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1 中小學校實施財務管理信息化建設的意義
加快財務管理信息化建設是社會發(fā)展的需要,隨著我國對教育事業(yè)資金投入逐年增多,教育改革的逐漸深化,外部監(jiān)督與內部管控要求的不斷提高,校務管理公開化特別是財務公開正在加速推進學校財務管理信息化建設進程。其有利于提升學校財務管理、資金管控、資金調度和風險防范等能力,有助于給學校帶來管理和制度的創(chuàng)新,有利于一體化、集約化管理。
2 中小學校實施財務管理信息化建設的需求、現狀、特點及建設目標
2.1 財務管理信息化建設的需求
財務管理信息化建設是集管理、信息采集、信息應用、技術應用、時間效能等觀念的革新。當前中小學校規(guī)模日趨龐大、財務管理結構日趨繁雜,無法滿足現代化管理的強烈需求,因此對財務管理信息化建設進程提速已是大勢所趨。財務管理信息化建設對學?,F有的人力、財力、物力等多種資源在管理理念、管理模式、信息應用等方面進行的一系列優(yōu)化創(chuàng)新,以達到信息同步、全過程管理和監(jiān)控到崗到位,提升賬務管理、資金監(jiān)控和風險控制水平。
2.2 財務管理信息化建設的現狀
財務管理涵蓋會計核算和財務管理職能。會計核算較早利用網絡技術,但財務管理利用網絡技術比較滯后,應用也比較少。財務管理信息化不同于會計電算化,其大量數據都要在會計電算化基礎上進行信息的重新優(yōu)化、規(guī)范整合、大數據集約管理、按需輸出等。當前眾多中小學校財務管理中存在校區(qū)之間會計核算相互脫節(jié),財務數據無法實時采集處理、實時更新匯總、數據調用困難等諸多問題。
2.3 財務管理信息化的特點
財務信息化管理有其突出的特點: (1)利用網絡和計算機桌面實現無紙化辦公,節(jié)約資源保護環(huán)境;(2)工作效率高,利用網絡隨時隨地辦公; (3)管理流程化,流程信息化,信息表單化,電子審核審批流程有效杜絕疏漏事件發(fā)生;(4)有利于學校財務與各部門及上級單位數據的有效對接;(5)確保財務信息更新的實時性與準確性,數據有效整合節(jié)約大量的人力成本和減輕勞動強度;(6)對財務和業(yè)務進行重組和優(yōu)化實現一體化管理,為財務集約化管理奠定了堅實的基礎。
2.4 財務管理信息化建設的目標
中小學校財務管理信息化建設不但是一項任務艱巨的系統工程,同時也是一項較為復雜的社會工程,想依靠一兩本所謂的通關秘籍在短時間內實現是不可能的,其數據質量和技術含量要求較高,財務管理信息化建設應達到以下目標:
(1)優(yōu)化財務管理流程, 實現財務管理一體化。為適應財務管理的新要求, 學校不僅需要合理規(guī)劃和重新梳理現有的各種資源, 還需要將各類資源有效整合緊密聯系在一起, 對現有管理流程進行優(yōu)化重構, 讓事后控制變?yōu)槭轮锌刂疲拐麄€過程處于可控狀態(tài),最終實現財務管理的一體化、集約化、精益化目標。
(2)以資金管理為主線建立財務管理信息系統。以高速校園網或者教育網為基礎, 根據需求構建適宜的資金動態(tài)管理系統, 對資金流動情況執(zhí)行全過程實時管控, 使管理工作無死角,橫向到邊、縱向到底。通過資金預測、資金調度來統籌安排資金使用, 以提高效益。
(3)推行預算管理, 形成成本控制管理責任制。根據中小學校的實際情況構建分層、分類、分級、分專業(yè)的四分管控預算制度, 細化預算量化指標,對預算執(zhí)行不到位的要責任到崗位到人員并提出考核妖氣。統一使用基于高速安全的校園網絡開發(fā)應用的財務管理軟件, 編制收集并存儲預算數據, 實現對財務成本執(zhí)行情況全過程監(jiān)控, 由原有事后監(jiān)督變?yōu)槭虑翱刂坪褪轮锌刂? 使財務成本管理實時化。
(4)建立財務預警系統, 防范風險。在財務管理系統中設置關鍵控制指標, 創(chuàng)建風險預警級別, 并實時管控, 一旦發(fā)生超指標行為立即發(fā)出預警并停止授權, 有助于提高財務管理的安全性和財務人員的風險防范意識。
(5)信息技術與管理要求相結合。把先進的管理理念和管理文化引進學校, 做好充分調研借鑒其他學校的成功經驗選取軟件,少走彎路, 走軟件管理與業(yè)務需求管理相結合的策略, 通過財務管理信息化,使財務管理高效快捷。軟件公司需要提前調查研究學校的實際業(yè)務需求,制定科學可行解決方案, 在不斷完善軟件功能的同時, 還要為學校的財務管理工作提供優(yōu)質迅速的服務響應。
