出納視角下企業(yè)資金安全管理淺析
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摘要：企業(yè)的基本經(jīng)濟目標(biāo)是盈利，企業(yè)資金管理是企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在市場競爭日益激烈的環(huán)境下，制定健全的資金安全管理制度非常重要，能夠提升對企業(yè)資金的安全管理，為企業(yè)健康發(fā)展提供充足資金。出納是企業(yè)財務(wù)部門的重要組成人員，在資金結(jié)算、資金流轉(zhuǎn)方面有著重要作用，是直接完成資金管理工作的關(guān)鍵人員。本文將基于出納角度對企業(yè)資金安全管理進行探究，希望能夠提升企業(yè)資金安全管理質(zhì)量，幫助企業(yè)更好應(yīng)對各種挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；資金安全管理；出納
企業(yè)資金安全管理會直接影響到企業(yè)資金結(jié)算、資金流轉(zhuǎn)良性循環(huán)，為企業(yè)作出重大決策奠定基礎(chǔ)。出納人員是開展資金結(jié)算、資金流轉(zhuǎn)的主要人員，他們的工作內(nèi)容直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營情況和經(jīng)營保障，如果在出納環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將會引發(fā)一系列不良反應(yīng)，給企業(yè)造成不可挽回的損失。因此，探究出納在企業(yè)資金安全管理可能存在的問題和風(fēng)險，有助于為制定完善的資金安全管理體系提供依據(jù)，進而提升對企業(yè)資金安全保障作用。因此，基于出納角度分析企業(yè)資金管理具有重要意義，有助于完善企業(yè)資金安全管理各個環(huán)節(jié)，確保資金管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)所有資金分布和流向都有著精準(zhǔn)掌握，為企業(yè)作出判斷、決策提供依據(jù)。
1出納及資金安全管理概述
1.1出納
出納主要指的是資金的出納，包括現(xiàn)金、銀行存款、其他有價證券等[1]。其中，“出”指的是資金的付出，“納”指的是對資金的收納。出納可分為兩層含義，一方面指的是出納工作，另一方面指的是出納工作人員，即分別指代資金收付工作本身和資金管理人員[2]。通過借助出納工作，能夠在資金收付過程中形成過濾屏障，可以對資金收付起到直接控制的作用，確保資金信息的有效性和準(zhǔn)確性。出納的重要職能主要表現(xiàn)在三方面：第一，資金收付職能，這是出納工作的最基本職能，任何單位、任何企業(yè)的經(jīng)營活動都存在資金收付，即需要經(jīng)過出納人員的手完成相關(guān)經(jīng)營活動；第二，會計反映職能，出納工作同時具備會計的反映職能，可以借助現(xiàn)金與銀行存款日記賬及其他賬目實現(xiàn)對貨幣資金的詳細(xì)記錄和核算，便于為經(jīng)營者提供詳細(xì)、精準(zhǔn)的資金信息；第三，會計監(jiān)督職能，通過進行本單位的貨幣資金和有效證券的記錄和核算，可以為本單位經(jīng)濟管理提供系統(tǒng)、有效的資金信息，提升對貨幣資金收付業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度。
1.2資金安全管理
資金安全管理指的是企業(yè)對各項生產(chǎn)經(jīng)營活動進行全過程安全控制和風(fēng)險防范，有助于保證企業(yè)資金安全穩(wěn)定發(fā)展。資金安全管理包括資金收付、銀行存款、票據(jù)、對外投資等方面，是企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容[3]。企業(yè)是否有效開展資金安全管理將會影響到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的具體開展，改善企業(yè)資金管理有助于實現(xiàn)財務(wù)管理創(chuàng)新，提高企業(yè)資金管理科學(xué)性和有效性。
2基于出納角度分析企業(yè)資金安全管理存在的問題
出納是企業(yè)資金安全管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及現(xiàn)金收付、銀行存款、資金管理等活動，如果某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將會對個人、單位乃至國家造成不可挽回的損失[4]。因此，需要加大對企業(yè)資金安全管理的探究力度，特別是基于各個環(huán)節(jié)進行管理細(xì)化，才能有效提升資金安全管理質(zhì)量。本文基于出納角度分析企業(yè)資金安全管理存在的問題，發(fā)現(xiàn)主要表現(xiàn)在以下幾方面。
