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醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理工作的問(wèn)題及對(duì)策

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醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理工作的問(wèn)題及對(duì)策

關(guān)鍵詞:醫(yī)保檔案管理;存在問(wèn)題分析;完善措施

醫(yī)療保險(xiǎn)是一項(xiàng)事關(guān)國(guó)計(jì)民生的大事,醫(yī)療保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)量大,工作繁復(fù),隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的擁有量日益增多,相應(yīng)報(bào)銷人員的數(shù)量也迅猛增長(zhǎng),這要求工作人員的工作方法要進(jìn)一步創(chuàng)新,對(duì)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的管理工作也提出了更高要求。醫(yī)保檔案內(nèi)容眾多,它不僅包括日常工作中上傳、下發(fā)各類文件資料,還包括轄區(qū)內(nèi)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)藥店的各種信息,以及社會(huì)各類參保人員的各種相關(guān)信息內(nèi)容。醫(yī)保檔案不僅涉及面廣,信息量大,而且關(guān)系參保人員的切身利益,對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性要求也很高,因此醫(yī)保檔案管理工作不僅責(zé)任重大,而且非常重要;管理任務(wù)繁重,難度也較大。為此,筆者就如何加強(qiáng)和改善基層醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案工作提出對(duì)策和建議,以求對(duì)基層醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案工作有所促進(jìn)。

1基層醫(yī)保部門檔案

基層醫(yī)保部門檔案由兩部分組成,一部分是行政文書檔案,另一部分是醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案。所謂醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案是指醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦管理機(jī)構(gòu)在辦理醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)過(guò)程中,直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子檔案、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案是專業(yè)性很強(qiáng)的檔案,和其他文書檔案相比有許多不同的特點(diǎn)。1.1醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案專業(yè)性強(qiáng),利用頻繁。特別是它關(guān)系到千家萬(wàn)戶、與參保人員的切身利益息息相關(guān),是一項(xiàng)“民生工程”。1.2保管期限長(zhǎng),數(shù)量多。隨著參保人數(shù)的逐年遞增,醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量不斷增多,一直居全國(guó)各系統(tǒng)之首,并且根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》的規(guī)定(吉人社聯(lián)字[2012]23號(hào)),醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案大多保管期限為定期(100年、50年、30年、10年),也有一少部分為永久檔案。1.3紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著電腦的普及及應(yīng)用,各地基層醫(yī)保部門不同程度地將參保信息錄入電腦,事實(shí)上,形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。

2存在的問(wèn)題及原因

2.1檔案數(shù)量過(guò)大。以我市醫(yī)保局(基層醫(yī)保部門)為例,2010年以來(lái)形成醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案均達(dá)3500件以上(經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)數(shù)量將更大),參保數(shù)量的不斷增加,直接導(dǎo)致醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的急速增長(zhǎng)。2.2人員配備不足且頻繁更換。目前,基層醫(yī)保部門一般都配備專職或兼職檔案員1~2人,有的基層醫(yī)保部門則采取辦公室財(cái)會(huì)人員兼會(huì)計(jì)檔案管理員,文書兼行政檔案和醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的管理員方式進(jìn)行管理,或年末突擊整理醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案,人員極不穩(wěn)定。這就極大地限制了醫(yī)保檔案的服務(wù)水平。2.3對(duì)電子檔案管理不夠重視。隨著各級(jí)醫(yī)保部門對(duì)辦公設(shè)備的不斷投入,檔案室也基本配備了電腦,但受經(jīng)費(fèi)、人員素質(zhì)的限制,對(duì)庫(kù)存紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作剛剛開(kāi)始,基本沒(méi)有形成完整的、規(guī)范的電子檔案。即使有的單位把相關(guān)的內(nèi)容錄入電腦,作為醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的一種形式,既不備份,也不存檔,一旦電腦出現(xiàn)故障,網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題,檔案很容易損毀、丟失。2.4醫(yī)保管理機(jī)制不健全。隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展,使得檔案管理工作形式多樣化,檔案范疇也逐漸擴(kuò)大,但目前看來(lái),醫(yī)保管理模式仍不健全,制約了醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。大量醫(yī)保檔案管理材料分散管理,缺乏相關(guān)規(guī)章制度的制約,沒(méi)有嚴(yán)格的考核,管理體制不夠健全,或有相關(guān)管理體制,但是缺乏監(jiān)管運(yùn)營(yíng)機(jī)制、執(zhí)行不力、形同虛設(shè)等大大浪費(fèi)了檔案管理的人力和物力,嚴(yán)重影響醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí)缺乏相關(guān)檔案管理技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行業(yè),而檔案管理技術(shù)沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐。2.5檔案價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮。醫(yī)保檔案信息量大,工作環(huán)節(jié)煩瑣,本身管理難度就比較大,有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)保檔案管理這一基礎(chǔ)性的工作缺乏足夠的重視,致使管理投入不足、經(jīng)費(fèi)短缺、人員緊張、軟硬件配置不達(dá)標(biāo),檔案亂存亂放、丟失損壞的情況時(shí)有發(fā)生,對(duì)醫(yī)保檔案管理工作缺乏足夠的重視,許多基層醫(yī)保部門對(duì)檔案實(shí)行“靜態(tài)”管理,入檔時(shí)原封不動(dòng),歸檔后束之高閣。由于人手不足等多種原因,利用渠道十分單一。一般只開(kāi)展查(借)閱檔案一項(xiàng)任務(wù),而整理、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)展編研等工作幾乎為空白。

