談高校會(huì)計(jì)電算化背景下的檔案管理工作

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摘要：隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，電算化已經(jīng)成為高校會(huì)計(jì)應(yīng)用的一大趨勢(shì)。在電算化背景下，高校內(nèi)部的檔案管理方面也出現(xiàn)了新的問(wèn)題。就電算化背景下高校檔案管理過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題提出解決的對(duì)策，旨在通過(guò)有益的探討，為高校審計(jì)的整體發(fā)展提供參考和助力。

關(guān)鍵詞：電算化；審計(jì)監(jiān)督；高校；會(huì)計(jì)檔案管理；工作分析

一、會(huì)計(jì)電算化背景下高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，當(dāng)前在高校會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，也逐漸引入了電算化的工作流程和工作方法。應(yīng)該看到，隨著當(dāng)前我國(guó)高校普遍擴(kuò)招，加上各行各業(yè)的電子化、無(wú)紙化辦公的深入推行，當(dāng)前在我國(guó)高校檔案管理的工作當(dāng)中，有計(jì)劃地實(shí)施電算化的會(huì)計(jì)工作路徑，對(duì)于提升會(huì)計(jì)工作的效率，加強(qiáng)高校內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作管理而言，都是十分有好處的。但是也應(yīng)看到，受歷史和現(xiàn)實(shí)原因共同作用的影響，當(dāng)前我國(guó)在電算化語(yǔ)境之下，高效的檔案管理工作，還有許多疏漏之處。正視這些問(wèn)題，并且有針對(duì)性地予以解決，對(duì)于提升我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理工作的整體質(zhì)量而言，是非常有意義的。著眼于電算化背景下高校檔案管理工作的有效實(shí)施，本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)角度著手：

二、會(huì)計(jì)電算化背景下高校檔案管理工作的幾個(gè)策略

（一）提高內(nèi)部人員的個(gè)人素質(zhì)

把控內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，最重要是要提高高校內(nèi)部會(huì)計(jì)從業(yè)人員的相關(guān)素質(zhì)，會(huì)計(jì)電算化視野之下的高校檔案管理工作的順利實(shí)施，有賴于一線工作人員對(duì)相關(guān)技術(shù)的熟練操作和準(zhǔn)確理解。很大程度上，一線工作人員對(duì)相關(guān)技術(shù)和理念的執(zhí)行，對(duì)于高校整個(gè)電算化背景和視野之下的檔案管理工作的順利實(shí)施與否具有十分重要乃至于決定性的影響。從這個(gè)角度上來(lái)看，就要考慮提升內(nèi)部人員的個(gè)人素質(zhì)，而為了達(dá)到這一目標(biāo)，學(xué)校可以從內(nèi)外兩個(gè)方面來(lái)著手解決相關(guān)問(wèn)題。從內(nèi)部而言應(yīng)該選拔一些年紀(jì)較輕和素質(zhì)較高的，年輕員工去學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)和技能；從外部來(lái)說(shuō)，應(yīng)該有目的地去引入會(huì)計(jì)電算化相關(guān)技能的員工，不斷更新內(nèi)部人員的血液，推進(jìn)高校檔案管理工作電算化的順利實(shí)施。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校在實(shí)際操作中能夠正確運(yùn)用跨級(jí)電算化完成會(huì)計(jì)的相關(guān)工作。會(huì)計(jì)電算化指的是高校會(huì)計(jì)在進(jìn)行日常工作的過(guò)程當(dāng)中，使用信息技術(shù)提高工作效率，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的一系列活動(dòng)?？朔?huì)計(jì)電算化給高校帶來(lái)的一系列問(wèn)題，關(guān)系到高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，高校的電算化是涉及到整個(gè)高校的，對(duì)高校的管理機(jī)制、經(jīng)營(yíng)方法都植入電算化元素，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提高高校的運(yùn)營(yíng)經(jīng)營(yíng)效率的一種高校運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略。

