ERP存貨管理系統(tǒng)與企業(yè)財務(wù)核算運用

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摘要：建立完善的存貨管控系統(tǒng)改變原來傳統(tǒng)的手工做賬方式，縮短相關(guān)人員的做賬時間，提高工作效率，保證數(shù)據(jù)的及時準(zhǔn)確高效。存貨信息的傳遞及時共享，使財務(wù)、采購、生產(chǎn)、銷售、技術(shù)各部門都可以根據(jù)系統(tǒng)平臺提供的數(shù)據(jù)進行分析參考，同時erp系統(tǒng)也可以提高財務(wù)核算的準(zhǔn)確率，為指導(dǎo)產(chǎn)品定價和管理層的決策提供幫助。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；存貨管理；財務(wù)核算

引言

目前，制造企業(yè)的庫存管理還存在一些問題和不足。只有轉(zhuǎn)變觀念，學(xué)習(xí)先進的庫存管理方法，加強庫存管理各個內(nèi)控環(huán)節(jié)的細(xì)化實施，不斷開展庫存管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，能否提高制造業(yè)企業(yè)的整體資產(chǎn)運營效率和資金占用水平。×××公司作為一家汽車零配件生產(chǎn)企業(yè)，主要生產(chǎn)產(chǎn)品包括汽車零部件總成（含乘用車車身鈑金件、前/后懸置和擺臂懸掛件）、汽車用容器總成（燃油箱、貯氣筒）等，目前的主要客戶有：東風(fēng)柳汽，上汽通用五菱，北汽株洲，廣汽日野等等，現(xiàn)已達到年產(chǎn)值近10億元，職工人數(shù)近千人以上的中型企業(yè)。由于承接產(chǎn)品車型種類、狀態(tài)繁多，其存貨具有數(shù)量大、品種多的特點，對于手工記賬存在單據(jù)多，工作量大，核算時間冗長，且準(zhǔn)確率低等諸多弊端。而存貨作為制造業(yè)企業(yè)最重要的流動資產(chǎn)，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的持續(xù)穩(wěn)定至關(guān)重要。存貨管控質(zhì)量的好壞直接影響企業(yè)的資產(chǎn)運作效率、資金占用水平以及企業(yè)的運營狀況。依托ERP對存貨的管控，大大提高了存貨管理質(zhì)量，以及財務(wù)核算的準(zhǔn)確性。×××公司從成立之處就開始致力于建立完善存貨管理信息化系統(tǒng)，特別是將存貨管理與財務(wù)核算相融合的一體化信息系統(tǒng)。2005年開始建立了存貨管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機平臺賬務(wù)處理，減少由于人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯誤，以及數(shù)據(jù)不能完整銜接的弊端。2014年產(chǎn)成品升級管理，引進了掃描槍掃描等現(xiàn)代管理工具。2020年公司存貨ERP系統(tǒng)全面升級，除了原材料鋼材相關(guān)憑證延用維持人工做賬方式，其他零配件及產(chǎn)成品實現(xiàn)了掃碼管控的全覆蓋，不斷提升存貨管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和信息化水平，使企業(yè)的存貨管理工作得到跨越式上升。

一、采購管理

以生產(chǎn)計劃為主線，以技術(shù)BOM表為指引，以銷定產(chǎn)，建立供應(yīng)商協(xié)同模塊。

（一）通過BOM表拉動生產(chǎn)，指引采購計劃

采購作為生產(chǎn)的第一環(huán)節(jié)，對于采購的管理尤為重要，采購過量容易導(dǎo)致庫存積壓增加資金占用成本，采購不足又使庫存短缺，容易導(dǎo)致企業(yè)停工缺料，面臨無法滿足主機廠需求的交付風(fēng)險，從而導(dǎo)致主機廠對企業(yè)產(chǎn)生信任危機，連帶承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟損失。我們采用ERP系統(tǒng)管理后，要求各部門做到無BOM不生產(chǎn)，不采購。將主機廠生產(chǎn)計劃通過產(chǎn)品BOM表消耗配比計算轉(zhuǎn)出各類物料的需求計劃，提高物料采購計劃的準(zhǔn)確性。通過掃描物料倉儲部門不僅可以通過在線看板卡查看實時入庫出庫明細(xì)，還可以通過看板卡流轉(zhuǎn)時長查看存貨的周轉(zhuǎn)以及倉庫庫存積壓，設(shè)定庫存預(yù)警，及時通知采購部門下達采購計劃，對于關(guān)鍵零部件需求我們盡量實現(xiàn)本地化采購，僅預(yù)留一天庫存，減少庫存壓力、場地及資金占用。

