談事業(yè)單位合同管理及風險控制問題
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［摘要］事業(yè)單位每年收到的國撥資金能否合理合規(guī)地用在刀刃上并產(chǎn)生相應(yīng)效益?zhèn)涫荜P(guān)注。合同是發(fā)生業(yè)務(wù)往來資金收付的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的合同管理對風險控制的能力尤為重要。文章分析了事業(yè)單位合同管理及風險控制的意義，分析現(xiàn)狀及存在的問題，并結(jié)合實務(wù)提出建設(shè)性建議。
［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位;合同管理及風險控制;現(xiàn)狀及問題;策略建議
合同管理及風險控制是體現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)控嚴松程度的度量之一，也是單位權(quán)益維護、風險規(guī)避的重要手段。事業(yè)單位多有專門的部門，如辦公室或法務(wù)部門進行合同管理的相關(guān)工作，從合同簽訂前的供應(yīng)商評估篩選，到合同簽訂時的把控，再到合同執(zhí)行過程中的日常監(jiān)管，以及合同結(jié)束后驗收檢查，進行全流程的管理，期望做好風險控制工作。只有做好合同管理及風險控制，才能更好地支撐事業(yè)單位的工作，才能更好地服務(wù)社會和公眾，更好地為社會做貢獻。
1意義
1.1把控好國撥資金的使用是事業(yè)單位的重要職責
事業(yè)單位重要的資金來源之一是國撥資金，這是與企業(yè)資金來源上的一個很大區(qū)別，企業(yè)是通過自身生產(chǎn)經(jīng)營得到收入，扣除成本和稅收后的剩余利潤作為企業(yè)下一年發(fā)展和開拓市場的資本金，而事業(yè)單位每年收入的重要來源之一是國撥資金，是中央財政直接撥款。而中央財政收入的主要來源之一是納稅人的錢，因此事業(yè)單位在花費時有責任和義務(wù)使其發(fā)揮最大的效用，要產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟效益和社會效益，不能辜負和浪費納稅人的血汗錢，因此事業(yè)單位肩負把控好國撥資金使用的重要職責，每一筆資金的使用都要嚴格把控，嚴格防范單位內(nèi)外部風險，確保國撥資金的恰當準確使用。事業(yè)單位財政資金的收付多采用零余額賬戶支付的方式，日常支付時均要輸入支付令，并且按月報送資金的執(zhí)行情況，因此資金支付方面往往能夠做到按照規(guī)定支取。但是為支付資金簽訂的合同，卻是一個可能存在重大隱患的地方，因此合同管理及風險控制十分必要。
1.2合同管理及風險控制是把控好國撥資金使用的重要途徑
事業(yè)單位資金的收付離不開合同的簽訂和執(zhí)行，因此合同管理及風險控制是把控好國撥資金使用的重要途徑。很多事業(yè)單位都結(jié)合國家相應(yīng)制度和單位具體情況制定《合同管理辦法》《采購管理辦法》等類似規(guī)章制度，來規(guī)范單位合同管理流程，期望可以做到風險控制。特別是像項目眾多的科研類事業(yè)單位、高校，每年會收到大量金額的科研經(jīng)費或者企業(yè)給予的經(jīng)費，因此簽訂大量的項目合同，有些合同達百萬甚至千萬人民幣。再或者如醫(yī)院類公益型事業(yè)單位，需要采購大量的醫(yī)療設(shè)備和器械，就比如這次肺炎疫情暴發(fā)，醫(yī)院采購大量的呼吸機等醫(yī)療設(shè)備，金額更是十分巨大。以上經(jīng)濟活動的發(fā)生都離不開合同，因此各類事業(yè)單位合同管理及風險控制十分必要。
2現(xiàn)狀及問題
2.1單位不重視合同管理，缺少風險控制意識
