紙質(zhì)檔案論文精選(九篇)

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第1篇：紙質(zhì)檔案論文范文

（一）人事檔案資料收集不完整醫(yī)院人事檔案資料的收集，是醫(yī)院進(jìn)行人事管理的前提，因此，人事資料的完整性、準(zhǔn)確性等，都會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量及水平帶來(lái)較大影響。目前，我國(guó)很多醫(yī)院在人事資料的收集過(guò)程中存在較多不足之處：第一，由于檔案信息的主要內(nèi)容是記錄醫(yī)護(hù)人員的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲及職稱(chēng)情況等，在道德素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及服務(wù)態(tài)度等方面涉及的比較少；第二，檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作人員在填寫(xiě)資料時(shí)，態(tài)度不端正，字跡不清晰，一定程度上降低了信息的完整性、準(zhǔn)確性。

（二）人事檔案管理制度不完善隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，部分醫(yī)院的人事檔案管理制度相對(duì)比較滯后，并沒(méi)有得到相應(yīng)的完善，從而導(dǎo)致其難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。比如，有些醫(yī)院的人事檔案管理制度沒(méi)有得到及時(shí)更新，檔案管理人員素質(zhì)較低，隨意刪減資料信息；部分檔案管理部門(mén)的考核標(biāo)準(zhǔn)比較固定，不夠靈活，沒(méi)有完全將檔案管理納入考核之中，從而影響了檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性。

（三）人事檔案管理方式落后受客觀實(shí)際情況的影響，很多醫(yī)院不重視人事檔案管理工作，且醫(yī)院對(duì)檔案管理部門(mén)缺乏必要的資金及制度支持，從而使其信息化管理水平比較落后，相關(guān)計(jì)算機(jī)硬件及軟件沒(méi)有得到及時(shí)配置，管理人員主要進(jìn)行手工記錄，導(dǎo)致工作效率低下，人為因素造成的信息填寫(xiě)錯(cuò)誤也比較多，影響了檔案資料的準(zhǔn)確性。

（四）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊由于很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，因此也缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，且部分管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、學(xué)歷水平以及工作認(rèn)知等都存在不同程度的差異。此外，個(gè)別醫(yī)院人事管理部門(mén)的工作人員大多數(shù)是醫(yī)護(hù)人員家屬擔(dān)任的，因其缺乏對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)、醫(yī)院制度及人事關(guān)系變化的了解，也缺乏相應(yīng)的人事檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，從而降低了醫(yī)院檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平。

二、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式的措施

（一）要提高人事檔案資料收集的準(zhǔn)確性、規(guī)范性工作人員在收集檔案的整個(gè)過(guò)程中，要提高自己的責(zé)任意識(shí)，確保所得信息的準(zhǔn)確性、完整性，對(duì)醫(yī)護(hù)人員的工作態(tài)度、個(gè)人素養(yǎng)及醫(yī)德等都要盡可能的有所涉及，將其如實(shí)記錄在檔案中，進(jìn)一步提高檔案信息的真實(shí)性。此外，還要根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作變化及職稱(chēng)等及時(shí)更新檔案信息，使其學(xué)歷、職稱(chēng)、論文創(chuàng)作及業(yè)務(wù)能力等信息及時(shí)歸檔，進(jìn)而為醫(yī)護(hù)人員的發(fā)展提供檔案支持。

（二）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度醫(yī)院要從制度入手，加強(qiáng)檔案管理。要建立有效的考核機(jī)制、責(zé)任機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制，完善人事檔案管理制度的內(nèi)容，并將信息收集、管理及歸檔等工作落實(shí)到個(gè)人，通過(guò)建立目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范管理人員的工作態(tài)度，激起其工作積極性。加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督，利于檔案管理的規(guī)范化；對(duì)管理人員進(jìn)行定期考核，能夠深化其責(zé)任意識(shí)，更好的為檔案管理工作服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理醫(yī)院人事檔案可以和信息化技術(shù)結(jié)合在一起，醫(yī)院要加大檔案管理資金的投入力度，完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而在根本上保證檔案信息輸入的正確性、真實(shí)性；同時(shí)，建立人員招聘及職務(wù)調(diào)動(dòng)管理平臺(tái)，能夠在一定程度上提高人事檔案的參考價(jià)值，發(fā)揮其作用。此外，醫(yī)院要相應(yīng)的完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，為紙質(zhì)檔案的存放提供良好的環(huán)境，使檔案資料免受環(huán)境的影響而遭到破壞。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院要注重引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才及檔案管理人才，以便更好的提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平；通過(guò)定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使其及時(shí)掌握檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，用先進(jìn)知識(shí)為檔案管理工作提供指導(dǎo)。提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感，可以提高檔案管理工作人員的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

