ERP系統(tǒng)在全面預算管理的應用現(xiàn)狀

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[摘要]全面預算管理是一種非常重要的管理工具，對企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標、資源合理配置有重要作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，erp系統(tǒng)在全面預算管理中的應用越來越多，ERP系統(tǒng)作為成熟、先進的管理系統(tǒng)，能夠推進全面預算管理的實施。通過從全面預算管理和ERP系統(tǒng)的概念出發(fā)，理論與實踐相結(jié)合闡述傳統(tǒng)預算管理的缺陷，以及ERP系統(tǒng)應用于全面預算管理的現(xiàn)狀，并對提升ERP系統(tǒng)在全面預算管理中的實施提出建議。

[關鍵詞]全面預算管理；ERP系統(tǒng)；企業(yè)戰(zhàn)略

一、全面預算管理及ERP的概念

(一)全面預算管理的概念及功能

20世紀30年代預算管理作為一種控制成本、節(jié)約費用的手段而被普遍采用。全面預算管理是指在一定的時期內(nèi)對企業(yè)的經(jīng)營及財務情況進行全面預測，使企業(yè)的資源配置更加合理以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。以戰(zhàn)略為導向的全面預算管理將企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃轉(zhuǎn)化成預算的制定目標，最后落實到企業(yè)的長期經(jīng)營活動中去，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。它不僅能幫助企業(yè)合理運用資源、明確資金走向和企業(yè)發(fā)展趨勢，還能幫助企業(yè)制定并實施有效的戰(zhàn)略目標和相應的機制。

(二)ERP系統(tǒng)的概念及功能

企業(yè)資源計劃或稱企業(yè)資源規(guī)劃，簡稱ERP(Enter-priseResourcePlanning)，由美國著名管理咨詢公司GartnerGroupInc于1990年提出來的，最初被定義為應用軟件，但迅速為全世界商業(yè)企業(yè)所接受，現(xiàn)已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代企業(yè)管理理論之一。企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在資訊技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP以市場和顧客為導向，對物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理進行有機結(jié)合，使企業(yè)達到資源的最優(yōu)配置、提高生產(chǎn)經(jīng)營中的勞動和資源使用效率和管理效率。隨著時代的發(fā)展，信息化時代給現(xiàn)代企業(yè)帶來了更先進的管理方法，提出了更高的要求。要想與時俱進、促進企業(yè)發(fā)展，ERP系統(tǒng)應當在企業(yè)中得到更廣泛的應用。

(三)ERP系統(tǒng)與全面預算管理的結(jié)合

ERP系統(tǒng)與全面預算管理有共同的核心理念，均能優(yōu)化資源配置、實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標，但全面預算管理著重于企業(yè)戰(zhàn)略目標，而ERP系統(tǒng)主要針對基礎數(shù)據(jù)管理。ERP系統(tǒng)能夠優(yōu)化全面預算管理的實施環(huán)境，確保預算目標與企業(yè)目標的一致。當進行全面預算時企業(yè)需要各方面數(shù)據(jù)和相關信息、指標，而ERP系統(tǒng)能夠整合、提供大部分數(shù)據(jù)，其多個子系統(tǒng)的相互配合和強大的數(shù)據(jù)工具開發(fā)功能對于實現(xiàn)預算信息的及時傳遞、共享，以及預算執(zhí)行的實時監(jiān)控和修正有很大幫助。因此，企業(yè)要想實現(xiàn)全面預算管理最好引入ERP系統(tǒng)，反過來全面預算管理的實施又能促進ERP系統(tǒng)更好地運行。

