多媒體檔案管理精選(九篇)

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第1篇：多媒體檔案管理范文

隨著信息技術的發(fā)展，當前的檔案資源呈現(xiàn)出出版周期短、出版速度快的特點，信息傳播的速度已經呈現(xiàn)出前所未有的快捷，導致當前的信息資源的疊加。當前傳遞的信息，采用多種方式進行傳播與傳遞，針對使用者進行個性化服務，利用互聯(lián)網繼續(xù)擰信息傳播。當前使用者能夠不受時空的約束而獲得信息。以上的信息發(fā)展的特點，為當前的檔案管理館藏資源帶來革新的動力，也帶來了新的挑戰(zhàn)，為了適應當前時代的不斷發(fā)展，并且體現(xiàn)出檔案管理知識載體的特點，當前的檔案管理館藏信息主要可以分為個體知識以及社會知識，當前的信息革命為社會知識載體進行更新，對于出版業(yè)是一種革命，作為知識的載體，當前的檔案管理與互聯(lián)網相結合，能夠采集當前的印刷出版物的信息，并且采用合適的載體承載信息，對當前的信息進行有序化的管理，方便使用者使用。

2.多媒體技術快速發(fā)展下的檔案管理建設

2.1加強電子檔案資源的建設。檔案資源的信息化是當前檔案的主譚斯文哈爾濱市急救中心黑龍江哈爾濱150056要趨勢，電子化、信息化以及多媒體化是當前信息傳遞的方式之一，因此為了適應信息時代的發(fā)展，公共檔案管理應該將電子圖書與電子檔案資源當做檔案管理管理的重點之一，加強電子檔案資源的管理，從而為使用者提供方便快捷的服務。電子檔案資源具有傳播方便、不受時空限制、成本低的特點，因此在經費較少的環(huán)境下構建電子檔案資源，將現(xiàn)有資源電子化，為使用者提供服務。

2.2加強地方檔案資源建設，開發(fā)館藏檔案資源。為了在有限的資源中為使用者提供服務，應該加強館際之間的合作，從而提供更為豐富的檔案新的服務。公共檔案管理的資源浩如煙海，在檔案管理管理的過程中，需要對信息進行管理，并且將有價值的信息資源進行開發(fā)，從而利用有效價值。開發(fā)現(xiàn)有的資源，可以采用多種方式，比如加強索引建設、加強檔案資源建設等，從而提供個性化、針對性的服務，形成特色館藏。同時加強檔案管理自檢的合作，加強資源合作互補、加強資源管理經驗交流，促進檔案管理的管理服務。

2.3檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質要求較高。為此，必須對檔案管理工作人員進行定期培訓提高其業(yè)務素質和能力。檔案管理人員在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，另一方面要加強對現(xiàn)有檔案工作者信息化意識的培養(yǎng)，提高處理信息的能力，能熟練運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與應用，努力成為具備信息知識和網絡文化的綜合性檔案管理人才，以滿足檔案信息化建設的需要。

3.結語

第2篇：多媒體檔案管理范文

近年來，我國大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期人事工作更應該走在前面。采用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的人事工作，可以更好地服務于以經濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設，這不僅是新時期人事工作的需要，同時也是國家信息化工作的必然要求。

一、多媒體信息網絡系統(tǒng)構建的必要性分析

通過構建干部檔案管理多媒體信息網絡系統(tǒng)，干部管理部門能獲得更為直觀且全面的干部信息。實際上，該系統(tǒng)的建立，不僅能夠使我們迅速獲取干部的各方面檔案資料，包括簡歷、思想、特長、政績、素質等，同時還能夠借助影像資料對干部的生活作風、學習能力、工作能力等進行全面了解。借助于該系統(tǒng)，領導階層能夠實現(xiàn)對干部綜合素質的客觀且全面的評定。在建立多媒體信息網絡系統(tǒng)之后，一方面可以更加準確、快速地獲取干部個人情況包括簡歷、思想、特長、品德以及業(yè)績等，另一方面可以查詢其日常學習、工作以及生活方面的情況，其資料可包含錄音資料和視頻資料，更具全面性。除此之外，該系統(tǒng)的構建還可以通過信息共享促進工作效率和工作質量的提高。通過網絡信息共享，有助于避免各部分對相同信息的重復錄入，并且更新也可以同步，有助于提高信息的時效性。

二、多媒體信息網絡系統(tǒng)構建的方法分析

（一）對應用軟件進行規(guī)范。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結構體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

