基層檔案管理的信息化建設(shè)

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【摘要】目前基層單位傳統(tǒng)的檔案管理還不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等問題，本文從基層檔案管理檔案信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，針對當(dāng)前信息化建設(shè)存在的問題，提出了幾點改善措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；改善措施

一、基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性

（一）必要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以通過將傳統(tǒng)檔案的保存方式轉(zhuǎn)化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內(nèi)儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。（二）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護(hù)和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)運而生，檔案管理信息化建設(shè)就是通過將傳統(tǒng)檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網(wǎng)絡(luò)適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進(jìn)基層檔案管理工作非常重要。

二、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）忽視檔案信息化建設(shè)。隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化手段的推進(jìn)，而檔案管理信息化建設(shè)也是如此，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而當(dāng)前很多基層單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，這主要體現(xiàn)在：一是對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，在管理基層檔案中仍然延續(xù)以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發(fā)揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應(yīng)時代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低。（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是基層檔案管理人員都不是專業(yè)人員，再加上日常工作中接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機會少，人員素質(zhì)普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學(xué)習(xí)熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是專業(yè)基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)展。（三）檔案信息化建設(shè)投入不足。基層單位對檔案信息化建設(shè)不足，制約了檔案管理信息化的發(fā)展，如很多單位沒有設(shè)立獨立的檔案管理部門，認(rèn)為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設(shè)備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導(dǎo)致檔案信息化工作無法開展。（四）檔案管理手段滯后?；鶎訂挝坏臋n案管理條件簡陋、設(shè)備老化，不利于檔案管理信息化建設(shè)，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設(shè)備，在實際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性，在查找檔案時仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。

三、加強基層檔案信息化建設(shè)的措施

（一）重視檔案信息化建設(shè)。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，使基層單位充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的發(fā)展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設(shè)當(dāng)工作重點來抓。二是基層檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中注重信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是要學(xué)會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學(xué)會發(fā)現(xiàn)檔案中的重點信息。（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理理念。想要實現(xiàn)基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的重要實施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。一是引進(jìn)專業(yè)性強、實踐經(jīng)驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，并通過檢測培訓(xùn)效果來促進(jìn)人員的學(xué)習(xí)，從而達(dá)到提高基層檔案管理人員素質(zhì)的目的，使其滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學(xué)進(jìn)行深造，通過階段性的學(xué)習(xí)來提高自身素質(zhì)，使其掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，將其培養(yǎng)成為檔案管理信息化的行家。（四）加大檔案信息化建設(shè)的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求，配備相應(yīng)的信息化設(shè)備如計算機、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。二是基層單位應(yīng)該為檔案信息化建設(shè)設(shè)立專項資金，并設(shè)置獨立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造好的條件。三是要重視對檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，結(jié)合本單位的實際情況，通過引進(jìn)或者自主開發(fā)特有的符合自身實際的檔案管理方式，真正實現(xiàn)檢索速度快、查詢方便等優(yōu)勢。（五）推進(jìn)檔案管理資源數(shù)字化。在推進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)中，首先就是要充分利用計算機技術(shù)對單位的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)地收集、加工和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數(shù)據(jù)庫。其次應(yīng)加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實現(xiàn)信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實現(xiàn)檔案信息檢索方式向網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。（六）實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。一是通過設(shè)置權(quán)限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個人都能在在較短的時間內(nèi)獲取到自己所需的資源，同時也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規(guī)范電子文件，檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔，統(tǒng)一對其進(jìn)行分類、整理與編碼，形成系統(tǒng)性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內(nèi)裝入較為先進(jìn)的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔(dān)負(fù)起維護(hù)檔案信息安全的責(zé)任。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是非常必要和重要的，因此基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，正視當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題即忽視檔案信息化建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應(yīng)的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設(shè)；二是要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質(zhì)；四是加大檔案信息化建設(shè)的投入；五是推進(jìn)檔案管理資源數(shù)字化；六是實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設(shè)將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會、服務(wù)于民生。

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作者:李瓊 趙福金 單位:云南省麗江市華坪縣檔案局