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(一)接待的定義:迎來送往
(二)公務(wù)接待的定義:是指公務(wù)主體在實施公務(wù)行為過程中,運用一定的物質(zhì)和精神手段所進行的協(xié)調(diào)公務(wù)關(guān)系客體的公務(wù)行為過程。
(三)公務(wù)接待的基本要求:文明待客,來有迎聲,問有答聲,去有送聲。
二、往來禮儀
(一)稱呼禮儀
1.姓名有別
記住對方:是否重視的表現(xiàn)。
不出差錯:不讀錯姓名,不寫錯姓名,不張冠李戴。
不宜濫用:不戲言接待對象的名字;不要借用接待對象的姓名。
2.稱呼有別
稱呼正規(guī):稱呼行政職務(wù)最正規(guī)
稱呼技術(shù)職稱:稱呼具有高級、中級專業(yè)技術(shù)職稱者,以示敬意。
稱呼學(xué)術(shù)學(xué)位:增加被稱呼者的權(quán)威
稱呼職業(yè)名稱:不清楚以上信息時,如稱呼老師、大夫等。
3.防止犯忌
錯誤的稱呼:庸俗的稱呼(黑社會);綽號性稱呼;地域性稱呼(小鬼、師傅);簡化性稱呼(王處長簡化成王處距離不當(dāng)?shù)姆Q呼(過分套近乎);無稱呼。
(二)介紹禮儀
1.介紹自己
介紹內(nèi)容通常包括本人所在的單位、供職部門、現(xiàn)任職務(wù)、完整的姓名等四要素。
介紹自己時應(yīng)當(dāng)注意四個要點,即先遞名片、時間簡短(不超過一分鐘)、內(nèi)容真實、形式正規(guī)。
2.介紹他人
介紹他人有兩個要點應(yīng)當(dāng)重視。
一是確定介紹人。介紹他人時,介紹人的身份很講究。在一般性的接待活動中,介紹人應(yīng)由東道主一方的禮賓人員、公關(guān)人員、文秘人員以及其他專門負責(zé)接待工作的人員擔(dān)任。而在重要的接待活動中,介紹人則往往由主方或賓主雙方在場人員之中的身份最高者擔(dān)任。而在普通的社交場合,由與彼此互不相識的賓主雙方都熟悉的某位人士擔(dān)任介紹人,也是可行的。
二是介紹的順序。先主后賓,先介紹主人,后介紹客人;尊者居后,先介紹職務(wù)低的,后介紹職務(wù)高的,先介紹晚輩,后介紹長輩,先介紹男士,后介紹女士。
介紹內(nèi)容一般包括:姓名、所在單位和職務(wù)。
(三)握手禮儀
遵循尊者決定原則。握手先后順序是上級在先、主人在先、長者在先、女性在先、已婚者在先。握手時間一般在2、3秒或4、5秒之間為宜。握手力度不宜過猛或毫無力度。要注視對方并面帶微笑。
握手禁忌:不要拒絕與人握手;不要左手與他人握手;不要戴手套或一手拿東西、一手插在衣袋里;不要戴墨鏡握手;握手時不要面無表情;不要握著對方的手指尖;不潔之手。
(四)電話禮儀
三分鐘原則:通話時間最好不要超過三分鐘。
接聽電話,宜在鈴聲響過兩聲后再拿起話筒,不宜鈴聲一響就接電話,也不應(yīng)有意拖延。接聽電話后受話人所講的第一句,應(yīng)有向?qū)Ψ降膯柡蚝妥晕医榻B這兩項基本內(nèi)容所構(gòu)成,同樣,作為發(fā)話者亦是如此;通話完畢后一定要說一聲再見。
(五)名片禮儀
1.名片的存放:名片不要和錢包、筆記本等放在一起,原則上應(yīng)該使用名片夾。名片可以放在上衣口袋(但不可放在褲兜里)。要保持名片和名片夾的清潔、平整。
2.接收名片:必須起身接收名片;應(yīng)雙手接收;不要在接受的名片上作標(biāo)記或?qū)懽?接受的名片不可來回擺弄;接受名片時,要認真看一遍;不要將對方的名片遺忘在座位上,或存放時不注意落在地上。
(六)飲茶禮儀
1.公務(wù)接待時,一般由秘書或?qū)B毴藛T為客人上茶,接待重要客人時,最好由本單位在場的最高職務(wù)者為客人上茶。
2.上茶順序:先客人,后主人;先主賓,后次賓;先女士,后男士;先長輩,后晚輩;先上級,后下級。
如果來賓較多,且差別不大,宜采用以下四種順序上茶:
(1)以上茶者為起點,由近及遠上茶;
(2)以進入客廳之門為起點,按順時針方向依次上茶;
(3)依照客人到來的先后順序上茶;
(4)由飲用者自己取茶。
3.上茶時,正確的做法是雙手端著茶盤進入客廳,先把茶盤放到茶幾上,然后右手拿著茶杯的杯耳,左手扶在杯托附近,從客人的左后側(cè)雙手將茶杯遞上去,放置于桌上,杯耳朝外。若有點心,應(yīng)在上茶之前先上點心,也主要從客人左后側(cè)遞上。
4.第一杯茶不宜過滿,以杯的三分之二處為宜,當(dāng)客人喝過幾口茶后,奉茶之人就應(yīng)上前續(xù)水,絕不可以讓其杯中見底,在大型會議和活動中為來賓續(xù)水,宜在活動進行3040分鐘后進行。
三、位次排列禮儀
(一)行進位次
路上行進:可以分為兩種,一是并排行進,它講究以右為上或居中為上。由此可見,接待人員應(yīng)當(dāng)主動在并排走時走在外側(cè)或兩側(cè),而由外方來賓走在內(nèi)側(cè)或中央。二是單行行進。它講究居前為上,即應(yīng)請外方來賓行進在前。但若外方來賓不認識道路,或路況狀態(tài)不佳,則應(yīng)當(dāng)由接待人員在左前方引導(dǎo)。引導(dǎo)者在引路時應(yīng)側(cè)身面向被引導(dǎo)者,并在必要時提醒對方腳下留神。
(二)會議位次
1.小型會議
一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征是,全體與會者均應(yīng)排座,不設(shè)立專用的主席臺。主要有如下三種具體形式:
(1)自由選座。不排定固定的具體座次,而由全體與會者完全自由地選擇就座。
(2)面門設(shè)座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座,其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右依次就座(見圖1)。
(3)依景設(shè)座。指會議主席的具置,不必對會議室正門,而是應(yīng)當(dāng)背依會議室內(nèi)的主要景致之所在,如字畫、講臺等等。其他與會者的排座略同與前。
2.大型會議
一般指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。其特點是,會場應(yīng)分設(shè)主席臺和群眾席。前者必須認真排座,后者的座次則可排可不排。
(1)主席團排座。主席團,在此是指在主席臺上正式就座的全體成員。主席團位次基本規(guī)則有三:一是前排高于后排,二是中央高于兩側(cè),三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講,主席團的排座又有單數(shù)(見圖2)與雙數(shù)(見圖3)的區(qū)分。
(2)主持人坐席。三種方式:一是居于前排正中央;二是居于前排兩側(cè);三是按其具體身份排座,但又令其就座于后排。
(3)發(fā)言者席位。在正式會議上,發(fā)言者發(fā)言時不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有二:一是主席團的正前方(見圖4),二是主席團的右前方(見圖5)。
(三)合影的位次
正式的合影,既可以排列位次,也可以不排列位次。
在合影時,賓主一般均應(yīng)站立,必要時,可安排前排人員就座,后排人員梯級站立。若安排參加者就座,應(yīng)先期在座位上貼上便于辨認的名簽。
國內(nèi)合影的排位,一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看,又有單數(shù)(見圖6)與雙數(shù)(見圖7)的分別。通常,合影時主方人員居右,客方人員居左。
在涉外場合合影時,應(yīng)遵守國際慣例,令主人居中,主賓居右,令雙方人員分主左賓右依次排開。簡言之,就是講究以右為上。
(四)宴請的位次
