三級醫(yī)院創(chuàng)新檔案管理論文

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一、當前醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）科室檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

在醫(yī)院管理中，檔案重保管輕利用，檔案的價值沒有得到充分體現(xiàn)，許多珍貴的檔案被束之高閣，大量的檔案材料體現(xiàn)不出利用價值，因此失去了管理的意義。而醫(yī)院只注重經(jīng)濟效益而忽視了職工的思想教育，未將檔案管理意識納入科室人員的考核要求，一些醫(yī)務人員缺乏主動建檔意識，對存在的醫(yī)療安全隱患視而不見，或留有情面怕得罪人，使各科室人員檔案管理知識結(jié)構(gòu)不合理。

（二）檔案管理信息化程度低，檔案管理手段落后

近年來，隨著我院計算機及網(wǎng)絡技術重新改造，信息化管理在我院管理中的廣泛運用，醫(yī)院檔案管理正向著以病人信息為中心的多媒體方向發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案基礎上發(fā)展了電子病歷、X線膠片、病理切片、各種影像檢查圖文、計算機磁盤和數(shù)據(jù)等檔案資料，逐步實現(xiàn)院內(nèi)信息集成與整合，科室之間的醫(yī)療檔案信息共享，與外院間信息橫向聯(lián)系更加緊密，使檔案信息化管理正在受到越來越多的關注。但醫(yī)院檔案信息化管理工作停滯在較低的狀態(tài)，只用做簡單的數(shù)據(jù)和電子文件檔案儲存，管理手段落后，檔案整理和歸檔工作仍滯留在手工收集，導致工作量大，信息量小、不利于檔案的利用和開發(fā)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）醫(yī)療設備檔案不規(guī)范

醫(yī)療設備檔案從科室申請、招標采購、驗收使用、維修保養(yǎng)、淘汰報廢等全部資料,可為醫(yī)療設備的正常運行、維護大修、狀態(tài)檢修提供技術依據(jù),但在醫(yī)療設備開箱驗收時卻不叫檔案人員參加，向檔案室移交檔案資料不完整，導致醫(yī)療設備檔案留存不全。在醫(yī)療設備出現(xiàn)小故障，需要維修時才發(fā)現(xiàn)缺合格證、中文使用說明書、設備檔案操作手冊及維修保養(yǎng)合同等。

（四）科研技術檔案不完善、不準確

科研檔案是在醫(yī)療技術研究過程中形成的新業(yè)務、新技術成果，是醫(yī)療技術研究活動的真實記錄，我院醫(yī)務人員特別注重開展新業(yè)務、新技術，對所嘗試的新技術診療過程中形成的報告、發(fā)表的各種論文等科研成果和數(shù)據(jù)保留完整，但對可能存在的風險估計不足，準備不充分，對出現(xiàn)的風險問題未留下及時解決的資料，同時照片檔案和聲像檔案資料留存不完整，對新技術的繼續(xù)開展和推廣造成不良的影響。

（五）未建立聲像檔案

聲像檔案是醫(yī)院在開展重要、重大、突發(fā)性各項活動中形成的具有保存價值的照片、底片、影片、唱片等不同材料為素材，醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進和發(fā)展的見證者，是時代的發(fā)展產(chǎn)物，也是時展的趨勢，所以學習應用數(shù)碼照相機、掃描儀、錄音筆、電子筆、計算機軟件，通過不段掌握新技術，探索管理檔案新載體的方法，使醫(yī)院的檔案管理更進一步發(fā)展

二、對醫(yī)院檔案管理的具體實踐

（一）強化宣傳意識

為了切實加強與醫(yī)療有關的病歷檔案、影像檔案、設備檔案、病理檔案、科研教學檔案、醫(yī)療文書檔案的管理，做好醫(yī)療檔案重要性的宣傳工作極為重要，我院院領導高度重視此項工作，把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在行政辦公會、行政查房、院周會、科主任聯(lián)系會、全院職工大會上反復強調(diào)檔案資料書寫、收集、整理、歸檔的重要性，使醫(yī)院中層干部、護士長、職工都能充分認識到檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，認識到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關，使大家更好地支持檔案管理工作。

（二）強化責任意識

我院將檔案工作與評審等級醫(yī)院的標準細則相結(jié)合，納入評判各科室規(guī)范開展醫(yī)療服務工作的考核辦法。實行檔案工作責任制，醫(yī)院檔案管理領導小組由院長親自主管，院辦主任抓，配有3名專職檔案員；同時確定每個科室主任為檔案管理第一責任人，在各科室設有1名科秘書作為兼職檔案員，基本形成了覆蓋全院的檔案管理工作網(wǎng)絡，每季度由兼職檔案員協(xié)助科主任對科室檔案進行建檔、登記、移交工作，專職檔案員全程負責全院資料的收集、整理、分類、編排目錄、保管、利用及檔案指導工作，做到職責明確，任務到人，使檔案管理工作的觸角深入到全院每個科室、每項工作，培養(yǎng)和加強了青年醫(yī)務人員檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量責任意識，提升檔案工作整體水平。

