修史的檔案管理及利用
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摘要：修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)。這就需要檔案工作者熟悉館藏，甄別檔案資料，具備多種技能，掌握多方面的檔案檢索和利用工具，能有效開展檔案利用服務(wù)。
0引言
檔案工作的目的在于利用！進(jìn)入新世紀(jì)，在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，航空工業(yè)企事業(yè)單位的檔案管理工作有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。各種檔案、技術(shù)資料信息系統(tǒng)的建立，各種通用數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)的打造，極大地推動(dòng)了企事業(yè)單位檔案、資料專業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。也為航空工業(yè)檔案工作水平的不斷提高提供了數(shù)據(jù)運(yùn)用、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和知識(shí)服務(wù)支撐，同時(shí)也使檔案利用呈現(xiàn)了多方位、多用途、多方法、多手段的功能，為檔案利用服務(wù)創(chuàng)造了良好的條件。航空工業(yè)利用檔案修史工作就具體體現(xiàn)了這一點(diǎn)。中國(guó)航空工業(yè)認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，在20世紀(jì)80年代修史的基礎(chǔ)上，從2012年開始，開展了新一輪航空工業(yè)史的編修工作，逐步推動(dòng)了中國(guó)航空工業(yè)總史、系統(tǒng)史、專題史、企事業(yè)單位史、型號(hào)史和以《老照片》為代表的史料編修工作。這些工作，離不開史料的收集，史料的征集，檔案收集、甄別、選用工作。修史工作的開展，也為檔案管理和檔案利用創(chuàng)造了條件，提升了空間、拓展了利用范圍和展現(xiàn)了檔案利用工作的成果。
1求真務(wù)實(shí)，是修史工作的基本要求
修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)。航空工業(yè)修史工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)的文化工程。不管是航空工業(yè)總史、專業(yè)系統(tǒng)史、專題史、型號(hào)史還是其他修纂工作，都離不開檔案的提供利用。這對(duì)檔案工作者充分熟悉館藏、提高檢索效率、開展編研工作，都具有很好的促進(jìn)作用。1.1熟悉館藏，仍是檔案工作者基本素養(yǎng)熟悉館藏，才能有效地利用館藏。在修史的過程中，會(huì)大量地利用到各門類的檔案、企事業(yè)單位史，會(huì)利用到文書檔案中黨務(wù)檔案、政務(wù)檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、上下行文等等。這些檔案中，各類會(huì)議紀(jì)要、大事記、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等在修史中，對(duì)于理清歷史事件脈絡(luò)、決策程序和內(nèi)容、改革程序和做法、人與事的基本情況都有清晰的記載。而型號(hào)定型檔案中，定型報(bào)告會(huì)把型號(hào)立項(xiàng)、研制過程、重大事件時(shí)間內(nèi)容信息，結(jié)果和評(píng)價(jià)都有完整的敘述。而基本建設(shè)檔案，把配套型號(hào)的建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)內(nèi)容、面積、設(shè)備、安裝調(diào)試和投入使用記錄等完整地記錄下來(lái)。通過梳理，就可得到修史所需的基本素材，加上人員信息和作用、評(píng)價(jià)，結(jié)合科研項(xiàng)目和科技課題信息，就可以把建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)水平提高的途徑等情況梳理清楚。