二、ERP系統(tǒng)在全面預算管理中的應用

(一)全面預算管理應用于企業(yè)的缺陷

1.傳統(tǒng)編制方式效率低。全面預算管理要求涉及企業(yè)的各個層級，以及各個基礎環(huán)節(jié)，因此預算編制時需要大量的企業(yè)數(shù)據(jù)和各方面信息。而傳統(tǒng)編制方式因其信息不集成的缺點，編制人員需花費大量時間和精力去收集、整理資料，一方面收集的數(shù)據(jù)不全面，可能出現(xiàn)錯誤；另一方面延長了預算周期。此外，企業(yè)全面預算管理要對經(jīng)營管理中出現(xiàn)的問題需及時作出調(diào)整，而在傳統(tǒng)預算管理環(huán)境下預算缺少靈活性和適應性。所以，傳統(tǒng)的全面預算管理編制很難完成其作為經(jīng)營管控、貫徹企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理工具的職能。2.預算制度和機構(gòu)設置不完善。通常預算編制以企業(yè)戰(zhàn)略目標為指導，以提高經(jīng)營管理效率、實現(xiàn)資源優(yōu)化配置為目標。前期的編制即使很科學也需要后期的實施情況來判斷不足并提出修改意見，但多數(shù)企業(yè)預算管理制度不完善，只重視預算編制，未設置專門的預算管理機構(gòu)，對于預算的實施、控制缺少監(jiān)督和評價。2011年11月國資委要求央企進一步深化全面預算管理，但從財政部2017年的《中央文化企業(yè)國有資本經(jīng)營預算改革工作順利推進》報道能看出央企仍然需要增強預算執(zhí)行的科學性和規(guī)范性，研究建立有文化特色的國資預算績效考核指標體系。3.預算管理各環(huán)節(jié)重視程度不同。預算管理不僅要重視預算的編制和實施，更要注重預算控制、考核。目前我國實施全面預算管理的企業(yè)多為大型企業(yè)集團，其規(guī)模很大，下屬公司、產(chǎn)品與業(yè)務繁多，給預算的編制和實施帶來了諸多不便。如預算的編制很難兼顧生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個環(huán)節(jié)，各產(chǎn)品、業(yè)務之間不易實現(xiàn)均衡，接下來的預算管理更是難以延續(xù)。4.全面預算管理與戰(zhàn)略目標相脫節(jié)。全面預算管理是企業(yè)戰(zhàn)略目標的重要組成部分，其編制應當圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標。在現(xiàn)代中小企業(yè)中，經(jīng)常出現(xiàn)目標不一致和利益沖突、信息不對稱等問題，進而導致預算不嚴謹，與戰(zhàn)略目標脫軌。而且，部分管理層對預算管理重視程度不夠，預算管理工作缺少有力支持。因此會造成編制不夠準確，很難反映企業(yè)戰(zhàn)略目標的現(xiàn)象。尤其對于戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的企業(yè)來說，以戰(zhàn)略目標為導向的預算管理更有利于企業(yè)轉(zhuǎn)型。

(二)ERP系統(tǒng)應用于全面預算管理的現(xiàn)狀

1.ERP系統(tǒng)可以為全面預算管理提供數(shù)據(jù)和信息。將原有分散在企業(yè)各個角落的數(shù)據(jù)整合起來，為預算管理提供更全面準確的數(shù)據(jù)，對于預算編制的準確性有很大幫助。當企業(yè)各項業(yè)務發(fā)生時，ERP能夠及時記錄，預算人員就能用當期數(shù)據(jù)與實際預算進行比較，分析差異。對于有較大偏差的數(shù)據(jù)，預算人員可以通過ERP系統(tǒng)下不同的子模塊發(fā)現(xiàn)偏差的根源，及時作出調(diào)整，以適應企業(yè)和市場的變化。也可快速便捷地在ERP系統(tǒng)的其他模塊中獲取相關數(shù)據(jù)。2.在ERP系統(tǒng)中，開發(fā)、設計、采購、生產(chǎn)以及銷售等環(huán)節(jié)形成一個價值鏈，通過產(chǎn)品的流動產(chǎn)生價值，企業(yè)管理者可通過該價值鏈進行預算管理、控制成本。ERP系統(tǒng)與全面預算信息結(jié)合能達到在成本發(fā)生前先預算，成本發(fā)生時實時監(jiān)控，成本發(fā)生后比較分析，通過財務與庫存、生產(chǎn)、銷售、資產(chǎn)等模塊的集成，做到實時跟蹤核算。3.傳統(tǒng)的預算管理容易將企業(yè)各個部門、各個環(huán)節(jié)割裂開，而在ERP環(huán)境下，所有部門和崗位都能夠參與到預算管理中，它通過應用信息技術(shù)把企業(yè)各類業(yè)務集成在一起，把資源信息、業(yè)務基礎數(shù)據(jù)和財務分析數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的標準整合成實時、共享的信息平臺，各部門相互協(xié)同與集成的程度更高，有利于克服傳統(tǒng)預算管理中的“信息孤島”現(xiàn)象，所有人員都能對企業(yè)戰(zhàn)略目標、經(jīng)營目標和各項業(yè)務的預算參與編制、共同執(zhí)行、提出建議、相互考評。4.在企業(yè)經(jīng)營過程中部門行為常與企業(yè)戰(zhàn)略目標和利益發(fā)生沖突，而ERP系統(tǒng)與全面預算管理的結(jié)合能確保預算目標與企業(yè)目標的一致，保障了企業(yè)順利實施全面預算管理。在實際中，企業(yè)在發(fā)生日常業(yè)務時往往不可避免地存在一些不必要、人為的資源分割，致使完整的資金鏈斷開，阻礙企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。而ERP系統(tǒng)對信息具有較強的集成性，運用ERP系統(tǒng)可將企業(yè)各部門信息有效的結(jié)合在一起，打破了各部門間的界限和障礙，解決了預算管理中信息不對稱、不集成的問題。