（二）整合供應(yīng)商資源，建立供應(yīng)商協(xié)同模塊

建立適合×××公司的供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先考慮與管理體系規(guī)范健全的供應(yīng)商長期戰(zhàn)略合作，開發(fā)本地化供應(yīng)商，通過整合供應(yīng)商資源，減少供應(yīng)商數(shù)量，增強上下游業(yè)務(wù)之間的集中度和緊密性，為此公司開發(fā)了供應(yīng)商協(xié)同管理模塊，建立企業(yè)外部上下游之間信息的傳遞與共享。供應(yīng)商登錄網(wǎng)頁即可查詢訂單計劃，訂單數(shù)量，按照已維護好的產(chǎn)品圖號名稱信息打印裝箱碼，176隨同貨框粘貼，公司驗收人員掃描裝箱碼辦理入庫。

（三）采購發(fā)票與采購合同價格自動匹配，核銷暫估

采購人員導(dǎo)入采購合同，按照系統(tǒng)自動生成的供應(yīng)商采購入庫數(shù)量，形成開票通知單，供應(yīng)商據(jù)此開票，系統(tǒng)自動核銷存貨暫估數(shù)量。采購部門可通過系統(tǒng)比對合同和往年采購價格，為與供應(yīng)商價格談判，制定當(dāng)期采購價格提供參考。通過系統(tǒng)自動管理、匹配，可精確輸出供應(yīng)商歷年價格對比表等需求數(shù)據(jù)，有助于財務(wù)部門開展報價、核價、定價工作。

二、生產(chǎn)管理

作為整個存貨管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響存貨收發(fā)存賬實相符。

（一）培訓(xùn)相關(guān)人員實操，增強責(zé)任心，推進獎懲機制

新系統(tǒng)投入使用之前，按照每個站點布置掃描窗口，編制掃描操作流程圖，并對相應(yīng)操作人員進行專項培訓(xùn)和實操訓(xùn)練。要求操作人員熟練操作技能、嚴(yán)格遵照流程標(biāo)準(zhǔn)，減少人為操作失誤。增強員工責(zé)任心，每月末截止，對存貨實際庫存數(shù)盤點，保證賬實相符。積極推進獎懲激勵機制，由第三方部門TPS局參與考核監(jiān)督，每月不定期對實物抽查，按準(zhǔn)確率高低偏差率對相關(guān)人員實施獎懲，大大提高了賬實相符準(zhǔn)確率。為避免相關(guān)責(zé)任人片面追求庫存周轉(zhuǎn)效率的提升而忽視庫存不足及交付不及時給企業(yè)經(jīng)營帶來的影響，公司還設(shè)定交付率和缺貨率等績效指標(biāo)作為考核標(biāo)準(zhǔn)。

（二）根據(jù)不同業(yè)務(wù)模式，設(shè)計相應(yīng)掃描窗口

按照公司不同業(yè)務(wù)模式，分設(shè)不同掃描窗口，如車間生產(chǎn)領(lǐng)料窗口，委外加工物資發(fā)出窗口，發(fā)出商品調(diào)撥窗口，自制成品入庫窗口，報廢退貨登記等等各相應(yīng)的模塊切換窗口，滿足業(yè)務(wù)和財務(wù)核算的各項需求。

三、銷售管理

以金稅開票系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，協(xié)同主機廠開票通知單模塊，核銷發(fā)出商品數(shù)量。責(zé)任人檢驗合格完工下線產(chǎn)品，投至看板卡，發(fā)貨員在接收銷售訂單時，掃描客戶名稱，看板卡信息出庫，以及通過掃描車輛信息，還可計算物流趟數(shù)與物流公司結(jié)算運費等等。銷售部門對發(fā)出商品回單掃描確認(rèn)，通過主機廠開票通知單對比我公司存貨系統(tǒng)發(fā)出商品明細(xì)賬，與客戶對接數(shù)據(jù)，確認(rèn)未開票結(jié)算數(shù)量，系統(tǒng)自動核銷發(fā)出商品在途數(shù)量。

四、財務(wù)管理

以存貨收發(fā)存數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，搭建數(shù)據(jù)之間的鉤稽關(guān)系，建立財務(wù)核算各相應(yīng)報表體系。