3 當前中小學校財務管理信息化建設存在的主要問題
3.1 資金缺乏,人力投入不足
高校財務管理信息化系統建設步伐較快,程度較高,投入的人力物力較充足,但是一些中小學校在信息化建設中的資金及人力投入當然也缺乏重點支持,沒有充分認識到財務管理信息化建設所帶來的便利與機遇,有的甚至還停留在紙質編制計劃及編制預算、資金支付流程審核審批等階段,嚴重制約工作效率的提高,導致財務管理信息化建設水平比較落后。
3.2 數據標準各異,資源共享程度及有效利用率不高
眾望所歸的財務管理信息化建設完成后,各部門的數據應該是無縫對接、高度一致、高度共享的。但是部分中小學校存在規(guī)劃不科學、資金投入分散、重復建設、資源浪費等問題,采用不同廠商的軟件系統就會出現數據標準不統一,信息編碼不統一,數據的采集和處理口徑不一致,導致數據的整合程度、共享程度、有效利用率不高,使學校的各項業(yè)務信息不能實時更新和傳遞,容易形成信息孤島,需要開發(fā)專門的數據接口程序來實現數據采集,造成各子系統移植性和糾錯能力受限。
3.3 綜合型人才欠缺,軟件適宜性有待增強
財務信息化建設對既懂財務會計,又懂軟件技術的綜合型人才依賴性很強。目前在中小學校財務隊伍中,這類綜合型技術人才比較欠缺,這個問題普遍存在。要想把財務管理信息系統建設好、運維好,更要有人才的支撐,需要花費大量的時間和精力、要有豐富知識和經驗的積累。另外中小學校如何與軟件廠商有效合作,開發(fā)出融合中小學校管理理念的、適應中小學校發(fā)展的財務管理信息化軟件,也是中小學校財務管理信息化建設進程中難以避免的問題。
3.4 網絡及數據安全形勢嚴峻
在計算機網絡承載業(yè)務量大種類繁多的情況下,隨著中小學校各項業(yè)務需求的急劇增加,數據安全形勢嚴峻,網絡與數據安全的投入也隨之大幅增加,將影響學校管理信息化建設的進程。導致網絡安全出現問題的原因有很多,通常表現為設施物理層的安全隱患、財務管理信息系統的開放患、電腦系統及應用軟件中存在的漏洞與隱患、病毒所入侵以及遭受到黑客的攻擊等所引發(fā)的一系列安全問題。如果出現安全事故,那么后果將無法估計,因此網絡安全直接地關系到中小學校財務管理信息系統的安全穩(wěn)定運行。
4 中小學校財務管理信息化建設的策略
財務管理信息系統是數字化校園的一個重要子系統,不僅要在充分調研的基礎上有總體和適度超前的科學規(guī)劃,還要按照先易后難、分步實施的原則分步有序實施。如果沒有做好科學規(guī)劃、盲目推進,將會造成資源和投資的浪費。財務管理信息化建設應主要把握以下幾點:
4.1 加大人力財力投入,科學有序規(guī)劃
要重視對中小學校財務管理信息化建設工作人、財、物的支持與投入,要請專門的規(guī)劃設計單位,按照財務管理的特點和信息化的要求,科學規(guī)劃,技術層面適度超前,有裕度可升級擴展,隨時為學校增加其他管理系統接口提供協助,避免資源浪費和重復投資。
4.2 加強人才培養(yǎng)與引進,提高專業(yè)技能
中小學校財務管理的信息化建設對財務工作人員提出了更高要求,離不開相應的軟、硬件的熟練應用,常規(guī)工作也要以信息化平臺開展,這便需要大力培養(yǎng)財務工作人員的網絡信息技術素養(yǎng),最終形成既掌握財務管理知識,又具備網絡信息專業(yè)技術的知識新局面,學校還需重視引進既懂會計管理、又懂軟件技術的綜合型人才。此外為有效的培養(yǎng)應用人才應抽調骨干全程跟蹤參與項目的實施,要求廠商技術支持對相關人員進行系統培訓,提高后期管理應用人員的技能水平。建立與之適應的運行維護管理制度,將運維工作納入系統運維人員的月度及年度績效考核中,確保財務信息系統的良性高效安全運轉。
4.3 規(guī)范信息編碼,注重基礎工作
規(guī)范信息編碼,是信息采集、優(yōu)化整合、加工處理的最基礎性工作,做得越規(guī)范越詳細,數據的準確度就越高,后續(xù)數據的有效利用率和資源共享程度才會越高。
4.4 保障信息暢通、促進資源共享
財務管理信息系統要做到校內外信息互聯互通,實現相關信息的實時采集與加工處理。學校財務部門要實現與校外教育、人事、財政、銀行、稅務、社保等部門自動傳輸交換學校員工、學生的各類所需要的信息數據,與校內其他部門實時傳輸交換各類信息。做到數據實時暢通、高度共享。
