談鐵路建設項目檔案信息化建設

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摘要：隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，及其在檔案管理中的應用，做好項目檔案信息化管理，對鐵路建設項目順利通過驗收，以及后期的項目運營、維護和經(jīng)驗總結等發(fā)揮著重要作用。本文分析了鐵路建設項目檔案管理特點，以及項目檔案信息化管理內(nèi)容，最后提出做好項目檔案信息化建設的具體措施，有利于發(fā)揮檔案應有價值，推動鐵路建設項目檔案信息化建設工作的順利開展。

關鍵詞：鐵路建設項目；檔案信息化；項目檔案

概述

據(jù)中國鐵路總公司2019年度工作會議透露，截至2018年底，全國鐵路營業(yè)里程超過了13.1萬公里，其中高鐵2.9萬公里。“八縱八橫”高速鐵路建設極大地方便了區(qū)域間的聯(lián)系，促進了經(jīng)濟社會的快速發(fā)展。鐵路項目建設檔案（以下簡稱“項目檔案”）是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的，在鐵路建設全過程中所形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、實物等形式文件資料。隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，做好項目檔案信息化管理，在鐵路建設項目順利通過驗收，以及后期的項目運營、維護和經(jīng)驗總結等事務中發(fā)揮著重要作用。

1鐵路建設項目檔案管理特點

1.1成套性

項目檔案來源于鐵路建設項目從其立項、預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工設計、施工竣工等全過程。在此過程中所產(chǎn)生的大量關于項目建設的文件資料，共同構成相互關聯(lián)的建設項目檔案，具有顯著的成套性特點。

1.2專業(yè)性

項目檔案根據(jù)《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》的相關規(guī)定，納入建設項目檔案收集、歸檔的文件資料全面、真實地記錄、反映了鐵路項目建設的專業(yè)技術內(nèi)容。如鐵路施工中的工藝、技術、專利、特殊機械設備，涉及到橋梁、軌道、編組站、信號，以及鐵路建設施工的驗收等產(chǎn)生的專業(yè)性文件資料。

1.3動態(tài)性

鐵路建設項目在竣工完成后，為保證整個項目運營的安全性、可靠性，后期還需要進行大量的試運營，由此所開展的技術改造、線路維護、病害整治等等活動，在此過程中所產(chǎn)生的各種具有保存價值的文件資料均被納入了收集歸檔范疇。

1.4周期長

與其他建設項目不同的是，鐵路建設項目從其項目立項、預可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、設計、施工、竣工驗收，等等，所需時間短則數(shù)年，長則十多年，并需接受項目檔案國家驗收。周期長的特點，給項目建設檔案收集、整理、歸檔增添了難度。

2鐵路建設項目檔案信息化管理內(nèi)容

鐵路建設項目檔案信息化是指利用信息技術，對獲取、傳遞、整理、存儲的項目檔案信息資源利用信息管理系統(tǒng)進行一體化管理。具體包括了對各種載體項目檔案進行掃描、數(shù)據(jù)壓縮等數(shù)字化處理，利用數(shù)據(jù)庫技術構建結構有序的項目建設檔案數(shù)據(jù)庫，以及借助信息網(wǎng)絡技術實現(xiàn)項目建設檔案資源共享服務。

2.1實行數(shù)字化信息加工

1）掃描紙質(zhì)文檔。項目檔案信息化管理的前提和基礎，是要對其檔案內(nèi)容進行數(shù)字化信息加工。主要涉及兩個方面，一是存量項目檔案的數(shù)字化。即對已經(jīng)收集、鑒定并整理歸檔的，納入檔案管理范疇的紙質(zhì)項目檔案進行掃描加工，根據(jù)保存期限長短，先要做好“永久”“30年”的紙質(zhì)類檔案資料數(shù)字化掃描，再對“10年”等進行加工。鑒于項目檔案數(shù)量大、專業(yè)性強等特點，可與第三方專業(yè)機構進行合作，依托檔案數(shù)字化公司專業(yè)力量和技術，將紙質(zhì)項目檔案掃描，并經(jīng)OCR識別后進行PDF封裝，從而形成滿足檢索復制的雙層PDF文件。二是新增項目檔案的數(shù)字化。針對這一類產(chǎn)生于項目后期維護管理過程中所產(chǎn)生的檔案，可利用建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，及時將紙質(zhì)檔案、電子檔案進行數(shù)字化信息錄入。2）建立電子文檔。要求項目檔案各建設參與方在移交紙質(zhì)文件時，一并移交與之相對應的電子文檔；或者將紙質(zhì)文檔掃描加工制成電子文件。電子文檔制作應按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等執(zhí)行。3）數(shù)據(jù)掛接驗收。將已經(jīng)建立起來的項目電子文檔接入專門的鐵路項目檔案管理系統(tǒng)，并與項目紙質(zhì)檔案同步驗收。根據(jù)《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》中關于各項目檔案各階段的歸檔范圍、階段劃分表等對項目檔案內(nèi)容進行實體驗收，然后檢查掃描后的電子文件與項目紙質(zhì)檔案是否一一對應，最后是將電子文件在開發(fā)的專門檔案管理系統(tǒng)中進行單個或批量數(shù)據(jù)掛接，將已經(jīng)電子化的文檔上傳至設置好的數(shù)據(jù)庫中，自動生成分類號目錄菜單，最后對數(shù)據(jù)掛接的結果進行檢查、驗收。

