計算機技術在檔案管理中的應用

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一、在檔案管理中應用計算機技術

1.1目錄管理。這是檔案管理系統(tǒng)中的核心內(nèi)容，通過目錄管理可以對存儲于數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)直接進行操作，實現(xiàn)對檔案的快速檢索和整理，不僅能夠滿足檔案工作的需要，還能提高工作效率。數(shù)據(jù)庫的開放性很強可以自由地對檔案進行刪除、增加、更改等操作，而且還為管理者和使用者提供了抽詞、列表、編碼等多種輔助輸入功能，更方便檔案的管理工作。而且檔案檢索功能的實用性較強，具有較高的查準率和查全率，可以為管理員和使用都提供更全面、更快捷高質(zhì)量的查詢服務。具有強大的編目功能，提高了使用的靈活性。

1.2檔案數(shù)字化?？梢詫崿F(xiàn)檔案信息的全文存儲功能，管理人員通過目錄進行管理，把檔案的文字信息、視頻信息、圖像信息等各種信息集成于目錄數(shù)據(jù)中進行管理。當對檔案信息進行操作時，可以通過目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，利用瀏覽功能實現(xiàn)檔案信息的全文檢索。它包括檔案數(shù)字化、光盤記錄、圖像管理等。

1.3檔案管理網(wǎng)絡化。應用計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化，通過通信線路和通信設備，可以對分布于各地的獨立的計算機、終端等進行檔案管理操作，實現(xiàn)了檔案信息的資源共享，很大程度的提高了檔案管理工作的效率。

二、運用計算機技術管理檔案的要求

2.1檔案信息原文件：（1）著錄。這是在計算機內(nèi)輸入檔案信息的前提，對檔案內(nèi)容和形式特征進行記錄、分析和選擇的過程，檢索結(jié)果的質(zhì)量直接受其影響。對于一些不能滿足全文存儲條件的，需要將檔案文件制作成二次文獻卡輸入計算機，這樣可以實現(xiàn)非全文檢索；（2）主題標引。在對檔案文件進行審讀和分析，了解檔案文件的主題內(nèi)容后，使用規(guī)范化的主題詞將其表達出來。在存儲檔案信息時由檔案標引人員為檔案文件建立主題詞，標注后將其納入檢索系統(tǒng)和檢索工具。在檢索檔案信息時，查詢者也要根據(jù)所要檢索的文件內(nèi)容的主題來確定檢索范圍，通過主題詞標引才能查找到自己需要的檔案信息。

2.2系統(tǒng)分析的準備。全面、準確的系統(tǒng)分析可以使計算機系統(tǒng)發(fā)揮最大的功能服務于檔案管理工作，可以使經(jīng)濟效益最大化，所以需要對系統(tǒng)分析予以足夠的重視。首先要明確系統(tǒng)所要解決的問題和途徑，選擇合適的計算機實現(xiàn)信息的優(yōu)化處理，為了提高服務質(zhì)量，需要經(jīng)過調(diào)查、研究、討論后確立最優(yōu)化的方案。首先要確定系統(tǒng)目標即系統(tǒng)功能；然后對系統(tǒng)可行性進行分析，要從數(shù)據(jù)、硬件等各方面進行深入的研究后提出對策；最后對系統(tǒng)的有效性進行評估，使系統(tǒng)的價值充分的得以體現(xiàn)。

2.3提高隊伍建設。隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，對檔案管理工作人員的要求有所改變，需要聘用大量的信息處理、分析和研究人員，數(shù)據(jù)庫生成與維護人員以及運行維護網(wǎng)絡環(huán)境人員，需要計算機軟、硬件各方面的人才。另外，隨著計算機的普及，整個社會和技術進步，檔案管理工作中也會遇到一些新問題，所以需要及時對檔案管理人員進行培訓，建立高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理工作隊伍，以適應社會發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

在科學文化、經(jīng)濟建設事業(yè)的飛速發(fā)展的信息時代，利用計算機技術管理檔案是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，具有快速檢索、存儲量大、查找方便、保密性強、成本低等優(yōu)點，是傳統(tǒng)手工檔案管理無法比擬的。既能夠提高檔案管理工作的效率，又可以促進檔案管理部門正規(guī)化、科學化的管理，使其能夠更好地服務于國家、社會和個人，有利于促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

作者：殷麗紅 單位：龍井市社會保險事業(yè)管理局