2012年4月16日，中共中央國務(wù)院《關(guān)于分類推進事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》，正式拉開了事業(yè)單位改革的序幕。改革一方面是使事業(yè)單位更能適應(yīng)當前不斷推進的市場經(jīng)濟形勢，另一方面是調(diào)整事業(yè)單位體制結(jié)構(gòu)更能適應(yīng)政府和社會的需要。隨著改革日漸深入，很多事業(yè)單位發(fā)生了極大的變化，重新煥發(fā)出生機和活力。合同是市場經(jīng)濟運行下的產(chǎn)物，在事業(yè)單位改革之前，很多事業(yè)單位較少接觸合同，而在改革后事業(yè)單位實現(xiàn)了更好地與市場連接，簽訂合同成為必要的事情，因此合同管理漸漸成為事業(yè)單位的重要管理內(nèi)容之一。但是目前部分事業(yè)單位暫時對合同管理的風險意識不強，一方面是受老觀念的影響，還沒有適應(yīng)當前的市場經(jīng)濟形勢，沒有意識到合同背后可能面臨的風險;另一方面是由于使用的是國撥資金，年年按時撥付金額穩(wěn)定的特點，讓部分事業(yè)單位人員缺乏像使用自有資金時的警惕性，風險意識不強。
2.2管理制度不健全，管理質(zhì)量缺少保證
沒有規(guī)矩不成方圓，制度是合同管理的重要保障。目前事業(yè)單位一般都已經(jīng)建立《合同管理制度》《采購管理辦法》等相關(guān)制度，涵蓋招投標、洽談、簽訂、日常管理和驗收等事宜，已經(jīng)解決了制度有無的問題，但是一些具體問題和細節(jié)還要完善，因此制度不夠健全。并且制度要定期修訂，才能保證管理時的有據(jù)可查。在合同的日常管理中，管理的質(zhì)量是一個十分重要的問題，它關(guān)系著單位的內(nèi)控水平和風險情況，只有管理的質(zhì)量達標，制度才能發(fā)揮真正的效果。目前，單位的歸口部門如辦公室或法務(wù)部門缺乏對合同的日常管理，特別是合同眾多的單位，相關(guān)部門沒有更多的精力去管理合同的日常執(zhí)行，基本上依靠訂立合同的部門自主報送合同的實施情況，合同管理質(zhì)量嚴重缺少保證。
2.3管理不注重細節(jié)，最終因小失大
合同管理需要關(guān)注細節(jié)，否則千里之堤潰于蟻穴。有的合同訂立卻不寫訂立時間，在最后一頁的簽章處年月日處空空如也。那這份連簽訂時間都沒有的合同，法律效力到底有多大呢?還有書寫細節(jié)錯誤，合同中提及的數(shù)字的大小寫不一致、小數(shù)點位置錯誤、文字書寫錯誤、語法錯誤等。這樣的小細節(jié)只要翻開合同都能看到，是不是簽訂部門和合同管理部門都有責任指出這一問題，保證合同的完整性?；蛘哂行┖贤髅饕呀?jīng)過了相應(yīng)的結(jié)束時間，相應(yīng)的尾款卻沒有支付。往往都是到了財務(wù)部門實際支付的時候發(fā)現(xiàn)簽訂部門提交的附件中的合同顯示已經(jīng)結(jié)束一年甚至兩年三年的時間，此時詢問簽訂部門延期支付的原因卻得不到合理的解釋，基本上用各種理由搪塞過去。單位的合同管理部門應(yīng)該定期梳理合同進展情況，對于超期的情況要簽訂部門列明原因并催促簽訂部門盡快解決合同問題，減少或避免出現(xiàn)延期支付過長的情況。不要因為小細節(jié)因小失大。
2.4合同審批協(xié)同合作有限，部門間溝通交流不足
目前很多事業(yè)單位訂立合同采用審批的方式，由發(fā)起人提交，層層審批后合同才能簽訂，一定程度上控制了合同的部分風險，但是審批協(xié)同合作有限，部門間溝通交流不足，審批人往往只會關(guān)注和自己相關(guān)的合同條款，比如辦公室或法務(wù)部門更多的關(guān)注點是合同范式符合標準，財務(wù)部門更多關(guān)注金額多少、財務(wù)風險有多高，簽訂部門更多關(guān)注要求交付的東西能否按時按標準交付。因此，往往忽略了合同的整體情況。特別是像簽訂采購設(shè)備、大量物資簽訂的合同，數(shù)量多金額大，需要各個部門的協(xié)同交流，需求部門提出需求包括型號、數(shù)量和大概金額，采購部門篩選比對確定供應(yīng)商并將相應(yīng)報價反饋給需求部門和財務(wù)部門，財務(wù)部門核算予以資金支撐，單位領(lǐng)導(dǎo)最終敲定采購方案。因此，一次采購行動涉及多個部門的協(xié)同和溝通，協(xié)同和溝通得越好，越能保證采購的順利完成和單位利益最大化。