第2篇：紙質(zhì)檔案論文范文

檔案執(zhí)法現(xiàn)狀

（1）我國(guó)檔案行政執(zhí)法的法律規(guī)范現(xiàn)狀?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定了享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的機(jī)關(guān)及其職能。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)是檔案行政執(zhí)法的主管部門(mén)，其在檔案管理當(dāng)中的職能為四個(gè)部分，一是對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃；二是組織協(xié)調(diào)檔案管理行為；三是統(tǒng)一檔案管理的制度；四是監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理。同時(shí)規(guī)定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。從《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定可以看出，該法規(guī)定的檔案行政管理分為兩個(gè)層面，第一個(gè)層面是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員對(duì)本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；第二個(gè)層面是國(guó)家的檔案行政管理部門(mén)的檔案行政管理行為。其中第一個(gè)層面屬于機(jī)關(guān)、團(tuán)體的內(nèi)部管理，屬于內(nèi)部行政，不屬于行政法上的具體行政行為；第二層面的管理是國(guó)家行政機(jī)關(guān)依法實(shí)施行政管理，對(duì)檔案行政管理對(duì)象產(chǎn)生直接、強(qiáng)制性的法律效力的具體行政行為。因此，我們可以理解我國(guó)的檔案執(zhí)法部門(mén)為國(guó)家的檔案管理部門(mén)，我國(guó)檔案執(zhí)法的職能為統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)四個(gè)方面，具體執(zhí)行方式包括檔案行政檢查、檔案行政處罰、檔案行政管理和檔案行政獎(jiǎng)勵(lì)幾種主要類(lèi)型。檔案執(zhí)法是檔案管理機(jī)關(guān)的職務(wù)行為，作為一種行政行為它對(duì)檔案管理部門(mén)和檔案管理的機(jī)關(guān)單位的監(jiān)督管理行為直接影響到這些機(jī)關(guān)、個(gè)人的權(quán)利和義務(wù)，而作為一種行政權(quán)力，檔案執(zhí)法必須受到嚴(yán)格的法律監(jiān)督。按照行政法的基本理論，權(quán)責(zé)一致，有職權(quán)的一方必須具有職責(zé)，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)作為享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的主體，也必須建立行政執(zhí)法責(zé)任制度。而在當(dāng)前的法律規(guī)范狀況下，檔案行政執(zhí)法的責(zé)任制度仍然沒(méi)有建立起來(lái)，檔案行政執(zhí)法行為仍然存在大量的不作為和行政越權(quán)現(xiàn)象。

（2）檔案執(zhí)法的實(shí)踐現(xiàn)狀和問(wèn)題。檔案執(zhí)法檢查是最為主要的檔案行政執(zhí)法形式。檔案行政執(zhí)法檢查是指檔案主管部門(mén)對(duì)檔案行政管理部門(mén)執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查、上一級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)下一級(jí)檔案行政管理部門(mén)的執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查[2]26。也是當(dāng)前檔案行政執(zhí)法的核心部分，它直接決定了其他檔案行政行為的實(shí)施效果。檔案行政管理部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)、單位的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，這一部分是檔案行政執(zhí)法的最重要部分也是數(shù)量最多的部分。而在檔案執(zhí)法實(shí)踐當(dāng)中，這一部分對(duì)檔案管理秩序的維護(hù)并沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。當(dāng)前檔案執(zhí)法的法律依據(jù)是《檔案法》及其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、實(shí)施辦法，在這一系列的法律法規(guī)中規(guī)定的執(zhí)法形式主要是檢查，即檔案行政管理部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)、單位的檔案管理的歸檔、保存和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行檢查。但是《檔案法》以及其他檔案執(zhí)法相關(guān)的法律法規(guī)并沒(méi)有規(guī)定檔案行政檢查的標(biāo)準(zhǔn)、程序和相關(guān)責(zé)任，這樣就使得檔案行政執(zhí)法過(guò)于隨意，檔案行政管理部門(mén)完全是按照自己的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷其轄區(qū)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平，那么他們對(duì)檔案管理能夠起到的積極作用就顯得有些薄弱。在近期，包括醫(yī)院病例檔案信息、學(xué)校學(xué)生檔案信息、證券公司客戶檔案信息以及銀行客戶檔案信息遭遇流失現(xiàn)象屢屢發(fā)生，對(duì)國(guó)家和社會(huì)的禮儀造成巨大的損害，也給檔案管理秩序造成混亂的局面，然而在這些事件當(dāng)中的處置一般都是對(duì)檔案管理的直接責(zé)任人或者檔案違法行為人進(jìn)行直接的處罰，并沒(méi)有對(duì)檔案行政執(zhí)法部門(mén)的行為進(jìn)行反思。事實(shí)上，這些問(wèn)題暴露出了檔案行政執(zhí)法檢查當(dāng)中監(jiān)督制度的缺失給檔案執(zhí)法帶來(lái)的嚴(yán)重負(fù)面影響。我們知道檔案執(zhí)法檢查行為是一種具體行政行為，同時(shí)也是法律賦予檔案行政管理部門(mén)的法定職權(quán)，如果檔案行政管理部門(mén)沒(méi)有認(rèn)真、充分履行該職責(zé)，也構(gòu)成行政不作為，是一種行政違法行為。而在當(dāng)今，由于當(dāng)前沒(méi)有任何一種有效的外部監(jiān)督機(jī)制對(duì)檔案行政檢查行為進(jìn)行監(jiān)督，檔案行政管理部門(mén)的這種行政違法行為很難被發(fā)現(xiàn)和查處，嚴(yán)重?fù)p害了國(guó)家的檔案管理秩序。檔案行政處罰也是當(dāng)前檔案行政執(zhí)法領(lǐng)域的又一個(gè)重要問(wèn)題。在行政法上行政處罰是指具有行政處罰權(quán)的行政主體為維護(hù)公共利益和社會(huì)秩序，保護(hù)公民、法人或其他組織的合法權(quán)益，依法對(duì)行政相對(duì)人違反行政法律法規(guī)而尚未構(gòu)成犯罪的行政行為所實(shí)施的法律制裁?！缎姓幜P法》規(guī)定了公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應(yīng)當(dāng)給予行政處罰的，由法律、法規(guī)或者規(guī)章規(guī)定，并由行政機(jī)關(guān)依照行政處罰法規(guī)定的程序?qū)嵤3]。而根據(jù)《檔案法》以及其他檔案管理的相關(guān)法規(guī)，檔案行政執(zhí)法中的行政處罰方式主要為警告和行政處分。警告是一種處罰力度較弱的行政處罰方式，而行政處分更是一種內(nèi)部行政行為，在本質(zhì)上不屬于行政處罰，這里在《檔案法》當(dāng)中進(jìn)行了規(guī)定，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)不應(yīng)該僅僅作為一種內(nèi)部行政行為來(lái)對(duì)待，否則這種行政處罰就沒(méi)有任何效力。但在實(shí)踐中，行政處分的實(shí)施仍然缺少相應(yīng)監(jiān)督，很多行政處分在檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)作為決定以后就不再過(guò)問(wèn)，而單位內(nèi)部更不予追究，這樣就使檔案行政執(zhí)法流于形式。因此，在這里也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案行政處罰的外部監(jiān)督渠道，對(duì)檔案行政處罰行為進(jìn)行監(jiān)督。

