材料檔案管理精選(九篇)

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第1篇：材料檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施

企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：

（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。

材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業(yè)務工作的物質(zhì)基礎。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。

（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。

三、加強干部人事檔案管理工作的措施

新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務，就必須做好以下工作：

（一）增強全民檔案意識。

檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領導的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）增強職能部門的責任意識。

干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。

（三）要加強自身建設。

新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務是認真學習貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統(tǒng)學知識及計算機應用、縮微、復印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。

（四）盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第2篇：材料檔案管理范文

一、電子文件定義

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務檔案業(yè)務管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問

題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。

第3篇：材料檔案管理范文

特種設備指涉及生命安全、危險性較大的電梯、鍋爐、壓力容器、壓力管道、客運索道、大型游樂設施等，與人民群眾生活息息相關(guān)。特種設備如果在設計、制造、安裝、使用、維護過程中稍有疏忽，將可能發(fā)生重大事故，造成人們生命及財產(chǎn)的損失，因此，國家把特種設備的制造與使用管理列為特殊行業(yè)，管理上要求特別嚴格。特種設備管理檔案作為特種設備管理的重要組成部分，越來越受到管理部門的重視，《中華人民共和國特種設備安全法》也明確規(guī)定了特種設備安全技術(shù)檔案必須納入的歸檔內(nèi)容。做好特種設備檔案文件資料的歸檔范圍及檔案保管期限的劃分是檔案管理的重要起點。長期以來，特種設備管理沒有專門的歸檔范圍及保管期限的規(guī)章，各管理單位只能借鑒文書檔案和科技檔案的法規(guī)來分類歸檔。但從調(diào)查結(jié)果來看，因特種設備檔案只有極少數(shù)專業(yè)檔案管理人員管理，多數(shù)單位都是特種設備管理員兼管，對檔案管理的不專業(yè)，就形成了特種設備檔案五花八門的分類與整理模式。且隨著經(jīng)濟建設的發(fā)展，特種設備管理模式的變更，特種設備檔案管理沒有隨之而變，出現(xiàn)了在文件資料歸檔過程中過于注重單份文件本身的價值，而在無意之中忽視了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性等現(xiàn)象。使收集文件歸檔時出現(xiàn)了漏洞，在劃定歸檔文件保管期限時，也存在不合理之處，給檔案的利用帶來了不利因素，沒有起到檔案在特種設備管理中應有的作用，也阻礙了特種設備檔案管理水平上的提升。本人在從事特種設備及特種設備檔案管理過程中，根據(jù)特種設備日常管理的特點，結(jié)合檔案管理專業(yè)要求，對特種設備管理文件資料歸檔范圍及檔案保管期限進行了研究，制定了本單位《特種設備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，在本單位獲得深圳市特種設備安全標準化管理一級達標單位中起到了重要作用。

根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合特種設備管理的工作實際，其特種設備管理文件材料歸檔范圍主要為：一是特種設備安裝前論證、評估、審批資料；二是安裝、檢驗、移交過程中形成的技術(shù)資料；三是日常維保過程中形成的資料；四是日常故障排除、維修、報廢形成的文件資料；五是特種設備使用日常安全管理中形成的文件資料。

特種設備的管理和檔案的利用有其獨特性，借鑒國家文書檔案保管期限永久、30年、10年的規(guī)定，結(jié)合特種設備管理的工作經(jīng)驗，對特種設備管理文件材料資料歸檔范圍及使用檔案保管期限探索如下：

1、特種設備安裝前期資料

1.1安裝特種設備可行性論證、經(jīng)費來源報告、采購申請與批復、會議記錄。 永久

1.2基建技術(shù)考察報告、設計方案及審核資料。 永久

1.3設備采購招標、投標、評標、中標資料。永久

1.4采購合同、安裝計劃。永久

1.5重要往來函件、郵件。永久

2、技術(shù)資料

2.1特種設備制造單位營業(yè)執(zhí)照、制造、安裝許可證、安裝人員資質(zhì)證明等文件資料。永久

2.2產(chǎn)品出廠合格證、主要部件材質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品銘牌拓印件或復印件、使用維護說明等隨機資料。永久

