外警培訓檔案管理工作的思考

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了外警培訓檔案管理工作的思考范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

[摘要]加強外警培訓檔案管理工作，有利于規(guī)范教學管理、提高教學質(zhì)量、提升學校知名度和加強國際合作。應遵循及時歸檔、公開與保密以及學員參與等原則，明確外警培訓檔案管理的基本方法，加強外警培訓檔案管理制度建設,提高外警培訓檔案管理業(yè)務人員的素質(zhì)，確保外警培訓檔案的全面真實，構(gòu)建外警培訓檔案信息資源“四化”體系，更好地發(fā)揮外警培訓檔案的重要作用。

[關鍵詞]外警培訓；檔案管理；公安院校

一、做好外警培訓檔案工作的意義

外警培訓檔案管理工作是外警培訓工作的重要組成部分。遵循檔案管理規(guī)律，結(jié)合外警培訓工作特點，科學地管理外警培訓檔案，對規(guī)范教學管理、提高教學質(zhì)量、提升學校知名度、加強國際合作都有著深遠的影響。

（一）有助于規(guī)范教學管理

外警培訓學員的學籍檔案是外警培訓檔案的重要子集。學籍檔案包括學員信息、考勤情況、考核成績、心得體會等內(nèi)容。做好外警培訓檔案管理，其中一項重要工作，就是要把學員的培訓表現(xiàn)全部記錄在案，作為了解學員情況，約束學員行為，制定培訓計劃，優(yōu)化培訓過程，做好培訓總結(jié)的重要原始依據(jù)。這對規(guī)范教學管理可以起到一定的輔助作用[2]。

（二）有助于編寫培訓教材

檔案在每一個業(yè)務領域中都可發(fā)揮重要的憑證和參考作用，成為業(yè)務活動的信息支持和保障。我國外警培訓工作啟動時間短，各公安院校在外警培訓的教學內(nèi)容、教學方式上還處于探索階段，經(jīng)驗不夠豐富，教學方法還不夠成熟，特別是針對不同國家進行的外警培訓還缺乏有針對性的教材。公安院?？梢酝ㄟ^建立外警培訓檔案，從國別、警種、培訓效果、滿意度、建議等方面進行綜合分析，查找培訓課程內(nèi)容的不足，不斷地修正已有的專業(yè)教材，豐富和完善課程內(nèi)容，進而不斷提高教學質(zhì)量。

（三）有助于提升學校知名度

通過總結(jié)、開發(fā)外警培訓檔案，采取多種編研開發(fā)形式，最大限度地發(fā)揮外警培訓檔案的宣傳作用。可以將編輯外警培訓內(nèi)容宣傳小冊子、重要領導來訪、優(yōu)秀學員風采、歷屆培訓縮影等專題編研成果作為培訓教材發(fā)放給新學員；或者開設本校外警培訓歷程專題展覽，組織學員參觀學習；制作培訓成果MV、媒體報道匯集等，給學員放映，讓學員對外警培訓有更深入的了解。此外，有選擇性地利用培訓檔案，提供給媒體進行宣傳報道，提升公安院校的知名度，最大限度地發(fā)揮檔案的宣傳作用。

（四）有助于加強國際合作

外警培訓是整合教育資源，擴大國內(nèi)外警務教育資源共享的重要手段[3]。培訓期間，國內(nèi)外學員交流警務經(jīng)驗、技能、案例，所形成的教學檔案有利于提升全球警務服務水平。培訓教育結(jié)束后，學校要形成學員通信錄及信息跟蹤檔案，加強高校學員之間的情感交流，維系學員與高校之間的感情紐帶，有益于雙方的邊境警務合作，共同維護兩國邊境安全[4]。同時，從歸國學員中跟蹤調(diào)查，了解掌握學習到的培訓知識在實際工作中的運用效果、對培訓學習的建議等，作為修正培訓課程內(nèi)容、確保課程教育更加符合實際工作和提升培訓教育國際化水平的重要參考。

二、外警培訓檔案管理應遵循的基本原則

要確保外警培訓檔案的真實、準確、有利用價值，應該遵循以下原則。

（一）及時歸檔原則

外警培訓不同于一般學歷教育，其中一個方面是學習時間上的不同。一般而言，外警培訓大都以短期培訓為主，時間從幾天到幾個月不等，而且每次外警培訓均有培訓主題，例如，廣西警察學院開辦的越南高級執(zhí)法官員研修班、越南出入境官員管理培訓班、加納高級警官研修班等。因此，可以把外警培訓檔案視為專門檔案，如科研檔案、教學檔案、基建檔案等。這就決定了外警培訓檔案歸檔時間不必嚴格遵循一年一歸檔、在次年6月底向?qū)W校檔案部門移交的規(guī)定，而應該在每期外警培訓結(jié)束后，盡快及時整理歸檔。