（二）積極應用先進電子信息技術，使信息系統(tǒng)具有完整性。多媒體信息網絡系統(tǒng)是以網絡平臺為基礎構建的，而網絡技術具有先進性，包含了多種技術，例如多媒體、數據庫以及網絡安全防范等。要想構建完善的干部檔案管理多媒體信息網絡系統(tǒng)，必須要做好以下幾個方面工作：一是構建干部信息數據庫，這是信息系統(tǒng)的基礎。該數據庫包括兩個板塊，分別為多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，并且兩個部分的內容都要豐富，能夠將干部每個方面的信息都涵蓋在內，從而使其應用范圍更加廣泛。多媒體數據庫是信息系統(tǒng)構建的一個難點，這主要是由于視頻數據和圖像數據的容量都比較大，調用速度比較慢，并且在管理方面的難度要大于文字。若只是采用文件方式來存放，難以滿足檔案管理中對數據的調用、管理、存儲以及更新等需求。因此，從長遠發(fā)展需求來看，采用多媒體數據庫對于提高數據存儲效率和管理效率都具有非常重要的意義。二是做好軟硬件技術和設備工作。高性能的設備和先進的多媒體技術是使該信息系統(tǒng)達到最佳應用效果的基礎。例如，在照片、音頻以及視頻等的采集中，都需要保證較高的質量才能進行后期制作，提供更加清晰和逼真的效果，并且也便于長期保存。

（三）信息系統(tǒng)的構建需要有計劃、分步驟、分階段。干部檔案管理多媒體信息網絡系統(tǒng)的構建必須要做好相關計劃，將其分為不同步驟和階段，并按步驟執(zhí)行。實際上，為了實現(xiàn)多媒體信息系統(tǒng)的階段性、步驟性，則必須要做到以下三點：其一是要明確系統(tǒng)框架，這部分主要包括建立高速網絡、錄入數據資料、應用軟件選擇。要求三個環(huán)節(jié)同時著手展開，并同一時間完成。其二則是對系統(tǒng)進行完善，在日常應用中不斷完善和改進系統(tǒng)，從而提升系統(tǒng)的應用價值，使其能夠更好地配合工作。

（四）重視應用、全員行動。干部檔案管理多媒體信息網絡的構建目的在于應用，因此其建設必須要保證其實用性與服務性。而在進行干部信息網絡系統(tǒng)的籌建時，往往會涉及到內部的諸多部門，不僅需要涉及到干部的工作領域，同時也需要征求干部管理部門的意見。因此，若要加快推行干部檔案的網絡系統(tǒng)構建，則必須要做到全員行動。而全員行動則能夠很好地推動干部檔案管理的采集與錄入，從而使信息網絡構建的速度有所加快。

第3篇：多媒體檔案管理范文

一、超媒體技術及其特點

（一）超媒體技術概念。當信息載體不限于文本時，稱之為超媒體。超媒體技術是一種典型的數據管理技術，它是由稱之為結點（node）和表示結點之間聯(lián)系的鏈（link）組成的有向圖（網絡），用戶可以將包括多媒體在內的各種信息的數據化、存儲管理、查詢和集成在一起，并將這些信息在網上傳播。超媒體技術是多媒體技術和超文本的結合，它既有超文本靈活、非線性的信息管理優(yōu)勢，又有多媒體生動、自然的表現(xiàn)特點。超媒體與其說是一種新技術，不如說是信息管理的一種新思想的體現(xiàn)。

（二）超媒體技術的特點。1.科學性。超媒體技術合理應用主要依賴于科技水平及計算機運營速度，因此，在運用超媒體技術時主要體現(xiàn)出檔案管理部門整體工作網絡及計算機系統(tǒng)的先進性與科學性，同時超媒體技術自身具備的較高科學性系統(tǒng)及運行方式也體現(xiàn)出該技術的整體科學水平。2.多元化。超媒體是在超文本的基礎上加入多媒體形式后形成的一種文本處理技術，其形式多元化、豐富化，與傳統(tǒng)文本技術相比較而言，更加適應當今社會及各企事業(yè)單位的需求與要求，因此，該技術不僅是科技時代的象征，也是當今社會的必然產物，是我國文本處理科學技術發(fā)展的必然趨勢。3.形象化、動態(tài)化。上文提到，超媒體中包含多媒體技術，因此其自身能夠對多媒體文件及檔案進行處理及管理，同時也能夠利用其多媒體優(yōu)勢，將現(xiàn)代檔案更加形象地利用動態(tài)形式表現(xiàn)出來，使其更加結構化、形象化，滿足現(xiàn)代檔案管理形式的基本需求，同時也因其自身具備的網絡一體化使具有大容量、實時交換以及高度集成等特點的現(xiàn)代管理模式逐漸變?yōu)榭赡堋?/p>