2.3特種設備技術(shù)證明、安裝基礎圖、地基圖、電氣線路圖、竣工圖。永久

2.4特種行業(yè)特許經(jīng)營許可證、危險化學品經(jīng)營許可證、道路危險貨物運輸許可證、車輛行駛證、駕駛員資格證、押運員證。永久

2.5特種設備安全檢驗檢測部門頒發(fā)的安裝合格檢驗報告、使用登記證。永久

2.6特種設備移交清單、接收單位驗收報告、鑰匙簽收單。永久

2.7使用、管理培訓資料。30年

2.8變更、移裝、注銷、報廢資料、安全性能綜合技術(shù)鑒定報告。永久

2.9改造、重大維修及運行測試等有關(guān)資料。永久

2.10運行故障和事故記錄、維修校驗記錄。永久

2.11重大安全隱患通知、整改報告。永久

2.12特種設備及附屬儀器儀表、管道定期檢驗報告、定期維護保養(yǎng)記錄。10年

2.13特種設備日常巡查、登記記錄。10年

2.14特種設備臺帳。10年

2.15其它隨機文件資料。10年

3、招聘維護保養(yǎng)單位招、投標文件、合同、資質(zhì)證明資料

3.1申請、審批、會議記錄等文件資料。30年

3.2招、投標書、中標通知書、合同等資料。30年

3.3維保單位資質(zhì)證明、維保人員資格證、身份證。30年

4、特種設備使用管理機構(gòu)、人員、職責

4.1特種設備管理機構(gòu)設置和人員配備資料。30年

4.2特種設備管理人員資格證、任命書。30年

4.3特種設備管理人員崗位職責。10年

5、特種設備安全管理制度

5.1特種設備使用、管理規(guī)章制度、應急預案。10年

5.2安全操作規(guī)程。10年

5.3安全任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、傳達與溝通函件。10年

6、特種設備日常管理資料

6.1年度管理計劃及總結(jié)。10年

6.2政府特種設備監(jiān)管部門檢查通知及整改記錄。10年

6.3使用單位對特種設備安全檢查、巡查資料。10年

6.4應急救援人員聯(lián)系表、處理流程、應急裝備、應急物資儲存表。10年

6.5安全警示標識圖片。10年

6.6應急演練通知、記錄、圖片。10年

6.7安全使用、乘坐培訓記錄、培訓資料。10年

6.8安全會議記錄。10年

6.9三級安全教育卡。10年

第4篇：材料檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時期；檔案管理制度

1項目檔案管理是什么

技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個細節(jié)，也可找出為什么會發(fā)生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。

2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統(tǒng)技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產(chǎn)生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發(fā)展目標提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

3.1對項目檔案管理工作不夠重視

在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經(jīng)濟方面的問題，而技術(shù)人員則注重項目工程的進度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進行系統(tǒng)的管理，導致會出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關(guān)要求等。

3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質(zhì)有待提高

現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項目的專業(yè)技術(shù)和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行系統(tǒng)的管理，導致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業(yè)性強的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項目工程，但是在現(xiàn)實情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。

3.3視聽檔案的保留不齊全

視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導致視聽材料不齊全。

4如何加強檔案管理工作

4.1加強項目檔案管理人員的工作意識

重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術(shù)，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

4.2完善項目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)

電力企業(yè)內(nèi)部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權(quán)責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。

4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性

電力企業(yè)必須加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性。在項目工程的施工過程中，必須做好每一個環(huán)節(jié)的項目檔案材料，因為這些材料一旦丟失就會嚴重影響到后期工程項目的開展。所以在工程項目的建設中我們要設立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項目工程的工作齊頭并進，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個工程項目最終的驗收打下基礎。

第5篇：材料檔案管理范文

科學的教學檔案管理制度是做好教學檔案管理工作的基本保障，有了科學的制度，工作才有章可循，有規(guī)可依。沒有制度的保障，任何工作都不會做好。而任何制度都需要不斷完善。隨著時代的發(fā)展和教育的前進，已有的教學檔案管理制度逐漸顯出這樣那樣的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不斷完善教學檔案的管理制度。學校要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和本校的具體情況，制定周密的教學檔案管理制度，既包括對教學檔案的采集、整理、分類、存放、使用、調(diào)閱等等的具體規(guī)定，也包括對教學計劃、教學進度表、課堂日志、考勤表、教案、講義、工作總結(jié)、學生成績表等等的具體規(guī)定。要建立教學檔案管理人員的崗位責任制度，明確各個崗位的職責范圍和工作要求。教學檔案管理人員在各個工作環(huán)節(jié)中，都嚴格按規(guī)章和程序辦事，一絲不茍，有條不紊，這樣，才能保障教學檔案的時效性、完整性、規(guī)范性和真實性，才能建立起質(zhì)量高、價值大的教學檔案。

