ERP整合全面預(yù)算管理研究
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一、前言
全面預(yù)算管理是一個融合企業(yè)信息系統(tǒng)、戰(zhàn)略方向、人性化的現(xiàn)代管理手段，在企業(yè)的運營中起著尤為重要的作用，它不僅能幫助企業(yè)合理運用資源、明確資金走向和企業(yè)發(fā)展趨勢，還能幫助企業(yè)制定并實施有效的戰(zhàn)略目標和相應(yīng)的機制。但是目前的傳統(tǒng)全面預(yù)算方式還存在著一些弊端，其作用不能較好地在企業(yè)實際操作中得以發(fā)揮。然而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機功能在各領(lǐng)域不斷拓展，erp系統(tǒng)逐漸受到人們的青睞。ERP的廣泛運用為全面預(yù)算管理更加高效、精準提供了有力的技術(shù)支持。目前對于全面預(yù)算，國外的研究較為全面，主要經(jīng)過三個階段：19世紀末20世紀初期，以1911年美國科學(xué)家弗雷德里克•泰勒提出的科學(xué)管理原理為代表的起源階段；1930年到1970年，以維恩•劉易斯提出的零基預(yù)算為開端的成熟階段；1980年至今逐漸步入完善階段。相對于國外的研究，我國的研究起步相對較晚。由于我國在計劃經(jīng)濟時代，國家的財政預(yù)算控制監(jiān)督國內(nèi)企業(yè)的經(jīng)營，因此企業(yè)并沒有自己相對完整、獨立的預(yù)算管理體系。20世紀50年代至80年代，企業(yè)逐漸開展定額管理，形成核算小組，開展運用責(zé)任會計、目標管理、全面質(zhì)量管理、市場預(yù)測等管理方法。90年代后，西方的預(yù)算管理方式才逐漸被引入應(yīng)用，如基礎(chǔ)預(yù)算、平衡計分卡。對于ERP的研究，國外的研究主要從效率的提高、為管理和控制帶來的具體影響、知識管理及與企業(yè)的協(xié)同性等方面進行研究，如羅賓•波斯頓在2001年提出ERP系統(tǒng)實施后能為企業(yè)帶來較為明顯提高的業(yè)績效益需要三年左右的時間；提牧•馬密在2002年指出，ERP系統(tǒng)的實施雖然對管理會計的改變微小，但卻可為其安排出大量的時間進行分析工作。我國學(xué)者對于ERP的研究主要集中在對ERP的產(chǎn)生、發(fā)展、功能、管理思想的介紹及應(yīng)用過程應(yīng)關(guān)注的問題等，如韓冰（2015）提出實施運用ERP系統(tǒng)時，應(yīng)做好充分的準備，選擇調(diào)配合適的時間、軟件、組織結(jié)構(gòu)在順利運用ERP系統(tǒng)中至關(guān)重要；姜陽（2013）通過對制造企業(yè)會計報表的研究，闡明了在ERP系統(tǒng)下整合企業(yè)的對內(nèi)、對外會計報表的必要性和可行性。
傳統(tǒng)方式下編制的預(yù)算，由于信息的獲取、傳遞和分享存在一些困難，使得在編制預(yù)算時很難對企業(yè)現(xiàn)有的資料進行整體融合，如以往年度和當期發(fā)生的很難及時進行具體的比較分析；各部門的數(shù)據(jù)很難與其他部門相結(jié)合，這使得預(yù)算的編制缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持，缺乏可操作性。而數(shù)據(jù)信息的及時性、可用性對預(yù)算管理至關(guān)重要，這也是傳統(tǒng)模式下的全面預(yù)算管理存在的不足之處。
（一）采用手工方式編制的全面預(yù)算
由于信息不集成，編制者在編制預(yù)算時存取信息不夠便利且獲取量有限，導(dǎo)致編制過程耗費大量人力物力，結(jié)果也不夠客觀全面。同時，手工方式編制的預(yù)算周期相對較長，缺乏靈活性，不便于及時管理控制，這使得全面預(yù)算管理不能真正發(fā)揮其事先計劃、事中控制的作用。全面預(yù)算管理的初衷是對企業(yè)進行全面的管理控制，這要求各部門的數(shù)據(jù)信息的獲取及傳遞要及時可靠，所涉及的各類項目要完整具體，這就導(dǎo)致了在預(yù)算的編制和實施時，企業(yè)耗時、耗力、低效，得到的結(jié)果卻往往不容樂觀。
（二）采用電子表格方式編制的全面預(yù)算
