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摘要:校友是學(xué)校最為寶貴的資源,對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義和不可替代的作用。管理好大量的校友信息并充分挖掘其潛在價(jià)值,已成為高職院校面臨的重要課題。基于微信公眾平臺(tái),采用智能化的信息管理手段,可實(shí)現(xiàn)校友信息資源的最大化管理。
關(guān)鍵詞:微信公眾平臺(tái);校友信息;管理系統(tǒng)
隨著全球計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已涉及人們生活的方方面面。各類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的廣泛使用更是徹底顛覆了人們的生活習(xí)慣和溝通方式,拉近了人與人之間的距離[1]。鑒于當(dāng)前高職院校校友規(guī)模的增量趨勢(shì),迫切需要開(kāi)發(fā)一款具有時(shí)代特征的校友信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)校友信息的統(tǒng)一管理,從而提升高職院校的信息化建設(shè)水平。
一、高職院校校友信息管理的現(xiàn)狀
(一)校友信息管理模式過(guò)于傳統(tǒng)
目前,大多數(shù)高職院校還采用比較傳統(tǒng)的校友信息管理模式,即“一名人員一張表格”。這樣傳統(tǒng)的管理模式,會(huì)導(dǎo)致校友信息無(wú)法被充分利用、動(dòng)態(tài)信息變更不及時(shí)、信息統(tǒng)計(jì)覆蓋面窄等問(wèn)題。隨著校友信息量的不斷增加,如果再使用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理,不但工作效率不能提高,而且對(duì)于校友信息的科學(xué)管理更是無(wú)從談起。信息斷裂、信息孤島、信息流失的存在,使校友之間、校友與母校之間無(wú)法形成互幫互助、情感交流、互惠共贏的共同體,從而導(dǎo)致校友資源的浪費(fèi)。
(二)校友信息管理人員過(guò)于緊張
大多數(shù)高職院校校友工作辦公室的在崗人員只有2~5名,而校友數(shù)量少則幾萬(wàn),多則幾十萬(wàn)。校友數(shù)量每年都在增加,校友個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息也在不斷變化,傳統(tǒng)的“一對(duì)多”管理模式[2]勢(shì)必會(huì)給校友管理工作帶來(lái)巨大的壓力。由于人員緊張、信息缺乏,導(dǎo)致有些學(xué)校到了重要節(jié)慶日才開(kāi)始著手統(tǒng)計(jì)校友資源。
二、微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用
新興的互聯(lián)網(wǎng)社交工具———微信公眾平臺(tái)具有交流靈活、傳播便捷、操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn),為校友數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和校友信息管理帶來(lái)了新途徑和新方法。
(一)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)
微信公眾平臺(tái)主要有實(shí)時(shí)交流、消息發(fā)送和素材管理等功能[3]?;谖⑿殴娖脚_(tái),開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)一款集信息收集、日常管理、信息交流為一體的信息管理系統(tǒng),讓廣大校友可以通過(guò)手機(jī)隨時(shí)隨地注冊(cè)、更新、查閱校友信息。改變校友工作人員收集和整理信息的傳統(tǒng)工作模式,既能保證數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性,又可增進(jìn)校友與母校之間、校友之間的聯(lián)系與溝通。校友信息管理系統(tǒng)采用MySQL搭配PHP和Apache組成良好的開(kāi)發(fā)環(huán)境。MySQL是當(dāng)前最為流行的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)之一。在WEB應(yīng)用方面,MySQL是最好的RDBMS(RelationalDatabaseManagementSystem,關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng))應(yīng)用軟件。因其體積小、速度快、總體擁有成本低,尤其是開(kāi)放源碼這一特點(diǎn),一般中小型系統(tǒng)開(kāi)發(fā)都選擇MySQL作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。校友信息管理系統(tǒng)分為微信前端應(yīng)用部分、后臺(tái)主要數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)管理三大端口(見(jiàn)圖1)。其中,微信前端應(yīng)用部分主要是給校友注冊(cè)信息提供服務(wù),校友可通過(guò)前端應(yīng)用填寫(xiě)個(gè)人信息進(jìn)行實(shí)名登記,驗(yàn)證通過(guò)后可進(jìn)入校友個(gè)人中心,并可實(shí)現(xiàn)查找校友、資料更新、搖一搖查找校友、查找教師等功能。后臺(tái)主要數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸類。系統(tǒng)管理是對(duì)所有數(shù)據(jù)與前端審核進(jìn)行管理,主要分為班級(jí)管理、教師管理、校友管理三個(gè)模塊。班級(jí)管理模塊主要是對(duì)學(xué)校歷屆班級(jí)進(jìn)行管理。校友錄入信息時(shí),系統(tǒng)將根據(jù)入學(xué)年份列出本屆所有班級(jí)供其選擇。校友完善個(gè)人信息后,將會(huì)根據(jù)班級(jí)信息自動(dòng)合并至所在班級(jí),然后可以點(diǎn)擊本班級(jí)已加入校友系統(tǒng)的同學(xué)名單,了解班級(jí)同學(xué)的現(xiàn)狀,還可以選擇導(dǎo)出班級(jí)同學(xué)名單作為同學(xué)錄使用。