軍工研究所采購管理淺談

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摘要：基于軍工科研院所的項(xiàng)目特點(diǎn)和當(dāng)前物料采購管理工作中存在的問題，通過針對(duì)各類采購模式優(yōu)缺點(diǎn)的探究，對(duì)軍工科研院所采購管理的提升工作從強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)、優(yōu)化采購管理流程和將物料分級(jí)分類采取不同的策略管理三個(gè)方面提出一些改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：軍工；研究所；采購管理

一、軍工科研院所項(xiàng)目、采購管理情況和存在的問題

（一）軍工科研院所項(xiàng)目情況

軍工科研院所的科研生產(chǎn)項(xiàng)目主要針對(duì)國防工業(yè)市場，其特點(diǎn)是專用性強(qiáng)，科技含量高。同時(shí)，作為軍品，用戶對(duì)產(chǎn)品的需求不僅有功能性指標(biāo)和性能性指標(biāo)的要求，同時(shí)對(duì)于可靠性、交互性、環(huán)境適應(yīng)性、穩(wěn)定性等指標(biāo)同樣有很高的要求。因此軍品的科研生產(chǎn)是一項(xiàng)高難度的，涉及多學(xué)科的系統(tǒng)性工程。隨著武器裝備采購制度的改革，軍方競爭擇優(yōu)的市場意識(shí)逐步提升，傳統(tǒng)意義上武器裝備研制單位按照分工承攬任務(wù)的局面被打破[1]，各武器裝備的產(chǎn)品研制生產(chǎn)建立起競爭機(jī)制，軍工科研院所在市場爭取上面臨著前所未有的競爭與挑戰(zhàn)。隨著軍事裝備采購模式的改革，大力推行競爭性裝備采購，軍工科研院所現(xiàn)在的項(xiàng)目運(yùn)行模式多為科研與生產(chǎn)并行的模式，部分產(chǎn)品可能會(huì)出現(xiàn)研發(fā)、設(shè)計(jì)與生產(chǎn)并行的情況。為保證軍品裝備的可靠性，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)選型過程中對(duì)于原材料和元器件的性能和質(zhì)量等級(jí)大多要采取過盈設(shè)計(jì)的方式，大家把握的尺度不同，又由于各專業(yè)和各項(xiàng)目相對(duì)獨(dú)立且技術(shù)性較強(qiáng)，難以落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化審核機(jī)制，導(dǎo)致選型標(biāo)注化程度低。

（二）軍工科研院所采購現(xiàn)狀

軍工科研院所在進(jìn)行預(yù)研和新的軍品型號(hào)設(shè)計(jì)研發(fā)時(shí)，通常是設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、驗(yàn)證同時(shí)進(jìn)行的過程，根據(jù)試驗(yàn)驗(yàn)證的結(jié)果隨時(shí)調(diào)整設(shè)計(jì)。因此，軍工科研院所的采購任務(wù)具有不確定性和臨時(shí)性。同時(shí)，軍品型號(hào)的試驗(yàn)通常需要參與在設(shè)備現(xiàn)場以及與其他單位共同進(jìn)行的聯(lián)試聯(lián)調(diào)，一旦試驗(yàn)過程中發(fā)生故障，會(huì)產(chǎn)生非常大的政治影響和經(jīng)濟(jì)影響，因此牽頭責(zé)任單位有時(shí)候就必須保證能夠迅速排查出故障，確保試驗(yàn)的順利進(jìn)行。在這類項(xiàng)目中臨時(shí)采購任務(wù)無法預(yù)測，且均為急需，因而對(duì)采購人員的工作能力和對(duì)供應(yīng)商的快速反應(yīng)要求非常高。受組織結(jié)構(gòu)和管理模式的影響，軍工科研院所采購工作存在采購批量小、品種繁多、周期短、供應(yīng)商行業(yè)跨度大、內(nèi)部協(xié)調(diào)不流暢等問題，采購管理水平普遍較低，采購模式比較單一，多數(shù)單位采取的是根據(jù)項(xiàng)目的需求進(jìn)行采購的模式。軍工科研生產(chǎn)項(xiàng)目時(shí)間普遍較為緊張，復(fù)雜的審批流程和采購過程影響了采購工作效率，同時(shí)由于軍工任務(wù)對(duì)于時(shí)效性要求較高，也導(dǎo)致了采購人員無法在價(jià)格上獲得優(yōu)惠。采購流程復(fù)雜低效，采購成本高，采購到貨不及時(shí)等問題長期存在，也使采購部門與需求部門的矛盾常態(tài)化，部門間協(xié)調(diào)難度加大，最終導(dǎo)致物資采購工作成為科研生產(chǎn)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)。受武器裝備產(chǎn)品特點(diǎn)的影響，很多時(shí)候設(shè)計(jì)人員提交給物資采購管理部門的采購申請(qǐng)中，在物料明細(xì)中已經(jīng)明確了廠商和產(chǎn)品型號(hào)，物資采購與供應(yīng)管理部門無法進(jìn)行更改，甚至?xí)幸恍┪锪匣蛘吡悴考凑展┬桦p方擬定的技術(shù)協(xié)議進(jìn)行生產(chǎn)，導(dǎo)致采購方從商務(wù)和供應(yīng)角度處于被動(dòng)的位置。