2.1資金安全管理分工不明確
在很多企業(yè)中，尤其是小微企業(yè)，常常將多項財務(wù)管理職位安排給同一個人，該工作人員需要完成資金相關(guān)票據(jù)保存、收付憑證報銷和留存等工作，容易給企業(yè)資金安全管理留下安全隱患。第一，不相容崗位出現(xiàn)兼任現(xiàn)象。同一人身兼數(shù)職容易造成監(jiān)督不到位，很可能會出現(xiàn)挪用公款、報銷不規(guī)范等情況。第二，票據(jù)丟失或管理不到位。當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)越來越多時，單個出納人員很難快速完成每項工作任務(wù)，而且容易因為各類票據(jù)過多造成留存雜亂無章，容易出現(xiàn)票據(jù)丟失問題。不管是哪一種，一旦這個工作人員存在失職現(xiàn)象，很容易造成企業(yè)經(jīng)濟利益受到影響，不利于企業(yè)健康發(fā)展。
2.2銀行賬戶過多，加大了監(jiān)控難度
由于企業(yè)不只是與單個客戶存在合作關(guān)系，而且資金收付也不能采用同一個銀行賬戶。因此，很多企業(yè)都會出現(xiàn)在不同銀行甚至同一銀行反復(fù)開戶的情況，出現(xiàn)銀行賬戶開設(shè)過多的問題，這會給企業(yè)資金安全管理帶來較大隱患[5]。從出納人員角度來說，與銀行業(yè)務(wù)往來是企業(yè)資金安全管理的重點工作之一，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要基于銀行作為資金支點，當(dāng)企業(yè)在眾多銀行中擁有很多賬戶時，會給出納工作帶來較大工作壓力，容易出現(xiàn)對部分不常用的賬戶管理不到位的情況，容易給不法分子帶來可乘之機，利用這些賬戶從事非法經(jīng)濟活動。
2.3資金安全管理機制不健全
中小企業(yè)占據(jù)國家企業(yè)總數(shù)98.5%，創(chuàng)造了國內(nèi)生產(chǎn)總值60%的份額。但相對于大型企業(yè)來說，中小型企業(yè)在管理方面較為欠缺，很多企業(yè)對資金安全管理沒有實際認(rèn)識，不重視甚至是從來不進行內(nèi)部稽核工作。如不進行現(xiàn)金出納盤庫、不開展銀行賬目檢查等，過于忽視內(nèi)部稽核工作容易造成內(nèi)部出納人員聯(lián)手作案現(xiàn)象，造成企業(yè)資金安全得不到有效保障。另外，領(lǐng)導(dǎo)層對資金安全管理認(rèn)識不足，就會忽視資金安全管理制度建設(shè)，沒有很好地約束和規(guī)范出納人員的行為，出納人員就算不敢從事不法行為也會出現(xiàn)一些在工作上偷懶的行為，也會給資金安全管理留下隱患。
2.4對出納工作不重視
不管是管理者還是出納人員，都應(yīng)該正確認(rèn)識出納工作和資金安全管理工作，這樣才能提高重視，加強各項工作管理。但從實際來看，很多企業(yè)存在管理者不重視、出納人員認(rèn)識不足等問題，會嚴(yán)重影響資金安全管理實效性。當(dāng)管理者不重視出納工作時，出納人員及其他工作人員也會形成出納人員、出納崗位不重要的認(rèn)知，給出納人員日常資金管理工作帶來負(fù)面影響，甚至部分工作人員不配合出納人員完成相關(guān)記錄和核算工作。當(dāng)出納人員對自身重要性認(rèn)識不足時，就會降低對出納工作的要求，認(rèn)為只要做好記賬和算數(shù)等工作內(nèi)容就算完成任務(wù)，但不會主動去學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)，不能很好地參與企業(yè)資金管理，也會對企業(yè)資金管理造成負(fù)面影響。
2.5缺乏嚴(yán)格的出納管理機制
很多企業(yè)在出納管理方面不夠重視，出現(xiàn)對現(xiàn)金、銀行票據(jù)等管理不嚴(yán)格的情況。第一，缺乏銀行票據(jù)管理制度。有的企業(yè)沒有結(jié)合工作需要制定一系列的購買、保管、領(lǐng)用、作廢等手續(xù)，出現(xiàn)空白支票未作廢未使用現(xiàn)象，容易出現(xiàn)員工亂報、重報等情況。第二，缺乏現(xiàn)金出納管理制度。就企業(yè)來說，應(yīng)保持流動資金與總資產(chǎn)的合理比例，現(xiàn)金庫額不宜過高，需要定期進行現(xiàn)金盤點，避免出現(xiàn)白條抵庫現(xiàn)象。但是，在實際管理中，很多企業(yè)對這方面不夠重視，沒有定期進行現(xiàn)金盤點，對白條抵庫也不重視，出現(xiàn)財務(wù)內(nèi)部人員直接用白條借款等情況，造成現(xiàn)金賬目余額與實際庫存不符。第三，忽視出納工作監(jiān)督檢查。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定時期，會出現(xiàn)開子公司的情況，這時候容易出現(xiàn)出納人員為了聘用公司利益忽視集團利益的情況，造成超預(yù)算，甚至是對不合理的收支沒有及時上報給總公司，出現(xiàn)出納人員與聘用公司聯(lián)合欺瞞現(xiàn)象。