2、強化教學檔案材料的收集工作

教學檔案工作是從檔案材料的收集開始的，收集的及時、齊全、完整，是做好教學檔案管理的首要要求。學校在強調(diào)教學檔案重要性的基礎上，做好各級各部門的協(xié)調(diào)工作，加強各級各部門之間的縱橫聯(lián)系，及時向各級各部門布置并收取各種教學檔案材料。各種教學檔案材料的收集必須嚴格按制度和標準做，不能應付，不能草率，不能遷就。力求收集及時，歸檔及時，材料齊全，真實規(guī)范。這樣，才能使教學檔案真實反映出學校教學活動的情況，具有使用價值，為改進教學與管理提供可靠的依據(jù)。

3、主動聯(lián)系教師做好材料歸檔

教學檔案管理人員要主動聯(lián)系教師做好材料的歸檔。教師能夠提供教學活動的第一手材料，這些材料能夠直接反映教學情況，對學校加強管理、改進教學具有十分重要的作用。教師要提供的材料十分豐富，有教學大綱、考試大綱、教學計劃、教學進度表、講稿、教案、課堂日志、學生成績表、工作量登記表、教學工作總結(jié)、科研成果報告、學術(shù)論文和學術(shù)著作等等。學校要明確通知教師上交各種材料的時間、地點，對各種材料的要求，但是，由于教師重視不夠、工作忙等原因，有時有些教師可能不會及時上繳各種教學材料，或所交的教學材料不符合學校的要求。因此，教學檔案管理人員要主動配合教師做好各種材料的歸檔，要主動聯(lián)系教師，主動收取各種材料，不能坐等，不能別人交多少我就收多少，同時要指出哪些材料不符合學校要求，懇請教師修改或調(diào)換。這對教學檔案收集的時效性、構(gòu)成的完整性等等都是十分重要的。

4、促進教學檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，某些原有的教學檔案管理方式已不能很好的適應學校的教學與管理，影響了學校的發(fā)展。因此，學校領導和教學檔案管理人員必須更新觀念，共同促進教學檔案管理工的現(xiàn)代化。領導要重視教學檔案管理工作，加大人力、財力的投入；盡快引進或增加現(xiàn)代化的檔案管理設備；教學檔案管理人員要努力學習，盡快掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，如計算機的成績管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)等。現(xiàn)代化的檔案管理設備和現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，可以大幅度的提高檔案工作效率，提高檔案的科學性、規(guī)范性和整體質(zhì)量，提高檔案的實用價值和利用率，從而充分發(fā)揮教學檔案的作用。

5、不斷提高教學檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第6篇：材料檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學生；FoxPro； 檔案工作

高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級人才的主要機構(gòu)，是提高學生綜合素質(zhì)，適應社會各種需要的培養(yǎng)基地。高校學生檔案管理工作是高?；A工作的重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學生檔案記錄著大學生在校期間的學習、生活和主要社會實踐等活動，它是學校考察、教育和培養(yǎng)人才的數(shù)據(jù)庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)。在新形勢下， 高校學生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標準化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準確、完整地提供高校學生的信息，以便用人單位從大學畢業(yè)生檔案中獲得大學生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進大學生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進行收集、整理、分類、保存，耗時費力，效率低，而且檔案在調(diào)入調(diào)出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢下，要求檔案管理做到電子、紙質(zhì)同步，高校學生檔案的規(guī)范化、科學化、信息化管理關(guān)系到學生的畢業(yè)、就業(yè)、出國及再深造等許多方面，實現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化、科學化、信息化已經(jīng)成為檔案管理人員面臨的重要任務。筆者根據(jù)高校學生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題，對高校學生檔案管理工作提出幾點建議，供同行參考。

