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1.較強的禮貌性
在國際間的經(jīng)濟業(yè)務貿(mào)易中,難免會出現(xiàn)業(yè)務糾紛和摩擦的情況,所以,要想有效的處理經(jīng)濟業(yè)務,減少貿(mào)易糾紛和摩擦,就應該要對此類問題進行禮貌性的處理。因此,相關(guān)部門在寫外貿(mào)英語函電的時候,無論是要表達何種的意見,都要注意好自己書寫內(nèi)容的語氣,不管是要向?qū)Ψ剿髻r、抱怨還是拒絕接受對方的某種觀念,都要采用禮貌性的語言,注意語氣的溫和性。同時,書信的措辭一定要心平氣和、力求表達客氣的態(tài)度,語氣要盡量委婉,要盡可能的減少在書信中使用帶有直接命令性的語言。只有這樣,才能保證寫出的書信既能夠充分的將自己的觀念表達出來,還可以通過溫和的語言表現(xiàn)出對對方人格的尊重與利益的關(guān)系。對此,可以采用以下幾種句式:一是,采用被動式的語句。在對同一件事進行敘述時,不同的語氣會表達出不同的感覺,如果使用主動式的語句,會讓對方有一種被譴責的感覺;但是如果使用被動式的語句,則可以起到緩和語氣的作用,讓對方能夠有被尊重的感覺。二是,使用肯定式的語句。在對同一件事進行敘述時,如果過多的出現(xiàn)帶有否定性的詞語,則會讓對方有不愉快的感覺;但是如果將其改為肯定式的語氣,則會很容易的讓對方感覺到好感。三是,采用過去時與進行時的英語語法。在英語中,有一些詞語是可以用來表示人的態(tài)度的,例如,hope,want,wonder,think等此類的單詞。這些單詞的過去時具有試探的態(tài)度,可以將寫作者的建議、勸告等于語言行為表達出來,其表達方式比現(xiàn)在進行時更加委婉。并且,此類成語的進行時能夠也具有委婉表達態(tài)度的性質(zhì),其表達方式比一般進行時更加的客氣。
2.采用準確平實的表達方法
在對外貿(mào)英語函電進行書寫時,人們往往會使用可以明確表達個人態(tài)度、語句通順流暢、邏輯關(guān)系明朗的方法來表達,例如,inorderto,asaresult等類型的詞語來表達上下文之間的邏輯關(guān)系。同時,人們在書寫此類函電時,對語言的簡潔性也十分的注意,特別是在發(fā)送傳真時。這樣,一些比較常用的概念就會經(jīng)常被書寫者利用詞組的形式來表現(xiàn),從而明確的表達出自己的觀念,例如cashwithorder,primaryindustry等類型的詞組。此外,外貿(mào)英語函電具有的準確平實的表發(fā)方法的特點,在其用詞的正確性方面也有著明顯的體現(xiàn)。因為,外貿(mào)英語函電的主要作用是傳遞商業(yè)上的信息,將商務的事實全面的陳述出來,并且與企業(yè)的經(jīng)濟利益息息相關(guān)。所以,在書寫函電時一定要注意詞語的選擇,盡可能的少使用那些十分華麗的辭藻,應該選擇十分正規(guī)、具有較強表現(xiàn)力的法律性詞語。
3.具有行業(yè)性特點
與其他類型英語相比,外貿(mào)英語函電帶有一種獨特性的行業(yè)性質(zhì),很多用于函電書寫的日常英語詞語都會在函電中被賦予新的意義。因此,要想對函電中運用的英語的意義和含義有一個充分全面的了解,其研究者則必須要具備商務理論和實務兩方面的專業(yè)知識。相對于用于其他領(lǐng)域中的英語,外貿(mào)函電英語在書寫時的幾個詞匯的特點是與普通英語不相同的,例如,order的意思不是“命令”而是“訂單”;offer的意思不是“提供”,而是“報盤”;againsrt的意思不是“反對”,而是“用什么東西來交換”。面對此種情況,要想深入的理解函電中每個英文單詞的具體含義,不能只是單純的更改詞匯在普通英語語境中的意思,而是要將其與函電所要表示的內(nèi)容以及商務實務相結(jié)合,從而充分掌握其內(nèi)涵。
二、外貿(mào)英語函電的應用
伴隨信息、多媒體和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展,人類社會也邁入了信息時代。在二十一世紀,人們已經(jīng)逐漸的棄掉了信函在業(yè)務溝通中占據(jù)的主導地位,互聯(lián)網(wǎng)、傳真、電子郵件等傳播速度快、成本低等新型交流方式成為了當今時代信息傳播的主流技術(shù)。雖然當今時代,新型通信手段占據(jù)了當前信息傳播的主導地位,但是從信息的傳播內(nèi)容和傳播形式方面來看,無論是信息的基本格式,還是其表達的內(nèi)容和方式,都沒有發(fā)生根本上的變化。由此可以看出,信息時代只是將信函式的信息傳播手段變?yōu)榱司W(wǎng)絡式的傳播方式,國際貿(mào)易的業(yè)務交流也隨之變得更加便利。