高校二級學院的檔案管理信息化探究
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摘要：目前普通高校檔案管理在高校的管理工作中占有一定的比重；高校檔案不僅具有較高的保存、使用和借鑒價值，更對目前高校的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)等提供基本信息。本文通過對高校檔案管理發(fā)展歷程的回顧、檔案信息化管理的內(nèi)容以及高校檔案管理規(guī)范化問題的探討，認為在目前高校二級學院的檔案工作中應嚴格管理，逐步規(guī)范化、信息化。
關鍵詞：高校檔案；規(guī)范化；信息化
引言
社會已經(jīng)進入信息化時代，在實施國家信息化戰(zhàn)略過程中，檔案管理信息化建設發(fā)揮著重要的作用，同時也是當代檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，對此，高校二級學院要抓住機遇，做好檔案管理工作，應用有效的管理措施來促進高校檔案管理的信息化建設。
一、檔案管理信息化建設概況
中國著名的檔案學學者張照宇曾著有一書《檔案信息化理論與實踐》，在該書中曾對檔案信息做出解釋，檔案信息化主要由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃，將現(xiàn)代化信息技術應用到檔案管理活動當中，從而對相關的信息資源實施有效的管理、處置。從客觀的角度來說，檔案信息化指的是檔案管理機構應用現(xiàn)代化信息技術來對檔案信息實施有效的利用、整理、開發(fā)以及收集工作，有效地促進了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，將實質(zhì)的檔案和信息管理技術進行有效的融合。在進行檔案信息化管理過程中，主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容，首先是檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊伍的建設；其次是檔案信息化法規(guī)、標準以及管理應用系統(tǒng)的建設；最后是檔案信息資源建設和檔案信息化基礎設施建設。
二、高校二級學院檔案管理信息化建設存在的問題
（一）高校二級學院檔案管理信息化基礎設施配置有待提升
首先，大部分高校在進行檔案管理過程中已經(jīng)應用到了基本的信息處理設備，例如復印機、打印機以及計算機等，但是對專業(yè)的管理基礎設備有待完善，比如數(shù)碼相機、掃描儀以及檔案管理專用服務器等，對管理設備的更新和維護效率較低。其次，大部分高校二級學院應用的檔案管理軟件比較落后，仍舊使用單機版的管理軟件，盡管能夠滿足當前檔案管理工作的基本需求，但是依舊達不到檔案管理信息化的水平，特別是早期應用的軟件缺少相應的網(wǎng)絡接口，導致和OA系統(tǒng)難以進行數(shù)據(jù)互通。第三，很多高校二級學院沒有設置檔案管理的專用網(wǎng)絡，盡管小部分建設了管理網(wǎng)絡，但是得不到有效的完善和更新，難以適應現(xiàn)代化檔案的信息化管理。
（二）高校二級學院檔案信息資源數(shù)量和質(zhì)量問題
首先，高校二級學院都設置有檔案管理機構，但是大部分管理機構囊括的檔案信息資源缺少檔案全部數(shù)據(jù)，只有基本的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。其次，部分高校二級學院一味追求檔案資源的數(shù)量，但是在引入資源過程中存在片面性，不加選擇就擴大資源數(shù)量，對學院的實際需求沒有進行探究，導致應用了大量的財力、物力、人力來擴充價值比較低的檔案數(shù)據(jù)，占據(jù)了大量的儲存空間，不僅不利于高校檔案信息化管理，還為高校的發(fā)展帶來了一定的負擔。綜合分析，在檔案信息化建設中，高校二級學院對信息資源的數(shù)量和質(zhì)量關注度較低，導致檔案信息化建設發(fā)展緩慢。
（三）檔案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標準
第一，因為檔案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標準，導致大部分高校二級學院應用的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)庫結構也缺乏通用性、兼容性。致使在進行檔案數(shù)據(jù)交流過程中，不同學院之間的系統(tǒng)難以直接利用，導致數(shù)據(jù)資源識別出現(xiàn)問題。盡管有的管理軟件已經(jīng)可以對檔案數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，但是依舊難以保障將原數(shù)據(jù)完整地轉(zhuǎn)移到新的管理系統(tǒng)當中。第二，高校二級學院在實施管理過程中，相關的學生管理、教學管理、科研管理以及辦公自動化等管理系統(tǒng)分別由不同的企業(yè)開發(fā)得來，甚至出現(xiàn)了各自管理的現(xiàn)象，導致管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)難以和檔案管理系統(tǒng)進行對接，大大降低了檔案資源管理的共享效率和利用效率，不僅不利于檔案管理的信息化，同時也加大了高校檔案管理信息化建設和維護成本。