二、有關超媒體技術在檔案管理中應用的研究

現(xiàn)如今我國部分企事業(yè)單位已經廣泛應用超媒體技術，而該技術中的音頻、多媒體及超文本等內容的應用不僅為檔案管理部門工作了提供便利，降低了工作壓力，同時也使整體管理效率水平及準確程度得到大幅度提升，也使我國整體檔案管理水平得到提高。具體包括以下幾點：

（一）多媒體檔案的處理及應用。首先，該技術能夠對音頻等多媒體檔案進行處理。在現(xiàn)代檔案管理中，早已不再大范圍使用紙張檔案，而是利用計算機系統(tǒng)對檔案進行數據管理，但由于部分檔案內容較為抽象，部分部門難以直接使用這類檔案，因此可將其轉換為直觀、形象的多媒體檔案形式。其次，通過利用超媒體技術，能夠使抽象的文字、精致的圖像轉換為具有動態(tài)效果的影音視頻信息，而通過增加聲音等使其成為聲像檔案，而檔案部門在對其管理時只需歸類、保存、備份即可，其他部門或本部門需要調用時可直接將其播放出來，快速且便捷，符合現(xiàn)代企事業(yè)單位工作速率及需要。例如博物館中的部分展品如果只利用文字檔案難以將其完美地展現(xiàn)出來，而通過對超媒體技術的投入使用，可使檔案內容直觀地展現(xiàn)出來，且因其完美配音使檔案內容更加清晰，同時也使其內容變得更加豐富，并使檔案庫房擁擠的局面得到改善。

（二）應用流媒體技術實現(xiàn)超媒體檔案瀏覽。超媒體載體在Internet中使用流式（Stream）傳輸技術傳輸音頻、視頻等連續(xù)性的多媒體數據。這些數據經高清編解碼和流暢的多媒體編輯操作，用戶對這些數據進行解碼后，便可在線利用。

（三）交互式遠程多媒體信息服務系統(tǒng)的應用。在線利用文本、圖像、?D形、視頻等檔案數據時，運用異步通信技術，對實時數據進行異步通信輸入、查詢、刷新等信息操作。數據進行實時交互，提高了利用和服務之間的數據交互量，從而提高了工作效率。

第4篇：多媒體檔案管理范文

Abstract： Full media management in agricultural science and technology archives is a brand new management idea. Because of the rapid development of science and technology， agricultural scientific and technological achievements is no longer closed， and can transform into productive forces through the multimedia， three net fusions， three screen integration. Rapidly and directly Understanding the latest science and technology progress and reference through the full media management， make the latest scientific and technological achievements is no longer "archives" but better services in the development of modern agricultural science and technology.

關鍵詞： 全媒體；農業(yè)；科技檔案

Key words： full media；agriculture；science and technology archives

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006—4311（2012）27—0188—02

1 全媒體的概念

“全媒體”指媒介信息傳播采用文字、聲音、影像、動畫、網頁等多種媒體表現(xiàn)手段（多媒體），利用廣播、電視、音像、電影、出版、報紙、雜志、網站等不同媒介形態(tài)（業(yè)務融合），通過融合的廣電網絡、電信網絡以及互聯(lián)網絡進行傳播（三網融合），最終實現(xiàn)用戶以電視、電腦、手機等多種終端均可完成信息的融合接收（三屏合一），實現(xiàn)任何人、任何時間、任何地點、以任何終端獲得任何想要的信息。

全媒體與農業(yè)科技檔案管理的關系：

①檔案管理全媒體化是現(xiàn)代和未來社會發(fā)展的需要 檔案在信息社會中的地位是非常重要的，檔案信息全媒體化管理充分體現(xiàn)了現(xiàn)代社會檔案管理水平。計算機技術的突飛猛進，在很大程度上推動了電子檔案在國內外的廣泛使用，計算機技術和電子技術的發(fā)展使其他各種形式的媒體得以實現(xiàn)數字化下的整合、完善和全面。