其原理主要是通過電子表格建立一個數(shù)據(jù)連接，將各個項目的相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)與其相連接，運用電子表格中的公式處理功能，在已設(shè)定好運算模式的表格中，輸入或改動相應(yīng)數(shù)據(jù)，預(yù)算結(jié)果便會自動生成。但此類方式預(yù)算對于變換多端的市場需求及相應(yīng)的企業(yè)政策缺乏變通性，對于獲取所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)形成后的及時共享也缺乏時效性。以此種方式編制預(yù)算時，不僅在信息的采集整理上耗時耗力，在之后的實施運用中，分析計算預(yù)算額和實際額的差異時也是一項繁瑣、復(fù)雜、耗時的工作流程。而由于在采集數(shù)據(jù)時信息的不集成，電子表格分析的僵硬呆板，往往會導(dǎo)致預(yù)算的分析結(jié)果出現(xiàn)偏差，降低其可靠性、應(yīng)用性，同時也大大降低了企業(yè)財務(wù)人員的工作效率。
（三）采用財務(wù)軟件方式編制的全面預(yù)算
目前應(yīng)用在國內(nèi)的多家企業(yè)中，相對手工方式和電子表格方式，其具有較強的分析能力和靈活應(yīng)變能力等優(yōu)勢。同時財務(wù)軟件可以根據(jù)企業(yè)的具體情況，設(shè)定適應(yīng)企業(yè)各部門項目的具體內(nèi)容，具有較強的針對性。運用此類方式編制的預(yù)算管理，可以對當期的經(jīng)濟業(yè)務(wù)有較為全面的分析，對企業(yè)事后分析幫助較大，但對與經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生前的掌控和事中控制能力很弱。預(yù)算管理一個重要的職能是事中控制，這就要求在實施預(yù)算管理的過程中，管理者要及時了解掌握各部門預(yù)算執(zhí)行的具體情況，并根據(jù)情況及時對企業(yè)的經(jīng)濟活動及時、靈活地做出相應(yīng)的調(diào)整。若決策者得不到及時的信息反饋，對企業(yè)及市場情況沒有明確的認識，可能會導(dǎo)致決策的失誤，使企業(yè)經(jīng)濟利益受損。傳統(tǒng)模式下的預(yù)算管理時效性差，這也就失去了其事中控制的主要職能。
三、全面預(yù)算管理與ERP整合的作用
（一）確保預(yù)算目標與企業(yè)目標的一致
ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的結(jié)合，保障了企業(yè)順利開展實施全面預(yù)算管理，實現(xiàn)企業(yè)整體目標。企業(yè)的預(yù)算目標應(yīng)與企業(yè)的整體目標相符合，而在實際中，企業(yè)往往存在委托現(xiàn)象，使得在日常業(yè)務(wù)的發(fā)生時不可避免地存在一些不必要的人為的資源分割，致使完整的資金鏈斷開。而這種現(xiàn)象會導(dǎo)致與企業(yè)目標相違背的經(jīng)濟利益沖突，阻礙全面預(yù)算管理目標以及企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。而ERP系統(tǒng)對信息具有較強的集成性，運用ERP系統(tǒng)可將企業(yè)各部門信息有效的結(jié)合在一起，將所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集歸納，實現(xiàn)信息的及時傳遞和共享，改善了各部門各自為政的現(xiàn)象，打破了各部門間的界限和障礙，確保了數(shù)據(jù)來源的單一性、可靠性、規(guī)范性，解決了預(yù)算管理中信息不對稱、不集成的問題，使得各部門之間的配合、溝通更加便利可行，為保證企業(yè)順利實現(xiàn)總體目標提供了有力的保障。
（二）提高預(yù)算管理的應(yīng)變能力
為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟利益的最大化，管理需要高質(zhì)高效的進行，因此分析市場的實質(zhì)需求和企業(yè)的價值體系，制定以市場流程為基礎(chǔ)的預(yù)算更為有效。ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理相結(jié)合，利用ERP系統(tǒng)，在集成供銷商和客戶信息的同時比較分析企業(yè)自身的數(shù)據(jù)信息，分析市場需求，及時調(diào)整自身運營及管理。ERP系統(tǒng)及時反映的優(yōu)勢在于，能夠最大限度地在高信息、高效率的競爭中，為企業(yè)提高應(yīng)變力及競爭力提供相關(guān)信息、決策等支持。
（三）提高了預(yù)算編制的可靠性及差異分析的高效性
ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理結(jié)合后，ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)定相應(yīng)的子系統(tǒng)，業(yè)務(wù)發(fā)生時，相關(guān)子系統(tǒng)運轉(zhuǎn)工作，存取、形成相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并在需要時，相關(guān)子系統(tǒng)將其整合，保證了企業(yè)在預(yù)算編制時獲取的基礎(chǔ)信息，以及在分析預(yù)算額和實際發(fā)生額差異中信息的準確性、高效性和全面性。在日常的管理中，管理者也可以通過ERP系統(tǒng)的查詢功能，及時獲取所需數(shù)據(jù)，實時了解掌控發(fā)生的經(jīng)濟活動，并為其提供準確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，進而做出有效的實時預(yù)算管理方案。
（四）有助于企業(yè)預(yù)算管理的改革
傳統(tǒng)方式下的預(yù)算管理能夠?qū)⒐╀N商、廠商以及最終客戶有機結(jié)合在一起形成一條便于管理的供應(yīng)鏈。ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理相結(jié)合，為了充分運用ERP系統(tǒng)的功能，需要對企業(yè)的管理系統(tǒng)進行改革，使得原有的管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)相互適應(yīng)融合，同時也要滿足對子公司及相關(guān)關(guān)聯(lián)公司的管理要求。ERP系統(tǒng)的介入可以幫助企業(yè)進行管理改革，分析預(yù)算管理中的不足并通過ERP系統(tǒng)進行完善，使得企業(yè)的的管理體系更加健全，達到財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的完美結(jié)合。
四、全面預(yù)算管理與ERP整合對預(yù)算管理的深遠影響
ERP系統(tǒng)在企業(yè)的管理中有著不可忽視的地位，通過ERP系統(tǒng)可以有效、迅速地集成企業(yè)中有用而又全面的信息，是現(xiàn)代企業(yè)管理思想的完美詮釋和主流趨勢。全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)整合，不僅從根本上改變了預(yù)算管理的流程方式，更是對傳統(tǒng)預(yù)算管理的完善和升華，對企業(yè)的實施全面預(yù)算管理產(chǎn)生了積極的影響。
（一）使全面預(yù)算管理的作用在企業(yè)中真正得到運用
全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)相結(jié)合，使預(yù)算管理由以往的經(jīng)營活動的終點變成起點，由企業(yè)經(jīng)濟運營的整體目標轉(zhuǎn)換為企業(yè)經(jīng)營活動的向?qū)?。以預(yù)算管理作為企業(yè)經(jīng)營活動的起始點，可以有效地管理控制不必要或不可行的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，提高了企業(yè)運營和管理的效率。以預(yù)算為導(dǎo)向的企業(yè)，預(yù)算是決定相關(guān)業(yè)務(wù)是否可以開展的首要標準，所以發(fā)生的每項業(yè)務(wù)都會受到預(yù)算嚴格而積極的限制，為預(yù)算管理提供保障。同時，ERP系統(tǒng)下的預(yù)算管理，企業(yè)所有員工都參與到了企業(yè)預(yù)算管理中，涉及到其自身部分的預(yù)算會反映出其工作情況和工作態(tài)度，無疑是一種無形的監(jiān)督，從而有助于提高員工的工作積極性。將ERP整合，使得全面預(yù)算貫穿整個經(jīng)營活動，發(fā)揮其真正的管理監(jiān)督作用，高效及時地協(xié)調(diào)各部門經(jīng)濟活動的運轉(zhuǎn)，提高員工工作的積極性，進而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利潤。
（二）使企業(yè)的內(nèi)部控制更加有效
