談人力資源檔案管理及信息化建設(shè)

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摘要：當(dāng)今社會已進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)的快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，對各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生了極為重要的影響。在高校人力資源檔案管理工作中，信息技術(shù)的引入和應(yīng)用，對檔案管理質(zhì)量和效率的提升，產(chǎn)生了極為重要的促進(jìn)作用。在當(dāng)前環(huán)境下，高校人力資源檔案管理工作的信息化發(fā)展，已成為一種必然趨勢。同時(shí)，加強(qiáng)高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，也是在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境下高校進(jìn)行人力資源管理的必然要求。本文對高校人力資源檔案管理及信息化建設(shè)進(jìn)行深入的分析和研究，并結(jié)合實(shí)際情況，提出科學(xué)、合理的建議，為推進(jìn)我國高校人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校；人力資源；檔案管理；信息化建設(shè)

傳統(tǒng)手工檔案管理模式效率較為低下，而且管理過程復(fù)雜繁瑣，工作量龐大，還容易受到人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)生差錯(cuò)。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在快節(jié)奏的現(xiàn)代社會環(huán)境中，傳統(tǒng)檔案管理方法已無法滿足高校的發(fā)展建設(shè)要求。基于信息化時(shí)代背景，我們必須要加強(qiáng)對高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。這已成為高校人力資源檔案管理發(fā)展建設(shè)的必然趨勢，對高?，F(xiàn)代化建設(shè)，也具有極為重要的影響。高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，能夠充分發(fā)揮人力資源檔案的作用，對推動(dòng)高校規(guī)范發(fā)展，為用戶提供可靠的檔案信息支持，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校人力資源檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

(一)管理機(jī)制不完善目前，我國高校在人力資源檔案管理工作中，雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是管理人員較分散，大多是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作。這就沒有形成系統(tǒng)的管理機(jī)制，影響了高校人力資源檔案管理工的效率和質(zhì)量。由于高校的人力資源檔案管理機(jī)制不完善，因此，其對檔案信息化建設(shè)，造成了嚴(yán)重的阻礙。目前，很多高校仍在采用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，即實(shí)施多頭管理，這種管理模式不利于形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。在多頭管理模式下，各個(gè)部門在開展檔案管理工作的過程中，只根據(jù)自身的需求制定管理制度和工作方式，沒有站在整體角度綜合分析高校人力資源檔案管理工作的發(fā)展要求。這就導(dǎo)致在檔案管理工作中，存在多種管理標(biāo)準(zhǔn)和管理機(jī)制。實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制是進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。顯然，多頭管理模式無法達(dá)到信息化建設(shè)的要求，這就成為了高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)過程中的阻礙因素。在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平較差，無法滿足檔案信息化建設(shè)的要求。在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員普遍由其他部門工作人員兼任，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，其檔案管理專業(yè)知識和技能水平較低，檔案管理能力也非常有限。這嚴(yán)重限制了高校人力資源檔案管理機(jī)制的建設(shè)和完善[1]。

(二)資金投入不足近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及教育改革政策的不斷深化，高校紛紛加強(qiáng)建設(shè)，進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新。大部分高校在建設(shè)過程中，只重視對教學(xué)方面的建設(shè)和改革，沒有重視對高校人力資源檔案管理信息化方面的資金投入和信息化建設(shè)。由于資金投入不足，缺少資金的支持，我國高校的檔案管理信息化建設(shè)整體發(fā)展水平不足，而且存在較為嚴(yán)重的信息化建設(shè)不均衡的現(xiàn)象。由于后續(xù)資金不足，因此，一些高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)停滯不前，無法得到有效的發(fā)展。目前，在我國高校人力資源檔案信息化建設(shè)過程中，受到資金投入不足的影響，其信息化發(fā)展不均衡的現(xiàn)象主要表現(xiàn)為，高校普遍盲目加強(qiáng)檔案管理信息化的硬件建設(shè)，卻沒有在軟件方面投入資金進(jìn)行建設(shè)。相關(guān)管理軟件以及管理技術(shù)，也是加強(qiáng)高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。大部分高校都沒有加強(qiáng)這方面的建設(shè)，僅是為檔案管理添設(shè)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備。由于檔案管理信息化建設(shè)的不均衡，因此，高校人力資源檔案管理的發(fā)展進(jìn)程受到嚴(yán)重的阻礙，無法真正提高信息化水平。