3解決問(wèn)題的對(duì)策

3.1全面普查檔案。“去糟取精”。一是要根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法(試行)》的通知精神,同時(shí)要結(jié)合基層醫(yī)保部門的實(shí)際情況和參保流程管理的需要,制定新的檔案管理辦法。二是要對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面清理,建立起醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案價(jià)值評(píng)估機(jī)構(gòu),制定檔案鑒定、銷毀方案,同時(shí)建立銷毀清冊(cè),把銷毀的檔案登記造冊(cè),上交相關(guān)部門備案。3.2提高檔案管理人員素質(zhì)。一是要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定,要不斷提高他們的福利待遇,提高職業(yè)吸引力,使檔案工作人員安心工作。二是要對(duì)專職檔案人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。醫(yī)保檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、政策性很強(qiáng)的工作,管理人員必須掌握必要的法律法規(guī)和醫(yī)保業(yè)務(wù)知識(shí),具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力。因此,醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)合作與聯(lián)系,努力提高他們的實(shí)際工作能力和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。三是要加強(qiáng)對(duì)各科室業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。四是建立長(zhǎng)效機(jī)制,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改善服務(wù)環(huán)境,提高服務(wù)質(zhì)量。3.3加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程。要提高對(duì)原始紙質(zhì)檔案的錄入速度,一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和重要的紙質(zhì)檔案和照片、音像檔案的數(shù)字化:逐步實(shí)現(xiàn)軟件管理。二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級(jí)。對(duì)檔案庫(kù)房及檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代,科學(xué)地管理好新型檔案材料。三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。一般以保存兩套同版本的電子文件為宜,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)部門異地保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境,溫度應(yīng)保持在17~20℃之間,相對(duì)濕度保持在35%—40%之間,還要有防磁設(shè)施,等等。3.4加強(qiáng)檔案管理意識(shí),健全檔案管理制度。首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),使其在多方面給予支持,爭(zhēng)取創(chuàng)造更有利的條件,爭(zhēng)取將檔案管理納入醫(yī)保管理重要議程中。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),與醫(yī)保業(yè)務(wù)建設(shè)齊抓并管,同步發(fā)展,促使醫(yī)保檔案工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。對(duì)檔案管理工作要有責(zé)任感,開(kāi)拓思想,更新觀念,醫(yī)保服務(wù)單位要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位檔案管理要求,制定本單位檔案管理制度,進(jìn)一步完善檔案管理制度,同時(shí)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管責(zé)任制,完善考評(píng)制度,確保檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有法可依、落到實(shí)處。3.5充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的利用價(jià)值。3.5.1隨著檔案需求的劇增,只有不斷做好檔案的開(kāi)發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案共享,才能體現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質(zhì),增強(qiáng)其專業(yè)能力,才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案的發(fā)展;只有不斷提高檔案的科技水平,才能跟上時(shí)展步伐。實(shí)踐證明,檔案的作用越大,價(jià)值越高,檔案的價(jià)值愈加珍貴,發(fā)揮的作用愈加顯著。要用科學(xué)的管理方法和管理工具,豐富醫(yī)保檔案管理的內(nèi)涵,強(qiáng)化監(jiān)管力度,加大人力和物力的投入,構(gòu)建全民醫(yī)保檔案管理體系,充分發(fā)揮其價(jià)值功能,各地醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要將工作職責(zé)落實(shí)到檔案管理的具體部門和管理業(yè)務(wù)人員,要按照“收集—整理—?dú)w檔”程序,保證醫(yī)保文檔資料的完整性。3.5.2要建立真實(shí)、可靠、可查詢的工作體系。醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的各級(jí)負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員均需加強(qiáng)管理意識(shí),同時(shí),組織專門人員搞好檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、編研等工作,使這些工作和檔案的利用齊頭并進(jìn)、全面發(fā)展,彌補(bǔ)以往檔案工作方面的單一性,使醫(yī)保檔案工作健康發(fā)展。只有這樣才能從根本上解決問(wèn)題。

參考文獻(xiàn):

[1]張桂云,試論計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(7):222.

[2]王季,對(duì)做好醫(yī)保檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑龍江檔案,2011(02).

作者:韓國(guó)發(fā) 單位:公主嶺市檔案局