的記錄,對進(jìn)貨業(yè)務(wù)涉及的所有原始憑證、記賬憑證,都必須經(jīng)過稽核人員或會計(jì)主管審核后方能記賬;另一方面要求,對進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時、定期地與客戶對賬,防止債務(wù)虛列及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。