三、完善在ERP環(huán)境中實施全面預算管理的建議

(一)完善實施全面預算管理的企業(yè)環(huán)境

良好的企業(yè)環(huán)境是開展全面預算管理的基礎，企業(yè)應當構(gòu)建完整的預算管理部門，將其放在與其他部門同等重要的位置，預算部門要協(xié)調(diào)各部門信息的共享，使各部門就基礎假設達成一致。其次，預算管理工作需要上下結(jié)合，業(yè)務部門作為企業(yè)經(jīng)營的執(zhí)行者，是ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的入口；財務部門負責數(shù)據(jù)信息的處理、分析；作為數(shù)據(jù)的使用人，管理層需要通過系統(tǒng)了解全面預算實施情況。這種預算模式有利于避免“信息孤島”的出現(xiàn)，提高管理層對企業(yè)整體信息的整體掌握程度，保證決策層所做出決策科學、合理。

(二)建立更全面的預算管理體系

首先，設立預算管理委員會。預算委員會作為全面預算管理的決策機構(gòu)，應由企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、和各部門負責人組成。委員會要負責主持制定、修訂企業(yè)有關預算管理的制度；討論決定企業(yè)經(jīng)營預算、投資預算以及財務預算中需要上報的預算指標；討論決定企業(yè)預算考核辦法及年度預算考核指標的調(diào)整等。第二，設立預算部門，負責編制部門預算，執(zhí)行、統(tǒng)計本部門預算，并監(jiān)控預算實施，同時接受預算委員會的預算指導、監(jiān)督。第三，設立預算監(jiān)督部門或崗位，協(xié)調(diào)、監(jiān)督各部門預算人員工作；匯總編制公司預算執(zhí)行報告；定期向預算委員會反映預算執(zhí)行中的問題。

(三)利用ERP系統(tǒng)加強預算管控

企業(yè)可以建立預算管理架構(gòu)，它將預算管理作為與ERP系統(tǒng)相獨立的子模塊，并通過預算數(shù)據(jù)庫與ERP系統(tǒng)的其他模塊時刻緊密地連接在一起，在加強ERP系統(tǒng)的事前計劃、事中控制功能的同時，實現(xiàn)了集團預算管理和實時控制。不同的預算指標業(yè)務特征不同，管理需求存在差異，因此預算控制過程需要對應不同的控制方法。對于控制力度要求低的預算指標，超出預算時ERP系統(tǒng)只給予提示，但業(yè)務流程依然進行；對于控制力度要求較強的預算指標，超出預算時應設置由主管審批；對于控制力度要求非常強的指標要嚴格把控，一旦超出預算ERP系統(tǒng)的業(yè)務就無法繼續(xù)進行。對于出現(xiàn)的異常指標和現(xiàn)象，以及有可能超出安全警戒線的指標及時給予預警提示，并通知有關部門和相關人員及時調(diào)整。

(四)完善全面預算管理的考核機制

企業(yè)應當對預算考核給予重視，考核階段具有承上啟下的作用，是預算管理不可或缺的環(huán)節(jié)。首先，制定考核制度，明確考核指標、分工、時間；其次，對各部門、各項業(yè)務的預算實施情況進行考核。在ERP環(huán)境下預算模塊能與績效管理系統(tǒng)有效銜接，通過對預算實施情況的分析，反映各部門的管理業(yè)績以及資金是否得到合理有效使用，為預算考核的落實提供了可能。最后，召開會議，審議考核情況，正確評價預算實施情況、提出考核建議，依據(jù)考核結(jié)果給出科學合理、客觀公正的評價意見。

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作者:龐智瑤 李季鵬 單位:新疆財經(jīng)大學工商管理學院