（四）高校二級學院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升
在進行高校二級學院的檔案管理信息化建設過程中，需要專門的管理人員通過專業(yè)的硬件設備和軟件來進行管理，但針對當前的實際情況來分析，部分高校二級學院的檔案信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。第一，盡管很多高校二級學院檔案管理部門具有豐富的實踐經(jīng)驗和檔案管理理論基礎，但是，管理人員的現(xiàn)代化信息管理技術水平較低，難以達到現(xiàn)代化檔案管理信息建設的需求。第二，部分高校二級學院盡管有專業(yè)的信息技術人員，但是實踐操作和檔案管理知識水平較低，難以實施有效的檔案管理信息化工作。所以，專業(yè)的檔案管理人員是當前高校檔案管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一，尤其是既懂計算機網(wǎng)絡技術。又熟知檔案管理業(yè)務的綜合性人才非常少，導致檔案管理信息化發(fā)展緩慢。
三、高校二級學院檔案管理信息化建設改善措施
（一）加大檔案管理信息化的資金投入
針對檔案管理基礎設施不足問題，主要從兩個方面入手，首先，增加檔案管理資金的投入，實行專款專用，依照學院的實際需求來購置穩(wěn)定性高、性能高的專業(yè)設備，例如專用的掃描儀、計算機以及服務器等。其次，構建專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進高校檔案管理朝著信息化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展，及時更新檔案管理系統(tǒng)，保障管理系統(tǒng)的開放性、共享性。最后是依照學校檔案管理建立專業(yè)的網(wǎng)站，依托校園網(wǎng)絡系統(tǒng)來進行檔案數(shù)據(jù)的共享、利用以及采集，從而提供專業(yè)的檔案咨詢服務和信息檢索，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。同時要及時更新管理系統(tǒng)，保障檔案管理的高效穩(wěn)定運行。
（二）構建統(tǒng)一的檔案資源標準體系
在實施檔案管理時，高效檔案管理部門要樹立全程管理理念，加強檔案管理信息化建設的積極性。首先要依照檔案電子文件的要求和標準來進行標準制定，比如數(shù)據(jù)傳遞標準、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標準以及數(shù)據(jù)編碼標準，同時要將管理標準和校園信息網(wǎng)絡系統(tǒng)進行連接，從而保障檔案資源符合管理標準。其次，學院檔案管理工作人員要和系統(tǒng)開發(fā)人員建立有效的聯(lián)系，對于檔案資源的歸檔等問題，構建專業(yè)的系統(tǒng)接口，保障系統(tǒng)文件能夠自動的實施歸檔，在經(jīng)過檔案管理人員的收集和篩選后再實施歸檔，從而提升數(shù)據(jù)輸入的效率，提升檔案信息化管理的效率。
（三）加強檔案資源庫的建設，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才
以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為基礎，促進檔案特色數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設，保障檔案信息應用效率的提升。首先，加強電子文件的收集力度。第一，在學院OA系統(tǒng)和教學系統(tǒng)文件辦結后要及時進行歸檔。第二，對學院不同部門的電子文件要進行邏輯歸檔，如果是紙質(zhì)文件，及時收集相關原版電子件，提升文件數(shù)字化的效率。第三，加大視頻、聲音以及圖像等文件的收集力度，擴大檔案信息資源的種類。其次，依照學院的實際需求來進行檔案的數(shù)字化加工，可以引進專業(yè)的數(shù)字化公司來輔助學院完成檔案數(shù)字化工作，不僅增加了檔案管理部門的壓力，同時也提高了管理設施的利用率。其次，加強高校二級學院檔案管理人員的培訓和教育工作，積極應用獎懲機制和考核機制來激發(fā)管理人員的工作積極性，穩(wěn)定檔案管理的人才數(shù)量，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而滿足當下檔案信息化建設的需要。
四、結束語
綜上所述，高校二級學院在檔案信息化建設過程中存在諸多問題，對此，要進行深入的探究和分析，依照高校的實際需求和要求，構建專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，組建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，促進高校二級學院檔案管理的科學化發(fā)展。
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作者:彭云 單位:南京曉莊學院