同時(shí)，結(jié)合照片的使用，更能較全面地描繪出整個(gè)歷史發(fā)展的面貌。要達(dá)到以上目的，需要檔案管理人員具備全面的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案門類和檔案內(nèi)容非常熟悉，以達(dá)到修史有需求、檔案能滿足的目標(biāo)。同時(shí)，由于現(xiàn)在檔案工作者只負(fù)責(zé)一個(gè)或幾個(gè)門類的檔案，不能全面了解館藏，文檔與科檔之間不能充分溝通協(xié)調(diào)，對(duì)有效和全面利用檔案也提出了挑戰(zhàn)。1.2甄別檔案資料，提供準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，是檔案工作者必備的條件數(shù)十年甚至近百年的檔案資料，門類多、數(shù)量大、介質(zhì)不同，都是歷史發(fā)展的原始記錄。由于年代久遠(yuǎn)，制成材料不同，其歷史性雖不容懷疑，但其準(zhǔn)確性仍可商榷。數(shù)十年的技術(shù)發(fā)展，檔案材料仍有系統(tǒng)性準(zhǔn)確性不佳的問題。用于修史，如果準(zhǔn)確性有問題，必對(duì)史料的真實(shí)性產(chǎn)生影響。檔案形成的材料中，有當(dāng)年手寫的、有鉛字打印的、有電傳打印的、有計(jì)算機(jī)打印的，由于自動(dòng)化程度不同、手工的失誤，雖當(dāng)時(shí)經(jīng)過審校，仍有很多錯(cuò)誤、錯(cuò)字、筆誤等問題，需要檔案工作者通過多種方法進(jìn)行甄別。比如，有的鉛印的打字統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，存在單位統(tǒng)計(jì)由“萬(wàn)元”，誤打?yàn)椤叭f(wàn)美元”的，有把姓名的拼音打錯(cuò)打誤的，年代久遠(yuǎn)了，就會(huì)“以訛傳訛”。雖然不是很大的謬誤，但一旦入史，輕則“貽笑大方”，重則影響修史質(zhì)量！這就要求檔案工作者，具備甄別檔案能力，既要熟悉館藏，也要對(duì)歷史檔案和歷史背景有多方面的了解，只有長(zhǎng)期積累和不斷學(xué)習(xí)實(shí)踐，才能逐步具備這些條件。1.3信息技術(shù)運(yùn)用的不平衡，需要檔案工作者具備多種技能，有效開展檔案利用服務(wù)隨著信息技術(shù)運(yùn)用水平不斷提升，越來(lái)越多的企事業(yè)單位運(yùn)用信息交互技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建立及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和縮微技術(shù)提升檔案管理水平。但由于各單位應(yīng)用信息技術(shù)水平各不相同，出現(xiàn)了重開發(fā)、輕利用，重成果、輕基礎(chǔ)，重全文、輕著錄的情況。這對(duì)檔案利用，特別是修史過程中有效檢索，帶來(lái)了不利影響。例如，開發(fā)檔案信息系統(tǒng)時(shí)，比較重視信息提供利用的覆蓋面，讓多數(shù)人在線通過檢索目錄查找檔案，由于著錄不全或不系統(tǒng)，一般應(yīng)用不能及時(shí)準(zhǔn)確查到檔案，可能會(huì)由于時(shí)間緊迫轉(zhuǎn)而采用別的辦法查找利用。但修史不同，修史是建立在有事實(shí)依據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的梳理、總結(jié)、提煉工作。史從事出，必須以原始檔案為依據(jù)。如果著錄不全，查找不到原始檔案，是不能做出歷史結(jié)論的。尤其是照片檔案，因?yàn)樾奘愤^程中需要相關(guān)圖片，如果歷史久遠(yuǎn)，照片檔案著錄又不齊全準(zhǔn)確，不能判斷照片的具體內(nèi)容、人物和事件，就會(huì)給修史帶來(lái)重要影響。這就要求檔案工作者，不但熟練掌握現(xiàn)有信息系統(tǒng)的檢索方法，還要具備特別的技能，能根據(jù)線索，應(yīng)用縮微靶標(biāo)檢索、通過文本目錄檢索、運(yùn)用出版物內(nèi)容檢索，甚至根據(jù)檔案中某個(gè)線索，提出查找聯(lián)系人、當(dāng)事人進(jìn)行回憶，想盡一切辦法滿足修史的需要。同時(shí)，要求檔案部門在系統(tǒng)開發(fā)后，加大存量檔案信息的電子化工作，確保館藏檔案逐步電子化并著錄完整，為利用服務(wù)創(chuàng)造條件。