（三）強化法制意識

我院每年通過醫(yī)院網(wǎng)站、宣傳欄、各種專題講座、發(fā)放知識問卷等多種形式，積極宣傳法律法規(guī)，加強醫(yī)務人員法律法規(guī)的學習，增強大家的檔案意識，特別是科室秘書和兼職檔案員及領導干部的檔案管理意識。每2月召開一次全院醫(yī)師大會、每季度召開一次全院護士大會，介紹出臺的有關的新規(guī)定、新制度，切實增強全院科主任、護士長和廣大職工的檔案意識，使大家自覺遵守檔案法規(guī)，配合好醫(yī)療各項檔案的收集和信息的歸檔工作，運用法律武器維護檔案工作秩序，保障檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）強化管理意識

管理是醫(yī)院成功的必要條件，而且管理工作是一項非常艱苦而又細致的工作。沒有管理或管理松懈，醫(yī)院各項工作就會下滑，就不可能處于良性發(fā)展的狀態(tài)，需要青年醫(yī)務人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理醫(yī)療檔案的基本技能。所以，醫(yī)院培養(yǎng)青年醫(yī)務人員樹立大局意識，重視醫(yī)院的總體利益和社會效應，涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，不斷促進醫(yī)院業(yè)務發(fā)展與提高，才有利于新時期檔案工作的順利開展。

（五）強化自身素質(zhì)培養(yǎng)意識

管理數(shù)字化、信息化是信息社會對醫(yī)院檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。青年醫(yī)務人員為了適應醫(yī)院檔案工作發(fā)展的要求，要不斷學習新知識，提高自身綜合素質(zhì)，做好七項工作記錄,包括三級查房、術前談話、各類告知制度、急危重病人搶救、會診、死亡病例討論等醫(yī)療文書檔案的書寫與管理，把大量分散的醫(yī)療檔案資料分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，促進檔案業(yè)務知識不斷更新。因此青年醫(yī)務人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才。

（六）強化服務意識

當前由于醫(yī)患矛盾不斷加深，醫(yī)療糾紛已經(jīng)成為影響當今和諧社會構(gòu)建的一大焦點問題，青年醫(yī)務人員要積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面。從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，熟悉各項服務流程，認真完成醫(yī)療檔案資料書寫，嚴格依法行醫(yī)，要把為全院職工和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的服務作為工作的出發(fā)點和落腳點，貫穿工作始終，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源，用最好的服務去為患者、全院職工服務。

（七）強化協(xié)調(diào)意識

當前社會普遍存在人與人之間不愿溝通、不會溝通、溝通簡單及溝而不通的問題。因此,青年醫(yī)務人員需要強化社會協(xié)調(diào)意識，培養(yǎng)換位思考的能力，要加強與院內(nèi)外的溝通，善于協(xié)調(diào)，院內(nèi)爭取各科室主任、護士長、科秘書、全院職工對檔案工作的支持，院外利用現(xiàn)代信息化技術整理檔案，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與實現(xiàn)檔案信息資源共享。這樣既提供遠程服務，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于患者。

三、醫(yī)院檔案管理發(fā)揮的創(chuàng)新作用

（一）把檔案管理作為醫(yī)院文化建設內(nèi)容，使管理理念創(chuàng)新

我院是一所百年老院，成立于1904年，有100多年的歷史，由美國傳教士捐款創(chuàng)建，每年都有來自世界各地的游客和當年在內(nèi)工作的外國人的后裔來院參觀，我院把當年遺留下的代表當時醫(yī)院面貌的一座小木樓完整保留下來，拿出歷年保留下來的珍貴的檔案資料，查找出來當年創(chuàng)建醫(yī)院的人、物、事，通過整理、歸檔、提煉，制作成文化墻，配有圖片、中英文文字說明、電視錄像，吸此了眾多的人前來參觀和拜讀，這座小木樓代表醫(yī)院的成長史，已形成獨特的醫(yī)院文化，一種傳承，一種向上的精神，使醫(yī)院形象和影響力顯著提升。

（二）發(fā)揮檔案信息教育和傳承作用，保證全院主要質(zhì)量和效率指標達到較好水平

醫(yī)院成立科室檔案質(zhì)量專家督導小組，按《三級甲等醫(yī)院評審標準實施細則》，在各科室建立三級查房、疑難危重病歷討論、死亡病例討論等核心制度的10余個記錄本，確保醫(yī)院科室檔案質(zhì)量的督導，做到檔案資料建立健全，檔案質(zhì)量持續(xù)改進提高。針對醫(yī)療、護理、醫(yī)技和教學4類檔案，每月由專家組對檔案質(zhì)量進行督導檢查，對存在的問題及時提出整改意見；同時每月由醫(yī)務科、質(zhì)控科對病歷、藥占比例、全院各類抗菌藥物使用、臨床各科室醫(yī)?；鸲~使用等工作進行考核獎懲，業(yè)務檔案內(nèi)容完整、規(guī)范。