一般情況下,安排中餐的用餐位次,往往涉及桌次與席次兩個方面。
1.桌次的排列
舉行正式的中餐宴會往往不止一張桌子,這就要按照尊卑之別排列桌次。主要遵循如下三項規(guī)則:
(1)以右為上。(見圖8)
(2)內(nèi)側(cè)為上,即距門較遠的餐桌為上,因此也叫以遠為上
(3)居中為上。當(dāng)多張餐桌并排列開時,一般以居中者為上
在大多數(shù)情況下,以上三種桌次排列的常規(guī)做法往往是交叉使用的
2.席位的排列
在宴會上,席次具體是指同一張餐桌上席位的高低。其規(guī)則有四:
(1)面門為主。主人之位應(yīng)當(dāng)面對餐廳正門。有兩位主人時,雙方則可對面而坐,一人面門,一人背門。
(2)主賓居右。主賓一般應(yīng)在主人右側(cè)之位就座。
(3)好事成雙。每張餐桌就座之人應(yīng)為雙數(shù),以示吉祥。
(4)各桌同向。通常,宴會上每張餐桌上的排位均大體相似。
(五)上下樓梯的位次
上樓途中,要請賓客走在前面,這一來可以表示對賓客的尊重,二來可以起到保護賓客的作用。
下樓時,為賓客的安全著想,應(yīng)走在賓客的前面。遇到特殊情況,亦可有所變通。如,讓穿短裙的女士或不認識路者上樓時行進在前,即為不妥。
(六)出入電梯的位次
進入無人駕駛的電梯時,接待人員應(yīng)首先進入,并負責(zé)開啟電梯;進入有人駕駛的電梯時,接待人員則應(yīng)當(dāng)最后進入。
離開電梯時,接待人員一般最后一個離開。不過若是自己堵在門口,首先出去亦不為失禮。
(七)乘坐車輛的位次
1.小車的座位,如由司機駕駛時,后排為上,前排為下,右尊左卑。(以后排右側(cè)為首尊,左側(cè)次之,前座駕駛座右側(cè)為末席)。
2.如果主人親自駕駛,前排為上,后排為下,右尊左卑。(以駕駛座右側(cè)為首尊,后排右側(cè)次之,左側(cè)再次之,而后排之間座為末席)。
3.接待團體客人時,以司機座后第一排為尊,后排次之。每排座位的尊卑,從右側(cè)往左側(cè)遞減。
(八)進出房間的位次
進出房間,接待人員應(yīng)該負責(zé)開門或關(guān)門。
1.當(dāng)面接待扎儀
上級來訪,接待要周到。對領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認真聽、記;領(lǐng)導(dǎo)了解情況,要如實回答;如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問,要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時,要起身相送,互道再見。
下級來訪,接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節(jié)接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束時,要起身相送。
2.接聽電話禮儀
語氣平和,禮貌問候;認真傾聽,真誠交流;
明晰內(nèi)容,準確記錄;靈活應(yīng)答,干脆利落。
【電話接待的基本要求】 (1)電話鈴一響,拿起電話機首先自報家門,然后再詢問對方來電的意圖等。
(2)電話交流要認真理解對方意圖,并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和,以示對對方的積極反饋。
(3)應(yīng)備有電話記錄本,重要的電話應(yīng)做記錄。
(4)電話內(nèi)容講完,應(yīng)等對方結(jié)束談話再以再見為結(jié)束語。對方放下話筒之后,自己再輕輕放下,以示對對方的尊敬。
3.引見時的禮儀
到辦公室來的客人與領(lǐng)導(dǎo)見面,通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中,工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠的位置,忌把背影留給客人。在陪同客人去見領(lǐng)導(dǎo)的這段時間內(nèi),不要只顧悶頭走路,可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。
在進領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前,要先輕輕叩門,得到允許后方可進入,切不可冒然闖入,叩門時應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩,不可用力拍打。進入房間后,應(yīng)先向領(lǐng)導(dǎo)點頭致意,再把客人介紹給領(lǐng)導(dǎo),介紹時要注意措詞,應(yīng)用手示意,但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的;把男同志介紹給女同志;如果有好幾位客人同時來訪,就要按照職務(wù)的高低,按順序介紹。介紹完畢走出房間時應(yīng)自然、大方,保持較好的行姿,出門后應(yīng)回身輕輕把門帶上。
4.介紹禮儀
屬于社交場合的介紹有兩種:即為他人做介紹和自我介紹。
為他人做介紹時五指并攏,手心向上,指向被介紹人。掌握介紹的先后順序:一般情況下先將職位低的人介紹給職位高的人;先將男士介紹給女士;先將晚輩介紹給長輩;先將未婚者介紹給已婚者;先將客人介紹給主人;先將非官方人事介紹給官方人士;先將個人介紹給團體,如個人身份和地位明顯高于團體,應(yīng)將團體先介紹給個人。
自我介紹要先向?qū)Ψ近c頭致意,再說明自己的姓名和身份,可以同時遞上名片。自我介紹時要把握分寸,既不過分自謙,也不夸大其詞。
5.握手禮儀
握手順序按照尊者為先的原則。在正式場合,以上級先伸手為禮;在日常生活中,以長輩、女士、已婚者先伸手為禮;在社交場合,以先到者先伸手為禮;在接待來客時,以主人先伸手為禮;客人告辭時,以客人先伸手為禮。
6.接送名片禮儀
名片的遞送。交換名片的順序一般是:先客后主,先低后高。當(dāng)與多人交換名片時,應(yīng)依照職位高低的順序,或是由近及遠,依次進行,切勿跳躍式地進行,以免對方誤認為有厚此薄彼之感。遞送時應(yīng)將名片正面面向?qū)Ψ?,雙手奉上。眼睛應(yīng)注視對方,面帶微笑,名片的遞送應(yīng)在介紹之后,在尚未弄清對方身份時不應(yīng)急于遞送名片。
名片的接受。接受名片時應(yīng)起身,面帶微笑注視對方。接過名片時應(yīng)說:謝謝,隨后有一個微笑閱讀名片的過程,閱讀時可將對方的姓名職銜念出聲來,表示對對方的尊重。然后,回敬一張本人的名片,如身上未帶名片,應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。在對方離去之前,或話題尚未結(jié)束,不必急于將對方的名片收藏起來。
7.稱呼禮儀
【姓名有別】 記住對方:是否重視的表現(xiàn)。
不出差錯:不讀錯姓名,不寫錯姓名,不張冠李戴。
不宜濫用:不戲言接待對象的名字;不要借用接待對象的姓名。
【稱呼有別】 稱呼正規(guī):稱呼行政職務(wù)最正規(guī)
稱呼技術(shù)職稱:稱呼具有高級、中級專業(yè)技術(shù)職稱者,以示敬意。
稱呼學(xué)術(shù)學(xué)位:增加被稱呼者的權(quán)威
稱呼職業(yè)名稱:不清楚以上信息時,如稱呼老師、大夫等。
8.上下樓禮儀
上樓途中,賓客走在前面,這一來可以表示對賓客的尊重,二來可以起到保護賓客的作用。
下樓時,為賓客的安全著想,應(yīng)走在賓客的前面。
遇到特殊情況,亦可有所變通。如,讓穿短裙的女士或不認識路者上樓時行進在前,即為不妥。
9.乘電梯禮儀
進入無人駕駛的電梯時,接待人員應(yīng)首先進入,并負責(zé)開啟電梯;
進入有人駕駛的電梯時,接待人員則應(yīng)當(dāng)最后進入。