一、 高校學生檔案管理存在的主要問題

1. 高校學生檔案內(nèi)容不完整、領導檔案意識淡薄  高校學生檔案包括學生在校期間的各種表現(xiàn)情況

記載，主要包括學習成績方面、政治表現(xiàn)方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學通知書存根、派遣證存根，軍訓考核表，大學課程成績表，獎學金鑒定材料，學生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團（黨）申請書，黨團組織社會調(diào)查證明，學生獎懲材料，畢業(yè)生登記表等等。大學生檔案是人才信息的重要組成部分，大學生畢業(yè)時檔案的有關(guān)內(nèi)容將成為學生個人的終身檔案。它必須做到相對準確、齊全、完整。能充分記載大學生在校期間的生活經(jīng)歷、思想品德、政治作風、學習成績等重要信息，能全面反映出大學生在校期間的各方面情況。

目前，我國還沒有專門的檔案管理法規(guī)，也沒有統(tǒng)一的高校學生建檔標準及規(guī)范，這就使得高校學生檔案管理相對混亂，有的學校把大學生檔案存放在校綜合檔案室進行綜合管理的；有的學校則把大學生檔案存放在各個院系實行分散管理。由于管理不規(guī)范，學校相關(guān)領導檔案意識淡薄，學生本人對自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，如學生檔案材料內(nèi)容不夠完整，收集不夠準確、及時，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學生個人的知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)業(yè)實踐、參與創(chuàng)業(yè)活動的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計算機等級證書、心理測試成績、助學貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學生檔案的完整性。

2.檔案管理制度不夠完善 

目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學生檔案的管理規(guī)范及制度、學生檔案管理的工作流程、學生檔案傳遞工作規(guī)定、學生檔案室崗位責任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗和責任心決定檔案管理水平。

3.檔案管理技術(shù)陳舊落后，信息化相對滯后 

我國高校檔案建設投入不足，目前還沒有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學生檔案管理應用軟件，大多數(shù)高校學生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡化等現(xiàn)代科技手段解決高校學生檔案管理問題的能力。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高 

大多數(shù)高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機會參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓和在職學習，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高。

二、做好高校學生檔案管理工作的幾點建議

1.加強檔案管理，建立高校學生檔案管理規(guī)章制度 

高校檔案管理應以《檔案法》為指導，嚴格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結(jié)合大學生檔案管理工作的實際情況，通過“法規(guī)”來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識，從學校的實際情況出發(fā)，制定相應的檔案管理細則。如學生檔案收集制度、學生檔案保存制度、學生檔案調(diào)入調(diào)出制度等，以準確、客觀地反映學生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)為指導原則，及時全面地收集各種充分反映學生全貌的材料，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.加強檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔 

高校檔案管理部門應采用各種措施,通過各種渠道加強檔案管理重要性宣傳教育,讓學校領導、教師、大學生充分認識到學生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認識到檔案在就業(yè)中的重要作用，充分認識到學生檔案是將來政審、入黨、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國、考研等很多方面的重要依據(jù)。對檔案涉及到的資料必須做到及時收集和有效整理。建檔工作是從大學生被錄取時就要做好，然后再根據(jù)學生的專業(yè)，按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關(guān)的材料，即時存檔。檔案管理工作者還要根據(jù)時展的要求，隨時向各相關(guān)的職能部門索取、征集。及時收集學生各個階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網(wǎng)絡，將檔案材料收集的責任落實到人?？梢砸园嗉墳閱挝辉O置兼職檔案聯(lián)絡員，協(xié)助輔導員做好檔案管理工作，以便實現(xiàn)檔案材料及時、安全地傳遞，同時也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經(jīng)輔導員驗證簽字后再及時送交檔案室。要加強檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。

3. 擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍 

多渠道及時收集高校學生信息，為學校和用人單位提供全面系統(tǒng)地綜合評價學生的檔案內(nèi)容，有必要擴大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學生的完整成長過程和素質(zhì)、能力等方面的全貌，學校管理部門和用人單位對畢業(yè)生全面準確的了解比較困難。因此，要擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學生在校期間的主要信息。包括大學生的學歷材料、黨團材料、素質(zhì)培養(yǎng)、實踐技能、身心健康五個方面內(nèi)容。力爭做到檔案材料真實反映學生的個性化發(fā)展特征，更好地服務于學校的教育改革，更有利于學生管理工作和將來的就業(yè)。根據(jù)當前社會的要求，建議增加下列內(nèi)容。

（1）學生的誠信記錄。誠實守信是學生最最基本的道德修養(yǎng)。學生信用記錄將做為學生個人職業(yè)生涯的信用資本，學生在校期間誠實守信方面材料能準確反映學生的信用行為和品行狀況。培養(yǎng)學生將誠信當成自然的行為，成為自己的內(nèi)在需要。