②檔案管理全媒體化是現(xiàn)代和未來農業(yè)發(fā)展的需要 現(xiàn)代農業(yè)科技檔案已不再是傳統(tǒng)的紙質加標本的模式，它的發(fā)展方向是涵蓋所有與農業(yè)科技有關的所有媒體形式的科技資料、成果和科技手段，農業(yè)科技檔案全媒體化管理將為為現(xiàn)代和未來的農業(yè)檔案管理奠定基礎，為未來農業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供技術依據。

2 當前農業(yè)科研檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 重視不足，管理力量薄弱 因為我們沒能在農業(yè)科研工作一定程度的忽視了科研檔案的重要性，造成我們不能形成較強的科研檔案管理意識。有些科研單位，覺得只要檔案保管正確，檢查時不會出現(xiàn)不合格的情況就好。在年底考核的內容中并不包括檔案工作，這樣就不能使科研人員高度重視檔案工作。農業(yè)科研單位中不少的檔案管理人員對檔案管理專業(yè)理論知識掌握的不牢固，缺少多媒體技術的理論知識和實踐經驗，有些設置連基本的計算機操作和軟件知識都很匱乏，再加上，檔案員身兼多職的情況比較嚴重，就必然會減少在檔案工作中的時間，這樣就不能很好地完成檔案管理工作，若是某些檔案管理人員的工作需要調動時，一般情況下工作交接的都比較匆忙，沒有完整的移交手續(xù)。因為不能充分認識到科研檔案管理的重要性，有些部門和單位沒能重視檔案工作的復雜性和專業(yè)性。

2.2 歸檔材料不足 在進行農業(yè)科研檔案管理時，雖然日常的科研管理工作是包括農業(yè)科研檔案管理的，但是，有些科研人員過于重視科研實踐和科研成果，而項目實施過程中產生的原始材料清點、補充、移交和保存的環(huán)節(jié)并沒有引起他們的高度重視；還有一些科研工作者因為不具備良好的檔案管理意識，不能按照要求嚴格的進行科研檔案的歸檔管理，把屬于科研單位的成果保存在個人手中，成了私有成果；當項目執(zhí)行期較長，參與的人比較多時，在檔案管理工作中就會出現(xiàn)忘記保存的情況，使歸檔文件散失。這不僅不能保證科研檔案的完整性與系統(tǒng)性，而且還致使科研成果的丟失。因為保存數據的不完整，項目文件沒能系統(tǒng)化，這就難免的會大大降低檔案的實用性，無法使農研檔案得到更高效的拓展及利用。

第5篇：多媒體檔案管理范文

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

在信息時代背景下，計算機技術因其便捷、快速等特點備受人們的青睞，已經成為人們日常生活、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進了檔案信息化管理的實現(xiàn)。

一、計算機技術在檔案管理中應用意義

1.必要性

隨著社會信息化建設進程的不斷推進，檔案信息因其憑證性以及廣泛性和信息重要載體等特點受到更多重視。在信息化背景下，檔案信息管理實現(xiàn)現(xiàn)代化是現(xiàn)在檔案管理工作重要目標。計算機在檔案管理中的應用，具有檢索速度快、可靠性強、存儲量大、保密性好等特點，與傳統(tǒng)手工管理相比更具備優(yōu)勢，能夠及時、全面、準確、系統(tǒng)的將檔案信息進行存儲，提高了管理信息的效率以及信息利用率。

2.主要作用

1）數字化。檔案載體不再是傳統(tǒng)的紙質，而是電子檔案，各級行政部門的辦公，各種企業(yè)的管理和經營方式也隨之改變，出現(xiàn)了電子政務、商務等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質。在數字化時代，各種信息的書寫、傳遞、儲存、檢索和利用主要利用計算機網絡，由原來可以感知的信息固態(tài)形式變?yōu)槌橄蟮碾娮有问?，即電子檔案的發(fā)展。電子檔案大大縮減了人力和物力，實現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

2）存儲量大。隨著人們生活范圍的不斷擴大，大量的文件資料也隨之產生，檔案資料入庫信息劇增，通過利用計算機海量的存儲特點以及快速的計算，在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的檢索信息，可以進行快速和準確的檢索，確保檢索的優(yōu)質高效，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。

3）自動化。計算機技術應用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進行邏輯推理和判斷，真正實現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動化進程。

