機關(guān)檔案管理新模式分析

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了機關(guān)檔案管理新模式分析范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：機關(guān)檔案的管理是一項有風(fēng)險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔(dān)著風(fēng)險問題。因此，本文主要從機關(guān)檔案數(shù)字化管理所存在的問題著手，分析構(gòu)成數(shù)字化風(fēng)險管理的各個要素，提出檔案的數(shù)據(jù)分析在機關(guān)檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；數(shù)據(jù)分析；管理新模式；管理風(fēng)險防范

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國機關(guān)檔案管理機構(gòu)主要以機關(guān)檔案室為主，機關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關(guān)檔案室是收集管理檔案的機構(gòu)。該機構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構(gòu)的作用。我國機關(guān)檔案建設(shè)的組織形式主要有在機關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案室，該機關(guān)檔案主要是負責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關(guān)內(nèi)只建立檔案庫房，不設(shè)立專門的檔案行政管理部門，這是機關(guān)檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質(zhì)檔案的缺點。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機關(guān)檔案部門管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲方面來加強風(fēng)險防范。

一、機關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要性

機關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關(guān)檔案理部門是保存和辦理機關(guān)檔案的重要部門機構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關(guān)檔案管理工作是與機關(guān)單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠?qū)覚n案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

二、目前機關(guān)單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問題，但相對來看紙質(zhì)檔案保存時間長，會受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲存在計算機相應(yīng)路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計一個光盤可容納約7萬頁紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會由于長時間儲存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問題，而相比紙質(zhì)版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質(zhì)復(fù)制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應(yīng)的計算機路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時間。

三、機關(guān)檔案管理存在的問題

（一）電子檔案保存存在的問題。機關(guān)檔案室是機關(guān)重要的內(nèi)部組織之一，是由機關(guān)內(nèi)部資源進行經(jīng)費分配的，由于不同機關(guān)其職權(quán)不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關(guān)電子檔案主要儲存于計算機相應(yīng)路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。（二）機關(guān)電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進而實現(xiàn)廣泛應(yīng)用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網(wǎng)絡(luò)病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網(wǎng)絡(luò)攻擊時這對于機關(guān)檔案來說是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導(dǎo)致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當(dāng)事人帶來嚴重的經(jīng)濟損失，由于機關(guān)電子檔案具有一定的獨特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰(zhàn)。

四、機關(guān)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質(zhì)需要及時更換，由于電子導(dǎo)航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。（二）提高機關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。（三）建立機關(guān)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。因為機關(guān)內(nèi)各種人事檔案不僅數(shù)目多類型也多，完善的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸給客戶，既方便了客戶根據(jù)自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統(tǒng)計整理，完善數(shù)字化目錄數(shù)字庫對建立機關(guān)檔案非常重要。機關(guān)電子檔案形成數(shù)字化的前提是完善機關(guān)電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當(dāng)中查詢目標(biāo)檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數(shù)字化的檢索功能更為條理化和規(guī)范化。

五、小結(jié)

總之，針對機構(gòu)電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關(guān)機密息息相關(guān)的，在日常開展機關(guān)檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關(guān)檔案管理模式實現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]肖鵬,張棟.新時期檔案管理工作的模式[J].中國檔案,2015(8):50-51.

[2]張曉斌.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(6):132.

[3]盧秋蓉.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(8):167.

[4]王海娟.淺談公司檔案管理現(xiàn)狀與實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的要求[J].黑龍江史志,2013(17).

[5]麥燕紅.淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].黑河學(xué)刊,2011(10).

[6]付艷杰.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究[J].檔案天地,2017(04).

[7]王志敏.新時期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展前景[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(14).

作者:鐘吉 單位:廣州海洋地質(zhì)調(diào)查局