良好的內(nèi)部控制有利于企業(yè)管理控制的實施，提高企業(yè)的經(jīng)營績效?；陬A(yù)算管理的事先預(yù)測和事中控制，在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生前會受到預(yù)算的限制，業(yè)務(wù)發(fā)生時，當預(yù)算額與實際發(fā)生額出現(xiàn)偏差時，業(yè)務(wù)會出現(xiàn)停滯。而此時對于相關(guān)業(yè)務(wù)的預(yù)算調(diào)整，不再像以往一樣，簡單的由上級領(lǐng)導(dǎo)批準即可繼續(xù)進行，取而代之的是按照嚴格的規(guī)范，經(jīng)多級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可繼續(xù)操作，進而避免了越權(quán)、違規(guī)、舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)了預(yù)算管理真正的控制職能作用，使得各部門、各級領(lǐng)導(dǎo)嚴于律己，按規(guī)操作，使得內(nèi)部控制更加有序、有效的進行。
（三）使企業(yè)更易實現(xiàn)其總體目標
企業(yè)總體利益的最大化是企業(yè)經(jīng)營的最終目標，部門利益最大化不能成為最終目標。由于在實際經(jīng)營過程中會發(fā)生部門行為與企業(yè)總體目標的利益沖突問題，為促進企業(yè)總體預(yù)算目標的實現(xiàn)，企業(yè)的預(yù)算目標要與企業(yè)目標相協(xié)調(diào)，保持一致。高度集成信息系統(tǒng)———ERP系統(tǒng)，不僅能緊密整合職能部門，加強信息的通暢性，而且可以從中改善管理方案，實現(xiàn)“化多為整”，即將管理的多個工作場所化為一個單獨實體進行整體管理。ERP系統(tǒng)具有統(tǒng)一組織、管理的特性，杜絕了部門分工和界限的限制性，在此特性的基礎(chǔ)上保證了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源的唯一性，可以達到所有部門及相關(guān)領(lǐng)域共享資源，進而規(guī)范了預(yù)算控制實施中所需要的數(shù)據(jù)。在一定程度上，各個部門所存在的信息不對稱問題得到了解決，使部門與企業(yè)總體的利益沖突問題得到減輕，最終達到企業(yè)目標最大化。
五、全面預(yù)算管理與ERP整合的措施
企業(yè)目標需要根據(jù)運營方式、公司戰(zhàn)略、具體情況等編制總預(yù)算計劃，再分解為生產(chǎn)銷售、成本費用以及收入利潤等具體預(yù)算方案。通過將預(yù)算具體化，完成各部門的相應(yīng)目標。預(yù)算制定完成后，各部門開始按照預(yù)算管理，開展以控制為主的各項工作。雖然通過傳統(tǒng)手工的方式也能實現(xiàn)預(yù)算管理的制定與實施，但當企業(yè)規(guī)模較大、日常業(yè)務(wù)繁雜時，以傳統(tǒng)手工方式開展預(yù)算管理會出現(xiàn)捉襟見肘的情況，使得企業(yè)的預(yù)算管理不能順利進行。
（一）提高企業(yè)信息的時效性
企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算管理時，各部門需及時將具體運行情況反饋給相關(guān)部門，相關(guān)部門根據(jù)實際情況及時地對企業(yè)的經(jīng)濟運營、管理實施做出調(diào)整。然而傳統(tǒng)的預(yù)算管理在事中控制中存在不能及時傳遞和處理信息等缺陷，無法保證預(yù)算管理的有效實施，進而可能導(dǎo)致企業(yè)利潤下降，甚至影響企業(yè)做出錯誤的決策。而利用ERP系統(tǒng)，各項數(shù)據(jù)會通過ERP系統(tǒng)呈現(xiàn)在一個共同的數(shù)據(jù)庫里，各部門擁有的相應(yīng)權(quán)限可以實現(xiàn)相應(yīng)數(shù)據(jù)的實時共享，更好地實現(xiàn)預(yù)算管理的事中控制，改善了傳統(tǒng)預(yù)算方式下缺乏時效性的弊端。
（二）提高企業(yè)預(yù)算管理的效率
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)量增多，企業(yè)正面臨著大數(shù)據(jù)時代。企業(yè)在編制全面預(yù)算時，各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)、企業(yè)對項目的預(yù)期數(shù)據(jù)等各類數(shù)據(jù)都需融入其中。但由于數(shù)據(jù)眾多，運用傳統(tǒng)方式編制的預(yù)算管理會存在信息的不集成、不便存取等問題，導(dǎo)致預(yù)算的編制耗時耗力，因此，許多企業(yè)并未真正地運用預(yù)算管理來實現(xiàn)企業(yè)計劃。而利用ERP系統(tǒng)，可有效實現(xiàn)信息的集成，獲取較為全面的數(shù)據(jù)，大大提高預(yù)算管理的效率及其準確性。