3計算機信息處理與檔案信息管理相結合是檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)性工作，除了對檔案材料的保管，增加檔案的使用周期，盡力的維持歷史原貌。還需要重視對檔案信息的開發(fā)再利用，增加信息的服務意識。由于計算機在信息的處理和管理方面具有很大的優(yōu)點，只有充分利用計算機技術，才能是實現(xiàn)檔案的信息化管理。這種管理只要是利用現(xiàn)代化的信息技術對原有的檔案管理模式進行變動，實現(xiàn)檔案的數字化和信息化。

1）多媒體檔案信息處理的標準化和長久化

多媒體信息技術的設備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標準在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質，研究滯后，尚未有明確結論。有關的管理者要注意這些問題，認真研究分析，制定相應的對策。

2）用多媒體技術實現(xiàn)檔案管理功能的更新

計算機已經從內部信息的多媒體處理轉向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現(xiàn)，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術等。這些技術的應用不僅可以方便快捷地進行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，密切了檔案工作者與計算機的關系，使計算機的普及應用提高到一個新的層次。

二、計算機技術檔案管理應用存在的問題及對策

1.信息網絡數據庫建設問題

對現(xiàn)有的檔案目錄數據庫以及部分全文數據庫進行管理，不僅要加快對現(xiàn)有檔案信息進行著錄、入庫以及管理的工作節(jié)奏，爭取全面實現(xiàn)目錄以及檔案文件的機器檢索，還要對那些利用率高、內容重要、容易受損的檔案信息實施數字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項工作結合在一起，形成一個有機的整體。

2.信息網絡安全問題

隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網絡，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術應用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網絡安全問題難以計數，現(xiàn)在的防火墻等安全防護技術對專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對檔案安全管理問題，我國檔案部門已經相應的在標準化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標準和安全防護技術措施來應對安全威脅，比如可以選擇用網絡限制和密碼驗證等方式來保障檔案信息管理安全。

3.管理技術實用性問題

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，技術的更新速度驚人，因此在檔案管理技術的選擇應用上，一定要緊跟計算機技術尤其是檔案管理方面技術的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經濟效益的生產部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經常對管理設備進行更新，同時最新最先進的設備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術的應用，不斷提高檔案管理水平。

4.檔案管理人員專業(yè)化問題

隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業(yè)素質要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規(guī)則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業(yè)知識的學習，來勝任檔案管理工作。

三、計算機技術檔案管理應用發(fā)展策略

1.增強計算機技術在檔案管理工作中應用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理應用中的重要性，形成使用計算機技術來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現(xiàn)網絡化管理，營造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

2.加強創(chuàng)新意識

隨著計算機技術的不斷更新，檔案也需要進行創(chuàng)新管理。一方面，在實現(xiàn)計算機技術檔案管理時，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)的正常運行；另一方面，檔案管理人員在具備專業(yè)知識同時還應具備創(chuàng)新思維，實現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計算機技術的實用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學習專業(yè)知識，熟練掌握計算機技術，提高個人綜合能力。

3.加強人才培養(yǎng)意識

一方面，在進行招聘時選擇具備計算機操作和應用能力的專業(yè)人員，提高計算機應用的使用效率；另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓，轉變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強其專業(yè)知識以及計算機操作應用能力的培訓，使其充分掌握計算機操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。

四、結語

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據的比重也在不斷增加，在對檔案內容進行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標準化、數字化、網絡化，對檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。

參考文獻：

[1]王躍輝.計算機對檔案管理的作用[J].中國新技術新產品.2011（05）.

第6篇：多媒體檔案管理范文

關鍵詞：檔案管理；信息化

在互聯(lián)網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現(xiàn)實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點

1.1 高效性

相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發(fā)揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發(fā)展。依靠計算機多媒體技術的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢還表現(xiàn)在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規(guī)范

科技的發(fā)展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實現(xiàn)電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發(fā)，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現(xiàn)代化檔案管理的工作。

3.3 加強檔案電子化管理的重視程度

加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發(fā)。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。

3.4 形成檔案管理的網絡體系

在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]

4 結語

一個單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應時代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發(fā)展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發(fā)展。

參考文獻

[1]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當代醫(yī)藥，2012，02：165-166.

[3]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計，2012，19：124-126.