（2）創(chuàng)新的潛能。檔案材料不僅要關(guān)注學生的學業(yè)成績，還要善于發(fā)現(xiàn)、記錄與評價學生將來可能的發(fā)展?jié)撃?，要特別關(guān)注大學生科技創(chuàng)新活動及學生的實踐能力和創(chuàng)新能力。

（3）情商記錄?！爸巧虥Q定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業(yè)發(fā)展的重要信條?，F(xiàn)代社會已經(jīng)非常注重個人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質(zhì)。建立學生的情商記錄檔案，對于準確分析學生的個性特征、促進學生健康成長有重要的現(xiàn)實意義。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化平臺,實現(xiàn)大學生檔案管理信息化、網(wǎng)絡化 

隨著計算機、網(wǎng)絡技術(shù)及其應用的不斷發(fā)展，使用信息化、網(wǎng)絡化手段解決學生檔案管理的問題已是形勢所需。目前，各高校還沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理應用軟件，有的自主開發(fā)了自動化檔案管理系統(tǒng)，有的還仍采用傳統(tǒng)的手工操作。如2007年，海南大學應用科技學院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數(shù)據(jù)庫自主開發(fā)的學生檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了學生檔案管理工作的電子化處理。該系統(tǒng)提供的強大的查詢功能和數(shù)據(jù)分析等功能實現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢，提高了學生檔案信息管理的高效性和準確性。Visual FoxPro是基于局域網(wǎng)環(huán)境的中、小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，支持“結(jié)構(gòu)化查詢語言”(SQL)命令和函數(shù)[8-9]。具有強大的數(shù)據(jù)庫管理功能，容易實現(xiàn)高校學生檔案管理中的各項功能，但目前僅能在本校局域環(huán)境下使用。建議大學要研制開發(fā)適合學校學生教育管理需要的統(tǒng)一的學生檔案管理系統(tǒng)，采用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)存儲信息與相關(guān)學生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，方便學生檔案的管理、網(wǎng)上查閱和其它方面的利用，實現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接。

5.加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)  應采取多種形式加強檔案管理人員的在職培訓,在崗繼續(xù)教育,積極參加各種全國性的檔案專業(yè)會議和各種培訓學習, 加強檔案管理人員的責任感,提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語水平、計算機操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使大學生檔案管理高效、規(guī)范、有序、準確、完整。

參考文獻：

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第7篇：材料檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案管理；探討

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院建設中的關(guān)鍵組成部分，為醫(yī)院和上級領導提供人才信息和全面、歷史考察用人的依據(jù)，對合理配置使用人才，發(fā)揮人才資源提供重要作用，是醫(yī)院人事管理的重要工作[1]。因此，切實加強醫(yī)院人事檔案管理，滿足社會發(fā)展和醫(yī)院人事改革的要求，提高檔案的整體利用率，是探討醫(yī)院人事管理工作的重點內(nèi)容。筆者在本文中結(jié)合實踐，探討當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題和對策，以期進一步充分科學利用和開發(fā)人才資源。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案存放管理不嚴格 醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理活動中的人事文件，具有專業(yè)性、政治性和機密性等特點，并要求具有真實性和可靠性，因此，人事檔案材料需要有專人負責管理并單獨存放。醫(yī)院人事管理工作量大與管理人員少這一矛盾日趨明顯，管理人員不能及時整理檔案資料。此外，醫(yī)院往往存在辦公面積有限的現(xiàn)象，隨著醫(yī)院不斷建設發(fā)展，人事檔案材料不斷增加，人事檔案用房緊張的問題日益突出。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理方式落后 隨著人事制度的不斷發(fā)展和改革，人員流動頻繁，醫(yī)院選拔和錄用人才的手續(xù)不斷簡化，對人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進而確立勞動關(guān)系；人事檔案管理采取終身制，而且轉(zhuǎn)檔手續(xù)非常繁瑣。因此，很多人在流動過程中放棄檔案，人檔分離的現(xiàn)象普遍發(fā)生且日益嚴重，檔案資料不能進行及時的補充和修改，使檔案資料失去原有的作用。檔案材料的管理現(xiàn)代化水平不高，管理機制不統(tǒng)一，缺乏專門的管理軟件。