（三）提高企業(yè)預(yù)算管理的針對性
利用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的全面預(yù)算管理可以更加具體，更有針對性，各部門、項目預(yù)算都會有與之相對應(yīng)的管理子系統(tǒng)對其進行監(jiān)控，如銷售部對應(yīng)的銷售子系統(tǒng)，生產(chǎn)部對應(yīng)的生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)，采購部相對應(yīng)的采購管理子系統(tǒng)，存貨對應(yīng)的庫存管理子系統(tǒng)，等等。當某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，與該業(yè)務(wù)有關(guān)的子系統(tǒng)運轉(zhuǎn)工作，獲取并傳遞信息，預(yù)算控制系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行比較分析，并進行有效的管理控制。因此，與ERP系統(tǒng)相結(jié)合的全面預(yù)算管理，可以及時地根據(jù)其子系統(tǒng)變化，調(diào)整完善預(yù)算管理的實施，與此同時將調(diào)整后的預(yù)算及時傳遞給有關(guān)部門，從而形成一個良好的循環(huán)管理模式。對于預(yù)算執(zhí)行年度，ERP系統(tǒng)會根據(jù)指定時間，綜合各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)與期初數(shù)據(jù)進行比較分析，其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中取得預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，并與期初預(yù)算進行對比，分析出現(xiàn)的問題和企業(yè)整體生產(chǎn)運營情況。
（四）實現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的需求
利用ERP系統(tǒng)的會計核算、信息處理等功能可幫助企業(yè)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，完整地記錄當期各項業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)。當編制全面預(yù)算時可及時地在ERP系統(tǒng)中獲取預(yù)算年度的會計數(shù)據(jù)，并與當期預(yù)算數(shù)據(jù)比較、分析，針對二者的差異，分析原因，進行調(diào)整控制，并采取有效的應(yīng)對措施。在實施預(yù)算管理的過程中，信息傳遞的及時性尤為重要，相關(guān)部門根據(jù)反饋的信息，對企業(yè)的運營管理及方針戰(zhàn)略適時調(diào)整。若信息反映延緩甚至偏差，不僅會影響企業(yè)的經(jīng)濟利益，還可能致使企業(yè)做出錯誤的決策。總之，ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的整合是企業(yè)未來發(fā)展的一個重要方向。企業(yè)充分合理地運用ERP系統(tǒng)，不僅可以借助計算機管理系統(tǒng)處理傳統(tǒng)方式下預(yù)算管理繁雜多變的數(shù)據(jù)，提高工作效率，還可以實現(xiàn)傳統(tǒng)模式下無法完成的基礎(chǔ)性管理工作，解決了傳統(tǒng)預(yù)算管理信息的不及時性、不對稱性以及管理的低效性等問題。因此，ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的整合，是提高預(yù)算效率及預(yù)算可行性的現(xiàn)代化方法，必將為企業(yè)順利有效地實施預(yù)算管理提供有力的保障。
作者：儀秀琴 袁溪悅 單位：黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)