第7篇：多媒體檔案管理范文

科研機構的科研項目檔案是科學研究活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，機構所屬的各研究團隊及相關研究人員職務活動中形成的各類科研項目檔案，需要實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，以利于開發(fā)和利用。

一、科研檔案管理的特點

科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，也是保護知識產權的一項重要舉措。檔案管理與計劃管理、項目管理、成果管理緊密結合，納入到科研計劃、規(guī)劃，納入到科研管理制度。其特點也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復雜性

科研檔案涵蓋了科研項目活動的整個過程，每個環(huán)節(jié)都需要多次的試驗和研究。有的科研項目還是多個科研團隊的合作項目，致使科研檔案的收集管理較為復雜。

（1）數據量大?？蒲许椖靠梢苑侄鄠€不同的子課題，每個課題和主項目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標進行檢驗考核。同時一個科研項目可能涉及多個立檔單位，多個專業(yè)學科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時間跨度大。科研項目從項目申請、立項論證、組織實施，到檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫整個過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導致項目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項目在研究過程中形成的具有保存價值的各種載體，可能是具有創(chuàng)新性的技術設計及專利內容，這些資料體現(xiàn)了較為高、精、尖的科學技術水平，形成的成果擁有知識產權，因此對于檔案的內容就要嚴格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設計有利于加快科研檔案現(xiàn)代化管理水平，改進科研檔案管理模式?？蒲袡n案信息化平臺的設計就是把科研檔案資源轉化為電子化的信息，這些資源包含項目整個活動過程中產生的文檔、多媒體資源、創(chuàng)新成果等，形成一個分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務，增強檔案科學性管理，實現(xiàn)科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質的檔案保存期限有限，同時查找翻閱不方便。其次，規(guī)范化的數據信息可以規(guī)范操作，提高數據質量及信息處理的效率，同時縮短了項目決策周期，通過檔案的管理實現(xiàn)項目的動態(tài)跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎上，更能促進科研成果的轉化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學化管理

（一）加強基礎設施建設，培養(yǎng)信息技術人才

對實施科研檔案信息化管理投入專項經費，配置必須的軟硬件設施，提高計算機和網絡應用程度。

檔案管理人員承擔著具體實施的工作職責，不僅要熟練地運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通訊技術及多媒體技術，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項目的檔案信息進行判斷分析，保證科研項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。因此要加強檔案信息化管理的培訓，普及信息化技術知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機構要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標準。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個單位個人的職責權限，使各個操作環(huán)節(jié)都要有章可循。

（三）提高科研項目電子檔案的安全性

加強對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網絡的安全。平臺的安全性設計主要包括以下幾個方面：

（1）系統(tǒng)數據庫的安全性。設置驗證用戶的權限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數字簽名技術對立檔單位進行安全性檢驗，同時檢驗文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數據庫中相關數據表的字段、相關文檔進行加密處理。

（2）系統(tǒng)的網絡安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個時間點、每個用戶進行的任何操作，使管理員可以監(jiān)控系統(tǒng)的運行狀態(tài)。同時，不定期對數據資源庫進行備份。

四、結 論

第8篇：多媒體檔案管理范文

（一）數字化學習系統(tǒng)研發(fā)的必要性 1、檔案管理人員的工作特點需要數字化的學習方式。企業(yè)檔案管理人員工作任務繁雜，管理內容枯燥，根本不可能主動去學習。而當檔案管理人員需要學習時，又找不到學習的內容。解決這一矛盾的最佳方式就是建立數字化學習平臺。數字化的學習方式改變了傳統(tǒng)單一、被動的學習方式，又有助于加深所學內容的記憶和理解。2、檔案管理專業(yè)知識結構復雜，缺乏系統(tǒng)整合。檔案管理具有很強的專業(yè)性且涵蓋內容較廣，既包括文書檔案、科技檔案等基礎學科，又包括針對某一行業(yè)的相關標準。檔案管理人員既需要扎實的理論基礎，又要對自己所工作領域的相關標準、文件稔熟于心。而在知識碎片化的今天，檔案管理人員難以將這些專業(yè)知識有效銜接起來。因此，如何使這些碎片化的知識整合為一套完整的學習體系，將成為我們研究與探討的新課題。