第3篇：紙質(zhì)檔案論文范文

一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過(guò)程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說(shuō)，這一認(rèn)識(shí)是正確的。然而查啟森同志卻對(duì)這一傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說(shuō)就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗洠筒荒芩闶菣n案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書(shū)手稿，即文物和圖書(shū)手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②

筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對(duì)形成文件的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個(gè)完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無(wú)疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書(shū)手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書(shū)手稿也是印刷圖書(shū)的依據(jù)，但圖書(shū)產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說(shuō)它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果?！豹郛?dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?jiàn)，同樣是原始記錄，并不影響我們對(duì)檔案與圖書(shū)、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。

也許有人會(huì)說(shuō)，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性?！豹菟裕募c檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對(duì)文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說(shuō)，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說(shuō)的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱(chēng)，也就說(shuō)明了這一點(diǎn)。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對(duì)原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒(méi)有這一程序，也就沒(méi)有檔案?！豹擢ミ@一認(rèn)識(shí)似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來(lái)的檔案一般是經(jīng)過(guò)歸檔這一程序的。但問(wèn)題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔，相對(duì)于檔案保管機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會(huì)征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無(wú)異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對(duì)此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無(wú)論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！豹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會(huì)所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識(shí)也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無(wú)疑是信息。但是，圖書(shū)、情報(bào)所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?jiàn)，信息性是檔案、圖書(shū)、情報(bào)的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒(méi)有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說(shuō)檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說(shuō)是毫無(wú)意義的?！雹溪?/p>

應(yīng)該說(shuō)，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣?huì)信息和自然信息，從記錄方式來(lái)看，社會(huì)信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會(huì)信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會(huì)信息，而圖書(shū)、情報(bào)則屬于派生的社會(huì)信息。因此，泛泛地稱(chēng)檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動(dòng)的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>

很顯然，這一認(rèn)識(shí)是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚(yáng)和非現(xiàn)行文件三種。由于我國(guó)不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>

筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識(shí)是不符合我國(guó)的實(shí)際的。因?yàn)閲?guó)外的現(xiàn)行文件是指“一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！雹佣覈?guó)一般認(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見(jiàn)，我國(guó)的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識(shí)的。在我國(guó)，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國(guó)的檔案概念是具有我國(guó)自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國(guó)與西方國(guó)家對(duì)檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來(lái)解釋我國(guó)的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋?zhuān)邯?/p>

①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁(yè)。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書(shū)情報(bào)知識(shí)》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁(yè)。

⑤韓玉梅主編《外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁(yè)。

⑥劉智勇《我國(guó)現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問(wèn)題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