（三）實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，進一步提高醫(yī)院管理水平

醫(yī)院檔案信息化是計算機大量應用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果，2012年后我院建立了較為規(guī)范的信息系統(tǒng),開發(fā)了許多計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案，還有醫(yī)療診斷中產(chǎn)生的影像資料、膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案等各種載體的檔案，實現(xiàn)院內(nèi)檔案信息集成與整合，科室之間的醫(yī)療檔案信息共享工作取得進展;同時醫(yī)院間檔案信息橫向聯(lián)系更加緊密，在全省衛(wèi)生系統(tǒng)啟用通用《甘肅省通用門診病歷》，對三級以上醫(yī)院的檢驗、醫(yī)學影像檢查結(jié)果互認工作，醫(yī)務人員知曉率100%，既節(jié)省了患者的費用，又方便了患者不再做重復檢查，提高了醫(yī)療資源利用率。

（四）加強檔案管理是規(guī)范醫(yī)療行為，提高醫(yī)療技術水平的一個有效載體

把檔案綜合管理融入到日常工作中，對加強醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務的開展、特色?？频膶嵤┖吞卮蟆⒁呻y手術病例影像資料的收集歸檔起了關鍵作用，在醫(yī)院工作檔案資料的積累上，可以把握好醫(yī)院的前進方向，落實檔案長效管理，不斷求索創(chuàng)新，使醫(yī)院的工作質(zhì)量和管理水平能夠得到持續(xù)的提高，從根本上改善醫(yī)療環(huán)境，解決住院病人的需求，職工凝聚力都將得到增強與快速的發(fā)展。

四、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）要從思想上樹立創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是指敢為人先，敢于試驗，敢于挑戰(zhàn)過去未發(fā)生的事情。檔案工作要在繼承和發(fā)揚過去的優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎上，創(chuàng)新意識一定要抓住“利用檔案”這個關鍵，圍繞利用下功夫，使檔案工作適應改革開放的要求。

1.培養(yǎng)創(chuàng)新意識，必須遵循解放思想、實事求是、從實際出發(fā)的原則，實事求是始終是在思想上和工作上永葆蓬勃生機和活力的法寶。

2.培養(yǎng)創(chuàng)新意識，要有高尚良好的職業(yè)道德，且對自己所從事工作要有創(chuàng)新意識，必須具有高尚的職業(yè)道德，這是培養(yǎng)創(chuàng)新意識的一個關鍵問題。

（二）要從工作中營造創(chuàng)新意識

醫(yī)院檔案管理要發(fā)揮全院各科室的協(xié)同作用，對于醫(yī)療活動檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業(yè)務部門也參加收集，幫助把關，因為業(yè)務科室最清楚哪些文件材料應該歸檔，從而保證醫(yī)療檔案的完整準確，更好地服務于醫(yī)療、科研、教學等工作。

（三）培養(yǎng)創(chuàng)新意識，醫(yī)院領導支持和

重視起著決策和指導作用領導了解檔案工作，對醫(yī)院的檔案工作如何開展起著積極的作用，所以我院注重先提高院領導、科主任、護士長對檔案工作的重視度，才可以對廣大職工造成檔案意識影響與輻射，使全院職工理解檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的影響，從而使大家從多個角度認識醫(yī)院檔案工作，保證了檔案管理工作資金充足、人員齊全、設備到位，為檔案工作人員接觸新事物，了解新的信息提供方便和渠道，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，提高工作質(zhì)量和效率。

（四）加強調(diào)查研究，是培養(yǎng)檔案人員

創(chuàng)新意識的一項重要工作我院檔案人員每年參加省、市檔案局的各類檔案管理知識培訓班，積極參觀省級、市級檔案館藏工作，加強與兄弟單位檔案部門的合作交流，把所學的知識應用到醫(yī)院，配置綜合檔案集中管理所需要的庫房、檔案密集架、閱檔室，購買計算機、復印機、檔案裝具；制作檔案管理制度全部張貼上墻，解決保護檔案必需的空調(diào)、消磁柜、溫濕度儀、防蟲劑、扶梯、消防器材、紅外線安全監(jiān)控器等設備裝置，使檔案管理與時俱進，更加現(xiàn)代化。

（五）發(fā)展編研成果，提高檔案利用率

近幾年,檔案管理人員堅持把檔案創(chuàng)新的精神貫穿于醫(yī)院檔案建設中，將文件資料轉(zhuǎn)化成各類檔案，積累檔案信息，不斷地搞好編研工作。完成了多種編研成果，其中編研《醫(yī)院大事記》《醫(yī)院人事任免錄》《醫(yī)學論文匯編》《科研成果匯編》《重點專科資料匯編》《國際交流匯編》《醫(yī)院榮譽匯編》《醫(yī)院人員編制和床位編匯編》等，使醫(yī)院檔案內(nèi)容得到進一步豐富，檔案資源得到有效的開發(fā)利用。此外，醫(yī)院檔案部門努力挖掘檔案信息資源，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化，利用檔案積極開展編研工作，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為全院各項工作主動提供信息服務，提高檔案利用率，以此提高醫(yī)院知名度和美譽度。

作者：張雯 單位：甘肅省蘭州市第二人民醫(yī)院