二、采購管理模式探索

（一）基于庫存的采購模式

傳統(tǒng)的采購模式多數(shù)是基于庫存的采購模式，在這一模式下補(bǔ)充庫存是采購的主要目的，依靠庫存儲(chǔ)備來應(yīng)對(duì)生產(chǎn)任務(wù)?；趲齑娴牟少從Ｊ降膬?yōu)勢是有充足的庫存來應(yīng)對(duì)緊急的科研生產(chǎn)任務(wù)，采購工作模式相對(duì)簡單，并且同類物料可以批量集中采購，形成采購規(guī)模效應(yīng)，以降低采購成本[2]。該模式的缺陷：采購庫存一般依據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)，與新的任務(wù)需求會(huì)有差距，導(dǎo)致采購標(biāo)的不準(zhǔn)確；對(duì)產(chǎn)品更新?lián)Q代應(yīng)對(duì)不足，如產(chǎn)品更新?lián)Q代，一些物料不再使用，庫存物料便會(huì)形成積壓，造成經(jīng)濟(jì)損失；面對(duì)新的市場項(xiàng)目應(yīng)對(duì)不足，對(duì)于新開拓市場的項(xiàng)目需求，無相應(yīng)庫存儲(chǔ)備，可能造成采購員應(yīng)對(duì)能力不足，采購周期較長，從而影響項(xiàng)目進(jìn)度。

（二）即時(shí)采購模式

即時(shí)采購模式是企業(yè)為了應(yīng)對(duì)多品種小批量的市場需求，根據(jù)項(xiàng)目的科研生產(chǎn)計(jì)劃，按照科研生產(chǎn)節(jié)奏落實(shí)物料采購的方式，其目標(biāo)是使物資采購供應(yīng)與生產(chǎn)進(jìn)度要求一致，我們稱之為JIT采購法。它的基本思想是，適時(shí)地把適當(dāng)?shù)奈锪瞎?yīng)到恰當(dāng)?shù)奈恢?，高效地契合科研生產(chǎn)進(jìn)度。即時(shí)采購模式的優(yōu)勢是不占?jí)簬齑?，減少浪費(fèi)，可以做到以科研生產(chǎn)目標(biāo)為中心，提高效率，加快資金流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)利潤最大化。該模式的缺陷：即時(shí)采購模式是一種要嚴(yán)格依靠科研生產(chǎn)需求指導(dǎo)采購的模式，無法做物料采購的長期規(guī)劃；JIT采購假設(shè)生產(chǎn)線是平衡的，但是實(shí)際上這只是一種理想假設(shè)，如果遇到科研生產(chǎn)其他因素出現(xiàn)時(shí)間波動(dòng)，如設(shè)備故障、人員調(diào)配不合理等因素，物料采購進(jìn)度需要與科研生產(chǎn)進(jìn)度同步做出調(diào)整；該模式需要與少量甚至單一供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，一旦供應(yīng)商出現(xiàn)問題，可能直接影響科研生產(chǎn)進(jìn)度。

