阿里釘釘?shù)母咝９芾聿块T應用

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摘要：目前，各大高校管理部門都已普遍使用辦公自動化系統(tǒng)，但在實際應用中也存在不少問題。本文試圖通過將阿里釘釘應用到高校管理部門進行探索分析，嘗試為解決這些問題提供一個新思路。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；高校管理；阿里釘釘；探析

一高校管理部門辦公自動化系統(tǒng)（OA）應用現(xiàn)狀

目前，各高校都廣泛使用辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)各種資源共享、提升工作效率。但在實際應用中，還存在不少問題，最主要的就是OA系統(tǒng)的功能利用率低、移動辦公未真正落到實處，還有就是各個系統(tǒng)之間單獨運行，信息孤島難以打破。

（一）系統(tǒng)功能利用率低

在高校管理工作中，辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)對文本資料的整理、審批等各項功能的有效實施。但是在學校日常教學管理工作上，辦公自動化系統(tǒng)雖然已經(jīng)成為了使用率最高的功能，但是在具體的受眾感受上，仍然遭遇著一定的發(fā)展瓶頸。尤其是從整體發(fā)展制度上看，很多教育管理人員對于這一系統(tǒng)的使用并不熟悉。對于教師自身應該掌握的行政技術(shù)、系統(tǒng)查找、文件搜尋等方面，存在著較大的欠缺。尤其是在辦公自動化系統(tǒng)中的教育考勤記錄功能上，并沒有得到有效和合理的利用，這些問題對高校管理部門效率的提升形成了阻礙，使得該系統(tǒng)的功能利用率較低。

（二）移動辦公未落到實處

從移動辦公的具體價值上看，它包括固定地點辦公和移動終端辦公這兩個方面。當前，高校管理的開展都采用了B/S的結(jié)構(gòu)，因此在移動技術(shù)層面上，借助于互聯(lián)網(wǎng)PC技術(shù)，實現(xiàn)了多種形式的移動辦公。不同移動辦公形式的開展對于高校教育管理者來說具有一定的指導意義。但是從根本上說，在OA系統(tǒng)的締造上，移動終端的多樣性決定了它的性能比較復雜。如果對于這一系統(tǒng)的程序和插件進行開發(fā)，那么將會在很大程度上增加高校移動辦公的工作成本，無法為高校管理者提供更加開放和全面的問題，增加教育管理成本，不利于辦公自動化系統(tǒng)的普及和發(fā)展，成為了阻礙高?，F(xiàn)代化管理工作的重要因素。

（三）信息孤島難以打破

高校的信息化建設(shè)中除了辦公自動化系統(tǒng)以外，一般還會有教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等信息系統(tǒng)。與OA系統(tǒng)一樣，大多高校直接購買市場上的成熟產(chǎn)品。每個廠商開發(fā)的系統(tǒng)獨立運行是沒有問題的，但高校所有數(shù)據(jù)無法在各個系統(tǒng)之間來回傳遞。若要打破信息孤島的局面，對接各個系統(tǒng)，這需要良好的技術(shù)支撐，但開發(fā)難度有點大，在技術(shù)上實現(xiàn)起來比較麻煩；而重新開發(fā)一個包含以上功能的系統(tǒng)，需要足夠的經(jīng)費支撐，這在資金問題上也存在困難，因此，多數(shù)高校管理部門也不愿意花費大量經(jīng)費打造一個功能齊全的系統(tǒng)。

二高校管理部門應用阿里釘釘?shù)膬?yōu)勢

釘釘（DingTalk）是阿里巴巴集團專為中小企業(yè)打造的溝通和協(xié)同的多端平臺，2015年1月正式上線。釘釘因中小企業(yè)而生，幫助中小企業(yè)通過系統(tǒng)化的解決方案，全方位提升中小企業(yè)溝通和協(xié)同效率。目的在于為中小企業(yè)提供移動應用的入口。高校管理部門眾多，各學院以及機關(guān)各部處，隨著信息化建設(shè)和發(fā)展，每個部門內(nèi)部的管理都需要更信息化與便捷化。鑒于OA辦公的諸多問題，可將阿里釘釘應用于高校管理部門，其具有以下優(yōu)勢。