（二）檔案數字化學習系統(tǒng)研發(fā)的可行性 1、數字化學習資源的開放與共享為數字化學習系統(tǒng)研發(fā)提供素材。數字化學習系統(tǒng)的研發(fā)依托數字化的學習資源，學習資源建設是數字化學習的關鍵。數字化學習資源是經過數字化處理的學習資源，包括文字、圖像、聲音、動畫、視頻等。數字化學習資源依托信息技術的優(yōu)勢，較傳統(tǒng)學習資源具有多媒體化、超文本、實時交互、資源共享等特點。檔案管理人員對收集到的信息資源分門別類形成數據庫并進行共享，經過多媒體加工處理的數字化學習資源更加豐富多彩。2、信息技術的發(fā)展為學習系統(tǒng)研發(fā)提供了可能。隨著信息技術的不斷發(fā)展，使得這種集文字、圖片、圖形、影視、動畫、聲音于一身的多媒體技術具有較強的可控性、集成性、交互性、實時性。檔案管理人員可以充分利用多媒體教學工具有效地選擇適合自己的學習內容，學習方法。3、數字化的生活環(huán)境營造了數字化的學習環(huán)境。在數字化的浪潮中，數字技術滲透到生活的各個方面，數字技術正在改變人們的生活方式。數字技術的進步，已經使學習突破了傳統(tǒng)課堂和實體教學機構的限制。生活在數字化時代，人們更加樂于利用數字平臺獲得或分享知識與技能。我們可以構建網絡學習平臺，為檔案管理人員營造交互的學習環(huán)境、對于某些不理解的概念，利用圖片、動畫等鮮活的實例給予檔案管理人員直觀的感受，豐富學習方式、提高學習興趣。

二、數字化學習系統(tǒng)研發(fā)的思路與原則

數字化學習系統(tǒng)的研發(fā)要遵循需求與適用的原則。因此，數字化學習系統(tǒng)的建設必須具有檔案管理的特色。數字化學習系統(tǒng)的價值體現(xiàn)在它的有效使用上，建好數字化學習平臺是前提，最終歸宿在于以它為依托，整合可利用的教學資源，建設互動的學習平臺，并使其在發(fā)揮其應有的作用，有效激發(fā)檔案管理人員的學習興趣和能動性。應該遵循以下基本原則：

（一）交互性的學習方式 數字化的學習模式是在學習方式上具有交互功能，通過鍵盤、鼠標等交互途徑實現(xiàn)檔案管理人員與教學內容的互動，產生出一種新的圖文并茂、豐富多彩的人機交互方式，使學習內容通過不同感官呈現(xiàn)給學習者，給學習者帶來全新的學習體驗。

（二）因材施教的學習方式 在數字化的學習環(huán)境中，檔案管理人員的學習進度可以自己掌握，基礎稍差的人員可通過數字化學習系統(tǒng)反復地重溫某一知識點，而基礎好的人員則可根據自己的實際情況自主選擇下一步的學習目標，及早的獲取新的知識點，能真正實現(xiàn)因材施教的教學理念。

（三）學習資源的全面性、共享性 數字化學習系統(tǒng)不僅局限于書本知識，而且還能夠利用互聯(lián)網等多種渠道收集文字、音視頻等各種形式的學習資源。檔案管理人員也可自己作為資源者，把優(yōu)質的學習資源上傳到學習系統(tǒng)共享，既保證了學習資源的時效性和新穎性，又可以促進資源的分享，使檔案管理人員利用所匯集的優(yōu)質學習資源進一步的拓展學習內容、優(yōu)化知識結構。

三、構建數字化學習系統(tǒng)的策略

數字化學習系統(tǒng)是以數字化學習資源和信息技術為基礎，在計算機和互聯(lián)網上建立起來的對學習、考試等活動進行統(tǒng)一規(guī)范和管理的體系，這種體系使數字資源得到充分優(yōu)化和利用，形成虛擬的教學環(huán)境。系統(tǒng)的研發(fā)要從穩(wěn)定的架構、豐富的資源、實用的功能、親和的界面、方便的管理為準則進行設計和研發(fā)。

（一）穩(wěn)定的架構 數字化學習系統(tǒng)的研發(fā)應充分考慮人員的學習需求，本著實用性、安全性、可靠性和可擴充性相結合的原則，結合當今先進的軟件開發(fā)技術，采用穩(wěn)定的系統(tǒng)架構進行開發(fā)。數據庫是各種學習資源和用戶信息的存儲和備份，主要學習資源包括文字素材、圖片素材、音視頻素材等，用戶信息包括系統(tǒng)管理者和使用者的登錄信息、考試信息等。應用層主要是實現(xiàn)教學、考試及用戶管理的各項功能。

（二）豐富的資源 數字化學習系統(tǒng)教學資源應本著實用的理念開發(fā)。從資源可劃分為文本類、圖形圖像類、音頻類、視頻類、動畫類。教學資源應盡可能廣泛且是現(xiàn)行有效的。

