探求人事檔案管理的問題和對策

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一、人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理的信息化程度不高，管理方式落后隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平也不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，甚至有些單位人事檔案工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類，信息化水平比較低，這些問題存在不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

二、人事檔案管理的建議

（一）完善檔案管理制度

進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理，實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，以及檔案的日常保管、借閱、利用，都制定一套嚴(yán)格的制度。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作重要性的認(rèn)識

建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，同時，按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，是檔案工作順利進(jìn)行。

（三）注重人事檔案的收集，提高人事檔案質(zhì)量

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革，考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集，帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料。認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)，對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整，手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（四）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)、用新的人事工作知識武裝頭腦、開闊眼界、指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求，同事，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化

把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。是實(shí)現(xiàn)整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需要日漸增強(qiáng)的客觀需求。要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者，又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高了檔案的利用率。

（六）加大對硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案工作基礎(chǔ)

按照人事檔案管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱覽室、微機(jī)室、檔案柜、電腦、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施，搞好通風(fēng)、采光、防火器、防潮等配套保護(hù)措施。通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

作者：崔英姬 單位：延邊紅十字中心血站