新形勢高校人事檔案管理利用途徑

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新時(shí)代國家不斷重視教育事業(yè)的改革和創(chuàng)新發(fā)展，也對人事檔案管理利用方面提出更多的新要求。高校人事檔案管理利用是高校檔案管理工作的重要組成部分，如何加快新形勢下高校人事檔案管理利用工作改革，促進(jìn)高?？缭绞桨l(fā)展，如今已經(jīng)成為高校綜合實(shí)力的重要表現(xiàn)。為適應(yīng)更高要求，針對高校人事檔案管理中存在的突出問題進(jìn)行分析和研究，提出相應(yīng)的措施和途徑，進(jìn)而提升高校人事檔案管理服務(wù)效能。

一、新形勢下強(qiáng)化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動高校人才隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要?dú)v程，是人才成長以及高校人才隊(duì)伍建設(shè)的真實(shí)記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個(gè)人德能勤績廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務(wù)工作，在人才隊(duì)伍建設(shè)中，其真實(shí)性尤為重要，因?yàn)槿耸聶n案管理涉及教職工的個(gè)人重要信息，在服務(wù)利用中能夠客觀反映一個(gè)人的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲等各方面的人事相關(guān)信息，同時(shí)在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。為了促進(jìn)高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進(jìn)高校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問題

新時(shí)代新形勢下各行各業(yè)都進(jìn)行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應(yīng)的調(diào)整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是在人事檔案的管理和服務(wù)利用中仍然存在諸多問題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項(xiàng)長期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項(xiàng)工作，而高校其他人甚至是主要領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴(yán)重的對人事檔案管理工作淡化、認(rèn)識不到位的錯(cuò)誤思想，認(rèn)為只要保存好人事檔案在需要的時(shí)候可查閱即可，并沒有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。主觀能動性的缺失是導(dǎo)致高校認(rèn)識檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應(yīng)新形勢對人事檔案工作的要求，高校對人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思想，重視此項(xiàng)工作。

2.高校人事檔案利用率不高?，F(xiàn)代化教學(xué)背景下，高校人才競爭愈加激烈，為了提升內(nèi)部人才質(zhì)量，高學(xué)歷高職稱人才流動頻繁，很多高校為了自身利益經(jīng)常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導(dǎo)致這部分員工檔案信息不真實(shí)，直接影響到高校人事檔案整體質(zhì)量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導(dǎo)致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時(shí)能隨時(shí)征收，而由于在收集整理階段的缺失，導(dǎo)致缺乏有利用價(jià)值的檔案，在實(shí)際的人事工作中無法獲取價(jià)值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機(jī)關(guān)檔案管理工作都是由其他職能部門工作人員兼職，沒有專門配備檔案管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的各項(xiàng)需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對工作的不重視，因此在實(shí)際操作中有處理不夠細(xì)致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識不高，不能及時(shí)收集檔案并處理歸檔，對人事檔案整理、歸檔以及日后的服務(wù)利用帶來不便，這也在一定程度上阻礙了高校機(jī)關(guān)工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)全面邁入信息時(shí)代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設(shè)起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化建設(shè)，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認(rèn)為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡單的信息收集、存儲與檢索服務(wù)，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設(shè)難以有效開展，與大數(shù)據(jù)時(shí)代對人事檔案管理工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)之間存在較大差距。

三、新形勢下加強(qiáng)高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強(qiáng)人事檔案管理工作建設(shè)，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應(yīng)的措施。

1.強(qiáng)化對人事檔案管理利用工作的重視。強(qiáng)化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識到人事檔案的重要性，尤其是在利用過程中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想中對檔案工作的輕視，努力學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問題，充分認(rèn)識人事檔案管理利用工作的重要性，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的深遠(yuǎn)意義，有規(guī)劃地開展人事檔案管理工作。在組織架構(gòu)上，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作人員，明確責(zé)任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實(shí)際情況配備人事檔案管理的設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進(jìn)行集中式的管理，對于負(fù)責(zé)的管理部門和崗位實(shí)行責(zé)任的劃分和細(xì)化，用綜合管理方式實(shí)現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強(qiáng)高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進(jìn)高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在高校實(shí)際工作中與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學(xué)化；最后，補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，保證工作實(shí)效，新形勢下傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，高校需要進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式，補(bǔ)充新的管理內(nèi)容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內(nèi)容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

3.強(qiáng)化高校人事檔案管理人員的素質(zhì)。高校人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和政治性，因此高校要以加強(qiáng)人事檔案工作人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)能力培養(yǎng)為基礎(chǔ)。一方面做好檔案管理工作人員的合理配置，在高校人事檔案管理中，要建立和崗位符合的管理工作，不僅要提高人事檔案管理部門的職業(yè)素養(yǎng)水平，還要充分考慮其政治素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平，選擇素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛的優(yōu)秀的檔案管理人才，按需分配工作量和任務(wù)，合理進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置。另一方面，高校要立足發(fā)展，吸納優(yōu)秀的檔案管理人員，同時(shí)為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，進(jìn)行專業(yè)理論指導(dǎo)和操作，提升他們干事創(chuàng)業(yè)的激情，建立一批政治素養(yǎng)強(qiáng)、遵規(guī)守紀(jì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的現(xiàn)代化高校人事檔案管理隊(duì)伍，對高校機(jī)關(guān)人事檔案管理利用工作起到助推作用。

4.注重人事檔案管理利用信息化、數(shù)字化建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于高校各項(xiàng)管理工作中，因此高校人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，在大數(shù)據(jù)背景下不斷推進(jìn)高校人事檔案管理和利用的數(shù)字化、信息化建設(shè)。一方面要不斷加大對人事檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，配備專門的光盤刻錄機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，用現(xiàn)代化手段管理人事檔案；另一方面高校要加快對人事檔案管理系統(tǒng)和管理軟件的研發(fā)、購買，完善人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣便于高校人事檔案有關(guān)數(shù)據(jù)的綜合性分析以及后期查詢?yōu)g覽相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為高校各項(xiàng)工作的考核考評提供參考依據(jù)。值得注意的是，在推進(jìn)人事檔案信息化數(shù)字化建設(shè)管理進(jìn)程時(shí)，要確保人事檔案管理利用的安全性和保密性。只有這樣，在面對眾多繁雜的人事檔案信息時(shí)，可以有效的提升高校人事檔案服務(wù)利用的工作效率。作為高校發(fā)展的重要依據(jù)，高校人事檔案管理利用工作是一項(xiàng)極具現(xiàn)實(shí)意義的研究，對高校教育教學(xué)各項(xiàng)工作都有著極為重要的意義，因此高校管理者以及高校教育工作者要不斷增強(qiáng)對人事檔案管理工作的認(rèn)識，能夠正確對待和處理檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，不斷提升管理服務(wù)能力，促進(jìn)高校人事檔案管理工作質(zhì)量提升，不斷開創(chuàng)新時(shí)期高校人事檔案服務(wù)利用新局面。

作者：孫曉旭  杜倩 單位：盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院