離開電梯時,接待人員一般最后一個離開。(不過若是自己堵在門口,首先出去亦不為失禮。)
10.行進位次
并排行進,它講究以右為上或居中為上。接待人員應(yīng)當(dāng)主動在并排走時走在外側(cè)或兩側(cè),而由外方來賓走在內(nèi)側(cè)或中央。
單行行進,它講究居前為上,即應(yīng)請外方來賓行進在前。但若外方來賓不認識道路,或路況狀態(tài)不佳,則應(yīng)當(dāng)由接待人員在左前方引導(dǎo)。引導(dǎo)者在引路時應(yīng)側(cè)身面向被引導(dǎo)者,并在必要時提醒對方腳下留神。
11.乘坐車輛的位次
小車的座位,如有司機駕駛時,后排為上,前排為下,右尊左卑。
(以后排右側(cè)為首尊,左側(cè)次之,前座駕駛座右側(cè)為末席)。
如果主人親自駕駛,前排為上,后排為下,右尊左卑。
(以駕駛座右側(cè)為首尊,后排右側(cè)次之,左側(cè)再次之,而后排之間座為末席)。
接待團體客人時,以司機座后第一排為尊,后排次之。每排座位的尊卑,從右側(cè)往左側(cè)遞減。
12.飲茶禮儀
【1】.公務(wù)接待時,一般由秘書或?qū)B毴藛T為客人上茶,接待重要客人時,最好由本單位在場的最高職務(wù)者為客人上茶。
【2】.上茶順序:先客人,后主人;先主賓,后次賓;先女士,后男士;先長輩,后晚輩;先上級,后下級。
如果來賓較多,且差別不大,宜采用以下四種順序上茶:
(1)以上茶者為起點,由近及遠上茶;
(2)以進入客廳之門為起點,按順時針方向依次上茶;
(3)依照客人到來的先后順序上茶;
(4)由飲用者自己取茶。
【3】.上茶時,正確的做法是雙手端著茶盤進入客廳,先把茶盤放到茶幾上,然后右手拿著茶杯的杯耳,左手扶在杯托附近,從客人的左后側(cè)雙手將茶杯遞上去,放置于桌上,杯耳朝外。若有點心,應(yīng)在上茶之前先上點心,也主要從客人左后側(cè)遞上。
【4】.第一杯茶不宜過滿,以杯的三分之二處為宜,當(dāng)客人喝過幾口茶后,奉茶之人就應(yīng)上前續(xù)水,絕不可以讓其杯中見底,在大型會議和活動中為來賓續(xù)水,宜在活動進行3040分鐘后進行。
13.合影禮儀
正式的合影,既可以排列位次,也可以不排列位次。
在合影時,賓主一般均應(yīng)站立,必要時,可安排前排人員就座,后排人員梯級站立。若安排參加者就座,應(yīng)先期在座位上貼上便于辨認的名簽。
國內(nèi)合影的排位,一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看,又有單數(shù)與雙數(shù)的分別。
通常,合影時主方人員居右,客方人員居左。
涉外場合合影,講究以右為上,令主人居中,主賓居右,令雙方人員分主左賓右依次排開。
14.宴請禮儀
一般安排中餐的用餐位次,涉及桌次與席次兩個方面。
【桌次的排列】 舉行正式的中餐宴會往往不止一張桌子。主要遵循如下三項規(guī)則:
(1)以右為上。
1、代管公司在財務(wù)管理方面存在的主要問題和分析如下
1.1、業(yè)務(wù)部門對項目預(yù)算管理意識模糊,沒有形成無預(yù)算不能開支項目費用的預(yù)算價值引領(lǐng)理念,導(dǎo)致部分現(xiàn)階段已發(fā)生的成本費用報賬滯后甚至可能無法報賬。
1.2、ERP系統(tǒng)應(yīng)用未規(guī)范,財務(wù)管控系統(tǒng)中的功能沒有全面應(yīng)用,其中資金支付模塊在代管公司未啟用,導(dǎo)致系統(tǒng)不能自動歸集“農(nóng)維費”成本:一是供電所成本費用不能自動歸集,二是農(nóng)網(wǎng)資產(chǎn)折舊費和無形資產(chǎn)攤銷不能自動歸集;三是農(nóng)電工工資不能自動歸集。
1.3、ERP系統(tǒng)中的物資模塊在代管公司暫未上線,導(dǎo)致物資材料成本在系統(tǒng)中不能歸集:賬務(wù)不能通過系統(tǒng)體現(xiàn)物資收發(fā)料成本,人工管理物資的落后性導(dǎo)致項目發(fā)生的材料成本有偏差。
1.4、代管體制不能建立地市公司與代管企業(yè)的資產(chǎn)紐帶關(guān)系,電網(wǎng)改造形成的固定資產(chǎn)財務(wù)帳在地市公司,實物資產(chǎn)在代管企業(yè),資產(chǎn)的所有者與使用者相分離,代管公司運營維護成本無來源,電網(wǎng)資產(chǎn)發(fā)生報廢和毀損,代管公司在系統(tǒng)中不能進行資產(chǎn)處置和賬務(wù)處理。
1.5、前期農(nóng)網(wǎng)還貸資金的分配與債務(wù)償還不匹配,代管前的一二期電網(wǎng)改造工程貸款,迄今未實施債轉(zhuǎn)貸,而又因為資金不足影響了債務(wù)的償還。
1.6、系統(tǒng)應(yīng)用不熟練,財務(wù)和前端業(yè)務(wù)不能有效集成:資產(chǎn)設(shè)備報廢、物資采購、工程項目管理等業(yè)務(wù)前端操作應(yīng)用不熟練影響到費用報賬的流程和核算延期。
1.7、系統(tǒng)模塊未啟用:一是現(xiàn)金流預(yù)算管理和資金支付管理不到位;二是營銷與財務(wù)暫未實現(xiàn)營財一體化,業(yè)務(wù)核算時點不一致,也造成財務(wù)與銀行對賬單核對工作量增大。
1.8、沒有及時清理基建項目,對省公司2013年已批復(fù)的基建項目,ERP系統(tǒng)上線時清理不到位,部分項目遺漏上報致使暫未搭建項目WBS,導(dǎo)致前期費用暫時無法報賬。
1.9、項目集中在12月底走流程結(jié)算,無法及時報上級審計部門開展項目結(jié)算審計,造成財務(wù)的成本歸集不及時、成本發(fā)生不均衡,工程結(jié)算的滯后影響財務(wù)如期完成項目竣工決算和轉(zhuǎn)資。
2、對代管公司現(xiàn)階段財務(wù)管理存在問題的解決措施
2.1、加強預(yù)算管理,推進財務(wù)一體化建設(shè)
開展財務(wù)集約化管理工作,加強財務(wù)與生產(chǎn)、營銷、基建、人資、綜合等部門的集成應(yīng)用,推進財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)。加強預(yù)算全過程管理,將財務(wù)管控的理念落實到各業(yè)務(wù)部室,實行月度預(yù)算執(zhí)行情況分析和預(yù)算管理。財務(wù)部門負責(zé)分解下達各業(yè)務(wù)部室年度預(yù)算目標(biāo),各部室負責(zé)落實月度預(yù)算執(zhí)行進度,財務(wù)部門對完成情況進行分析、評價,對預(yù)算執(zhí)行偏差提出預(yù)警并提交考核。
2.2、加強工程財務(wù)管理,實現(xiàn)財務(wù)和工程的業(yè)務(wù)協(xié)同
業(yè)務(wù)部室明確年度工程項目預(yù)算,制定竣工決算工作目標(biāo),根據(jù)工程進度,及時報銷費用。財務(wù)部門實時歸集工程成本,合理確定年度在建工程余額、應(yīng)轉(zhuǎn)資規(guī)模和比例,確保及時完成竣工決算編制工作,完善工程財務(wù)全過程管理機制,加快推進ERP財務(wù)信息應(yīng)用,提高工程會計核算效率,實現(xiàn)ERP系統(tǒng)和財務(wù)管控系統(tǒng)集成率100%。
2.3、加快代管上劃進程,強化行業(yè)管理
代管只是國家電力體制改革的一種過渡模式,實現(xiàn)代管公司的上劃,是代管公司解決歷史遺留問題、消除薄弱環(huán)節(jié)、加強統(tǒng)一管理的重要途徑,是公司應(yīng)對復(fù)雜環(huán)境、適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。代管公司上劃為分公司后,產(chǎn)權(quán)將更加明晰,資產(chǎn)管理,電網(wǎng)維護費用、營銷上線實現(xiàn)系統(tǒng)對接等問題將得到全面解決。