1.3 人事檔案管理理念缺乏 醫(yī)院人事檔案管理人員較少且沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，不熟悉檔案管理業(yè)務，對大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。個別檔案工作者存在責任意識不強的問題，不及時完成檔案材料的收集，不按照規(guī)范整理檔案，忽視現(xiàn)代化管理手段。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生[2]。

2 對目前醫(yī)院人事檔案管理的探討

2.1 加強人事檔案管理的基礎設施建設 醫(yī)院領導和人事部門應提高檔案管理意識，加強人事檔案管理的基礎設施建設，增加檔案庫房，增設檔案管理人員。建立健全人事檔案管理制度，提高人事檔案的使用價值，充分發(fā)揮人事檔案的作用并服務于人事管理，保障醫(yī)院的人才隊伍建設。人事檔案管理人員應定期收集醫(yī)院的表彰獎勵、年終考核材料和患者滿意度調(diào)查表，不定期收集成果獎勵、培訓和政審和鑒定材料等，全面、完整、規(guī)范地收集檔案材料。

2.2 實現(xiàn)檔案管理信息化 從信息資源的角度管理人事檔案，將現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)用于檔案資源管理中，開發(fā)電子檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化、科學化和規(guī)范化。醫(yī)院應引起現(xiàn)代化的設備和技術(shù)，應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人事檔案的動態(tài)管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準確性[3]。檔案管理信息化可以提高全體員工的檔案意識，實現(xiàn)人才資源的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、配置和使用，以獲得最大的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.3 豐富人事檔案收集內(nèi)容 醫(yī)院人事檔案收集有價值的材料和信息，為用人單位選拔采用人才提供有價值的參考資料，做到有據(jù)可依。目前檔案內(nèi)容涉及大量的靜態(tài)經(jīng)歷性材料，不能真實客觀地反映個人最新素質(zhì)和工作能力，因此，把人事制度改革中反映個人工作表現(xiàn)和道德修養(yǎng)的考核結(jié)果收集入檔案，提高檔案材料的價值，如醫(yī)德醫(yī)風考評、門診和病房工作量、優(yōu)秀醫(yī)務工作者的獎勵證明、科研創(chuàng)新能力、患者滿意度調(diào)查等，提高人事檔案材料反映個人綜合情況的“立體感”和“折射度”[4]，做到全面、準確、科學和實用，為錄用、競聘、培訓等提供依據(jù)。

2.4 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平 人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響醫(yī)院人事檔案管理工作的好壞。檔案管理人員應具有較強的責任心和敬業(yè)精神，嚴謹細致、實事求是，理解檔案管理的具體內(nèi)容和重要性。與時俱進，努力學習和掌握檔案管理的新技術(shù)，不斷完善檔案材料的科學管理，提高檔案管理和利用效率，為人事管理提供準確有效的人才信息。檔案人員的培養(yǎng)應納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃，加大繼續(xù)教育和培訓的力度，提高管理人員的專業(yè)知識水平和工作能力，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，滿足醫(yī)院人事改革的需要。

3 討論

醫(yī)院人事檔案管理工作為全面考察、選拔錄用、人才培養(yǎng)和職稱晉升等方面提供依據(jù)，是醫(yī)院人事管理的重要組成部分，保證各項工作的公平、合理、科學。因此，加強人事檔案管理工作的基礎設施，實現(xiàn)檔案管理的信息化，豐富人事檔案收集內(nèi)容，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平，有利于實現(xiàn)人力資源的有效配置，做到人盡其才，才盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實施，為醫(yī)院的建設發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

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[2] 張鳳娟.小議醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中國實用醫(yī)藥，2010，5（22）：258-259.

第8篇：材料檔案管理范文

（一）工程檔案管理信息化建設有利于提高工程檔案管理水平

中國的工程檔案管理方面存在諸多問題，最重要的表現(xiàn)就是管理水平欠缺，而信息化建設可以使工程檔案管理更為科學化和規(guī)范化。管理員可以使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲等高新技術(shù)對檔案進行存儲，這樣不僅可以保障工程材料的完整性，還能夠深度開發(fā)工程信息，拓寬工程檔案的管理范圍，信息化技術(shù)的引入使用，可以大大提高工程檔案管理的工作效率水平。