（二）公開與保密原則

某種程度上，外警培訓檔案不僅僅是對外警學員教學、管理等多個方面的記錄，其內(nèi)容還可能涉及警務秘密、個人隱私等。所以，在外警培訓檔案信息化和公開利用時，必須注意相關內(nèi)容的保密，只能公開法律或相關規(guī)定允許范圍內(nèi)的內(nèi)容，對法律和相關規(guī)定不允許公開的內(nèi)容，必須做到嚴格保密。查閱外警培訓檔案要經(jīng)有關部門審批、同意，或授予一定的查閱權限，在利用過程中還要注意對未經(jīng)許可單位和人員的保密。

（三）學員參與原則

外警學員是外警培訓的對象，也是外警培訓檔案的主要來源。他們在整個外警培訓過程中形成的培訓筆記、培訓心得、培訓總結(jié)，對公安院校教學和管理提出的意見、建議等，對提高公安院校外警培訓水平有重要作用。因此，要充分發(fā)揮外警培訓學員參與建立培訓檔案的積極性，鼓勵他們從外警培訓檔案建立之初和在整個建檔過程中，積極參與立檔工作，使外警培訓檔案內(nèi)容更加豐富和有價值。

三、外警培訓檔案管理的基本方法

（一）外警培訓檔案的建立

開展外警培訓的公安院校應建立健全外警培訓學員檔案管理數(shù)據(jù)庫和外警培訓教學檔案管理數(shù)據(jù)庫。外警培訓檔案的建立必須要明確幾個方面的內(nèi)容。一是明確建立的時間。外警培訓檔案的建立是從每一期外警培訓列入計劃并獲得批準時開始，也就是要加強整個外警培訓過程中對文件的前端控制及全程管理。二是明確外警培訓檔案管理的硬件要求。要按照“三鐵九防”的原則，配齊配全外警培訓檔案的設施設備，確保外警培訓檔案的實體和信息安全。三是明確外警培訓檔案建立的相關制度。包括立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限。此外，還包括檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案查借閱制度、檔案鑒定銷毀制度等，確保外警培訓檔案工作有章可循、規(guī)范管理。

（二）外警培訓檔案的收集整理歸檔

外警學員所在培訓部門的工作負責人擔任第一責任人，由該學員的帶班隊長擔任檔案收集的直接責任人。在培訓期結(jié)束時，帶班隊長把學校各部門對本次外警培訓的教學、管理、評價意見等材料，以及該期外警培訓的各種審批、匯報、總結(jié)等材料進行綜合整理，并在檔案數(shù)據(jù)庫中如實記錄，必要時還可添加備注說明，之后由培訓部門的工作負責人移交給學院檔案管理部門。

（三）外警培訓學員檔案的移交

外警培訓檔案中的學員個人檔案，是在外警培訓學員自入學時建立起來的，在今后兩國的公安業(yè)務中可以發(fā)揮特殊的作用。在保密前提下，根據(jù)需要，外警培訓學員畢業(yè)時，個人培訓檔案也可移交給其國家警察機關或相關部門。

四、做好外警培訓檔案工作應注意的問題

（一）加強外警培訓檔案管理制度建設

建立健全檔案管理制度建設，使外警培訓檔案工作有章可循，是做好外警培訓檔案管理工作的前提。外警培訓檔案工作作為開展外警培訓公安院校檔案工作的組成部分，同其他檔案工作一樣，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計、編輯和研究等八個環(huán)節(jié)。因此，在建立外警培訓檔案規(guī)章制度的過程中，應從這八個環(huán)節(jié)入手，建立一系列的檔案管理規(guī)章制度，并切實落實到工作的方方面面，確保外警培訓檔案管理的制度化，從而保證其管理的規(guī)范化。

（二）提高外警培訓檔案管理業(yè)務人員素質(zhì)

提高外警培訓檔案管理業(yè)務人員的素質(zhì)，是做好外警培訓檔案工作的保障。外警培訓檔案材料的形成部門主要集中在學校的培訓部門，因此，外警培訓部門的檔案管理業(yè)務人員是做好外警培訓檔案工作的基礎和保證，他們的素質(zhì)高低直接關系到該項工作的完成情況。必須對所有涉及外警培訓檔案材料的經(jīng)辦人員進行相關的檔案知識培訓，組織他們學習好、領會好檔案管理工作中的有關規(guī)章制度和業(yè)務操作流程。強調(diào)建立外警培訓檔案的意義及重要作用，從思想上予以重視，提高他們的業(yè)務素質(zhì)，以保障外警培訓檔案工作的順利進行。

（三）確保外警培訓檔案的全面真實

確保外警培訓檔案的全面真實是做好外警培訓檔案工作的靈魂。外警培訓檔案的內(nèi)容，一方面是公安院校開展外警培訓工作的真實反映；另一方面，通過對檔案的共享和利用，可以提高公安院校外警培訓的管理能力和教學水平。這就要求外警培訓檔案既要全面具體又要真實可靠。全面真實，具體指外警培訓檔案反映的內(nèi)容要全，要嚴格按照所制定的歸檔范圍進行收集。歸檔材料應客觀反映學校開展外警培訓的真實情況，決不允許弄虛作假。檔案中既包括學校在外警培訓教學和管理過程中好的一面，也要包括不足和存在問題、甚至出現(xiàn)錯誤的一面。