(三)缺少專業(yè)化管理人才目前，大部分高校的檔案管理人員多由其他部門的工作人員兼任。這些人員既沒有接受過專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，也不是檔案管理部門的正式工作人員。在高校人力資源檔案管理工作中，部分檔案管理工作由老年員工負(fù)責(zé)。他們年齡較大，對現(xiàn)代化的檔案管理軟件、管理設(shè)備等接受程度較低，自身學(xué)習(xí)能力也有所下降。這就導(dǎo)致老齡檔案管理人員無法有效利用信息化技術(shù)設(shè)備實(shí)施檔案管理工作。因此，高校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)化的檔案管理素養(yǎng)，檔案管理知識和技能水平較差，缺少檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。這就導(dǎo)致高校人力資源檔案管理的整體水平較低，而且受到檔案管理人才不足這一因素的制約，高校的人力資源檔案管理水平遲遲得不到有效的提高[2]。

二、高校人力資源管理信息化建設(shè)的主要措施

(一)完善人力資源檔案管理體系構(gòu)建完善的人力資源檔案管理體系，是有效提升高校人力資源檔案管理水平，提高信息化建設(shè)水平的重要保障。完善的管理體系，是有效調(diào)整管理手段，使人力資源檔案管理機(jī)制得到科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的必要前提條件。高校應(yīng)對檔案管理人員的工作流程、言行、管理方法等等，進(jìn)行明確規(guī)定，有效優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，從根本上為加強(qiáng)高校人力資源檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，奠定良好的體系基礎(chǔ)，提供必要的制度保障。在完善人力資源管理檔案體系的過程中，高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展要求，對人力資源檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作能夠真正發(fā)揮作用，使信息化的檔案管理模式得到有效的完善和發(fā)展，并充分發(fā)揮著檔案的重要價(jià)值，為自身的發(fā)展建設(shè)提供有力的支持。

(二)推進(jìn)高校人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)高校人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)高校人力資源檔案信息化發(fā)展的必要前提條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收納管理工作中，往往會形成龐大的工作量，使得管理工作難度大，管理流程繁瑣，對檔案的查閱和使用也極不方便，影響了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。因此，高校必須要大力推進(jìn)人力資源檔案的數(shù)字化發(fā)展，建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫來存儲檔案信息，并對其實(shí)施統(tǒng)一管理。高校要利用自計(jì)算檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行快速、高效、準(zhǔn)確的整理和歸納，還要利用計(jì)算軟件對檔案信息進(jìn)行快速檢索查詢，從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問題，有效提高檔案信息的利用效率和應(yīng)用的便利性，使檔案信息能夠在自身發(fā)展建設(shè)過程中，發(fā)揮更加重要的作用[3]。

(三)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理安全維護(hù)高校人力資源管理信息化的發(fā)展建設(shè)，是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)和依托的，也存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)安全事故，就會造成檔案信息泄露，給高校造成極為嚴(yán)重的損失以及惡劣的社會影響。因此，高校在進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要高度重視網(wǎng)絡(luò)管理安全問題，從而有效保證檔案信息的安全性。在人力資源檔案管理信息化建設(shè)過程中，高校要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，就必須要根據(jù)檔案信息的重要程度，對其機(jī)密等級進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，并進(jìn)行備份和加密處理。同時(shí)，高校還要構(gòu)建完善的保密管理制度，加強(qiáng)對管理人員的安全意識培訓(xùn)，制定完善的責(zé)任機(jī)制，科學(xué)劃分職責(zé)范圍，明確管理任務(wù)，建設(shè)完善且嚴(yán)密有效的安全防護(hù)體系，從而有效保證高校人力資源檔案信息化建設(shè)的安全性。

(四)提高管理人員的專業(yè)化水平在高校人力資源管理信息化建設(shè)過程中，管理人員的專業(yè)化水平高低，對檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程以及實(shí)施效果，具有至關(guān)重要的影響。因此，高校必須要重視對管理人員專業(yè)化的培養(yǎng)工作，加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。高校通過定期培訓(xùn)，聘請專業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作專業(yè)知識和技術(shù)進(jìn)行講解以及操作演示，從而有效提升高校檔案管理人員的專業(yè)水平，為其人力資源檔案管理信息化建設(shè)，奠定重要的人力資源基礎(chǔ)。管理人員還要不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，包括學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，熟悉運(yùn)用各種信息化技術(shù)和設(shè)計(jì)，從而有效推動(dòng)高校人力資源檔案管理的信息化發(fā)展[4]。

三、結(jié)束語

總之，高校必須要對檔案管理信息化建設(shè)給予高度重視，加強(qiáng)投入力度，從多方面著手全面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為推進(jìn)高校教育改革發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]韋濤.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].數(shù)字化用戶,2019,(18):118,126.

[2]劉貝貝.人事檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].檔案時(shí)空,2018,(12):37-38.

[3]亢云潔.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校人事檔案的信息化建設(shè)[J].科技視界,2018,(21):125-126.

[4]王瓊.關(guān)于高校教師人事檔案管理的思考[J].才智,2017,(24):183-184.

作者：韓云松 單位：三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院