4.5 完善公共網絡,提高系統安全
系統建設充分考慮網絡安全、應用安全和數據安全的要求,在備份、容災和網絡隔離方面提出具體的解決方案。從技術上和管理上提高網絡和數據的安全性:在技術層面,從處理物理安全隱患、科學規(guī)劃網絡結構以及設置網絡橫向隔離縱向認證訪問接入策略、構建病毒防衛(wèi)體系、充分利用先進的數據備份及恢復技術等一系列措施進行預防管控,采用先進的技術手段對會計數據的采集、傳輸、檢測、糾錯、備份、運行實行全過程動態(tài)監(jiān)控,確保主系統與子系統間的數據的正確完整和規(guī)范統一。重要數據要盡量實現自動采集、自動生成和自動備份、異地熱備份容災。在管理上,應該增強財務工作人員網絡安全、數據安全、保密意識教育,必須構建嚴格的數據傳輸采集、錄入匯總、統計合并等流程與管理制度,確?;A數據的真實性與準確性。
4.6 兼顧經濟能力,分步有序實施
中小學校財務管理信息化建設要循序漸進,多維度充分考慮工作繁重程度、管理流程變化以及經濟承受能力分步完成,逐步實現數據中心安全穩(wěn)定、功能模塊齊全、網絡高速暢通、資源高度共享。
5 構架
5.1 系統架構
財務管理信息系統統一部署在安全可靠的校園網或教育網上,用戶通過內網或外網VPN 進行訪問。
5.2 應用架構
以日常業(yè)務的主要指標為導向,對分散信息進行采集,整合,轉化,滿足用戶各類需求的功能。包括預算管理、核算管理、資產管理、項目管理、報賬管理、繳費管理、票據管理、薪金管理、賬目管理、職工信息管理、學生信息管理、校園一卡通管理、財務信息查詢以及與財政、銀行、稅務、社保、人事等部門的交互等等。
5.3 技術架構
用戶采用WEB端連接訪問,有利于數據安全管理。
5.3.1 展現層
通過基礎UI組件提供表單、提示框、表格、樹、容器等控件,統一系統的界面樣式。
5.3.2 邏輯層
使用通用基礎應用組件,可快速搭建出系統框架,并通過平臺豐富靈活的配置,提供用于支撐業(yè)務的基礎數據?;A應用平臺作為系統建設的基礎支撐,嚴格遵循信息化規(guī)劃和各類標準規(guī)范,在技術及產品選型過程中將充分考慮到中小學校現有IT基礎設施,確保所采用的技術和產品能夠具有很好的兼容性。在業(yè)務體系設計過程中,保持財務管理信息化建設有很好的延續(xù)性。
5.3.3 持久層
通過數據訪問組件提供統一的數據訪問接口,是輕量且易于擴展的架構??赏瑫r支持多數據源、多緩存、多事務級別等特性。
5.3.4 存儲層
系統中主要包括結構化數據和非結構化文件存儲。6 項目管理及運維管理建議
6.1 項目管理
成立項目小組,全面調研學校財務管理業(yè)務現狀和業(yè)務需求,確定項目建設目標和計劃,統籌考慮、合理規(guī)劃。選擇并確定合作單位,與合作單位共同完成項目調研、業(yè)務分析,開展需求分析、總體方案設計、詳細設計、開發(fā)與測試、現場實施、集成部署和上線運行等工作。
(1)項目環(huán)境:項目實施廠商需具備財務管理信息化項目建設實施經驗,具備相關資質,確保按時、保質完成項目預期目標,并提供集成、培訓、維護等現場服務。
(2)項目人員:學校領導掛帥組建項目領導小組,組織業(yè)務人員和技術人員參加本項目的建設,在建設過程中與實施廠商一起開展業(yè)務調研,測試、功能驗證和培訓等工作,并在此過程完成知識成果轉移,為系統的穩(wěn)定運行和運行維護奠定基礎。
6.2 運維管理建議
系統開發(fā)商應在系統上線前,通過功能、性能、安全測試后,制定備份方案和恢復測試方案,并應在全部數據導入后進行全真模擬環(huán)境下各類備份的測試和恢復工作。建議采用混合運維方式,建設項目通過初驗后,進入上線試運行階段,財務管理系統運維部門即介入,安排人員參與試運行期間的運維工作,此階段,運維職責以項目建設部門(單位)為主、系統運維部門為輔;終驗通過并完成移交后,運維職責轉到系統運維部門承擔,采取混合運維的模式,即由系統運維部門系統管理員與廠商人員共同組成運維團隊。其中,廠商人員主要負責系統后臺(如BUG 修復完善、性能優(yōu)化等)運維,系統管理員主要負責前臺(如權限配置、日常巡視巡檢等)運維,并逐年縮小廠商的運維范圍、增大系統管理員的運維范圍。運維期間,嚴格開展質檢工作,根據合同約定,對不達標的運維工作應進行考核。