談高校繼續(xù)教育文書檔案管理工作實務(wù)
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摘要：隨著終身教育的蓬勃發(fā)展，高校繼續(xù)教育文書檔案管理也發(fā)揮承擔(dān)著自身的重要工作，對文書管理人員的工作能力也提出更高的要求。本文主要結(jié)合繼續(xù)教育文書檔案工作特點，結(jié)合文書檔案歸檔工作中各項實際操作和管理工作，從細(xì)化歸檔過程中檔案收集、整理、立卷流程展開、就規(guī)范管理制度、提高檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)、開拓科學(xué)化管理等方面進(jìn)行詳探討，其主要目的在于探索提高繼續(xù)教育文書檔案管理工作的策略，為全面提高繼續(xù)教育文書管理工作效率，服務(wù)終身教育體系奠定基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：歸檔工作；繼續(xù)教育
檔案文書管理在終身教育事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，大力提倡全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)。文書檔案不但是發(fā)展歷程的真實記錄，同時也是各項活動情況的真實反映。目前隨著繼續(xù)教育事業(yè)發(fā)展，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)和要求，因此本文嘗試對繼續(xù)教育文書檔案管理工作進(jìn)行探討分析，以期提高文書檔案工作質(zhì)量，為繼續(xù)教育未來發(fā)展提供更有意義的文書檔案服務(wù)和支持。文書檔案一般是指在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料。高校繼續(xù)教育文書檔案是繼續(xù)教育教學(xué)發(fā)展的重要原始憑證，可以說是見證高校繼續(xù)教育學(xué)院發(fā)展歷史的重要憑據(jù)，在文書檔案管理工作中，收集整理上級領(lǐng)導(dǎo)和部門的公文、各項重大事件及活動的原始資料，文書檔案來源于日常行政管理的積累，而同時，文書檔案又可為日常辦公和繼續(xù)教育的事業(yè)發(fā)展提供依據(jù)和參考。
1繼續(xù)教育類文書檔案的特點
1.1規(guī)范性
所有歸檔類文書資料對規(guī)范性都有明確要求，從公文種類、格式措辭到流轉(zhuǎn)流程等多方面都有所體現(xiàn)，只有規(guī)范要求，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能有效確保文書的質(zhì)量確保歸檔和使用過程的便捷。
1.2服務(wù)性
繼續(xù)教育文書檔案具有較強的服務(wù)性，除了在文書檔案利用、編研、統(tǒng)計等工作中被直觀體現(xiàn)，能為高校繼續(xù)教育發(fā)展決策提供重要的信息支持，文書檔案在繼續(xù)教育學(xué)院工作開拓等方面提供重要文件資料支撐，提供更有效的信息，在終身教育體系完善的未來，繼續(xù)教育各類文件檔案會給繼續(xù)教育工作者乃至更多的繼續(xù)教育接收者提供更有價值的信息和證明材料，充分體現(xiàn)了其服務(wù)性。
1.3多元化
由于繼續(xù)教育內(nèi)涵蓋范圍廣，時間長，因此，在其構(gòu)建過程中必須積極整合各類社會資源，開展多樣化的教育活動，此外，在教學(xué)活動中，龐大的教育受眾也會有個性化的教育需求，因此，檔案文書涉及的材料主體和內(nèi)容和形式不斷擴展及多元化，存在復(fù)雜性和多元化的特點。
2繼續(xù)教育文書檔案管理歸檔工作與流程
這里更多詳述的是綜合管理類文書檔案。文書檔案所記載的都是學(xué)院行政管理的方針政策和重大行政管理事件。學(xué)院文書檔案種類繁雜，所涉及的范圍十分廣，學(xué)院文書檔案的意義主要是用以記錄學(xué)院重大事件發(fā)展歷程和所有活動，是學(xué)院檔案管理工作中的最重要的部分。包括常規(guī)的各類報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。除此之外還有大量合同、統(tǒng)計報表等。1、管理過程內(nèi)產(chǎn)生的重要文件材料，主要包括各類行政文書材料各類報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等；2、教育發(fā)展過程形成的文件材料，如課程發(fā)展、專業(yè)建設(shè)等的相關(guān)資料等；3、可能定期或長期保持工作常態(tài)的文件材料，如教學(xué)管理規(guī)定、招生資料、教育合同等。
2.1檔案收集
各類材料在日常工作中來源不同，分屬不同部門管理使用，因此，收集檔案資料是歸檔過程中非常重要的環(huán)節(jié)，檔案員要提高檔案收集的敏銳性，熟知檔案收集的范圍，積極主動聯(lián)系當(dāng)事人、經(jīng)辦人及時移交，避免遺漏。主動查詢發(fā)展建設(shè)過程中的相關(guān)資料，發(fā)掘有價值的材料。檔案收集要求檔案員不僅需定期移交收集和及時收集相結(jié)合。一方面是每年年初做好上一年度文書檔案的移交，這類多屬常規(guī)性工作檔案材料，有規(guī)律，不容易缺失，例如工作計劃總結(jié)、年度報表等，此外，還有對于重大事件的材料要求隨辦隨歸，辦畢歸檔。比如一些非計劃的重大活動、非學(xué)歷繼續(xù)教育活動臨時工作中產(chǎn)生的材料，就需要及時收集，避免遺漏缺失，比如重要的教學(xué)評估活動等，各部門應(yīng)安排專人和檔案部門的溝通銜接，及時做好交流，促進(jìn)文書檔案收集的齊全完整。
2.2整理與立卷