（三）實用的功能 隨著信息技術的發(fā)展，任何可以想到的功能基本都可以實現(xiàn)，但對于數字化學習系統(tǒng)，定位于一個為檔案管理人員提供學習的平臺，實用性是系統(tǒng)開發(fā)要著重考慮的。傳統(tǒng)學習方式難以評估學習效果，數字化學習系統(tǒng)則可研發(fā)在線考試模塊，嵌入大量的題庫和多樣的考試類型，以在線考試的方式讓檔案管理人員的學習效果得到有效量化和直觀展示。

（四）方便的管理 數字化學習系統(tǒng)要不斷對內容及時更新，確保學習內容的新穎與時效。對于每一種學習資源，系統(tǒng)都會對它的使用情況進行統(tǒng)計和分析，對于檔案管理人員的考試成績，系統(tǒng)將給予真實的記錄。

第9篇：多媒體檔案管理范文

一、加快高校檔案管理數字化建設的現(xiàn)實意義

數字化檔案管理是指通過計算機建立檔案目錄數據庫、現(xiàn)行文件全文數據庫和多媒體數據庫（照片、音頻、視頻等），以數字化為載體的檔案信息存儲提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學生數量和教職工數量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對于學生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質檔案和數字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢。問題的原因是檔案管理人員對于數字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認識。

（一）高校檔案數字化是信息時展的要求

社會發(fā)展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數據整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。

（二）高校檔案信息數字化是數字化校園的必然結果

在社會數字化的背景下，高校作為技術發(fā)展的前沿已普遍開展數字化改革，高校檔案部門的數字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現(xiàn)聯(lián)網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

（三）高校檔案數字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數字化建設是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)新時期檔案管理的科學優(yōu)化。檔案數字化能夠大量節(jié)省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

二、高校檔案管理數字化存在的問題及對策分析

應當看到，高校檔案管理數字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統(tǒng)與校內辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內部的辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數據難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學規(guī)范的數字化檔案工作制度和專業(yè)化的數字化檔案管理人才。另外，有些單位數字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數字化進一步拓展，影響檔案數字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：

（一）首先要正確認識電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

數字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術，其具體內容和關鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護，隨時進行數字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。

（二）盡快建立健全檔案信息管理標準

新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標準化。在實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業(yè)務規(guī)范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發(fā)揮自身能動性，根據自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。

（三）不斷改進檔案管理數字化系統(tǒng)

電子文檔具有與紙質檔案不同的技術特性，檔案數字化管理的制度、標準以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設計階段，依據數字化標準，充分綜合文件檔案業(yè)務部門、管理部門及技術開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。

（四）加快硬件基礎建設

檔案管理數字化建設，需要計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發(fā)一系列不良結果，要及時對系統(tǒng)關鍵設備進行更新?lián)Q代和升級，以確保信息化建設的順利進行。

（五）突出數據庫建設

數據庫建設是檔案數字化管理系統(tǒng)建設的重要基礎。要實現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。在紙質檔案數字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規(guī)范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據制定得著錄規(guī)則和細則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數字化數據庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數字化過程中，要注意館與館之間檔案數據庫建設的數據交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數據庫長遠目標。

（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質

要重視對檔案管理人員應用現(xiàn)代化新技術的業(yè)務能力和技能素質的培養(yǎng)。而且數字信息技術的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業(yè)務的專業(yè)知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數字化管理工作提供人才保障。

三、切實加強數字化背景下高校檔案的保護

電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網或互聯(lián)網，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實加強數字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數據丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：

（一）提高數字化檔案管理人員的安全防范意識

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數字化檔案的管理和制定詳細的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規(guī)程做到了心中有數，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。

（二）提高系統(tǒng)安全防范技術能力

一方面，要依托傳統(tǒng)的網絡信息保密技術，如最常用的是數據密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發(fā)揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數字簽名驗證。在計算機網絡中采用數字簽名，動態(tài)驗證用戶身份與數據的真實性，確保數據的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術。根據安全實際要求，可以將數據處理、數據存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。

（三）嚴格執(zhí)行數據備份制度，提高系統(tǒng)容災能力

影響數字化檔案安全的因素眾多，有諸如網絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執(zhí)行電子檔案數據備份制度，有效防止這些因素對系統(tǒng)造成損害，確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統(tǒng)和關鍵業(yè)務在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災難后可以迅速恢復的數據備份系統(tǒng)。在實際執(zhí)行數據備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數據存儲難題。如何安全、科學地保存這些數據，是備份工作的關鍵?？梢砸劳袛底謾n案館平臺，采取海量數據在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。