2.4、加強培訓(xùn)力度,鞏固培訓(xùn)成果
地市公司組織代管公司全體財務(wù)人員和ERP系統(tǒng)流程相關(guān)操作人員,對ERP和財務(wù)管控基本操作進行了集中培訓(xùn),并對公司財務(wù)管理規(guī)定和制度作了深入的學(xué)習(xí)。下一步由地市公司財務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)和骨干到代管公司現(xiàn)場培訓(xùn),對工作實踐中遇到的難點進行指導(dǎo)和操作演練,對工程、資產(chǎn)等重點模塊進行專項培訓(xùn),交流預(yù)算管理方式和手段,宣貫“依法從嚴治企”和“杜絕小金庫”的規(guī)章制度。第三步是建立地市公司財務(wù)對口代管公司財務(wù)部協(xié)調(diào)機制,及時解決問題。
3、預(yù)期的效果和作用
3.1、代管公司在財務(wù)管理工作中,貫徹全面預(yù)算管理的理念,實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行與ERP項目庫的集成,杜絕無預(yù)算項目支出,所有成本支出(包括工程成本)均受預(yù)算控制,向成本要效益,實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。
3.2、納入預(yù)算的所有項目均來自ERP項目庫,經(jīng)通過財務(wù)預(yù)算審批同意后的項目才能發(fā)送至SAP系統(tǒng)進行項目實施,實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)高度關(guān)聯(lián)、協(xié)同統(tǒng)一。以系統(tǒng)集成、流程固化的方式,實現(xiàn)了預(yù)算管理向業(yè)務(wù)前端延伸,發(fā)揮了預(yù)算的引領(lǐng)作用。
3.3、在明確資產(chǎn)歸屬后,明晰資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)和管理一體化,解決代管公司電網(wǎng)資產(chǎn)運維的日常檢修、大修、技改項目資金來源缺乏的窘境,同時,杜絕因資產(chǎn)權(quán)屬不清造成的安全生產(chǎn)隱患。
(一)當(dāng)面接待扎儀
上級來訪,接待要周到。對領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認真聽、記;領(lǐng)導(dǎo)了解情況,要如實回答;如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問,要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時,要起身相送,互道“再見”。
下級來訪,接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節(jié)接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束后,要起身相送。
(二)電話接待禮儀
電話接待的基本要求:
(1)電話鈴一響,拿起電話機首先自報家門,然后,再詢問對方來電的意圖等。
(2)電話交流要認真理解對方意圖,并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和,以示對對方的積極反饋。
(3)應(yīng)備有電話記錄本,重要的電話應(yīng)做記錄。
(4)電話內(nèi)容講完,應(yīng)等對方結(jié)束談話再以“再見”為結(jié)束語。對方放下話筒之后,自己再輕輕放下,以示對對方的尊敬。
(三)引見時的禮儀
到辦公室來的客人與領(lǐng)導(dǎo)見面,通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中,工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠的位置,忌把背影留給客人。在陪同客人去見領(lǐng)導(dǎo)的這段時間內(nèi),不要只顧悶頭走路,可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。
在進領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前,要先輕輕叩門,得到允許后方可進入,切不可冒然闖入,叩門時應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩,不可用力拍打。進入房間后,應(yīng)先向房里的領(lǐng)導(dǎo)點頭致意,再把客人介紹給領(lǐng)導(dǎo),介紹時要注意措詞,應(yīng)用手示意,但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的;把男同志介紹給女同志;如果有好幾位客人同時來訪,就要按照職務(wù)的高低,按順序介紹。
介紹完畢走出房間時應(yīng)自然、大方,保持較好的行姿,出門后應(yīng)回身輕輕把門帶上。
(四)乘車行路
辦公室的工作人員在陪同領(lǐng)導(dǎo)及客人外出時要注意:
(1)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上,自己后上。
(2)要主動打開車門,并以手示意,待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門,一般車的右門為上、為先、為尊,所以應(yīng)先開右門,關(guān)門時切忌用力過猛。
(3)在乘車的座位上很講究,我國一般是右為上,左為下。陪同客人時,要坐在客人的左邊。
(五)遞物與接物
遞物與接物是生活中常用的一種舉止。
禮儀的基本要求就是尊重他人。因此,遞物時須用雙手,表示對對方的尊重。例如遞交名片時,雙方經(jīng)介紹相識后,常要互相交換各片。遞交名片時,應(yīng)用雙手恭敬地遞上,且名片的正面應(yīng)對著對方。在接受他人名片時也應(yīng)恭敬地用雙手捧接。接過名片后要仔細看一遍或有意識地談一下名片的內(nèi)容,不可接過名片后看都不看就塞入口袋,或到處亂扔。
(六)會議禮儀
會議的通用禮儀,主要有以下幾點:
(1)發(fā)放會議通知時應(yīng)闡明日的。
(2)擬發(fā)好會議通知。會議通知必須寫明開會時間、開會地點、會議主題及參加者等內(nèi)容。要提前一定的時間發(fā)通知,以便使參加者有所準備。
(3)安排好會場。會場的大小,要根據(jù)會議內(nèi)容和參加者的多少而定。如果會場不易尋找,應(yīng)在會場附近安設(shè)路標(biāo)以作指點。
打招呼
辦公室內(nèi)的招呼因人而易,不過親切的問候語與贊美語,乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務(wù)行業(yè)的公司強力倡導(dǎo)問候語言,要求員工在清晨時利用晨會時間,練習(xí)各種打招呼的語氣語調(diào),希望他們在不斷地學(xué)習(xí)中,養(yǎng)成彬彬有禮的好習(xí)慣。
問候語在人際溝通當(dāng)中屬于基本寒喧語言的一種,就如同在家里起床應(yīng)該向長輩問安,在工作場合中也應(yīng)該隨時表現(xiàn)自己的良好人際關(guān)系。適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關(guān)心與親切的互動。問候語也是一種起始語言,在展開各種話題的時候,多多應(yīng)用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍,進入應(yīng)有的主題。