（二）工程檔案管理信息化建設有利于實現(xiàn)工程檔案資源共享

受管理水平制約，我國至今未能形成工程檔案資源共建、共享、公用的運行體系，因此，加速信息化建設是目前工程檔案管理工作的重要任務。開發(fā)全國通用的工程信息化管理軟件是實現(xiàn)工程檔案資料共享的有效途徑之一。信息化管理軟件可以使工程檔案信息有效開發(fā)，并大大提升這些資料信息的利用效率。尤其是全國范圍內(nèi)的工程檔案資料整合，成功打破了“紙質(zhì)化”檔案管理的局限性，更方便了檔案資料的搜集、整理和分析工作，使工程檔案得到更有效的利用。

（三）工程檔案管理信息化建設有利于促進建設工程行業(yè)發(fā)展

工程檔案集結(jié)了全國建設工程的所有材料，除了紙質(zhì)性文件，還包含了很多圖片、視頻和音頻類文件，如不能實現(xiàn)信息化發(fā)展，工程檔案管理工作就會大受限制。只有對全國工程檔案文件進行完整存儲，才能夠為當下建設工程的發(fā)展現(xiàn)狀、技術(shù)進展進行跟蹤研究提供條件，促進我國建設工程行業(yè)快速發(fā)展。

二、新時期工程檔案管理信息化建設的問題

（一）工程檔案管理人員工作責任感不強

第一，工程建設完工之后，很多施工單位僅保存自認為“有用”的竣工驗收證書和竣工圖等資料，工程檔案存檔完全依靠城建單位去完成；第二，工程檔案管理人員工作責任感不強還表現(xiàn)在檔案管理意識的欠缺上，管理過程中缺乏現(xiàn)代化高新技術(shù)的應用，也沒有智能化的信息系統(tǒng)；第三，由于工程項目數(shù)量和種類較多，很多單位并沒有為中小型工程項目設置管理員。大部分檔案材料管理工作都是為了應付工程質(zhì)量檢查而開展的面子工程，這也是工程材料丟失的重要原因。

（二）工程檔案管理人員專業(yè)水平不夠

由于高校專業(yè)課程的開設問題，目前我國從事工程檔案管理工作的專業(yè)人才極度匱乏。信息管理方面的人才在接觸工程檔案工作初期，也往往遭遇諸多難題，無法勝任。而已經(jīng)在職的工程檔案管理人員，在專業(yè)水平上大有欠缺。如，文件資料編排不科學，造成查閱困難；不會使用信息化工具，工作效率低；資料編排以文字為主，缺少圖片、音頻、視頻等可信性材料；很多材料整理為了完成任務而隨意填充，缺乏記錄的真實性。

工程單位在人才的聘請上，通常以技術(shù)類人才為主，而檔案管理人才明顯缺乏，一些中小型工程項目甚至聘用兼職人員，導致工程檔案管理工作在后期檢查中暴露很多問題。

三、新時期工程檔案管理信息化的實踐路徑

（一）強化信息化管理意識

長久以來，很多單位對檔案管理工作意識缺乏，認為檔案工作并不能為公司帶來收益，只要簡單保管，不丟失泄密、可以應付工程質(zhì)量檢查就可以，更沒有把檔案的信息化建設工作提上日程。在一些基層單位，很多檔案管理職位都采用兼任制度，且人員頻繁調(diào)換，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的理論知識學習和信息化管理操作技能。隨著社會信息化的高速發(fā)展，這些傳統(tǒng)觀念已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，必須轉(zhuǎn)變意識，加快檔案管理工作信息化進程，搭建設施完備、體制優(yōu)越、信息化水平高的工程檔案事業(yè)體系。

（二）構(gòu)建信息化保障制度

檔案管理信息化工作是工程現(xiàn)代化建設的重要任務，必須納入年度考評指標當中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進程。目前，很多工程企業(yè)檔案管理制度落后，根本無法達到檔案管理完整性、真實性、安全性的要求，檔案信息化保障制度亟需建立，同時，還要與時俱進，定期對制度進行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。

第9篇：材料檔案管理范文

1.1領導重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要

西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)

高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風等方面已經(jīng)不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。

1.3經(jīng)費投入不足，場地不標準不健全

由于受辦學經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。

1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低

高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術(shù)、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。

1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍

目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2解決對策

2.1西部高校領導應轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作

人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應有的職能。

2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進修培訓，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務能力精湛、信息化技能強的復合型專業(yè)人員。

2.3加大經(jīng)費投入力度，建設標準檔案用房

加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.4提高人事檔案收集利用率

通過領導負責、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5加快人事檔案信息化建設步伐