（二）做好相關(guān)規(guī)劃預(yù)案

高校的檔案管理工作是為了防控風(fēng)險(xiǎn)，然而在高校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)的出現(xiàn)不可避免。在這樣的情況下，高校做好與檔案管理工作相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案就顯得尤為重要。隨著時(shí)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公電子化和會(huì)計(jì)電算化是當(dāng)前高校發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中所必須要面對(duì)的一個(gè)重要的方向。特別是對(duì)于那些具有相關(guān)科研任務(wù)、內(nèi)部和外部的資金往來(lái)十分頻繁的學(xué)校來(lái)說(shuō)，使用電子化的方式來(lái)對(duì)高效的檔案管理進(jìn)行有效的分類和處理，對(duì)于提升高校內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作的運(yùn)營(yíng)效率、幫助高校在運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中節(jié)約更多的時(shí)間和人力成本而言都是非常有好處的。為此，著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，高校應(yīng)該對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行電算化方面的準(zhǔn)備。從客觀方面來(lái)說(shuō)，要對(duì)客觀條件進(jìn)行改善，各科室特別是涉及到會(huì)計(jì)工作的相關(guān)科室要配備足夠先進(jìn)的電腦和正版的軟件。從理念上來(lái)看，在高校內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的制度的設(shè)定上，一定要充分考慮到會(huì)計(jì)電算化在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中的一些客觀現(xiàn)實(shí)需求。相當(dāng)一部分高校的管理者對(duì)于會(huì)計(jì)電算化軟件的安全性和保密性存疑，這種存疑往往成為會(huì)計(jì)電算化普及道路上的最大障礙，這種狀況一定要予以革除。這里防范的風(fēng)險(xiǎn)主要是高校在經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，防范風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于加強(qiáng)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境之下，高校的會(huì)計(jì)從業(yè)人員有可能會(huì)為經(jīng)濟(jì)利益所誘惑，在會(huì)計(jì)賬本上做手腳，為了一己私利，影響高校的整體利益。在會(huì)計(jì)電算化深度發(fā)展的當(dāng)下，會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展對(duì)于有效杜絕相關(guān)情況的發(fā)生具有十分重要的意義。隨著國(guó)外商品對(duì)于國(guó)內(nèi)生產(chǎn)商的全面擠壓，國(guó)內(nèi)的商品生產(chǎn)者在此過(guò)程中是否能搶抓機(jī)遇、迎難而上，突破既有的貿(mào)易經(jīng)營(yíng)的短板，在新形勢(shì)下盡快轉(zhuǎn)化思路，跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展步伐，就顯得尤為重要。站在新的歷史節(jié)點(diǎn)上，為了讓我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展早日實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，突破經(jīng)濟(jì)學(xué)上的“中等收入陷阱”，也為了讓在逆勢(shì)中的高校找到自己在信息時(shí)代的市場(chǎng)定位，更加規(guī)范、更加專業(yè)地進(jìn)行高校會(huì)計(jì)電算化的改革。

（三）強(qiáng)化版權(quán)意識(shí)，重視選擇正版軟件

工欲善其事，必先利其器。為了做好電算化背景下高校檔案管理工作，當(dāng)前應(yīng)該更加重視電算化軟件的選擇，并更加重視人員的培訓(xùn)。通過(guò)實(shí)地調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，的確出現(xiàn)了諸如信息泄露和會(huì)計(jì)信息提供錯(cuò)誤最終導(dǎo)致的管理者決策錯(cuò)誤，這些問(wèn)題的出現(xiàn)一方面是由于高校的相關(guān)管理體制有漏洞，更重要的問(wèn)題在于，當(dāng)前有相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)不能規(guī)范熟練地使用會(huì)計(jì)電算化軟件，也就造成了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化在審計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)相當(dāng)?shù)恼系K。由于大陸版權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)建立得不夠完善，高校使用盜版軟件的情況時(shí)有發(fā)生，盜版軟件盡管能降低高校的成本，但是盜版軟件給高校帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也是顯而易見(jiàn)的，尤其非正版的會(huì)計(jì)軟件當(dāng)中可能會(huì)有植入的木馬病毒，這給高校的信息泄露乃至正常運(yùn)行都埋下了很大的隱患。高校作為國(guó)家人才的培養(yǎng)機(jī)構(gòu)，其運(yùn)營(yíng)的效率高低直接決定了其在人才培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中的效率的高低，也從某種程度上對(duì)于我國(guó)勞動(dòng)力人口的素質(zhì)具有一定的影響。特別是考慮到高校本身教育之道，高效的管理團(tuán)隊(duì)在日常工作和管理過(guò)程當(dāng)中所折射的態(tài)度和對(duì)于版權(quán)方面的意識(shí)，最終會(huì)以某種方式作用于學(xué)生的思想。如果高校在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用于高校的檔案管理算的進(jìn)程當(dāng)中，不去選擇使用正版軟件，就會(huì)在某種程度上對(duì)于學(xué)生的版權(quán)意識(shí)造成負(fù)面的影響。從長(zhǎng)遠(yuǎn)上來(lái)看，這對(duì)于提升我國(guó)整個(gè)的法制化進(jìn)程將造成非常巨大的阻礙。

三、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化的大背景下，高校進(jìn)行檔案管理工作的意義和價(jià)值越發(fā)突出，順利地解決檔案管理和審計(jì)當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，有利于高校和行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，這同時(shí)也需要相關(guān)從業(yè)人員共同努力。

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作者:常茹 單位:陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院