（一）物資流轉(zhuǎn)，成品銷售環(huán)節(jié)規(guī)范業(yè)務(wù)流程

對于汽車零配件生產(chǎn)企業(yè)，鋼材是最大的原材料，相關(guān)的原材料流轉(zhuǎn)，涉及鋼材下料，調(diào)撥，發(fā)出委外加工，沖壓焊接車間生產(chǎn)領(lǐng)料等。根據(jù)業(yè)務(wù)模塊分別設(shè)計相應(yīng)的業(yè)務(wù)窗口，如鋼材領(lǐng)料單，委外加工領(lǐng)料單，倉庫物資領(lǐng)料單，發(fā)出商品調(diào)撥單，為財務(wù)人員期末核算歸集生產(chǎn)成本、制造費用、研發(fā)費用等，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的緊密聯(lián)系。成品完工入庫，相關(guān)業(yè)務(wù)人員掃描回單確認(rèn)，生成銷售商品發(fā)出明細(xì)賬。

（二）在制品BOM表拉動生產(chǎn)，消耗減數(shù)，形成完整閉環(huán)

我們公司推行的“無BOM不生產(chǎn)”原則，要求生產(chǎn)部門下發(fā)排產(chǎn)計劃前，技術(shù)部門人員需先導(dǎo)入BOM表。生產(chǎn)計劃下達后，技術(shù)部門提供并維護生產(chǎn)BOM表導(dǎo)入系統(tǒng)，通過BOM表拉動生產(chǎn)，從而推動原材料的采購生產(chǎn)領(lǐng)用完工入庫及發(fā)出商品。系統(tǒng)通過拆分BOM層級及耗用配比，按生產(chǎn)投料完工及產(chǎn)成品消耗轉(zhuǎn)出，結(jié)轉(zhuǎn)車間在制品，形成完整閉環(huán)。

（三）財務(wù)期末核算，搭建數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系，生成核算報表

在ERP系統(tǒng)的支持下，系統(tǒng)中存儲了大量的數(shù)據(jù)信息，完整的數(shù)據(jù)鏈為財務(wù)報表核算取數(shù)提供了基礎(chǔ)。通過ERP系統(tǒng)，財務(wù)部門實時查詢采購、生產(chǎn)、銷售、庫存各個環(huán)節(jié)詳細(xì)數(shù)據(jù)，對企業(yè)產(chǎn)、供、銷鏈條進行成本核算，財務(wù)人員通過成本歸集，還可以與預(yù)算進行比較，及時調(diào)整控制成本費用，使財務(wù)控制與財務(wù)監(jiān)督更有效。財務(wù)報表是財務(wù)分析的基礎(chǔ)，在存貨ERP管理系統(tǒng)里面我們基于完整的數(shù)據(jù)庫輸出了許多與財務(wù)核算報表相關(guān)的各種核算報表與管理報表，如暫估入庫明細(xì)表、生產(chǎn)成本-領(lǐng)用材料分配匯總表、發(fā)出商品銷售明細(xì)賬、采購發(fā)票與銷售發(fā)票價格對比表等等各種報表，為財務(wù)分析提供數(shù)據(jù)支持，為生產(chǎn)經(jīng)營決策，投資決策提供可靠的財務(wù)數(shù)據(jù)。除了依賴ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，財務(wù)部門還要求各部門打印紙質(zhì)領(lǐng)、退料，出、入庫各環(huán)節(jié)的單據(jù)以及庫存盤點表等單據(jù)移交相關(guān)經(jīng)辦責(zé)任人簽字留存，財務(wù)人員對庫存盤點結(jié)果進行抽查核對等等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物賬實相符。

五、結(jié)語

接下來，我公司致力于建立更加完善全面的存貨財務(wù)ERP系統(tǒng)，包括產(chǎn)品成本報價、核價、定價模塊；建立金稅開票軟件、存貨管理系統(tǒng)、用友財務(wù)軟件3個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的傳遞連接等等。以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，將業(yè)務(wù)和財務(wù)核算相融合建立適合本企業(yè)管理的存貨ERP系統(tǒng)。通過不斷掌握生產(chǎn)管理知識及倉儲物流理論，提高員工職業(yè)素養(yǎng)，提升公司整體的存貨管理水平。通過推動實施科學(xué)合理的存貨管理方法，優(yōu)化存貨管理結(jié)構(gòu)，減少庫存積壓，降低存貨資金占用，控制成本，提高利潤，最終實現(xiàn)本企業(yè)整體經(jīng)濟效益的提升。

參考文獻

[1]梁旺春.淺析汽車零部件企業(yè)存貨管理存在的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2019（17）：135–136.

[2]曹暇.關(guān)于加強制造業(yè)企業(yè)存貨管理的思考[J].中國經(jīng)貿(mào)，2020（02）：62–63.

作者:陸崇媛 單位:柳州六和方盛機械有限公司