2注重史料挖掘
開展檔案編研注重史料挖掘。開展檔案編研，是檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要檔案工作者提升個(gè)人素質(zhì)和能力，拓展檔案利用的層次和水平，進(jìn)行檔案資料匯編、產(chǎn)品簡(jiǎn)介、編寫檔案館指南、基建工程簡(jiǎn)介、大事記等不同形式的編研工作，是檔案利用的重要方法，也是修史的基礎(chǔ)條件。2.1重要史料挖掘，要求檔案工作者有較高的眼光和能力重要史料的挖掘，需要檔案工作者熟悉檔案館藏，同時(shí)具備敏銳的思維和較高的眼光，才能在高層次配合修史工作，提升修史工作的水平，為修史和提出歷史評(píng)價(jià)提供堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。我們?cè)?jīng)發(fā)現(xiàn)，不論是修企業(yè)史還是修型號(hào)史，某些檔案本身只在某一個(gè)方面起到作用，但其檔案作用不能完全反映修史服務(wù)。如在修史過程中，曾查到中央領(lǐng)導(dǎo)20世紀(jì)80年代初視察某航空企業(yè)指示：企業(yè)也應(yīng)該實(shí)行合同制；工廠職工多，可以實(shí)行三班倒，把工人組織起來(lái)參加培訓(xùn)，提高技能。雖然對(duì)修企業(yè)史、型號(hào)史不具有直接的作用，但把這段史料用于軍工史、改革史則會(huì)起到很重要的作用。這就需要檔案管理人員具備很高的素質(zhì)，充分理解修史的意義和提供檔案史料參與修史的重要性，通過平時(shí)檔案編研，為修史提供經(jīng)過挖掘的、重要的史料。2.2掌握多方面的檔案檢索和利用工具檔案管理從20世紀(jì)80年代末，經(jīng)歷了以檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的基礎(chǔ)管理和現(xiàn)代化管理的發(fā)展歷程。由于技術(shù)進(jìn)步，檔案管理從分散管理向集中統(tǒng)一管理、由基礎(chǔ)管理向現(xiàn)代化管理、由紙介質(zhì)向多媒體介質(zhì)管理、由手動(dòng)檢索向電子檢索手段、由目錄級(jí)向全文級(jí)檢索管理提升。由于檔案從歷史積淀向知識(shí)管理發(fā)展，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何提供檔案資料為企業(yè)發(fā)展服務(wù)、為修史服務(wù)，對(duì)檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。技術(shù)進(jìn)步和管理水平的提高，為檔案工作提供了便利的同時(shí)，也給檔案管理者提出了挑戰(zhàn)，特別是對(duì)修史這項(xiàng)檔案利用服務(wù)提出了挑戰(zhàn)。一是要求檔案管理者為了提供利用這個(gè)中心，必須熟悉呈指數(shù)級(jí)擴(kuò)大的檔案館藏；二是一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，不但要熟悉館藏，還要掌握不同時(shí)代、不同門類、不同介質(zhì)的檔案，隨技術(shù)進(jìn)步掌握相應(yīng)的檢索方法，達(dá)到為不同對(duì)象服務(wù)的目的；三是除了檔案管理外，還要了解和掌握資料、圖書、報(bào)刊等這些媒體信息的主要內(nèi)容，為修史和其他檔案利用服務(wù)。這些服務(wù)工作，所需的檢索工具多，涉及檔案檢索服務(wù)面大、內(nèi)容龐雜，只有掌握更多的檢索工具，才能真正利用好歷史檔案和當(dāng)前檔案，為修史工作服務(wù)。
3結(jié)論
修史，只是檔案利用的目的之一。隨著航空工業(yè)第二輪大規(guī)模修史的開展和大量的修史成果的呈現(xiàn)，突出了檔案管理成果對(duì)修史工作的支撐與支持。在修史工作中，也發(fā)現(xiàn)了檔案管理中存在的短板與問題。需要在后續(xù)的檔案管理中，不斷運(yùn)用多年來(lái)檔案管理信息化的成果，解決檔案管理提供利用中存在的問題，為后續(xù)修史與新的、多方面、多媒體的檔案利用提供服務(wù)。
作者:萬(wàn)小瑛 單位:航空工業(yè)北京長(zhǎng)城計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究所