縣級財政電子檔案管理與維護淺談

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【摘要】在縣級財政部門，有效的加強檔案管理工作是必要的，作為相關(guān)檔案管理人員，要提高對于電子檔案管理的認識，要不斷加強實踐管理，以此才能提高管理與維護能力，從而進一步為財政工作順利開展提供有效保證。結(jié)合進一步分析，希望能夠為相關(guān)工作人員提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】縣級；財政檔案；電子檔案；分析

1.財政電子檔案的特點

1.1電子檔案的最大特點是它的儲藏內(nèi)容的容量大、記錄范圍廣。一個面積小小的DVD光盤的即可達到10G的儲存量，這些容量不但可以滿足本年度所有文書、會計、惠農(nóng)補貼、一事一議、財政補貼等相關(guān)文件及材料的存儲，還可以滿足今后幾年的相關(guān)工作量?；鶎迂斦ぷ鞯倪^程中最為重要的一部分就是每年的惠農(nóng)補貼工作，這項工作的相關(guān)資料也是數(shù)量最為多的一個，一般由以下幾種方面組成：糧食直補農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計表、綜合補貼面積統(tǒng)計表、玉米小麥棉花油菜良種種植面積統(tǒng)計表等及其上述補貼的銀行發(fā)放表和退耕還林補助銀行發(fā)放表、農(nóng)民補貼和負擔(dān)發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)戶基本信息資料等。1.2保存工作較為簡單，資料查閱方便。檔案員在每年的工作結(jié)束后要將自己手中的計算機的有關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出后一式三份，預(yù)算會計、村賬管所會計、惠農(nóng)補貼會計以及資金會計將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中屬于自己負責(zé)的事項種類進行光盤刻錄，存留在四位會計的手中進行保存，最后將四位會計手中的業(yè)務(wù)事項數(shù)據(jù)進行綜合整理后刻錄到兩份光盤當(dāng)中，這兩份光盤分別存放在縣財政局檔案室和財政所檔案室進行存檔。1.3財政電子檔案的安全性差。雖然財政電子檔案提高了儲存能力，保存起來非常簡單，但從網(wǎng)絡(luò)化時展來看，電子檔案復(fù)制容易，篡改也容易，同時，電子檔案信息容易被非法盜取，一些木馬以及病毒也會對其造成危害，基于此電子檔案安全風(fēng)險問題備受關(guān)注。

2.縣級財政電子檔案管理與維護對策

2.1規(guī)范電子檔案管理機制。任何管理機制下的管理工作的順利實施與開展都與管理機制自身的合理與規(guī)范離不開，電子檔案的管理更是這樣。事業(yè)單位的電子檔案管理機制的建立可以參考單位自身的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及在平時工作當(dāng)中時的具體需求來進行合理的調(diào)整，在調(diào)整的過程中，管理者可以借鑒本單位對傳統(tǒng)檔案管理以及各類信息化系統(tǒng)的管理的相關(guān)規(guī)定內(nèi)容，來制定具體的管理機制。需要注意的是，在電子檔案的管理機制中要對電子檔案的錄入格式、保存方式、檔案內(nèi)容審核、借閱使用后的歸檔以及后期的管理等問題均要有具體的詳細說明，并制定出統(tǒng)一的標(biāo)準，嚴格遵守標(biāo)準來執(zhí)行電子檔案的管理工作。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督機制來督促管理人員的日常工作，為此單位內(nèi)可以制定出一定的獎懲機制，這可以有效的幫助管理人員形成自我行為約束，避免“踢皮球”現(xiàn)象的發(fā)生，加大檔案管理過程中各種問題的處理速度。2.2做好電子檔案全程化管理。電子檔案的全程化管理是無紙化辦公下的一種新型產(chǎn)物，在信息時代下，想要做好電子檔案的全程化管理僅僅只是保持住傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢是遠遠不夠的，管理者還應(yīng)從電子檔案這一思路來著手，開辟出新的電子檔案的管理方法與思路，爭取為檔案的管理工作帶來更大的便利。要想達到這一目標(biāo)，檔案管理人員首先要對電子檔案的全程化管理的概念有著明確的理解，這個概念的具體工作是指管理者要在電子文件形成的初級階段就要對其進行控制與管理，要對電子檔案的原始內(nèi)容進行最大程度的保障，避免電子檔案在管理的過程中出現(xiàn)不利于本單位工作的不良變化。其次，電子檔案雖然歸屬于檔案部門進行管理，但是電子檔案的全程化管理的過程中所應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準不應(yīng)該由檔案部門來進行選擇，而是應(yīng)由檔案部門從技術(shù)部門所提供的技術(shù)標(biāo)準中挑選出幾個較為成熟的技術(shù)標(biāo)準，再由技術(shù)標(biāo)準的實際使用單位來從中進行選擇使用，在此過程中，對已發(fā)現(xiàn)的有著缺陷的技術(shù)標(biāo)準，檔案管理部門要禁止其使用，以此保證電子檔案的全程化管理的整體的質(zhì)量。2.3堅持基層財政電子檔案與紙質(zhì)檔案三備份制。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得會計電算技術(shù)也得到了不斷的深化發(fā)展，隨之而來的是會計檔案信息的要求越來越高。會計電子檔案的出現(xiàn)是財政電子檔案工作發(fā)展最有力的體現(xiàn)。電子檔案雖然給檔案的使用與管理帶來很大的便利，但是由于計算機網(wǎng)絡(luò)自身具有一定的天然的局限性，如網(wǎng)絡(luò)病毒、被盜取等等，這些都會給電子檔案的管理帶來一定程度的不利影響，為了將這種不利影響降到最低，最大程度上保證電子檔案的安全性，員工在平時的工作當(dāng)中一定要堅持電子檔案與紙質(zhì)檔案同時保管的辦法，為檔案的安全加上一層最牢固的鎖。具體的操作方法為單位內(nèi)部的各個會計將每月的財務(wù)數(shù)據(jù)拷貝出來，復(fù)制并移動到電腦或者移動U盤等便于操作的硬盤當(dāng)中備份收藏，在年終的時候除了要將這些電子文件收集好刻錄在多份光盤上形成電子檔案，還要將這些電子文件制作成紙質(zhì)的文件檔案，將后者同時按照財政局的對紙質(zhì)檔案的管理要求進行分類保管，與此同時要將刻錄好的光盤也送一份到市財政局的檔案室進行存檔，這種操作可以起到多重保險的目的，最大程度上保證檔案的安全。

結(jié)束語

總之，通過有效的實踐分析，本文總結(jié)了縣級財政電子檔案管理與維護對策，作為相關(guān)工作人員，在有效的分析過程中，要提高工作認識，要不斷加強對于電子檔案管理工作的能力，以此才能確保電子檔案管理質(zhì)量，進一步為縣級財政部門各項工作開展提供有效保證。

參考文獻：

[1]張志生.縣級財政電子檔案管理與維護探討[J].納稅,2018,12(33):78-79.

[2]王建雙.縣級財政電子檔案管理與維護探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(21):84.

作者：陳麗梅 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣財政局