（三）基于ERP管理的采購模式

這種采購模式基于ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)指的是以系統(tǒng)化的管理思想，在信息技術(shù)的支撐下，輔助企業(yè)進(jìn)行合理資源調(diào)配的管理平臺(tái)。ERP是由MRP發(fā)展而來的，因此其核心就是供應(yīng)鏈管理。這種模式以產(chǎn)品的物料清單計(jì)算項(xiàng)目所需的物料，結(jié)合當(dāng)前庫存量，計(jì)算出所需采購的量。ERP采購管理的核心理念是結(jié)合科研生產(chǎn)任務(wù)進(jìn)行企業(yè)資源的優(yōu)化計(jì)劃，因此重點(diǎn)是依據(jù)優(yōu)化的訂貨量，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，保持合適的庫存，為企業(yè)帶來效益[3]?；贓RP管理的采購優(yōu)勢：第一，ERP采購系統(tǒng)可以借助信息平臺(tái)有效地實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化調(diào)配，提高企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)效率。第二，共享信息，提高效率。所有的采購數(shù)據(jù)通過信息系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)處理和分析，可以降低采購員的機(jī)械工作強(qiáng)度，提升工作效率。第三，加強(qiáng)內(nèi)部控制，規(guī)范流程，通過系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置好的工作流程和工作要求，強(qiáng)化審批制度，可以隨時(shí)反饋任意過程和節(jié)點(diǎn)的問題，確保完成時(shí)效。該模式的缺陷：采購計(jì)劃是根據(jù)訂單和銷售預(yù)測制訂的，而銷售預(yù)測可能存在不準(zhǔn)確的情況，而ERP采購中所有工作都以此為起點(diǎn)，缺乏靈活性和準(zhǔn)確性，同時(shí)ERP采購系統(tǒng)根據(jù)需求預(yù)測采購物料，很難與企業(yè)的生產(chǎn)狀態(tài)掛鉤，因此如受到生產(chǎn)能力限制，可能造成物料庫存積壓和資金占?jí)骸?/p>

（四）基于供應(yīng)鏈管理的采購模式

供應(yīng)鏈管理是在生產(chǎn)供應(yīng)的鏈條中，企業(yè)間為滿足產(chǎn)品供給所開展的管理工作，核心目標(biāo)是企業(yè)間增強(qiáng)合作[4]，形成聯(lián)盟，通過信息的互通來分擔(dān)物流壓力，進(jìn)而提高產(chǎn)品生產(chǎn)流通的效率。供應(yīng)鏈采購管理是一個(gè)比較先進(jìn)的管理方法，其優(yōu)勢是信息共享，實(shí)現(xiàn)共贏。供需雙方創(chuàng)建友好合作的關(guān)系，市場生產(chǎn)等信息及時(shí)傳遞，共享需求預(yù)測數(shù)據(jù)，保證供應(yīng)鏈上下預(yù)測與生產(chǎn)一致，以保證供方的響應(yīng)速度和商品的質(zhì)量。由于在供應(yīng)鏈采購管理中，供應(yīng)商會(huì)獲取需求方的生產(chǎn)信息，從而根據(jù)需求方的市場情況以及生產(chǎn)進(jìn)度和變化及時(shí)調(diào)整自己的生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，保證供給產(chǎn)品的質(zhì)量和及時(shí)性。該模式的缺陷：第一，企業(yè)對(duì)于其供應(yīng)商的依賴程度高，供應(yīng)商的經(jīng)營情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況。第二，商業(yè)保密性較差。與供應(yīng)商之間實(shí)現(xiàn)各類信息共享，雖然受協(xié)議約束，但企業(yè)的市場情況、供給策略完全暴露給供應(yīng)商，存在一定的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。第三，由于與固定供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，一旦市場發(fā)生重大變化或產(chǎn)品急需更新?lián)Q代，而與供應(yīng)商的協(xié)議未到期，供應(yīng)商仍按照協(xié)議供給原物料將導(dǎo)致采購方企業(yè)庫存的積壓浪費(fèi)。