⑿⒀傅榮?！段募芷诶碚撗芯?之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。

第4篇：紙質(zhì)檔案論文范文

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

第5篇：紙質(zhì)檔案論文范文

企業(yè)檔案工作自從產(chǎn)生之日起就是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)的發(fā)展需要檔案工作，這一點(diǎn)是毋庸諱言的。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢(shì)更為復(fù)雜，檔案工作不僅為企業(yè)的日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)，而且還能在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的時(shí)候維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。①企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新。檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)提供重要的信息和依據(jù)。②社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，對(duì)檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇。③現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對(duì)檔案工作也提出了新的要求。檔案部門(mén)要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

2現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

①市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報(bào)、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。②隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類(lèi)范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開(kāi)展，信息的公開(kāi)程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動(dòng)的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。③現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對(duì)于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著積極的意義。④現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實(shí)行對(duì)內(nèi)以?xún)r(jià)值計(jì)算服務(wù)水平，對(duì)外走經(jīng)營(yíng)之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過(guò)渡。⑤現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門(mén)能夠真正獨(dú)立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。

3如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

3.1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。檔案工作可以為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)決策、宣傳教育、政治穩(wěn)定等方面提供可靠依據(jù)和重要參考，因此企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，圍繞企業(yè)檔案工作的方針、目標(biāo)及管理模式，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)。

3.2企業(yè)主管部門(mén)必須切實(shí)對(duì)檔案工作重視起來(lái)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)行檔案分級(jí)保管。傳統(tǒng)的檔案格局已經(jīng)逐漸發(fā)生了改變，企業(yè)要解放思想，樹(shù)立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的觀念，以發(fā)展的眼光來(lái)看待企業(yè)檔案管理，實(shí)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)責(zé)任制，強(qiáng)化落實(shí)，抓住重點(diǎn)，在做好常規(guī)工作的同時(shí)，拓展渠道，調(diào)整接收范圍，定期開(kāi)展檔案利用服務(wù)意見(jiàn)征詢(xún)活動(dòng)，保證檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效，確定企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)并加以完善和提高。

3.3盡快建立和完善檔案服務(wù)機(jī)制。企業(yè)要強(qiáng)化檔案的管理工作，自主決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。企業(yè)要改善檔案服務(wù)條件，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案利用與管理的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。

3.4加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐。由于時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，為了適應(yīng)新形勢(shì)，要結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點(diǎn)，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化處理，加大檔案管理的資金投入，大力搞好檔案館舍建設(shè)，建立健全檔案管理制度，實(shí)行檔案安全管理目標(biāo)責(zé)任制，定期進(jìn)行檔案安全檢查，確保檔案的安全，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)和選用檔案計(jì)算機(jī)管理專(zhuān)門(mén)人才，加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其在結(jié)構(gòu)、功能、容量等方面都能適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

4總結(jié)

第6篇：紙質(zhì)檔案論文范文

在知識(shí)管理中，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類(lèi)檔案材料的過(guò)程中，在對(duì)檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環(huán)節(jié)正是知識(shí)的獲取、整理和保存的過(guò)程，也就是構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中各類(lèi)檔案資料的新增與變更，即是知識(shí)管理中的更新與重組；在對(duì)檔案信息經(jīng)過(guò)不間斷地更新和重組，將有價(jià)值的資源進(jìn)行整理、歸納和提升，這些有價(jià)值的檔案資源在被查閱和利用的過(guò)程中，會(huì)直接促進(jìn)高職院校各項(xiàng)工作的發(fā)展，其作用和價(jià)值是不可估量的。為了構(gòu)建高水準(zhǔn)的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，人的創(chuàng)新精神和集體的智慧需要不斷地加強(qiáng)，如果在知識(shí)采集和更新的過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)小小的差錯(cuò)，都會(huì)給檔案管理帶來(lái)不可估量的損失。因而在構(gòu)建現(xiàn)代化知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程中，既需要有嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理制度做保障，更需要在各級(jí)檔案部門(mén)中營(yíng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、科學(xué)有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔(dān)起構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的重任。

二、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中強(qiáng)化傳遞知識(shí)

在知識(shí)管理的過(guò)程中，其中知識(shí)管理活動(dòng)包涵了以下幾個(gè)內(nèi)容：識(shí)別知識(shí)、產(chǎn)生（新）知識(shí)、存儲(chǔ)知識(shí)、傳遞知識(shí)和應(yīng)用知識(shí)。其中傳遞知識(shí)是檔案管理領(lǐng)域里最有價(jià)值的工作環(huán)節(jié)。據(jù)考證，目前全國(guó)大多數(shù)高職院校雖然有局域網(wǎng)，但是，運(yùn)用局域網(wǎng)傳遞知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價(jià)值的紙質(zhì)檔案如何迅速轉(zhuǎn)化為電子信息檔案？各種不同級(jí)別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實(shí)上，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)只是檔案工作的基礎(chǔ)工程，而促進(jìn)知識(shí)的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實(shí)踐證明一個(gè)檔案部門(mén)只有加速知識(shí)的傳遞，才能使本院校各部門(mén)獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中轉(zhuǎn)化知識(shí)形態(tài)