（一）免費通話與應用

作為一款免費的企業(yè)級即時通訊軟件，釘釘自面世以來受到廣大中小企業(yè)青睞。其顯著優(yōu)勢便是零成本溝通、持續(xù)免費升級，不需要部署，即下即用。企業(yè)激活了第一企信后，員工可以通過客戶端，看到公司組織結(jié)構(gòu)和人事狀況，同事之間進行文字、語音、電話、會議等即時溝通協(xié)作。釘釘自面世至今，在不足一年的時間內(nèi)迅速獲得大量企業(yè)用戶的信任，涵蓋各大行業(yè)。釘釘設(shè)置的應用功能已覆蓋企業(yè)管理的各個方面。其核心功能主要是溝通功能和企業(yè)（團隊）辦公協(xié)同功能。釘釘突破了很多傳統(tǒng)企業(yè)級應用的局限，并且打通了移動網(wǎng)絡和運營商電信網(wǎng)絡的無縫連接。而App用戶本身，是無需糾結(jié)你的通話是走WiFi、移動數(shù)據(jù)網(wǎng)絡還是運營商電信網(wǎng)絡的，因為釘釘徹底將二者打通，一旦發(fā)給你的釘，你沒有在一定時間內(nèi)閱讀，或者你根本不是釘釘注冊用戶，你就會收到釘釘給你的人撥給你的電話，阿里基本不會向中小企業(yè)收費。而語音“釘一下”轉(zhuǎn)化成的電話撥號費用，也是阿里巴巴承擔。對于高校多校區(qū)溝通，緊急多人會議，釘釘可以利用電話會議來給高校進行解決。傳統(tǒng)單向通話，在企業(yè)里已經(jīng)很難滿足需求，舉個例子，杭州校區(qū)出現(xiàn)緊急情況，做不了決定，需要進行緊急會議，可是校區(qū)總部在北京，單向通話滿足不了，會議內(nèi)容需要討論，釘釘電話會議可以滿足您的需求，多方通話，多校區(qū)溝通來開展緊急會議，解決了時間、空間上的局限性。另外，電話會議還能節(jié)省一部分的時間，比如學校通常8點上班，到學校開早會，8點半開始工作，很耽誤時間，而我們在路上直接使用電話會議，就能解決這個問題，8點到單位直接開展工作。高校管理部門可以根據(jù)自身的實際需要，便捷地下載釘釘客戶端，其應用服務平臺完全可以滿足單位內(nèi)部管理和需要。

（二）神秘的“群聊”與強大的全類型消息收發(fā)

微信大范圍普及后，白領(lǐng)經(jīng)常抱怨上司在休息時間通過微信布置任務，很多人瀏覽后還可以假裝沒看見，但是這招兒可“騙不過”釘釘。因為隨時可以被老板釘，而且老板還可以隨時跟蹤你有沒有看到“釘”的狀態(tài)，顯示未讀數(shù)，和未讀的人。釘釘?shù)牧硪稽c強大之處在于隨時“DING一下”，對于沒有收到的用戶，老板還可以將內(nèi)容以電話錄音或短信的方式發(fā)送到對方的手機上。而你不僅僅可以在電話端收聽留言，還可以按“1鍵”進行語音回復，按“2鍵”重復收聽。相比傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中的消息傳遞機制，釘釘可支持圖文、文件等全類型消息發(fā)送，極大擴展了高校內(nèi)部管理信息傳遞的功能，為組織信息流的上下傳遞提供了良好渠道。同時，相對于微信公眾號，釘釘幾乎可以無限量地群發(fā)消息，再加上釘釘本身的未讀已讀功能，可以有效地通知每一位教職工和學生，更能保證消息的實時性和高閱讀率。

（三）安全有效的內(nèi)外溝通

釘釘平臺中的組織通訊錄全員共享，內(nèi)部員工可對組織結(jié)構(gòu)一目了然，找人隨時隨地，且實時保護教職工信息安全；在組織群中實行群員實名制，外人無法加入，且離職者自動退群。釘釘有個功能，是互聯(lián)網(wǎng)時代的人們都會感興趣，那就是防泄露，保護隱私的“澡堂聊天”模式。這種私密對話模式，只要你在兩個人對話之前輸入“***”就會自動進入安全模式，自動進入“澡堂”模式，不僅聊天對象名字被馬塞克了，而且閱后即焚。正在這種模式下，可以暢所欲言而不必擔心聊天內(nèi)容會被傳播出去。

（四）簡單高效的協(xié)同辦公

辦公協(xié)同功能的考勤打卡、審批、與日志等功能，能夠方便快捷的處理辦公事務。釘釘推出了管理模式，管理者“方寸之間，盡在掌握”。進入管理日歷之后，企業(yè)人員的簽到、請假外出、日報提交等狀態(tài)，將會一覽無遺；進入外勤簽到，管理者可快速查看團隊外出員工分布，掌握員工外勤工作情況。傳統(tǒng)的各類教學資料都通過電腦、U盤傳遞，資料分散沒有統(tǒng)一存儲，這些寶貴的教學資源很難在單位沉淀下來形成自己的資產(chǎn)。協(xié)同辦公中的的釘盤擁有安全便捷的校園存儲服務，釘盤可作為高校核心教學資產(chǎn)的沉淀與傳播平臺，與聊天、教學場景深度融合，隨時隨地進行文檔的共享與保存，并且可將重要科研資料隱私保存。

三結(jié)語

阿里釘釘是新興的集成化的企業(yè)移動辦公軟件。從其現(xiàn)在的功能框架來看，完全是朝著實現(xiàn)移動辦公室的目標邁進。它集成了基本的日常辦公應用、溝通協(xié)作和文檔管理。應該說，對于一個只需要簡單協(xié)同辦公的高校管理部門而言，釘釘完全可以滿足其需求。因此，阿里釘釘要建立起中小企業(yè)的移動辦公室，并且采用免費甚至還倒貼電話費的營銷方式，這對高校內(nèi)部的行政管理具有極大的吸引力。

參考文獻

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作者:黃丹丹 單位:四川大學現(xiàn)代教育技術(shù)中心