談高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立與發(fā)展

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摘要：高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立是社會信息化、電子化、網(wǎng)絡化的必然結果，目前很多學校都開始了檔案資源數(shù)庫的建設工作。各種教務平臺、學籍注冊管理平臺的建立，證明高校檔案資源數(shù)據(jù)庫已經(jīng)形成一定的信息整合能力，發(fā)揮著越來越重要的檔案管理價值。

關鍵詞：高校；檔案資源；數(shù)據(jù)庫

通過建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，高校的檔案資源管理可以實現(xiàn)信息化轉變。傳統(tǒng)檔案管理建立在人工管理與紙質檔案的基礎之上，存在很多不便之處。檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設，為解決這種不便提供了新的檔案管理方式。

1高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案的人工管理與電子管理相比，工作效率較低，勞務成本較大，也很容易產(chǎn)生失誤，而網(wǎng)絡信息系統(tǒng)對檔案的管理可以更為高效、便捷、準確，也不受時間、空間的限制。紙質檔案也不如電子檔案先進。電子檔案可以實現(xiàn)對檔案資料的最優(yōu)化保存、收集，不會因紙質材料的毀損造成重要信息的丟失，還能節(jié)省大量存儲空間，在抽調時也可以快速打印、分享，從而節(jié)省大量人力物力，從而提高信息共享與傳播的效率。高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立絕非一朝一夕，而是一邊對舊有館藏檔案進行數(shù)字轉化，一邊建立電子檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎之上完成檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設。第一，要對高校館藏的舊有紙質信息進行相應的數(shù)字化轉換，通過掃描、拍攝等方法，實現(xiàn)電子化、信息化轉變。第二，高校要完善電子檔案的收集體系，制定對電子檔案進行收集、管理工作的標準操作流程、處理辦法，形成“信息-檔案-電子”的快速歸檔收集能力。第三，基于以上兩點，建設檔案資源數(shù)據(jù)庫，將整體檔案進行數(shù)字化、平臺化、網(wǎng)聯(lián)化，形成可以為廣大師生群體提供更切實服務的平臺，如學籍注冊管理平臺、成績查詢平臺、公共課選課平臺等。

2高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立存在的問題

很多高校的檔案資源數(shù)據(jù)庫在發(fā)展的過程中還存在著以下問題需要解決：

（1）缺乏對檔案數(shù)據(jù)庫建設的高度重視。很多高校缺乏對檔案資源數(shù)據(jù)庫的正確認識和高度重視，這導致很多高校遲遲不能完成對傳統(tǒng)檔案進行收集、管理模式的更新，其數(shù)字化進程始終難以推進，依舊依賴紙質化檔案收集。此外，如果缺少對數(shù)據(jù)庫建設的整體規(guī)劃與協(xié)調，各部門的檔案數(shù)字化工作將無法保持一致，各部門無法形成可互相配合的數(shù)據(jù)路徑，從而為之后的數(shù)據(jù)平臺化、集成化帶來新的阻礙。任何一項檔案數(shù)據(jù)平臺的建設都需要實現(xiàn)多部門、多任務的合作，如果缺乏管理層的支持、對接將無法保障合作的行政支持、資源調度和人員協(xié)調。而目前我國教育部門已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化、數(shù)字化，但很多高校檔案數(shù)字化進展的參差不齊，產(chǎn)生了學校與政府部門、學校和學校、學習與社會單位之間平臺對接的一定困難。

（2）缺少對檔案數(shù)據(jù)建設的物質支持。由于對檔案數(shù)據(jù)庫缺乏重視，很多高校也缺少對檔案數(shù)據(jù)庫進行人力、物力支持。檔案數(shù)據(jù)庫需要專業(yè)人才部門、團隊的管理、維護，還需要在多部門之間進行檔案的收集、處理和交接配合，如果缺少人力支持將無法形成跨部門、跨領域的人力合作。而資金與設備支持則是檔案數(shù)據(jù)庫建設的基礎，人員的開支需要資金支持，而信息設備、獨立的電子檔案室也是必不可少的。很多高校對檔案數(shù)據(jù)庫的建設落后，對內(nèi)沒有設置相關人員團隊、資金配給、設施配置和場地安排，對外則依賴其他單位進行業(yè)務外包，沒有形成獨立自主的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和運營能力，這必然會導致面臨復雜問題時，校方自身處理能力的缺失。