特別是電商的出現(xiàn)和發(fā)展,更是為我國的進出口貿(mào)易提供了便捷的交易渠道,使得經(jīng)濟一體化的世界經(jīng)濟格局逐漸形成。伴隨這一經(jīng)濟格局的出現(xiàn),國際間的商務貿(mào)易合作也愈發(fā)的強烈起來,自我國進入世貿(mào)組織后,我國企業(yè)同其他成員國之間的商業(yè)經(jīng)濟往來也逐漸增多。作為當今社會國際間貿(mào)易交流的重要手段,外貿(mào)英語函電的社會地位也隨著國際間貿(mào)易的發(fā)展而不斷的提升,并逐漸成為國際間商務貿(mào)易交流的重要組成內(nèi)容,在貫穿于商務貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)之中。無論企業(yè)間建立良好的業(yè)務交流關(guān)系、達成交易,還是對合同的執(zhí)行以及在執(zhí)行過程中發(fā)生的矛盾和糾紛,都需要利用函電來溝通和解決,這也使得國際貿(mào)易被稱為單據(jù)貿(mào)易。另外,國際貿(mào)易在對實務進行操作時,其字各個貿(mào)易環(huán)節(jié)中進行的函電交往,都是其商務交流重要的法律依據(jù),當出現(xiàn)貿(mào)易糾紛時,這些函電內(nèi)容將成為解決糾紛的關(guān)鍵點,會對糾紛的結(jié)果產(chǎn)生重要的影響。
三、結(jié)語
(1)以英語為外貿(mào)交流媒介。商務英語函電是以英語為交流媒介進行外貿(mào)信息傳遞一種商務信函。在外貿(mào)活動中所使用的英語語言表達既正式又言簡意賅,既專業(yè)又得體。
(2)與國際貿(mào)易息息相關(guān)。商務英語函電與國際貿(mào)易、國際貿(mào)易實務課程等緊密相聯(lián),而且在國際貿(mào)易活動中的詢盤、報盤、還盤、下單、簽訂合同、貨物運輸?shù)缺粡V泛地運用。所以一個合格的國際貿(mào)易從業(yè)人員應該系統(tǒng)扎實地掌握國際貿(mào)易的專業(yè)知識。
商務英語函電在外貿(mào)活動中的問題和解決方法
近年來,隨著我國與世界各國貿(mào)易活動日漸頻繁和復雜,外經(jīng)貿(mào)人才實現(xiàn)有效業(yè)務溝通的實際能力已成為許多外貿(mào)企業(yè)考查職員和招聘新人的標準之一。以下筆者結(jié)合自身的外貿(mào)實踐活動對外貿(mào)業(yè)務工作中常出現(xiàn)的問題及應對方法作了如下歸納:
(1)外貿(mào)業(yè)務工作中常存在的問題
1)預算與實際相差較大。做貿(mào)易前一定要計算好一切費用,選好貿(mào)易術(shù)語,最后再簽定合同。但如果是剛接觸外貿(mào)行業(yè),很容易在還沒有調(diào)查進口商所在地市場的情況下,就先去工廠進貨了。如果工廠角色也沒有做好預算,草草就簽訂了合同,那么可能出口商和工廠都會虧損。2)填單信息錯誤。對于外貿(mào)業(yè)務新手,剛開始由于沒有接觸過各種單據(jù),所以在填單據(jù)的時候會感覺很麻煩。再加上好多單據(jù)也有相同的部分,如果沒有掌握各種單據(jù)的填寫方法,容易在制單中出現(xiàn)疏漏。等得到訂單之后,才發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)單與客戶感興趣的產(chǎn)品訂單有出入,達不到客戶的要求,量小的話,客戶會直接扣款。量大的話,客戶會全部將貨物退回來。最終由于制單引起的問題,所有的一切費用和損失都將由賣方自己承擔。3)產(chǎn)品的驗貨與出貨問題。在大貨快要完成的時候,有些客戶需要驗貨。有的是驗尾期,有的是中期和尾期都要驗。驗貨人員都會很仔細、很專業(yè),任何一個小問題都會挑出來,很多都是大貨的時候外貿(mào)業(yè)務員說的問題他們都還會再犯,以致驗貨不通過,然后拿回去返工,再申請驗貨,直到驗貨通過為止才能出貨,但是這期間的時間絕對不能超過出貨的時間,所以說有些時候碰到很多在驗貨時發(fā)現(xiàn)的生產(chǎn)問題,驗貨一直不通過的話也會很棘手,因為到時出貨都是問題,出不了貨的話,就要被扣款。
(2)解決方法
1)專業(yè)知識要過硬。商務英語函電的專業(yè)知識是外貿(mào)業(yè)務人員從事外貿(mào)工作的必備基礎(chǔ),再加上外貿(mào)工作的高風險,這就迫切要求外貿(mào)工作者必須熟練地掌握好商務英語函電專業(yè)知識。在打好外貿(mào)業(yè)務知識的基礎(chǔ)上,通過不斷強化實踐練習來提高學生的動手操作能力。