2.2開發(fā)信息化管理系統(tǒng)

雖然市場上關于檔案管理系統(tǒng)較多，但多屬于通用型系統(tǒng)，靈活性較差，無法對應鐵路項目建設的行業(yè)特點。鑒于鐵路項目建設參與方眾多、建設周期長等特點，在立卷歸檔時主要由各參建方獨自完成，難以在系統(tǒng)上進行對其分別著錄歸檔，因此，可對項目檔案采集、著錄等進行簡化，將工作重點放在項目檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)錄入、分類及檢索利用等功能開發(fā)和設置方面。1）系統(tǒng)架構。項目檔案信息化構架包括項目管理系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)，以及連接二者之間的數(shù)據(jù)接口。其中，項目建設管理系統(tǒng)包括鐵路項目建設信息庫、實施計劃和歸檔計劃管理、項目實施過程控制、成果展示及成果歸檔管理、項目驗收，以及年度考核，等等；項目檔案管理系統(tǒng)則包括目錄及電子目錄的數(shù)據(jù)接收、項目檔案歸檔既組卷、項目檔案查詢及借閱、項目檔案統(tǒng)計、項目檔案數(shù)據(jù)挖掘及分析；數(shù)據(jù)接口則是連接二者之間的信息載體通道。2）功能設置。鐵路建設項目檔案管理信息系統(tǒng)復雜、功能多樣，門類包括文書檔案、聲像檔案、科技檔案，且不同門類檔案組卷方式不同?；诖?，應開發(fā)檔案自定義功能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科學分類。自定義功能系統(tǒng)涵蓋字段定義、屬性設置、界面定制、菜單組合、權限管理等，根據(jù)項目檔案信息化管理需要，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)集成。具體來說包括三個層級：一級包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案，等等。二級是在一級基礎上的再細分。如，項目科技檔案包括項目工程前期文件、建設管理類文件、施工文件、驗收資料，等等。在一二級基礎上，再在系統(tǒng)中設置案卷級目錄參數(shù)和文件級目錄參數(shù)，如案卷題名、文件題名、立卷單位、檔號、文字說明，等等，是為三級。3）庫房管理。項目檔案信息化管理應將庫房檔案管理納入其中，以卷為單位，在錄入相關項目檔案信息時，設置案卷具體存放位置，利用模擬庫房快速定位具體檔案位置，以提升后期項目檔案查閱、利用效率，真正實現(xiàn)全流程項目檔案信息化管理。

2.3夯實網(wǎng)絡化管理基礎

項目檔案信息化建設管理離不開完備的軟硬件條件作為支撐。根據(jù)鐵路建設項目檔案信息化管理實際需要，建立基于項目檔案管理的局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)兩種類型計算機網(wǎng)絡，并添置計算機、掃描儀、打印機、照相機，采用防火墻、訪問控制和加密等網(wǎng)絡安全技術，做好非法訪問和病毒攻擊防治，阻止非法入侵、黑客攻擊，保障項目檔案信息安全、穩(wěn)定、可靠。

3鐵路建設項目檔案信息化管理對策

3.1提高思想認識，健全組織保障

將項目檔案信息化管理納入項目檔案管理的重要議事日程，事前要強化業(yè)務輔導，要求項目各參建單位領導及負責人在思想上高度重視項目檔案信息化管理工作，嚴格落實項目檔案信息化管理工作領導責任制，明確各參建方檔案管理工作職責，把項目檔案信息化工作納入項目質(zhì)量責任制，細化監(jiān)督考核舉措，做好信息化前、中、后的監(jiān)督檢查和考核。此外，要加大檔案管理人員配備力度，根據(jù)項目檔案信息化管理實際需要，配備專兼職檔案人員，加強檔案人員信息化業(yè)務知識培訓，為項目檔案信息化管理提供過硬人才支持和保障。

3.2實行統(tǒng)一管理，完善規(guī)章制度

鐵路項目檔案信息化管理是一項重要、長期性工作，實行統(tǒng)一管理，建立項目檔案信息化管理約束機制，完善各項規(guī)章制度，是項目檔案信息化管理的重要外部保障。為此，首先需要在項目合同中約定設計、施工、監(jiān)理等參建單位按照項目檔案信息化標準和要求，明確信息化管理承擔的具體責任和要求；將項目檔案信息化與工程項目建設按照“四同步”進行信息化收集、整理、歸檔；要將項目檔案信息化管理納入項目檔案驗收和項目評先評優(yōu)結合起來。健全項目檔案信息化管理各項規(guī)章制度，并抓好制度的貫徹落實。

3.3加大投入力度，提升管理水平

加大項目檔案信息化管理經(jīng)費投入，撥付項目檔案信息化專項資金，按照“八防”標準和要求，夯實檔案安全管理基礎設施。加大業(yè)務培訓力度。根據(jù)項目檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，做好檔案人員的業(yè)務知識培訓，尤其是信息化管理方面的業(yè)務知識培訓，提升檔案專、兼職人員綜合業(yè)務素養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。

參考文獻：

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作者：陳維琪 單位：中國鐵路南寧集團有限公司檔案館館員