（四）科學利用是外警培訓檔案管理的落腳點

科學利用外警培訓檔案，是做好外警培訓檔案工作的落腳點?？茖W利用檔案是檔案管理的最終目的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡高速發(fā)展的時代背景下，有效利用“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，建立外警培訓檔案數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡，在不泄密的前提下，使校內(nèi)校外有對外警培訓檔案需求的人員能夠快速便捷地獲得所需要的檔案信息，全面、真實地了解學校開展外警培訓的情況，從而提高檔案利用速度和效率。

五、外警培訓檔案信息資源體系“四化”的構(gòu)建

外警培訓檔案信息資源體系包括外警培訓檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、標準化和專業(yè)化。

（一）外警培訓檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化，一類是把紙質(zhì)檔案通過掃描，錄入到信息數(shù)據(jù)庫中，以計算機作為存儲介質(zhì)存儲檔案信息；另一類是在檔案建立時，制作電子文件，將文字、圖表、聲像錄入計算機。檔案數(shù)字化具有減輕檔案庫房壓力、檢索便捷、維護方便等優(yōu)勢，是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。每期外警培訓，其檔案在建立之初就應當重視數(shù)字化工作，選擇合適的檔案管理軟件，實現(xiàn)電子化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。需要注意的是，要避免涉密內(nèi)容在信息化過程中的泄密問題。

（二）外警培訓檔案的網(wǎng)絡化

檔案網(wǎng)絡化的目的是為了實現(xiàn)更大范圍的資源共享，提高對外警培訓的教學水平和管理水平。公安院校外警培訓檔案建設的網(wǎng)絡化，目的是建立一個相對開放的信息共享網(wǎng)絡，實現(xiàn)外警培訓檔案在特定范圍內(nèi)的動態(tài)性、即時性、開放性。一種是校內(nèi)網(wǎng)絡化：外警培訓檔案管理子系統(tǒng)接入到校內(nèi)檔案管理大系統(tǒng)，形成校內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡。另一種是公安院校之間的網(wǎng)絡化：為了使公安院校能夠快捷簡便地了解到兄弟院校開展外警培訓的情況和經(jīng)驗，可以嘗試建立一定范圍聯(lián)網(wǎng)的外警培訓檔案管理信息系統(tǒng)，但必須對其中需要保密的內(nèi)容設置訪問權限，或分級設置訪問權限。

（三）外警培訓檔案的標準化

外警培訓檔案的標準化是指檔案管理方式的標準化。標準化的目的是為了在信息化、網(wǎng)絡化環(huán)境下，在不同公安院校之間實現(xiàn)檔案信息資源共享。首先，是外警培訓檔案信息內(nèi)容的標準化，即要求培訓部門收集歸檔的外警教學信息、外警學員管理信息的內(nèi)容、格式基本一致。其次，是檔案的分類、保管方法等檔案整理流程的標準化，即規(guī)范檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一標準。最后，檔案信息傳輸方式的標準化，即公安院校之間可以嘗試使用共同的信息傳輸標準，通過標準化處理，實現(xiàn)院校之間檔案信息的共享。

（四）外警培訓檔案的專業(yè)化

這主要是指外警培訓檔案工作人才隊伍的專業(yè)化。外警培訓檔案管理工作人員的主要職責：一是制定外警培訓檔案管理制度；二是做好每期外警培訓檔案管理工作的統(tǒng)籌和規(guī)劃；三是組織協(xié)調(diào)參與外警培訓工作的部門，及時溝通聯(lián)絡，做好紐帶工作，保證材料的全面、客觀；四是收集整理每期外警培訓檔案，并實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化、標準化；五是對接學校檔案部門，將整理好的外警培訓檔案移交。由此可見，外警培訓檔案管理是一項專業(yè)性、技術性較高的工作，從業(yè)人員需要經(jīng)過專門的培訓才能更好地完成這一工作。綜上所述，應通過科學管理、全面開發(fā)和充分利用外警培訓檔案，有效約束學員行為、提高培訓質(zhì)量、提升管理水平。這可以進一步擴大我國公安院校外警培訓的知名度和影響力，增進我國與相關國家的友誼，服務國家戰(zhàn)略。

[參考文獻]

[1]黃夏基，楊保樂.高校留學生檔案的管理及開發(fā)利用探析[J].檔案時空，2013（12）:29-30.

[2]王燕，董承偉.完善中國外警培訓工作體系的思考[J].云南警官學院學報，2011（3）:116-119.

[3]蔣玉蓮.中外警察教育培訓師資隊伍建設比較與借鑒[J].廣西警察學院學報，2018（3）：106.

[4]鐘聲，劉建昌，張玲.外警培訓的經(jīng)驗與啟示———以廣西警察學院外警培訓實踐為例[J].廣西警官高等專科學校學報，2016（16）：98.

作者：陳鵬 單位：廣西警察學院