探討應(yīng)對會計電算化中問題的措施

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1財務(wù)會計人員參與會計電算化軟件的開發(fā)

單位可單獨選派一名會計人員參加電算化軟件設(shè)計的全過程,掌握一定的源代碼。該相關(guān)會計人員不進行會計業(yè)務(wù)處理,主要負(fù)責(zé)與會計主管人員勾通,了解軟件使用過程中需要完善的事項,積極地與軟件工程師協(xié)調(diào),把會計語言翻譯成編程語言。這樣,主管會計人員就可以隨時根據(jù)新業(yè)務(wù)、新情況調(diào)整報表之間的勾稽關(guān)系。尤其是在軟件系統(tǒng)升級和執(zhí)行新會計準(zhǔn)則的情況下,更為便捷。一方面,軟件的設(shè)計會與實務(wù)相一致,另一方面也可以節(jié)省一大筆軟件升級費用。

2建立與會計電算化相適應(yīng)的制衡體系

為了保證會計資料真實、完整,防止惡意違法違紀(jì)行為的發(fā)生,企業(yè)會計電算化必須有明確的職責(zé)分工,嚴(yán)格執(zhí)行不相容職務(wù)相分離的制衡原則。系統(tǒng)管理員或賬套主管在業(yè)務(wù)授權(quán)時,不能違背制衡原則隨意授權(quán)。電算化的制衡體系不能完全照搬手工記賬法下的原則,應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)進行甄別。如:財務(wù)報表公式的修改與記賬相分離。不過,設(shè)計制衡原則在風(fēng)險承擔(dān)的基礎(chǔ)上,有時也要充分考慮成本效益原則。

3完善系統(tǒng)初始化修改控制程序

由于系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)量非常大,工作量可想而知。一旦某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯,大部分初始化工作都要從頭再來。因為目前的電算化軟件在程序設(shè)計上采用的是“樹”形結(jié)構(gòu),類似于電路中的“串聯(lián)”結(jié)構(gòu),一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,其他環(huán)節(jié)都會受影響。為了完善系統(tǒng)初始化修改程序,在設(shè)計電算化程序時,采用類似于“并聯(lián)”結(jié)構(gòu)的方式,每個環(huán)節(jié)都相對獨立,出現(xiàn)差錯時可以只針對這個環(huán)節(jié)進行修改,這樣可以大大降低差錯修改的工作量。

4保證電子數(shù)據(jù)安全,嚴(yán)格執(zhí)行“異地雙備份”制度

保證電子數(shù)據(jù)的安全、完整是電算化管理的第一要務(wù)。由于電子信息性質(zhì)的特殊性,其安全、完整性受到的威脅非常大。為此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立起完善的電子數(shù)據(jù)管理制度。其內(nèi)定以少應(yīng)包括以下幾個方面:

⑴嚴(yán)格進行業(yè)務(wù)授權(quán),建立電算化制衡體系。

⑵操作員定期修改操作密碼,防止密碼外漏導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)被惡意篡改。

⑶禁止電算化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端電腦外接INTERNET網(wǎng),每個工工作日使用正版殺毒軟件進行全盤殺毒。使用其他存儲介質(zhì)拷貝數(shù)據(jù)時,必須先行殺毒。

⑷至少每個月備份一次財務(wù)數(shù)據(jù),并異地存儲。根據(jù)財政部的相關(guān)規(guī)定,財務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)異地雙備份,即:不能單純的備份到系統(tǒng)所在電腦上,應(yīng)備份到其他電腦或其他存儲介質(zhì)上,以防止系統(tǒng)電腦崩潰數(shù)據(jù)丟失。實踐中困擾會計電算化實務(wù)工作者的問題有很多,不僅局限于上面列舉的。同樣,本文提出的應(yīng)對措施也只是常見而有效果的解決辦法。隨著會計電算化的深入應(yīng)用,工作中會遇到更多的新問題,需要實務(wù)工作者認(rèn)真研究并提出切實可行的解決辦法,為實現(xiàn)會計電算化的日臻完善而努力。

作者：梁鐵宇 單位：吉林工商學(xué)院