贊美語并不容易形成,多數(shù)成功的領(lǐng)導(dǎo)都會巧妙地運用贊美語達到激勵員工的目的,其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習(xí)贊美語首先需要細心觀察對方的舉措,找到對方可以贊美的項目,然后用簡單、深刻的語言,激勵人心。 打招呼可以分為上對下,下對上,以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例,這一類招呼由于各個辦公室的氣氛不相同,也各有差異。有些單位十分嚴肅,上對下的招呼多是官樣文章;有些企業(yè)打招呼則像是朋友一般親切,令人分不出哪位是主管,哪位是下屬??梢?,打招呼并沒有一定的語言模式,卻是辦公室禮儀當(dāng)中最好的開始和人際的劑。
員工溝通
員工溝通是件大學(xué)問,側(cè)聞一個公司的人員談話,就可以明白這家公司的企業(yè)文化如何。
一個優(yōu)秀的主管要能察納雅言,不使下屬說話緊張,讓其暢所欲言。通常在談話前,主管可以先請對方入座,消除對方的緊張和疑慮;在談話期間,多用我字開頭, 少用指責(zé)的你字說明。尊重下屬的心情,多聽少說,讓對方能夠充分表述自己的意見。此外,領(lǐng)導(dǎo)者本身應(yīng)當(dāng)身體力行,認真做事,心存公正,自為表率,這樣才能令人敬服。
作為下屬,則應(yīng)該以工作來表現(xiàn)自己,說話要不卑不亢,不要逢迎作姿,令人瞧不起。
天天見面的同事雖然不必太客氣,可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如對不起、請原諒、麻煩您、借個光、我先走一步、下回見等常用的敬語,就應(yīng)當(dāng)保留。語言是禮貌上重要的一環(huán),即使在很熟的同事之間,既不可以太客氣,也不可以太隨便。禮太多,會使對方不敢接近您;過于隨便,則會給人感覺您沒有教養(yǎng),有欠莊重。
訪客接待
訪客來臨以前,公司應(yīng)做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃,具體可參詳以下幾點:
一、確定接待 規(guī)格:貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。
二、制定接待方案:除了接待規(guī)格以外,是否還有活動的安排。
三、了解來訪狀況:包括來賓的目的要求、會見和參觀的意愿、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習(xí)慣及禁忌等等。
四、做好接待準備:包括迎送貴賓、會議場所布置、準備參觀的項目、解說人員的安排、食宿和交通工具等。
在公務(wù)接待當(dāng)中,接待的規(guī)格要求也極其重要,如果沒有事前了解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規(guī)格會使對方受寵若驚,否則就是十分的不自在。一般接待規(guī)格按來訪人員的身分可分為以下三種:
高規(guī)格接待:主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作 人員來了解情況和傳達意見的時候,就需要高規(guī)格接待。
低規(guī)格接待:就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如,高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察,就會成為低規(guī)格的接待。
對等接待:就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。
來者是客,以客為尊。無論是否彼此是否有商業(yè)聯(lián)系,都應(yīng)該以禮待之。從客人來到公司的前臺開始,直到完全離開為止,都要遵守禮儀規(guī)范,讓來訪者賓至如歸。
電話禮貌
電話禮貌也是辦公室 不可缺少的禮貌之一,許多洽公的客戶往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以,電話禮貌必須作為全體員工的基礎(chǔ)訓(xùn)練項目,全力推動,貫徹執(zhí)行,使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓(xùn)要靠長期鍛煉,不是一朝一夕可以促成的。
微笑的臉才會產(chǎn)生微笑的聲音,聲音是可以訓(xùn)練和管理的。絕大多數(shù)人都沒有對自己的聲音進行訓(xùn)練,完全憑借本能的自然音調(diào)來說話,這是極大的錯誤。透過電話的聲音,是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子,并錄下聽自己說話的聲音,找出自己說話時嚴重的缺點,加以改正。
由于電話里面只聞其聲,不見其人。所以,要用簡單的 KISS 理論來說話( Keep it simple and short )。運用簡單扼要的字句,避免使用過于專業(yè)的名詞或者是行話,這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候,也請使用比較通俗的名詞,并加以淺顯的說明,這樣可以節(jié)省彼此寶貴的時間,避免誤會。
介紹禮儀
介紹也是辦公室里經(jīng)常發(fā)生的事情,它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學(xué)問很大,不是一般人想象得那么簡單:只是交換名字和職稱而已。客人來的時候,如果需要為主客雙方介紹,中間人要記得先把客人介紹給主人,然后把主人介紹給客人。如果客人多于一人,則要按照其尊卑順序介紹。
因此,中間人在介紹之前,必須確實了解雙方的關(guān)系,同時也要明白對方最需要知道的是什么,不會因為短短的說明而弄錯了對方的身份地位。如果對于介紹對象的確實身份存有疑慮,就應(yīng)先向當(dāng)事人請示或請教,看看對方需要用什么身份來被介紹。
虛心受教
客戶投訴也是辦公室 經(jīng)常遇到的問題,因此,如何有效地處理各種投訴也是當(dāng)今各個行業(yè)的難題題。處理客戶投訴必須掌握方法,無論受到怎樣的責(zé)難或是批評,都應(yīng)虛心受教,誠心對待,即使再嚴厲的的責(zé)備也是如此,絕對不能出現(xiàn)與客戶爭辯的情況。
接到投訴的最初先說抱歉,聆聽完對方的投訴后依然說抱歉。無論誰是誰非,給客戶帶來方便或者不悅,就需要道歉。不管客戶投訴什么樣的問題,都要認為投訴是給自己解釋誤會的良機。負責(zé)處理客戶投訴的人,必須訓(xùn)練有素,能及時平復(fù)對方的情緒,先解決心情,再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當(dāng)?shù)慕忉?,并感謝對方給予說明的機會。
拜訪客戶
拜訪是指到對方的辦公室去洽談公務(wù)。有些人喜歡興之所至,隨意去拜訪別人,這對被拜訪的對象來說是不速之客,這是非常沒有禮貌的表現(xiàn)。如果沒有事前約定就匆匆拜訪,會讓對方手忙腳亂,弄的很尷尬。如果對方正好在開會或是外出不在,那又會碰個釘子,自討沒趣。
拜訪客戶不僅要事前通知確定,而且要提前告知,即使是已經(jīng)確定好的行程,也需要在出發(fā)之前再確認一次,以便提醒對方提前準備。拜訪之前,還要事先規(guī)劃好行程和時間,確定對方可以有多少時間交談,不宜占用對方過長時間。同時,注意按時達到,不能遲到。
請假休假