（3）未形成檔案數(shù)據(jù)資源的管理體系。檔案數(shù)字化、信息化進程需要各個學校根據(jù)自身需求、能力進行頂層規(guī)劃論證，制定出合理的數(shù)據(jù)資源管理體系。檔案管理工作是一項系統(tǒng)、專業(yè)的校園基礎建設，如果不進行預先設計規(guī)劃，會導致檔案資源數(shù)據(jù)庫與內(nèi)部其他系統(tǒng)不匹配，產(chǎn)生經(jīng)濟、效率損失。尤其是目前各高校的信息管理工作往往“各行其政”，數(shù)據(jù)庫的技術參數(shù)、數(shù)據(jù)路徑、分類手段都各不相同，在高校與企業(yè)、政府、社會間進行對接時往往缺少統(tǒng)一口徑，難以快速形成覆蓋面更大、管理更垂直的檔案數(shù)據(jù)資源庫，從而造成管理上的困難與低效。綜上，我國高校在數(shù)據(jù)檔案資源庫建設方面還存在著認識不足、人力與物資供給的落后和統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫管理體系的缺失，需要高校管理者盡快重視起來。

3高校檔案資源數(shù)據(jù)庫建立的發(fā)展策略

本文為高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立與發(fā)展提供以下幾點策略：

（1）正視檔案數(shù)字化進程，樹立正確認識。各高校領導應該加深對檔案數(shù)據(jù)資源庫的理解與重視，通過學習、調研，制定相應的檔案資源數(shù)據(jù)庫執(zhí)行方案，從而在頂層設計層面進行宏觀規(guī)劃。沒有頂層設計、行政推動，檔案數(shù)字化就難以在高校各個部門之間展開。校領導必須協(xié)調、聯(lián)系更部門相關單位，在全校各部門之間強調檔案數(shù)字化進程的戰(zhàn)略性與必要性，建立良好的部門合作意識，培養(yǎng)出色的部門合作能力，積累成熟的部門交流經(jīng)驗。

（2）支持檔案數(shù)字化建設，做好后勤保障?！肮び破涫?，必先利其器?！睓n案資源數(shù)據(jù)庫的建設沒有人力、物力的支持，就是無根之木，空中樓閣。高校檔案數(shù)據(jù)庫的建設離不開專業(yè)人才的管理維護，離不開高效先進的技術設備，離不開專門場地的合理承載，離不開后勤保障的服務支持。各高校需要不斷加大人才擴展與培養(yǎng)、資金與物資、場地與后勤的不斷支持，從而在操作、技術設備層面推進檔案數(shù)字化建設。

（3）規(guī)范檔案數(shù)字化管理，統(tǒng)一數(shù)據(jù)體系。只有完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理，才能確保檔案數(shù)據(jù)資源庫的各項內(nèi)容可以實現(xiàn)與外界的規(guī)范對接。各教育部門、高校管理者要通過更廣泛、深入地監(jiān)管、引導，規(guī)范各高校的數(shù)字管理體系路徑，實現(xiàn)對各高校現(xiàn)有檔案和未來檔案信息的統(tǒng)一化采集。形成規(guī)范、一致的檔案數(shù)據(jù)采集管理體系，一步步實現(xiàn)舊檔案的數(shù)字化、現(xiàn)有檔案的分類化和新檔案的自動采集化進程。

4結束語

檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立對高校檔案資源的信息化有重要作用，是實現(xiàn)高校檔案信息化、服務化的重要數(shù)據(jù)基礎，需要高校與政府部門的高度重視與支持。

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作者：李瑩 單位：魯迅美術學院