2.5管理手法落后，存在較大的管理隱患
雖然很多事業(yè)單位加強了合同的管理，但是更多的是合同的收集存檔，定期要求簽訂部門報送合同執(zhí)行情況和匯總，可能是半年收集一次或者一年收集一次的靜態(tài)管理，僅僅是做信息的收集和歸檔，甚至有的事業(yè)單位還手工登記合同管理情況，管理手法落后，存在較大的管理隱患。很多事業(yè)單位沒有做到對合同執(zhí)行前的審批、簽署論證，也沒有組織專業(yè)人員，如法務(wù)人員等就合同質(zhì)量、付款條件、違約責任等進行有效評估，在簽訂后的執(zhí)行中也沒有關(guān)注合同進展情況及存在的隱患及問題，合同執(zhí)行完畢后也沒有關(guān)注后期是否還有找后賬的隱患。這樣的一個前、中、后的動態(tài)管理鏈條沒有形成，管理隱患較大。
3事業(yè)單位解決合同管理及風險控制問題的建議
3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視合同管理
事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視合同管理，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)層要深刻認識到合同管理的重要性，引導(dǎo)單位各相關(guān)部門做好合同管理的相關(guān)工作。一方面，合同是事業(yè)單位對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的重要資料，記錄著從招投標開始到合同執(zhí)行完成的詳細內(nèi)容;另一方面，合同是單位重大決策不可或缺的參考依據(jù)，是未來同類型合同簽訂的基礎(chǔ)和參照。因此加強合同管理，不僅是規(guī)范對外經(jīng)濟行為，維護單位合法權(quán)益和遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的要求，還是助力事業(yè)單位規(guī)范化管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。事業(yè)單位的辦公室、項目管理部或法務(wù)部門要統(tǒng)一管理單位的合同，統(tǒng)一制定規(guī)范合同管理制度，統(tǒng)一審核合同的合理性和恰當性。目前，很多事業(yè)單位都使用內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，如合同系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)等，在合同訂立前會有相應(yīng)的審批流程，審批流程走完合同才能簽訂，但是對于合同的執(zhí)行和結(jié)束卻缺乏相應(yīng)的管理，因此仍存在一定的風險隱患。
3.2增強風險意識，完善合同管理制度
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，合同已經(jīng)成為買賣雙方建立溝通和橋梁的基礎(chǔ)，事業(yè)單位作為市場經(jīng)濟的一員，要切實增強風險意識，完善管理制度。事業(yè)單位合同管理部門要給合同簽訂部門從合同訂立、履行、變更和解除、糾紛處理給予一定指導(dǎo)，可以定期組織合同管理培訓，幫助簽訂部門人員加強風險意識，學習把控合同的關(guān)鍵點，切實加強風險意識。如果沒有培訓和指導(dǎo)，很少有人會踏踏實實坐下來認真地看合同的條款，思考其中的風險點，再加上經(jīng)驗不足，往往都是在項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題時才會查看合同的內(nèi)容。因此，要想最大限度規(guī)避合同風險，事業(yè)單位必須增強風險意識，合同管理部門要做好相應(yīng)的指導(dǎo)工作，合同簽訂部門要嚴格依照執(zhí)行。
3.3重視細節(jié)管理，強化合同監(jiān)督