文書檔案立卷前要對文書檔案進(jìn)一步整理，要確保資料齊全完整，符合歸檔規(guī)范要求。除了各類材料在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上的完整性外，歸檔的紙質(zhì)類材料本身的規(guī)范和完整也有比較高的要求，對于破損的、要修裱補救，超大幅面的頁面要折疊。尺寸不到A4幅面，最好粘貼在A4白紙張，更有利于裝訂和保管存放。例如招生檔案中的錄取名冊材料，各地方單位未統(tǒng)一規(guī)范時，收集整理到的往往是尺寸頁面不統(tǒng)一，不符合標(biāo)準(zhǔn)裝訂尺寸的，這種就需要歸檔時候粘貼A4白紙張補齊，有破損處也也需要先期整理修裱；此外，由于檔案資料需長久保存，收集到的文件材料中的普通訂書針，曲別針、大頭針等易銹蝕的金屬物會對歸檔文件造成腐蝕，都在整理時需要仔細(xì)去除。立卷是將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分別組成案卷的整理過程。案卷是一組關(guān)系密切的單份文件的組合，一般同一事由的文件材料整理在一卷中，先分大類，再進(jìn)一步分小類把同類或相關(guān)的文件組合在一起，擬定案卷題名、卷內(nèi)目錄和案卷目錄。完成組卷工作。目前大部分文書資料，包括各類教學(xué)管理重的文件材料、大事記、統(tǒng)計報表、招生資料等均用此類辦法分卷整理，整理過程中除了需要歸檔人員細(xì)致、負(fù)責(zé)外，也要求檔案員對檔案涉及領(lǐng)域熟悉了解，以做到精確分類，有序整理。自學(xué)校檔案信息化建設(shè)開始，目前許多黨群類行政類文書歸檔以“件”為單位，一“件”可以多頁文件，同類事由材料集中排列，相關(guān)事由的排列在一起，便于查找。裝訂時使用不銹鋼訂書針進(jìn)行裝訂。目前學(xué)校的許多行政重要文書從產(chǎn)生到轉(zhuǎn)發(fā)直至最后辦截都已經(jīng)信息化，最后歸檔也是電子版錄入。很大程度上提高了檔案資料的完整性和歸檔工作的便捷。信息化為檔案工作帶來的便利和高效已經(jīng)在工作中體現(xiàn)了充分的優(yōu)勢。
3對今后繼續(xù)教育文書管理工作的思考和建議
3.1建立健全的檔案管理制度
首先在日常管理中，檔案文書管理應(yīng)該制定相關(guān)的管理制度，繼續(xù)教育涉及教育種類繁多，各類資料分屬不同部門，應(yīng)盡可能各部門安排專門的檔案文書管理人員，根據(jù)管理要求，對檔案文書信息進(jìn)行規(guī)范化管理，歸檔時再將檔案文書信息進(jìn)行統(tǒng)一的收集整理，盡可能確保各類繼續(xù)教育文書資料檔案的安全和完整。
3.2配備相對專業(yè)的檔案管理人員
檔案專業(yè)知識和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識也是履行職責(zé)的必要條件。尤其在檔案收集、整理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中是十分重要的。檔案管理的最終目的是為繼續(xù)教育教學(xué)工作服務(wù)，文書檔案管理人員應(yīng)該了解繼續(xù)教育的各類學(xué)習(xí)管理設(shè)置、工作規(guī)律、流程、日常管理等背景知識，對繼續(xù)教育教學(xué)情況、學(xué)籍管理特點等有充分的了解和認(rèn)識，這樣才能真正勝任檔案工作。
3.3提高檔案文書管理的日常工作效率
繼續(xù)教育管理部門日常教育管理事務(wù)繁雜，牽涉教學(xué)管理項目內(nèi)容也比較多，所以繼續(xù)教育文書檔案管理人員除了高度的工作責(zé)任感和相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識外，也同時需要具備調(diào)理性和工作效率，對文書整理工作要及時整理，并按照一定的順序進(jìn)行分類。及時做好各項備份和梳理工作，便于下次查找，這個過程中工作需要細(xì)心和耐心，但面對各類復(fù)雜的材料更需要工作人員在實際的工作中能夠提高工作效率，充分運用各類電子手段，使企業(yè)檔案信息更加規(guī)范化。
3.4發(fā)掘更多科學(xué)化的管理方法
繼續(xù)教育類的文書，不少內(nèi)容多樣，載體和形式也多樣，全紙質(zhì)文書檔案已不能完全滿足文書檔案管理要求，而隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和無紙化辦公的推進(jìn)，文書檔案的電子化管理優(yōu)勢明顯。今后隨著信息平臺的開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)辦公的發(fā)展，電子文書檔案管理已趨于成熟，這極大地提高文書檔案管理的工作效率，也方便了查閱，提高了利用率。所以文書檔案管理工作人員需要更先進(jìn)科學(xué)的工作方式，原始文書文檔以電子版的方式錄入和保存，同時把相關(guān)數(shù)據(jù)信息完整錄入，不但可以保證其完整性，相對紙質(zhì)文件來說更具有安全性，方便以后有效利用。
結(jié)語
總之，繼續(xù)教育學(xué)類檔案具有規(guī)范性、服務(wù)性、多元化等特點，其從事管理工作的人員從敬業(yè)精神、知識儲備到技術(shù)能力都有比較高的要求。文書檔案管理人員在管理工作中，應(yīng)盡可能參與了解各類文件形成過程，規(guī)范細(xì)致、科學(xué)管理，把握繼續(xù)教育文書檔案管理工作的要點，確保文書檔案的完整性、安全性，更進(jìn)一步地建設(shè)信息化和數(shù)字化的文書管理平臺，促進(jìn)繼續(xù)教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。
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作者：沈浚 單位：華東理工大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院