三、淺談針對(duì)軍工科研院所采購管理的建議

（一）強(qiáng)化采購人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，造就積極主動(dòng)、有專業(yè)能力又能夠解決問題的員工隊(duì)伍，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。一是要篩選符合企業(yè)價(jià)值觀、文化理念和技術(shù)要求的采購隊(duì)伍并重視培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞娜瞬?。二是重視與員工共建長期信任關(guān)系，為長遠(yuǎn)發(fā)展不斷積聚人才。三是積極引導(dǎo)員工參與企業(yè)管理，增強(qiáng)職業(yè)自信，提升員工的工作自主權(quán)。從對(duì)人員的管理模式角度，可以改進(jìn)目前項(xiàng)目管理模式，將職能部門的采購人員納入項(xiàng)目組，讓采購人員作為項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目策劃階段就參與項(xiàng)目，全程跟進(jìn)項(xiàng)目的采購工作，將采購職能部門和項(xiàng)目組緊密聯(lián)系到一起，既能解決采購工作在科研生產(chǎn)項(xiàng)目中介入過晚的問題，也避免了項(xiàng)目組對(duì)采購工作過于強(qiáng)勢的影響。項(xiàng)目組的采購人員在項(xiàng)目實(shí)施過程中實(shí)時(shí)溝通，既能及時(shí)掌握需求，也能同時(shí)做好采購預(yù)案并進(jìn)行前期的市場調(diào)研工作，既減少了信息不暢通造成的時(shí)間浪費(fèi)，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，又減少了部門間的沖突，保障項(xiàng)目及時(shí)完成。從對(duì)采購人員培養(yǎng)的角度，需要根據(jù)自身單位的需要設(shè)置規(guī)范的、科學(xué)的采購人員選拔體系，保障高質(zhì)量人才的引進(jìn)，建立完善的選拔機(jī)制，設(shè)置相關(guān)從業(yè)資格的認(rèn)證體系，同時(shí)不斷對(duì)采購人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高采購人員的綜合素質(zhì)[5]。對(duì)采購人員的職業(yè)道德進(jìn)行要求，采購過程中面臨的誘惑、利益驅(qū)使等對(duì)采購人員的道德提出了更高的要求，進(jìn)而需要不斷進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)做好輪崗交流工作。通過以上措施，不斷提高采購人員的綜合素養(yǎng)，打造一只專業(yè)的采購隊(duì)伍。注重加強(qiáng)對(duì)采購價(jià)格合理性的評(píng)判，提升采購人員的價(jià)格分析能力。引導(dǎo)采購人員提升對(duì)采購事項(xiàng)的歷史價(jià)格、市場價(jià)格的分析能力，開展成本構(gòu)成回歸分析，研判價(jià)格未來走勢，為價(jià)格談判提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化采購管理流程

采購管理是供應(yīng)鏈管理中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)采購管理，應(yīng)當(dāng)充分利用信息化平臺(tái)和手段，由原始的程序化、機(jī)械性的采購向供應(yīng)鏈一體化采購轉(zhuǎn)變，把采購管理的工作重點(diǎn)從傳統(tǒng)的商務(wù)管家模式向需求管理、市場和供應(yīng)商管理等高價(jià)值業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移，充分調(diào)動(dòng)采購人員的積極性、主動(dòng)性，加強(qiáng)績效考核系統(tǒng)建設(shè)，不斷創(chuàng)新采購管理方法，準(zhǔn)確把握采購管理發(fā)展方向，建立集中、高效、透明的采購管理制度體系[6]。采購管理制度體系以提高采購效率、解決供需矛盾、實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化為立足點(diǎn)，從需求計(jì)劃提報(bào)、采購管理、合同簽訂、供應(yīng)商管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、員工業(yè)務(wù)能力提升等方面形成一體化全生命周期閉環(huán)管理。以制度體系建設(shè)為抓手，結(jié)合日常采購業(yè)務(wù)中的難點(diǎn)、痛點(diǎn)，優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，厘清職責(zé)，細(xì)化任務(wù)措施，加強(qiáng)統(tǒng)籌合作，要找到關(guān)系全局的重點(diǎn)問題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，深化制度體系建設(shè)，持續(xù)推進(jìn)采購工作的高質(zhì)量開展。