上班族難免有些私人的意外需要臨時請假,但是如果這些工作 沒有適當(dāng)?shù)娜藖斫邮郑埣倬蜁o公司造成很大的困擾。所以,請假應(yīng)該提早規(guī)劃,使工作不致于因為你請假的緣故不能延續(xù)。
商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求有些人情緒不穩(wěn)定,總喜歡心情不好就借故請假,這不僅是沒有禮貌的表現(xiàn),也違反了公司的常理。員工在工作中的情緒必須自己處理,不能因為情緒性問題就一走了之。休假的情形也是一樣,雖然休假是個人應(yīng)享的權(quán)利,但個人的休假一定會影響到公司整體工作的進行。所以即使休假,也要提前準備,告知主管,這才是對工作負責(zé)任的態(tài)度。
服裝規(guī)定
注意自己的儀表是應(yīng)該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同,前者是指服裝上的打扮,后者是指臉上的清潔與裝扮。對于服裝,有的企業(yè)上會依照統(tǒng)一規(guī)定穿著制服。如果沒有規(guī)定,自行著裝的員工都要以辦公室是正式公開場的合為原則,注意服裝的穿著。
雖然沒有特別規(guī)定穿什么,女士穿著過于暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認為一個女士必須做到在辦公室里三點不露:那就是肩膀不露、膝蓋不露,還有腳趾不露。東方人雖然沒有這樣的規(guī)矩,但是通常在辦公室里面太過休閑的打扮,會使人認為你不夠?qū)I(yè),同時也顯得不夠莊重。
男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝,但是,服裝會說明您對事情的看法以及對于周遭環(huán)境尊重的程度。所以男士的穿著也必須符合一定的規(guī)范,比方說,襪子的顏色要與西褲顏色搭配,上衣必須扎在西褲里面。穿西服一定要穿長袖,穿鞋子最好有鞋帶等等。
許多公司在明文規(guī)定服裝的禁忌之外,對于個人衛(wèi)生也有要求。比方說,男性必須留短發(fā)、剃胡須,指甲不得留長,不能有體味,保持個人衛(wèi)生。女性必須畫淡妝,不得將指甲染色,不得染發(fā)、長發(fā)要挽起、不得有過多配飾,也不可在人前脫去外衣等等。
遲到早退
所謂遲到,在禮節(jié)上是指規(guī)定時間的前后十分鐘之內(nèi),如果沒有超過十分鐘不算是真正的遲到。當(dāng)然,辦公室 中不能以禮節(jié)為據(jù),而應(yīng)嚴格按照規(guī)定的時間上下班。
通常,遲到的人會找很多理由來說明,最常見的理由都是發(fā)生個人的意外,例如堵車、鬧鈴沒響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結(jié)底,最終極的原因只是沒有提早出門。遲到是一種習(xí)慣,一種借口,并不是一種可以諒解的原因。所以員工必須養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣,寧可提前,也不趕晚。
至于遲到還要找人簽到打卡,這就更不應(yīng)該了。企業(yè)為了防止代簽和代打卡,設(shè)立許多方法,像是處罰或是使用簽到以外的方法來考核,其最終目的也不過是為了避免員工遲到早退而已。其實,遲到早退的原因可能不一定是偷懶,多數(shù)原因是工作 本身讓人感到無趣,工作安排時間不當(dāng),或者真的是家里有事情。
一個人遲到不單單會耽誤個人的工作,也會影響到其他人工作的進行。例如,由于一個人缺席,導(dǎo)致會議無法順利進行,浪費了大家的時間。也有人在會議中悄悄地溜走,這種早退而未告知的行為也是非常沒有禮貌的。
道德規(guī)范
還有些經(jīng)常疏忽的辦公室細節(jié)也是進退應(yīng)對的禮儀,例如進出會客室或是主管的辦公室必須先敲門才能進去;手機在會議室或是辦公室都算是隨身物品,不應(yīng)談笑使用打擾其它同事上班的情緒等等。其中,有些事情是禮貌,有些就是行為的規(guī)范,這些規(guī)范我們可以統(tǒng)稱為道德規(guī)范。
一是更加注重學(xué)習(xí)。政府辦是直接為區(qū)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的部門,工作的好壞在很大程度上將影響區(qū)領(lǐng)導(dǎo)決策和要求的落實,作為一名工作人員,我們每個人的工作就形成了政府辦工作的整體,因此,如何更好地提高工作能力、更好地完成工作任務(wù)非常重要。工作能力的提高來自于學(xué)習(xí),政府辦的工作人員都應(yīng)自覺把學(xué)習(xí)當(dāng)作自身需要和責(zé)任及做好工作的前提,樹立終身學(xué)習(xí)意識,緊跟時展,不斷增強自身素質(zhì),不斷提高工作效率,學(xué)習(xí)理論知識及業(yè)務(wù)知識。
接待工作雖是一項事務(wù)性工作,但也需要我們每個工作人員具備一定的文化知識和對我區(qū)各項工作的了解,才能在接待時更好地向外地團隊和客商介紹武進亮點。學(xué)習(xí)公務(wù)禮儀,了解禮儀知識,確保公務(wù)接待工作標(biāo)準、規(guī)范,同時,要學(xué)習(xí)其他城市在接待工作中好的做法,及時借鑒。
二是不斷提高效率。接待工作任務(wù)重、要求高、變化快。工作性質(zhì)決定了它是一項被動和服務(wù)性強的工作,但我們不應(yīng)坐等領(lǐng)導(dǎo)指示,而是應(yīng)第一時間獲得信息,從如何完成工作任務(wù)的角度出發(fā),發(fā)揮主觀能動性,提前做好工作準備,盡量準備多套方案,第一時間將領(lǐng)導(dǎo)要求落實到位,確保接待任務(wù)圓滿完成。
三是努力加大創(chuàng)新力度。接待工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)要求,與時俱進,不斷創(chuàng)新。在參觀點的選擇上要第一時間發(fā)掘武進最亮的亮點展示給客商。公務(wù)宴請是接待中的一項重要工作,尤其是隨著外向型經(jīng)濟的發(fā)展,外國客商與我區(qū)經(jīng)濟交往日益頻繁,怎樣在保持我區(qū)習(xí)慣的同時,體現(xiàn)對客商的尊重,讓客商有賓至如歸的感覺,也是創(chuàng)新的一個方向。
開展機關(guān)服務(wù)效能建設(shè)活動,是區(qū)委、區(qū)政府為支持服務(wù)基層,優(yōu)化投資環(huán)境,密切黨群關(guān)系,改善機關(guān)形象作出的一項重要決策,我作為一個機關(guān)工作人員,在工作中將更加嚴格按照效能建設(shè)的要求,不斷提高自己工作能力,為武進經(jīng)濟和社會事業(yè)的發(fā)展作出自己的貢獻。
同志們:
為認真貫徹落實市十次黨代會精神,將機關(guān)“靚化工程”不斷向縱深推進,以迎接中國第三屆會8月16日在我市成功舉辦為契機,以迅速提高廣大機關(guān)干部文明素質(zhì)為目的,優(yōu)化“軟環(huán)境”,打造“軟實力”,全面提升市直機關(guān)整體形象,努力把我市加快建成文明富裕和諧牡丹江。今天,市直機關(guān)工委和市委黨校、晨報聯(lián)合舉辦公務(wù)禮儀培訓(xùn)班。大家作為文明之師、禮儀之范的學(xué)習(xí)者和傳播者參加培訓(xùn),充分體現(xiàn)了各單位對機關(guān)文明禮儀的高度重視和大力支持,也反映了在座的各位對文明禮儀知識的渴求和文明行為的向往。為此,我代表市直機關(guān)工委,對同志們的到來表示熱烈的歡迎!向積極支持市直機關(guān)文明禮儀培訓(xùn)工作的市委黨校、牡丹江晨報表示衷心的感謝!向文明禮儀培訓(xùn)班順利開課表示誠摯的祝賀!