在現(xiàn)實(shí)生活中，知識(shí)一般被劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指存在于各類(lèi)文獻(xiàn)中的可識(shí)別的信息，比如圖書(shū)、情報(bào)、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識(shí)的范疇。而隱性知識(shí)，一般指的是經(jīng)驗(yàn)或觀點(diǎn)，它屬于看不到、摸不著的知識(shí)資源，人們可以通過(guò)組織學(xué)習(xí)交流，從而把隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)的更新與發(fā)展。此外，促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化還表現(xiàn)在如何使傳統(tǒng)的紙質(zhì)知識(shí)管理逐步過(guò)渡到電子知識(shí)管理的狀態(tài)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)管理工作已從單純的手寫(xiě)辦公到現(xiàn)在的電腦網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公，尤其在現(xiàn)代的知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，除了Excel電子表格，還出現(xiàn)了各種管理軟件。實(shí)踐證明：電子文檔的建立已成為當(dāng)今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識(shí)別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

四、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中追求知識(shí)應(yīng)用的價(jià)值

第7篇：紙質(zhì)檔案論文范文

【摘要題】數(shù)字信息化

【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化/檔案/雙套制

digitization/archive/double-setssystem

【正文】

中圖分類(lèi)號(hào)：G272文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1001-5264(2003)06-0006-02

一、檔案雙套制問(wèn)題產(chǎn)生的背景及研究現(xiàn)狀

關(guān)于檔案雙套制問(wèn)題，并不是現(xiàn)在才提出的什么新問(wèn)題，其實(shí)早在20世紀(jì)80年代末期檔案學(xué)界就開(kāi)始對(duì)此進(jìn)行了討論。但是，我們現(xiàn)在所說(shuō)的檔案雙套制問(wèn)題，與早期所說(shuō)的檔案雙套制問(wèn)題是不完全相同的。那時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚不普及，電子文檔很少，人們所說(shuō)的檔案雙套制，還主要是指對(duì)同一紙質(zhì)檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來(lái)，隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化(OA)的興起、發(fā)展、普及，縮微技術(shù)的應(yīng)用，以及當(dāng)前在建設(shè)數(shù)字檔案館過(guò)程中對(duì)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，便產(chǎn)生了大量電子檔案、膠質(zhì)縮微品檔案，這就出現(xiàn)了同一內(nèi)容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時(shí)保存的問(wèn)題，這就是近年來(lái)檔案學(xué)界又在討論的檔案雙套制管理問(wèn)題?？梢?jiàn)，當(dāng)前，研究檔案的雙套制問(wèn)題與過(guò)去研究檔案的雙套制問(wèn)題所面臨的環(huán)境和條件已大不相同。

為了了解近年來(lái)對(duì)檔案雙套制管理問(wèn)題研究的新情況、新進(jìn)展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數(shù)據(jù)庫(kù)。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關(guān)檔案雙套制問(wèn)題方面的文章僅為5篇（詳見(jiàn)參考文獻(xiàn)），因此，可以認(rèn)為，從1994年至今，檔案學(xué)界對(duì)檔案雙套制問(wèn)題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說(shuō)檔案雙套制問(wèn)題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時(shí)代，特別是在當(dāng)前大力倡導(dǎo)建設(shè)數(shù)字化檔案館的時(shí)候，檔案雙套制問(wèn)題的研究更有其必要性和特殊的意義。

在早期的研究中，主張紙質(zhì)檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個(gè)基本目的，但這種內(nèi)容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復(fù)保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實(shí)行雙套制，勢(shì)必增加大量的人、財(cái)、物的投入，不符合我國(guó)的基本國(guó)情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時(shí)代，對(duì)于檔案是否雙套保存問(wèn)題，比較容易決斷。但在當(dāng)今檔案載體出現(xiàn)了多元化的時(shí)代，同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點(diǎn)不盡相同，實(shí)行雙套制，已不屬于重復(fù)保存，在這樣的背景下，進(jìn)一步討論檔案的雙套制問(wèn)題顯得尤為必要和迫切。

二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無(wú)必要實(shí)行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進(jìn)一步界定所討論的雙套制的數(shù)量限度問(wèn)題。因?yàn)樵趯?shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，不管我們主觀上是否愿意實(shí)行檔案雙套制，其實(shí)在機(jī)關(guān)辦公室、檔案室和同級(jí)檔案館中，都必然會(huì)客觀存在或多或少的檔案既有紙質(zhì)載體又有其它非紙質(zhì)載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說(shuō)的雙套制是指在普遍意義上和大規(guī)模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開(kāi)了“度”和數(shù)量的限制，討論雙套制問(wèn)題便會(huì)失去意義。

雙套制有沒(méi)有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復(fù)保存制，顯然是無(wú)此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復(fù)保存制，該不該實(shí)行雙套制就要做具體分析了。無(wú)論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