3基于出納角度分析企業(yè)資金安全管理對策
3.1明確分工，強化資金安全防范
第一，嚴(yán)格落實職責(zé)劃分，避免出現(xiàn)不相容崗位由一人兼任。資金安全管理職位設(shè)置是否合理將會影響到資金安全管理工作效果，企業(yè)必須將資金相關(guān)票據(jù)、收支憑證、債票債單等工作分割給不同出納人員，嚴(yán)禁出納與對賬兩個不兼容崗位合并，開展專人專職。第二，建立崗位輪換制。為了避免工作人員在某個崗位存在過大權(quán)力或話語權(quán)，企業(yè)可以建立崗位輪換制和崗位責(zé)任制，將崗位責(zé)任落實到個人，這樣能夠提升出納人員的工作積極性和職業(yè)精神。開展崗位輪換制則能夠?qū)崿F(xiàn)崗位間互相制約和監(jiān)督，避免某些員工在崗期間出現(xiàn)對公司不利的行為，強化內(nèi)部會計控制。一般來說，企業(yè)可以制定3年一輪換的輪換機制，并進行每年強制休假一次，在該階段對員工的工作情況進行檢查。第三，嚴(yán)格落實職責(zé)劃分，對各項資金安全管理工作進行合理劃分。如不能讓出納人員經(jīng)手銀行對賬單、不得出現(xiàn)兼職情況、將銀行存款余額調(diào)節(jié)表編制與資金結(jié)算稽核等工作內(nèi)容分離開來。
3.2強化銀行賬戶管理，加強資金安全管理
很多企業(yè)存在以零余額賬戶為基本戶，再開設(shè)一些特設(shè)賬戶滿足借貸、銀行存款、資金收款、資金支出等需求，這就造成企業(yè)開設(shè)的銀行賬戶過多。企業(yè)需要特別重視這個問題，應(yīng)該要及時結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r進行不常用銀行賬戶撤銷，這樣才能避免給不法分子可乘之機，減少資金安全隱患。如有條件，企業(yè)需要在開戶時做好登記和備注，實現(xiàn)專戶專用，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時要及時報警及與銀行進行溝通，提升自身風(fēng)險防范能力，做好企業(yè)資金安全保證工作。同時，企業(yè)還需要進一步加強財務(wù)賬內(nèi)核算等工作，加強對資金內(nèi)部控制和管理，才能有效提升企業(yè)資金安全管理力度。例如，在資金收支安全方面，企業(yè)需要采用統(tǒng)一納入財務(wù)賬內(nèi)核算的管理方式，減少報銷差旅費、招待費、薪酬發(fā)放等活動設(shè)立的“小金庫”，并嚴(yán)格審核各項資金管理環(huán)節(jié)。另外，企業(yè)需要加強對銀行預(yù)留印章管理，提高管理層和員工在合理預(yù)算、資金安全管理的重視程度，提高全體員工對出納工作的配合度，為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.3建立內(nèi)部稽核制度，強化內(nèi)部執(zhí)行監(jiān)督
第一，建立內(nèi)部稽核制度。企業(yè)資金管理關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，必須重視內(nèi)部稽核管理制度，積極對重大資金付出展開嚴(yán)格審批程序和監(jiān)控程序，這樣才能提升資金管理質(zhì)量。同時，要經(jīng)常進行現(xiàn)金管理盤庫，并抽查銀行賬目，確保每項資金支出都處于合理、合法定位，將職務(wù)犯罪的想法及時扼殺。第二，強化制度執(zhí)行的監(jiān)督機制。為了保障企業(yè)財務(wù)管理工作都按章進行，企業(yè)還需要加強對監(jiān)督機制的建立和執(zhí)行。企業(yè)財務(wù)要做好內(nèi)部監(jiān)督，對出納工作每個環(huán)節(jié)都落實相關(guān)監(jiān)督機制，決不能因為是同事就放松要求。而內(nèi)省部門也要積極進行審計監(jiān)督檢查，從更加全面的角度思考問題，就能擺脫傳統(tǒng)工作定式，更快、更好發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。同時，還可以引進外部審計機構(gòu)力量，開展更加專業(yè)的事后監(jiān)督，為企業(yè)發(fā)展提供保障。
3.4提升資金安全管理意識，強化內(nèi)部控制
提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部對資金安全管理的重視程度，才能為制定科學(xué)合理內(nèi)部控制制度奠定基礎(chǔ)，加大在資金管理方面人力、物力的投資力度，推動企業(yè)規(guī)范經(jīng)營。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部要以身作則，親自投入到內(nèi)部管理控制制度建設(shè)中，讓全體員工意識到資金安全管理重要性和內(nèi)部控制重要性。為了有效落實各項政策，企業(yè)要實施領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，將領(lǐng)導(dǎo)人的績效考核和內(nèi)部管理質(zhì)量相結(jié)合，切實推動各個崗位管理者參與到內(nèi)部控制中。