為搞好這次培訓(xùn),取得預(yù)期效果,借此機會,講幾點意見,供大家參考。
第一,文明禮儀是傳承中華民族美德的客觀要求。我國是世界四大文明古國之一,自古就享有“禮儀之邦”的美譽。在五千年悠久的歷史長河中,中華民族不但創(chuàng)造了燦爛的文化,而且形成了古老民族的傳統(tǒng)美德,我國五經(jīng)之一的《三禮》,最核心的就是《禮儀》。在我國博大精深的倫理文化遺產(chǎn)中,有許多優(yōu)良的、傳統(tǒng)的禮儀規(guī)范,至今仍然有強大的生命力,是我們寶貴的精神財富。大家知道,孔融讓梨,尊敬長者,被傳為美談;岳飛問路,得以校場比武,騎馬跨天下;“程門立雪”,更是尊敬師長的典范。老子在《道德經(jīng)》中告訴我們“做一天人就要講一天道德”。這些都淋漓盡致地體現(xiàn)了中國人的禮儀道德所在。文明禮儀,既然是中華傳統(tǒng)美德寶庫中的一顆璀璨明珠,是我國古代文化的精髓,我們作為中華民族的傳承者,有責(zé)任和義務(wù)繼承和發(fā)揚中華民族五千年的文明禮儀。舉辦文明禮儀輔導(dǎo)員培訓(xùn)班,就是為了在繼承我國優(yōu)秀文明禮儀傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上,充分吸收國外禮儀的精華,形成具有時代特色,符合我國公務(wù)員法要求的文明禮儀行為規(guī)范。
(來源:文秘站 )第二,文明禮儀是營造良好人際關(guān)系的重要手段。文明禮儀是調(diào)整社會成員相互關(guān)系的行為準則,也是維護社會正常秩序的行為規(guī)范。只有那些注重自身修養(yǎng)和禮儀的人,才有可能成為優(yōu)秀的、被社會尊敬和認可的人。反之,如果不遵守社會生活中的禮儀要求,就會被視為“異端”受到排斥,社會就會以道德和輿論的手段進行譴責(zé)和約束。孟子說過:“敬人者,人恒敬之,愛人者,人恒愛之?!惫畔ED哲人赫拉克利特也說:“禮貌是有教養(yǎng)的人的第二個太陽”。這些都充分說明禮儀是何等重要。由于文明禮儀是一門具有較強的實踐性和實用性的學(xué)科,只有通過系統(tǒng)的禮儀教育,才能夠使人們掌握豐富的禮儀知識,了解符合社會主義道德要求的禮儀規(guī)范,指導(dǎo)人們在實際生活中如何按照禮儀規(guī)范來約束行為,真正做到“誠于中而行于外,慧于心而秀于言”,把內(nèi)在的道德品質(zhì)和外在的禮儀形式有機統(tǒng)一起來,真正成為名副其實的有較高道德修養(yǎng)的現(xiàn)代文明人。培訓(xùn)的目的,就是為了在市直機關(guān)普及文明禮儀的基本規(guī)范,幫助公務(wù)員掌握相互尊重、相互理解、相互寬容,誠信真摯、言行適度的交往原則,學(xué)會交往技巧,積累交往經(jīng)驗,營造良好的人際關(guān)系環(huán)境。
第三,文明禮儀是促進和諧機關(guān)建設(shè)的有效途徑。任何單位的交際都離不開禮儀,人類越進步,生活越社會化,越需要禮儀來調(diào)節(jié)社會生活。隨著時代的發(fā)展,人們的精神需求日益增長,都希望尋求一種充滿友愛、真誠理解、互助合作、溫馨和諧的生存環(huán)境,尋求充滿文明友善,真誠安寧的生活空間。機關(guān)是社會的縮影,如果沒有禮儀作為交往的前提,作為人們交際的行為準則,作為同事之間打開感情之門的鑰匙,就不可能有和諧寬容的機關(guān)環(huán)境。傳承并弘揚中華民族文明禮儀的傳統(tǒng)美德,歷來被黨政機關(guān)、企事業(yè)單位所重視,為廣大人民群眾所共識,也是構(gòu)建和諧機關(guān),打造獨特機關(guān)文化的有效途徑。這次文明禮儀培訓(xùn),其目的就是為了在市直機關(guān)形成高尚的言談舉止,莊重的儀表服飾,規(guī)范的接待禮儀,溫馨的辦公環(huán)境,和諧的人際關(guān)系,進一步提高公務(wù)員的文明意識,養(yǎng)成文明習(xí)慣,促進市直機關(guān)良好風(fēng)尚的形成,使人與人之間、科室與科室之間達到高度的和諧,努力推進市直機關(guān)文明程度的提高。
第四,文明禮儀是提升市直機關(guān)形象的內(nèi)在需要。文明禮儀是軟環(huán)境、軟實力的綜合體現(xiàn),直接代表市直機關(guān)的整體形象。開展文明禮儀培訓(xùn)教育,是深入落實《公民道德建設(shè)實施綱要》,提高全體公務(wù)員的道德修養(yǎng)、建設(shè)社會主義精神文明的重要內(nèi)容,也是全面貫徹黨的十六屆六中全會精神、構(gòu)建社會主義和諧社會的一項基礎(chǔ)性工作,更是貫徹落實市十次黨代會精神,提升我們市直機關(guān)整體形象的內(nèi)在要求和重要舉措。正是基于這一認識,我們把文明禮儀培訓(xùn)工作,作為普及文明禮儀知識、加強公務(wù)員道德建設(shè)、塑造市直機關(guān)形象,深入開展全市機關(guān)公務(wù)員文明行動的重要抓手,并以此為突破口,努力形成市直機關(guān)一流干部素質(zhì)、一流禮儀環(huán)境、一流服務(wù)質(zhì)量、一流機關(guān)風(fēng)氣。這就要求我們必須廣泛調(diào)動市直機關(guān)各方面的積極性,整合資源,形成合力,使文明禮儀的宣傳教育實踐活動進機關(guān)、進系統(tǒng)、進科室、進頭腦,努力做到全員覆蓋、全員參與。教育過程中,要堅持按照文明禮儀重在細節(jié)、重在養(yǎng)成的要求,在循循善誘、正面引導(dǎo)、講透道理的基礎(chǔ)上,搞好典型示范和引導(dǎo)。在開展各種文明禮儀養(yǎng)成活動時,要貼近實際、貼近生活,精心策劃干部職工便于參與、樂于互動的各類創(chuàng)建活動,抓住知行統(tǒng)一這個關(guān)鍵環(huán)節(jié),使活動真正成為干部職工自我教育,提升文明禮儀、提升機關(guān)形象的重要實踐過程。
《規(guī)范》可時尚不可性感
對于為什么要出臺這一《規(guī)范》,浙江省檔案局婦女委員會主任吳玲稱,主要是由于檔案系統(tǒng)女同志特別多。據(jù)悉,該省檔案系統(tǒng)工作人員中,女性約占70%,省檔案局90多名公務(wù)員,70多名是女性??吹狡渌到y(tǒng)一些公務(wù)員上班時穿吊帶衫或奇裝異服,吳玲便有了制訂辦公禮儀規(guī)范的想法。今年,浙江開始機關(guān)效能建設(shè),該局婦女委員會在征詢女公務(wù)員意見后,出臺了這項規(guī)范。
《規(guī)范》把“服飾美”擺在第一條,要求女公務(wù)員的“辦公服裝應(yīng)合乎身份,莊重得體、樸素大方,忌過于前衛(wèi)招搖,在一定程度上體現(xiàn)自身修養(yǎng)與素質(zhì)”。同時規(guī)定,在工作中及正式場合,著裝不應(yīng)過于單薄緊身,內(nèi)衣不應(yīng)外露,佩帶的飾物以少為好。
除此之外,《規(guī)范》還在語言、交往、行為方面對女公務(wù)員提出要求,如“工作或日常交談中應(yīng)自覺使用文雅詞,回避不雅之詞,更不能講黑話、黃話、怪話”;接待來賓、聽電話、要求他人幫助時應(yīng)使用“請”、“謝謝”等專用語,與外界人士交往時不忘維護政府形象與個人形象等。
吳玲說:“之所以把服飾提到首位,是因為這是人們對女公務(wù)員的第一印象。穿著要體現(xiàn)文化素養(yǎng)和檔案系統(tǒng)的莊重、嚴謹,要時尚而不性感,可以說是對禮儀規(guī)范的概括。”
其實,浙江省并不是唯一對公務(wù)員提出著裝規(guī)范的單位。記者查閱了部分資料,發(fā)現(xiàn)廣州市開發(fā)區(qū)今年6月出臺了《廣州開發(fā)區(qū)公共服務(wù)單位文明辦公的若干規(guī)定》,明確規(guī)定公務(wù)員上班不能穿九分褲和時尚拖鞋等,并對違反規(guī)定者,將給予一定懲罰。同樣,北京市也在《北京市國家公務(wù)員行為規(guī)范》中對公務(wù)人員的穿著也做出了相應(yīng)的規(guī)定。
社會對此褒貶不一
《規(guī)范》一出臺,就在社會上引起了極大的反響。千龍網(wǎng)記者在采訪中發(fā)現(xiàn),大家對此的態(tài)度也大相徑庭?!耙_到所謂的‘要時尚而不性感’,實在是太難了。”在北京市某機關(guān)工作的徐小姐說:“這就像要求中小學(xué)生穿校服一樣,把個性都抹煞了?!?/p>
“穿什么不穿什么都得白紙黑字地寫出來,實在沒有必要?!毙煨〗阍诮邮芮埦W(wǎng)記者采訪時提出質(zhì)疑——比如緊身褲,緊到什么程度才算合規(guī)范?就算列出尺碼,但是每個人體型不同,有一些人穿著緊身,另一些人穿著不緊,具體標(biāo)準怎么規(guī)范?