以磁盤(pán)或光盤(pán)等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢(shì)，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中泄露；電子檔案中的文字無(wú)個(gè)人字跡特征、無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別、無(wú)文件形成過(guò)程中的稿本特征，一旦被篡改，無(wú)法識(shí)別；電子檔案沒(méi)有“原稿”概念，沒(méi)有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對(duì)軟硬件依賴(lài)大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長(zhǎng)。紙質(zhì)檔案雖有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點(diǎn)。縮微品檔案也有局限性，它的設(shè)備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴(yán)格，一般檔案部門(mén)難以達(dá)到其所要求的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際應(yīng)用情況看，大多數(shù)縮微設(shè)備利用率普遍不高，操作技術(shù)較復(fù)雜，人員配備相對(duì)多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上光盤(pán)。

而雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)?？梢?jiàn)，雙套制有其存在的必要性和合理性，對(duì)此不能簡(jiǎn)單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認(rèn)之前，應(yīng)該實(shí)行雙套制，至少對(duì)重要檔案、珍貴檔案應(yīng)該實(shí)行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將，這將成為未來(lái)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點(diǎn)。

三、檔案雙套制面臨的問(wèn)題與對(duì)策

鑒于上述原因，當(dāng)前我們要討論的不是該不該實(shí)行檔案雙套制的問(wèn)題，從所查到的全部文章來(lái)看，都一致主張實(shí)行雙套制，只是研究的側(cè)重點(diǎn)不一樣?，F(xiàn)在要解決的問(wèn)題是怎樣實(shí)行檔案雙套制的問(wèn)題，這恰恰是目前研究得很少的問(wèn)題。

兩套檔案的來(lái)源，主要包括兩個(gè)方面：一是隨著當(dāng)前辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質(zhì)文件，按歸檔要求，需一并進(jìn)入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，現(xiàn)有檔案館藏紙質(zhì)檔案也將逐漸實(shí)行數(shù)字化，也會(huì)隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對(duì)某一機(jī)關(guān)而言，也不是機(jī)關(guān)的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會(huì)既有紙質(zhì)文件又有電子文件，收文卻只有紙質(zhì)文件，電子文件存放在對(duì)方發(fā)文機(jī)關(guān)。不過(guò)，當(dāng)全國(guó)所有機(jī)關(guān)間的辦公都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化后，文件的傳輸和閱讀都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行時(shí)，就沒(méi)有這種區(qū)別了。但是，由于人們長(zhǎng)期形成的閱讀紙質(zhì)文件的習(xí)慣，想必人們還會(huì)將機(jī)上文件下載轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件并存的局面。

如果對(duì)實(shí)行檔案雙套制沒(méi)有什么異議的話，那么實(shí)行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實(shí)行檔案雙套制，或者說(shuō)哪些檔案該實(shí)行雙套制。雖然筆者主張實(shí)行檔案雙套制，但卻反對(duì)將所有檔案不加選擇地統(tǒng)統(tǒng)實(shí)行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。

目前要明確而具體地劃定實(shí)行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無(wú)力完成這一重任，這需要我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)此做深入的調(diào)研，特別是國(guó)家檔案局要盡快出臺(tái)有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實(shí)行雙套制的原則。筆者認(rèn)為，至少應(yīng)包括這幾方面：我國(guó)檔案部門(mén)在人力、物力和財(cái)力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

根據(jù)以上原則，作為一種過(guò)渡性措施，筆者認(rèn)為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國(guó)目前各類(lèi)檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據(jù)。因?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的調(diào)研和實(shí)踐而制定出來(lái)的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價(jià)值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據(jù)，完全可以參照?qǐng)?zhí)行，不必另搞一套。

機(jī)關(guān)檔案是檔案館檔案的主要來(lái)源，機(jī)關(guān)檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)作為雙套保存的檔案范圍，應(yīng)當(dāng)限定在具有永久保存價(jià)值的檔案部分，保管期限為長(zhǎng)期的檔案不必搞雙套制。此外，在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對(duì)應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

檔案館如何實(shí)行檔案雙套制呢？筆者認(rèn)為，檔案館除了接收機(jī)關(guān)檔案部門(mén)移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實(shí)行雙套制問(wèn)題。目前我國(guó)各類(lèi)檔案館館藏檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢(shì)所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案將會(huì)逐步實(shí)施數(shù)字化，但由于我國(guó)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達(dá)幾十萬(wàn)甚至百萬(wàn)卷冊(cè)以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實(shí)在太大，成本實(shí)在太高，實(shí)在無(wú)此必要。對(duì)檔案館現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案應(yīng)維持現(xiàn)狀，不必做過(guò)多的折騰，只需對(duì)其中具有永久保存價(jià)值的檔案和部分年代久遠(yuǎn)需搶救的珍貴檔案實(shí)施數(shù)字化，并實(shí)行雙套制保存?？傊F(xiàn)有檔案館既成的紙質(zhì)檔案不是雙套制的重點(diǎn)。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]潘蓉.對(duì)檔案“雙套制”管理的思考[J].檔案天地，2003,(4).