其次，資金管理報銷實施分級授權(quán)審批制度。為了避免出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力過于集中的情況，企業(yè)要積極開展資金管理報銷分級授權(quán)審批程序，讓各級人員都參與到內(nèi)部控制中，避免出現(xiàn)會計信息失真問題。最后，提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)要定期對財務(wù)人員進行有針對性地培訓(xùn)，提高他們的財務(wù)操作技能和思想認(rèn)識，能夠按照企業(yè)內(nèi)部控制制度規(guī)范自身行為，充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部會計控制應(yīng)有作用。
3.5培養(yǎng)專職隊伍，提升管理專業(yè)性
第一，培養(yǎng)專業(yè)隊伍。出納工作不只是簡單的收付工作，反而會對企業(yè)資金管理進行直接操作，提升出納人員的工作專業(yè)性非常重要。企業(yè)需要及聘請專業(yè)人員擔(dān)任出納工作，確保出納人員能夠完成各項資金收付工作和管理工作。同時，需要加強對出納人員進行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)知識。企業(yè)還可以通過開展經(jīng)驗交流會、外出學(xué)習(xí)、出國進修等活動來提升出納隊伍的專業(yè)度，最大限度發(fā)揮他們的工作潛力。第二，成立專門出納管理部門。企業(yè)要積極成立專門的出納管理部門，該部門共由3個崗位組成，分別是常數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析員、人事管理員和內(nèi)部稽核員，提升出納的獨立性，避免過多受到其他財務(wù)崗位限制，并將每次檢查結(jié)果形成稽核報告，提升出納各項數(shù)據(jù)的專業(yè)度。其中，數(shù)據(jù)分析員負(fù)責(zé)日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，并及時核實可疑賬單，說明企業(yè)每日資金流向，稽核人員對數(shù)據(jù)進行審核并生成稽核報告，為出納考核提供依據(jù)，人事管理員負(fù)責(zé)人事相關(guān)工作，如考核、薪酬、績效等。第三，強化各項票據(jù)審核。企業(yè)應(yīng)積極建立全套管理制度，對各項空白票據(jù)進行審核，放在票據(jù)遺失或被盜。在進行票據(jù)審核時，必須只能給有數(shù)據(jù)的支票加蓋印章，空白支票必須審核、申請后才能加蓋印章。同時，建立規(guī)范管理票據(jù)制度，實現(xiàn)各項票據(jù)妥善保管。
3.6建立風(fēng)險管理意識，做好風(fēng)險防范工作
財務(wù)安全防范是實現(xiàn)資金安全管理的重要保障，每個企業(yè)都應(yīng)該提升風(fēng)險管理意識并落實各項防范工作。首先，企業(yè)必須深刻認(rèn)識到崗位分工的重要性，避免出現(xiàn)一人兼任數(shù)職的情況。通過開展分工明確的崗位設(shè)置和崗位輪換制度來提升企業(yè)應(yīng)對財務(wù)風(fēng)險的能力。其次，要建立有關(guān)資金安全管理制度，既要強化內(nèi)部監(jiān)控，又要嚴(yán)格控制資金流向和人員行為，避免出現(xiàn)工作人員職務(wù)犯罪。再次，企業(yè)還要建立規(guī)范的投融資決策機制和集體審議聯(lián)簽制度，強化企業(yè)預(yù)算管理能力，提升資金科學(xué)規(guī)劃使用效果，做好企業(yè)投資風(fēng)險防范，將資金管理風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)。最后，建立預(yù)警制度。企業(yè)需要對生產(chǎn)經(jīng)營過程可能出現(xiàn)的風(fēng)險提前做好預(yù)警，并積極制定低成本、高效率的投資計劃，引入“零庫存”理念，為可能出現(xiàn)各項應(yīng)急情況做好預(yù)案。同時，企業(yè)需要建立多渠道融資模式，可以有效緩解融資壓力和提升融資能力，防止某個融資渠道出現(xiàn)問題給企業(yè)帶來致命打擊。
4結(jié)語
綜上所述，出納人員和工作在資金安全管理中有著重要作用，基于出納角度分析資金安全管理有助于提高企業(yè)的資金管理能力和抗風(fēng)險能力，為企業(yè)財產(chǎn)安全提供保障。企業(yè)需要培養(yǎng)專業(yè)的出納隊伍和制定科學(xué)有效的內(nèi)部控制制度，從全方位角度強化資金安全管理，才能確保資金安全性和有效性。
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作者:孫金昕 單位:吉林煙草工業(yè)有限責(zé)任公司