雖然徐小姐的看法有一定道理,但是,多數(shù)接受采訪的女公務(wù)員還是對《規(guī)范》表示了贊同。“公務(wù)員代表著政府機關(guān)的形象,確實不應(yīng)該穿得隨隨便便?!痹诒本┦袌@林局工作的李小姐(化名)堅決反對女公務(wù)員上班著裝前衛(wèi)招搖。
“公務(wù)員代表的是政府機關(guān)的整體形象,外表整齊大方、談吐有禮貌是對個人素質(zhì)的基本要求,就這一方面來說,我覺得不僅女公務(wù)員需要規(guī)范,男公務(wù)員也需要規(guī)范?!崩钚〗愀嬖V記者,她的單位對工作人員的著裝也有一些要求,比如要求正式的場合穿正裝等,但并沒有明文規(guī)定和強制執(zhí)行。
“不會穿衣”是國人的“死穴”?
記者在采訪中發(fā)現(xiàn),不重視穿衣,不會分場合穿衣,竟然成為部分國人的“死穴”。今年6月,全國婦聯(lián)邀請著名健康專家洪昭光教授、國家一級藝術(shù)形象顧問于西蔓女士等人,共同為國務(wù)院和中直機關(guān)的80余位女部長上了一堂“穿衣課”。
“據(jù)我們了解,女部長們都有秘書,可是秘書只管工作,不管形象設(shè)計。”著名的形象咨詢顧問于西蔓女士在當(dāng)天的活動現(xiàn)場給每位女部長的穿著打分,結(jié)果居然有一半以上的女部長不合格。
“我敢說咱們98%的女部長都不知該如何打扮自己!”中央外事辦副主任裘援平女士更是一語驚人:“其實并不是我們的女部長不懂美,不愛美,愛美之心人皆有之,只是受社會傳統(tǒng)觀念的束縛,我們的女部長不敢打扮!”
裘援平認為,不同的女部長在不同的場合,應(yīng)該有不同的著裝要求。“比如外交部的和民政部的就不能一樣?!彼f到自己經(jīng)常要代表國家接待國外的首長和外國使節(jié),受西方服裝的影響較多,在著裝上就應(yīng)該體現(xiàn)出中西方文化的交融,便于國際交流。
接待管理制度
為進一步規(guī)范公司各類接待工作,有效控制接待費用,以“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待、統(tǒng)一安排”為原則,使接待工作有所遵循,切實可行,特定本制度。
一、 適用范圍
錦輝集團各子公司、及所屬部門在日常工作中為開展各類
業(yè)務(wù)經(jīng)營和其他各項活動所必需的接送、食宿、購票、會議和陪同參觀等方面的安排和工作;公司各級接待費用的申請、審核和批準。
二、接待部門
(一)、各子公司綜合部為負責(zé)接待事務(wù)的管理部門,并負責(zé)做好用餐、住宿、會議室使用等記錄;
(二)、遇到重大接待工作和活動,可由主要接待部門協(xié)調(diào)各部門共同做好此項工作,有關(guān)部門要積極主動配合。
三、接待事務(wù)分類
(一)、公務(wù)接待
公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓、政府部門及上級機關(guān)負責(zé)人等;
(二)、業(yè)務(wù)接待
公司普通客戶、地方機關(guān)工作人員及與公司有往來的相關(guān)人員等;
(三)、內(nèi)部接待
各子公司到其他公司辦事或來公司學(xué)習(xí)交流人員等。
四、接待標(biāo)準及要求
(一)、餐飲接待標(biāo)準及要求
1、公務(wù)接待與業(yè)務(wù)接待工作餐飲安排在公司VIP餐廳或市內(nèi)其他飯店進行;
2、內(nèi)部接待工作安排在公司食堂(工作餐);
3、公務(wù)接待100-200元/人;業(yè)務(wù)接待50-100元/人;內(nèi)部接待30元/人;
4、公務(wù)接待陪同人員一般為董事長及副總以上級別領(lǐng)導(dǎo);業(yè)務(wù)接待陪同人員一般為副總以下級別人員;內(nèi)部接待由對口接待部門的領(lǐng)導(dǎo)或員工陪同;陪同人數(shù)不得超過客人的1.5倍,費用按各個接待標(biāo)準的情況算。
(二)、住宿接待標(biāo)準及要求
1、公務(wù)接待
地方三星級以上賓館或住宿費每晚200元/人以上賓館;
2、業(yè)務(wù)接待及內(nèi)部接待
公司內(nèi)部客房或住宿費每晚200元/人以下賓館。
(三)、會議接待標(biāo)準及要求
1、根據(jù)參會人員的人數(shù)安排相應(yīng)的會議室,5-10人安排在公司內(nèi)部小會議室,10人以上安排在公司內(nèi)部大會議室;
2、會議接待由對口接待公司的綜合部人員進行接待,內(nèi)容包括:會議室的環(huán)境衛(wèi)生、會議用品材料的準備、音響設(shè)備、茶水、瓜果、點心等。
(四)、其他接待標(biāo)準及要求
1、部分接待需要安排被接待人員的往返車船費,根據(jù)情況來預(yù)訂飛機票或車票等;
2、部分接待需要給來訪人員饋贈紀念品,根據(jù)情況來選擇合適的禮品。
七、接待流程
(一)、餐飲接待和住宿接待
1、參與接待的對口部門接待需提前向綜合部申請?zhí)顚憽豆窘哟暾埍怼罚蓪诮哟块T領(lǐng)導(dǎo)、綜合部及董事長簽字審批后,方可安排餐飲接待或住宿接待的準備工作;
2、遇臨時需要接待來不及填寫《公司接待申請表》的,可打電話到綜合部說明情況,事后補填;
(二)、會議接待
1、參與接待的對口部門接待需提前向綜合部申請?zhí)顚憽豆緯h室使用申請表》,由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后,方可安排會議接待準備工作;
2、遇臨時需要接待來不及填寫《公司會議室使用申請表》的,可打電話到綜合部說明情況,事后補填。
八、接待審批流程
(一)、各部門必須在接待后一個星期內(nèi)將接待費用匯總后由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、董事長審批后,交由財務(wù)部報銷,過期不予報銷;
(二)、參與接待的對口部門需提供接待時所花費事項的發(fā)票、菜單及明細小票等。
九、注意事項
(一)、接待中涉及重要事務(wù)、會議和文電等,需要注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別,嚴守本公司商業(yè)機密;
(二)、接待中要做好禮儀工作。接待人員必須著裝整齊規(guī)范,行為舉止大方,對待客人要態(tài)度熱情服務(wù)周到;
(三)、接待過程中如出現(xiàn)虛假填報預(yù)算及其他損害公司形象及利益的行為,視情節(jié)輕重給予處罰并通報批評;