第8篇：紙質(zhì)檔案論文范文

1概念與作用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案或稱(chēng)衛(wèi)生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動(dòng)過(guò)程中，通過(guò)衛(wèi)生管理人員及領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)展衛(wèi)生管理活動(dòng)所形成的文字和文件材料，是衛(wèi)生監(jiān)督單位開(kāi)展衛(wèi)生管理工作的真實(shí)記錄，經(jīng)過(guò)衛(wèi)生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進(jìn)行歸檔，反映了單位在衛(wèi)生管理工作的活動(dòng)歷程，不僅具有現(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值，還具有長(zhǎng)期衛(wèi)生監(jiān)督管理工作查考和歷史憑證等作用。

2衛(wèi)生管理制度

監(jiān)督單位的衛(wèi)生管理工作主要體現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督管理制度的制訂和落實(shí)，還包括組織管理機(jī)構(gòu)與衛(wèi)生監(jiān)督管理人員的設(shè)置、職工健康檢查和衛(wèi)生監(jiān)督知識(shí)培訓(xùn)等方面資料。根據(jù)其管理的全部?jī)?nèi)容及項(xiàng)目，確定資料歸入衛(wèi)生監(jiān)督檔案。而建立完善的衛(wèi)生管理制度是單位落實(shí)上級(jí)布置任務(wù)的基本前提，不同類(lèi)型和規(guī)模的監(jiān)督單位，應(yīng)制訂相應(yīng)的衛(wèi)生監(jiān)督管理制度;除此之外還包括黨務(wù)管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設(shè)制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對(duì)外則應(yīng)包括:衛(wèi)生檢查、獎(jiǎng)罰等制度與預(yù)防食物中毒衛(wèi)生管理制度、生產(chǎn)車(chē)間衛(wèi)生制度、產(chǎn)品檢驗(yàn)制度與產(chǎn)品留樣制度、設(shè)備清洗消毒制度、檢驗(yàn)室工作制度、衛(wèi)生管理人員監(jiān)管制度、衛(wèi)生檔案的整理歸檔及其他相關(guān)的衛(wèi)生管理制度。

3管理辦法的規(guī)定

本局在制定管理制度的同時(shí)也制訂了衛(wèi)生監(jiān)督管理辦法，主要參考了國(guó)家檔案法的規(guī)定，各個(gè)科室都有了檔案管理的分工。整理衛(wèi)生檔案一般按如下要求進(jìn)行整理后歸檔:

(1)按照不同的內(nèi)容分類(lèi)，如制度類(lèi)、文件類(lèi)、證件類(lèi)、衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)類(lèi)、索證類(lèi)等進(jìn)行歸檔。

(2)按照時(shí)間順序分類(lèi)，將每年的資料按時(shí)間先后順序分類(lèi)歸檔。

(3)各類(lèi)衛(wèi)生檔案應(yīng)保存3年備查，并根據(jù)其重要程度和上級(jí)要求，有的資料保存的時(shí)間還要更長(zhǎng)些。有的要求保存達(dá)10～30年。

(4)衛(wèi)生監(jiān)督檔案整理工作，需要衛(wèi)生管理人員按照一定的原則和方法，對(duì)衛(wèi)生管理的資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，并通過(guò)編目將其內(nèi)容與成份揭示出來(lái)。

(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各科室和人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容。還要注意衛(wèi)生監(jiān)督信息的審核［1］。

(6)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，要按規(guī)定在第二年初將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，由科室負(fù)責(zé)人審定后歸檔。專(zhuān)項(xiàng)工作如衛(wèi)生監(jiān)督檢查、公共衛(wèi)生突發(fā)事件、衛(wèi)生質(zhì)量抽檢、專(zhuān)題調(diào)查、會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳等重要活動(dòng)待結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)做出總結(jié)，及時(shí)歸檔。

第9篇：紙質(zhì)檔案論文范文

高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對(duì)高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會(huì)需要。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是:長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)大部分高校的檔案部門(mén)在檔案的知識(shí)管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專(zhuān)業(yè)人員和兼職人員，大多沒(méi)有受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒(méi)有達(dá)到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落到實(shí)處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對(duì)高校檔案進(jìn)行知識(shí)管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識(shí)技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾•庫(kù)克在《培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》一文中說(shuō):“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)算和成本利潤(rùn)分析等，這些知識(shí)是任何一位合格的專(zhuān)業(yè)檔案人員所具備的?！?/p>

這是邁克爾•庫(kù)克在20世紀(jì)末期對(duì)所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時(shí)間進(jìn)入到21世紀(jì)的今天，對(duì)高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對(duì)高校檔案管理人員的知識(shí)化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化背景下社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案知識(shí)管理的新要求。具體到我國(guó)高校這個(gè)層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護(hù)者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類(lèi)的簡(jiǎn)單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫(xiě)作學(xué)以及計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等基礎(chǔ)知識(shí)，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識(shí)，提高對(duì)檔案文獻(xiàn)的研究分析能力，提高對(duì)檔案材料的鑒別能力，提高語(yǔ)言文字讀寫(xiě)能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，不具備相應(yīng)的文化知識(shí)修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無(wú)法正確認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，高校檔案文化資源的開(kāi)發(fā)和文化管理也不可能真正實(shí)現(xiàn)。