此模塊的功能主要是實(shí)現(xiàn)歷屆班級(jí)管理的便捷性和保證校友信息的真實(shí)性。教師管理模塊主要是對(duì)學(xué)校所有教職員工(含離退休)的通訊錄進(jìn)行管理。校友可點(diǎn)擊教師查找欄目,輸入教師姓名,進(jìn)行精確查找。如有新教師加入、教師退休(離職)或教師號(hào)碼變更等情況時(shí),系統(tǒng)將會(huì)更新數(shù)據(jù)。教師數(shù)據(jù)導(dǎo)出后也可以作為教師通訊錄使用。此模塊的功能主要是為校友與教師之間建立聯(lián)系與溝通提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。校友管理模塊是整個(gè)系統(tǒng)的核心,也是整個(gè)系統(tǒng)建立的意義所在。校友在前端登記后,系統(tǒng)管理后臺(tái)會(huì)審核校友登記信息的真實(shí)性,審核通過(guò)后完成認(rèn)證,沒(méi)有通過(guò)認(rèn)證的校友,將無(wú)法使用前端的任何功能。此項(xiàng)功能的設(shè)計(jì),一是保證數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確,二是保證校友個(gè)人資料的安全。通過(guò)認(rèn)證的校友,可根據(jù)“入學(xué)年份,班級(jí),所在省、市、區(qū)(縣),所在行業(yè)”等進(jìn)行精確篩選;也可根據(jù)“姓名、手機(jī)號(hào)碼、所在單位、擔(dān)任職務(wù)”等進(jìn)行模糊搜索。另外,可根據(jù)屆別、班級(jí)、行業(yè)、地區(qū)等分類導(dǎo)出校友登記信息。此模塊的功能主要是為校友之間的互聯(lián)互通及學(xué)校校友工作的開(kāi)展提供信息支持。
(二)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用
校友可通過(guò)微信公眾平臺(tái)底部菜單或掃描校友信息系統(tǒng)二維碼登錄系統(tǒng),系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶微信登錄信息判斷當(dāng)前用戶是否已經(jīng)登記,如果沒(méi)有登記記錄,就會(huì)提示用戶完善校友信息,并提交后臺(tái)供審核認(rèn)證,認(rèn)證通過(guò)后,完成登記。由于部分校友的工作存在一定的變動(dòng)性,因此在校友信息管理系統(tǒng)中增加個(gè)人資料更新功能。校友可在信息管理系統(tǒng)中,選擇資料更新欄目,自行進(jìn)行修改,并可以設(shè)置隱私保護(hù)選項(xiàng),選擇個(gè)人信息的公開(kāi)范圍。
三、微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的作用與優(yōu)勢(shì)
(一)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的作用
微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)通過(guò)完善校友信息與規(guī)范校友信息管理,達(dá)到增進(jìn)校友之間、校友與母校之間的感情,方便校友聯(lián)系的目的[4]。隨著高職院校信息化校園建設(shè)的的不斷推進(jìn),微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)在校友資源利用等方面將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。同時(shí),將促進(jìn)校友工作逐步走向管理科學(xué)化、辦公自動(dòng)化和信息資源化[5]?!胺?wù)校友、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)”是校友工作的宗旨與使命。微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)建立的目標(biāo)之一是為校友提供全方位服務(wù),并實(shí)現(xiàn)服務(wù)的專業(yè)化、精準(zhǔn)化和特色化,從而提升校友對(duì)母校的滿意度和認(rèn)同感。
(二)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
(1)微信端的用戶群體龐大,校友無(wú)須再安裝其他任何應(yīng)用,只需掃描校友信息管理系統(tǒng)的二維碼,關(guān)注即可使用。(2)微信自身的傳播能力強(qiáng),校友可以將系統(tǒng)分享到朋友圈、同學(xué)微信群等,從而迅速地將校友信息完善起來(lái)。(3)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)要求校友提供個(gè)人真實(shí)數(shù)據(jù),并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行班級(jí)匹對(duì)審核,所有加入系統(tǒng)的用戶都是同學(xué)或教師,校友之間的信任度提升,最終實(shí)現(xiàn)校友信息的共享。(4)微信公眾平臺(tái)是學(xué)校對(duì)外信息的重要平臺(tái),校友可從中獲取更多有關(guān)學(xué)校的信息。(5)微信公眾平臺(tái)校友信息系統(tǒng)可在校友登記注冊(cè)后,第一時(shí)間根據(jù)其信息進(jìn)行班級(jí)、職業(yè)、地區(qū)等信息分類,為校友信息管理提供了很大的便捷性。(6)校友驗(yàn)證登錄后,可以在系統(tǒng)內(nèi)查找校友信息,也可以進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)互動(dòng)交流,進(jìn)一步擴(kuò)大了校友之間的聯(lián)系與溝通。綜上所述,基于微信公眾平臺(tái)的校友信息管理系統(tǒng),可以加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系與溝通,增進(jìn)校友與母校之間的情感,從而推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。
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作者:劉轅 谷傳亮 單位:揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院校友工作辦公室