合同管理需要重視小細節(jié)，確實很多合同條款繁復(fù)，審閱合同需要耗費大量的時間和精力，因此可能在日常管理中會忽略一些細節(jié)，但是等合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)實際問題的時候，小細節(jié)可能會影響合同的效力。因此，合同管理部門一方面要耗費時間和精力重視合同在簽訂和日常運行中的小細節(jié)，另一方面也可以做出范式合同，指導(dǎo)簽訂部門按照范式合同的模板填寫補充，這樣會節(jié)約審核合同的時間;而在日常運行中，也可以充分利用信息技術(shù)，如將合同開始時間、結(jié)束時間、分期付款金額和時間都做到辦公系統(tǒng)中，實現(xiàn)合同進度實時查詢和跟進，保障項目的順利運行。
3.4加強配合，提高合同質(zhì)量
合同訂立鏈條中的部門要加強配合，提高合同質(zhì)量。合同訂立是合同流程中最為重要的一步，合同一旦簽訂就具備了法律效力，雙方就要開始承擔責任，因此合同訂立務(wù)必要慎重。特別是一些金額巨大的合同，相關(guān)部門一定要加強配合，各司其職考察合同中需要注意的關(guān)鍵點，同時要關(guān)注合同整體的合理性和匹配性，保障單位資金支付的有效性，保證國撥資金以合理的價格花費在實處。雖然實際工作中部門協(xié)調(diào)確實有一定的難度，不同部門有一定的難處和管理方式，因此部門協(xié)調(diào)往往耗時耗力。但是，各部門人員要有大局觀，要為單位整體考慮，如果以此為出發(fā)點考量，很多問題都可以商量并解決。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識，要統(tǒng)籌管理好各個部門的協(xié)調(diào)工作，推進相關(guān)工作的順利開展。
3.5科學化管理合同，提高管理水平
隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的不斷擴大，合同量不斷增多，科學化管理合同成為必然趨勢。首先，事業(yè)單位在與其他單位簽訂合同前，可以由辦公室或法務(wù)部門擬定范式合同，由相關(guān)簽訂部門負責合同審核認定并簽訂。其次，針對已經(jīng)簽訂的合同，辦公室或法務(wù)部門要開展定期或不定期的檢查，并且要重點關(guān)注合同執(zhí)行進度情況，一旦發(fā)現(xiàn)有違約或執(zhí)行困難的情況，要及時劃分風險并采取有效的應(yīng)急手段及時補救，單位要制定相應(yīng)的懲罰措施予以警醒。最后，要充分利用信息技術(shù)，科技已經(jīng)成為各行各業(yè)中的重要組成部門，是提高各行各業(yè)工作效率和轉(zhuǎn)型升級的重要支撐點，因此合同管理及風險控制也要結(jié)合科學技術(shù)，幫助單位實現(xiàn)合同精細化、信息化管理，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入合同過程管理中來，目標是實現(xiàn)合同的動態(tài)管理，從而更好地把控合同的實際情況。
4結(jié)論
近年來事業(yè)單位改革與市場日漸接軌，合同管理及風險控制已成為事業(yè)單位內(nèi)控工作的重要組成部分之一。很多單位在合同訂立前會進行考察比較、招標比價，最終確定與之最為匹配的合作商訂立合同，一定程度上減少了合同訂立的風險，事業(yè)單位一定要按照正常流程、規(guī)范進行招投標工作簽訂合同。事業(yè)單位要結(jié)合具體情況加強對合同的日常管理工作，做到事中監(jiān)控。在合同到期完成后，清查是否已經(jīng)事實完成以及此后是否有找后賬風險。合同管理及風險控制的目的是減少經(jīng)濟糾紛，維護事業(yè)單位的合法權(quán)益，希望事業(yè)單位能夠不斷加強本單位的相關(guān)工作，促進單位可持續(xù)發(fā)展。
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作者：部萍 單位：國家電投集團科學技術(shù)研究院有限公司