二、高校檔案知識(shí)管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

(一)知識(shí)組織對(duì)高校檔案館而言，知識(shí)組織是檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行知識(shí)管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過(guò):“對(duì)數(shù)字檔案館而言，知識(shí)組織就是通過(guò)知識(shí)挖掘?qū)︷^藏文檔信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識(shí)單元，并對(duì)其進(jìn)行集合組織的過(guò)程?！保?］這段話說(shuō)明:檔案管理人員是高校檔案知識(shí)組織的主體，通過(guò)他們的知識(shí)化的組織行為給予檔案以知識(shí)化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無(wú)可比擬的歷史性和真實(shí)性，是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，具有豐富的文化、知識(shí)、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進(jìn)行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源?？梢哉f(shuō)，對(duì)人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對(duì)其進(jìn)行充實(shí)和完善時(shí)，要針對(duì)高校人物的不同家庭情況，首先要重點(diǎn)組織易分散、易損毀和遺失的資料，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)對(duì)檔案資源的知識(shí)組織過(guò)程。高校檔案的知識(shí)組織工作的發(fā)揮無(wú)疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識(shí)素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識(shí)組織的質(zhì)量。事實(shí)上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時(shí)宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅(jiān)守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對(duì)檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識(shí)組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻(xiàn)，對(duì)這種浪費(fèi)資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時(shí)期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實(shí)際，突出檔案管理者的知識(shí)組織作用，強(qiáng)化檔案管理者的知識(shí)素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時(shí)，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在此前提下進(jìn)行一定程度的分類(lèi)組織、分專(zhuān)題組織、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識(shí)組織優(yōu)越性的分類(lèi)、整理和編研的環(huán)節(jié)。

(二)知識(shí)開(kāi)發(fā)如果說(shuō)知識(shí)組織是對(duì)檔案資源進(jìn)行的分類(lèi)管理和整合規(guī)劃，那么，知識(shí)開(kāi)發(fā)就是在知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案的知識(shí)資源的深加工，有目的、有針對(duì)性的創(chuàng)造出社會(huì)和個(gè)人所需要的知識(shí)解決方案和知識(shí)產(chǎn)品。因此，知識(shí)開(kāi)發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進(jìn)行的獨(dú)具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強(qiáng)大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國(guó)內(nèi)和國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進(jìn)行教學(xué)、科研工作的全部?jī)?nèi)容，如專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績(jī)等內(nèi)容。對(duì)這些檔案材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)就是每一個(gè)高校必須要高度重視并切實(shí)實(shí)行的重要的工作。

(三)知識(shí)傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚(yáng)文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識(shí)傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會(huì)公眾宣傳高校的核心價(jià)值觀。價(jià)值觀具有濃郁的時(shí)代特征，是高校一切工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿，可以說(shuō)是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過(guò)高校長(zhǎng)期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實(shí)存在。這種通過(guò)宣傳由社會(huì)公眾所賦予的大學(xué)形象無(wú)疑會(huì)在高校競(jìng)爭(zhēng)中處于重要的地位。高校檔案具有真實(shí)性、直觀性和歷史性的特點(diǎn)，是高校文化向內(nèi)部和外部進(jìn)行知識(shí)傳播的重要媒介、有效形式和載體。經(jīng)過(guò)知識(shí)組織和知識(shí)開(kāi)發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開(kāi)發(fā)等方式來(lái)體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會(huì)關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會(huì)展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)影響力的有效措施。此外，通過(guò)高校檔案的知識(shí)傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚(yáng)光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識(shí)傳播對(duì)于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚(yáng)，對(duì)全社會(huì)的文化貢獻(xiàn)具有十分重要的作用。

(四)知識(shí)服務(wù)“公共檔案館”是近年來(lái)隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要。“面向社會(huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機(jī)構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開(kāi)發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路?！保?］高校檔案館作為全國(guó)檔案館的的一個(gè)分支，毫無(wú)疑問(wèn)也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會(huì)和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會(huì)的關(guān)注，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任?！爸R(shí)服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專(zhuān)業(yè)人員的知識(shí)積累和專(zhuān)業(yè)貢獻(xiàn)，也彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺?！保?］因此，高校檔案的知識(shí)服務(wù)應(yīng)該以管理人員對(duì)檔案的知識(shí)創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過(guò)知識(shí)加工后的知識(shí)資源在高校與社會(huì)各界建立聯(lián)系時(shí)，可以極大地增強(qiáng)高校的知名度、美譽(yù)度，提高高校的社會(huì)影響力。加強(qiáng)高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識(shí)服務(wù)能力，首先要強(qiáng)化知識(shí)服務(wù)意識(shí)，重視和把握社會(huì)需求及其發(fā)展趨勢(shì)。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來(lái)，主動(dòng)對(duì)接各種對(duì)高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，使全社會(huì)共享對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)成果。

三、結(jié)語(yǔ)