（三）對(duì)物料分級(jí)分類采取不同的策略管理

采購決策一般是根據(jù)采購物料的特性決定的。軍工研究所采購的物料一般涉及多種品類，根據(jù)不同品類物料的特性，企業(yè)會(huì)采取不同的采購方式和供應(yīng)商管理方式。因此，物料的分類方式對(duì)于采購管理方式具有非常重要的意義。軍工科研院所當(dāng)前的物料分類多數(shù)依據(jù)質(zhì)量體系要求，即對(duì)產(chǎn)品性能的影響程度分為ABC類，而這樣的分類方式對(duì)于采購管理來講并無關(guān)鍵的指導(dǎo)性意義。單純按照物料價(jià)格對(duì)采購物料進(jìn)行分類，而不結(jié)合物料市場的供應(yīng)情況，并不能很好地指導(dǎo)采購工作。因此嘗試對(duì)物料進(jìn)行多維度的分類，建議采用物料四象限分類法，既能反映物料在企業(yè)的重要性又能反映物料在市場上的可獲得性。將物料通過物料的重要性和供應(yīng)市場的復(fù)雜度兩個(gè)維度分成四類，包括戰(zhàn)略性物料、重要物料、一般物料和瓶頸物料[7]。物料的重要性這一維度企業(yè)可以根據(jù)物料的價(jià)值、對(duì)于產(chǎn)品性能的影響程度、某時(shí)期的采購額、質(zhì)量重要程度等特性確定；供應(yīng)市場的復(fù)雜度這一維度企業(yè)可以根據(jù)物料的通用性、互換性、市場流通性、供方數(shù)量、供方配合度等特性確定?？筛鶕?jù)企業(yè)的項(xiàng)目特點(diǎn)和經(jīng)營情況，將每種指標(biāo)量化并乘以相應(yīng)的系數(shù)，最終將物料分為四類，如圖1中四個(gè)象限所描述的。對(duì)于戰(zhàn)略性物料，由于其對(duì)于產(chǎn)品的重要性較高且供應(yīng)市場的復(fù)雜度較大，我們應(yīng)采取戰(zhàn)略合作的采購模式，維護(hù)好此類物料的供應(yīng)鏈。企業(yè)對(duì)于這類物料的采購管理首先應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商保持戰(zhàn)略合作的關(guān)系，雙方的合作目標(biāo)是要達(dá)到“雙贏”的目的。在具體管理中，由于該類物料本身價(jià)值較高，儲(chǔ)備庫存需占用大量資金，因此必須做好需求預(yù)測，控制好庫存量。同時(shí)，由于其供應(yīng)市場的復(fù)雜度高，可能存在一定的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩珟齑?，而其他庫存?chǔ)備可以采取由供應(yīng)商儲(chǔ)備一些半成品或關(guān)鍵零部件等方式，將部分資金占?jí)恨D(zhuǎn)移到供應(yīng)商上。對(duì)于重要物料，由于物料的價(jià)值和重要性較高但供應(yīng)市場的復(fù)雜度并不大，我們應(yīng)采取基于ERP管理的采購模式。對(duì)于這類物料的供應(yīng)商管理來說，并不需要消耗過多的時(shí)間和精力與供應(yīng)商建立密切的合作關(guān)系，保持正常的供需關(guān)系即可[9]，這類物料也能夠從一定程度上建立采購優(yōu)勢地位。對(duì)于瓶頸物料，由于物料的價(jià)值相對(duì)不高但供應(yīng)市場的復(fù)雜度很大，我們應(yīng)采取基于庫存的采購模式。對(duì)于這類物料的供應(yīng)商，可以選取適當(dāng)方式進(jìn)行扶持，例如，對(duì)于資金流轉(zhuǎn)困難的供應(yīng)商，可加快其回款速度；對(duì)于生產(chǎn)存在困難的供應(yīng)商，幫助其尋找根源問題，協(xié)助解決困難等。在采購和庫存策略上，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)放大安全庫存量，適當(dāng)加大訂購量，以庫存儲(chǔ)備降低采購風(fēng)險(xiǎn)。還應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化反饋，將信息傳遞給技術(shù)部門，在設(shè)計(jì)選型過程中優(yōu)先考慮替代方案，將備用方案做充分。對(duì)于一般物料，由于物料的重要性相對(duì)不高且供應(yīng)市場的復(fù)雜度不大，我們應(yīng)采取即時(shí)采購或批量采購的模式。對(duì)于這類物料，采購管理的核心在于將管理成本降到最低。此類物料按照傳統(tǒng)的采購模式全部找到兩到三家供應(yīng)商，并且逐單進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，均需按照最復(fù)雜情況的管理審批流程進(jìn)行控制，會(huì)產(chǎn)生很高的管理成本，并無法通過這些管理工作為企業(yè)獲取利益。建議通過一次性比價(jià)或招標(biāo)后與供應(yīng)商建立協(xié)議合作關(guān)系，由供應(yīng)商去保障供應(yīng)工作，做到隨時(shí)需要即時(shí)采購。在庫存管理上，由于該類產(chǎn)品自身價(jià)值不高，可根據(jù)市場行情和供方階梯價(jià)格等各種因素批量采購儲(chǔ)備庫存。這類物料應(yīng)為設(shè)計(jì)人員制定優(yōu)選目錄，從選型源頭減少物料的種類，提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，降低管理成本。

作者:王嘉彬 單位:國船舶重工集團(tuán)公司第七0七研究所