石油管道工程物資采購合同管理研究
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關鍵詞：工程物資；石油管道；采購合同；合同管理；全周期管理；集中采購；保障體系
2020年第4期總第362期物資采購是工程建設的重要一環(huán)，物資采購合同是約束買賣雙方行為的約定性文件，自生效之日起生效，具有國家法律約束力，是工程物資采購最根本、最直接的依據(jù)，直接影響工程物資保供和工程建設成果。合同的履行是一個系統(tǒng)工程，關系到業(yè)主、設計、施工、供應商、市場監(jiān)督等多方主體，內(nèi)外部制約因素較多。做好合同管理離不開公平完善的外部市場環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理。2017年7月12日國家《中長期油氣管網(wǎng)規(guī)劃》，2019年12月9日國家管網(wǎng)公司掛牌成立，未來一段時期我國將迎來新一輪管道建設高峰。在國家管網(wǎng)公司統(tǒng)一投資建設運營、設計施工市場主體公平競爭參與的體制機制下，研究物資采購合同管理問題，對提高油氣管道工程建設企業(yè)的市場競爭力，更好迎接油氣管道行業(yè)發(fā)展面臨的機遇和挑戰(zhàn)具有現(xiàn)實意義。
1.物資采購合同的含義物資采購合同是企業(yè)或工程項目作為需求方，向供應商采購物資，按雙方達成一致意見的供需條件，簽訂的具有法律效力、確定雙方責權利的書面文本。
2.物資采購合同管理的主要內(nèi)容物資采購合同管理是動態(tài)的，包含合同洽談、草擬、簽訂、合同生效、變更、中止直至失效的整個過程。同時，合同管理具有系統(tǒng)性，涉及管理過程中人員管理、制度建設、審查監(jiān)督，以及合同相關方的溝通管理等多方內(nèi)容。
二、石油管道工程物資采購合同的特點
石油管道工程采購物資種類多、數(shù)目多，具有石油管道行業(yè)特點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1.合同周期的不確定性石油管道工程點多、線長、面廣，在工程項目全周期中，參建方較多且復雜，包括業(yè)主方、勘察設計方、施工方、監(jiān)理方、供貨方等。受多種因素影響，一般工程很難保證每一環(huán)節(jié)都能準確無誤地按照項目進度計劃實施與推進，這導致了物資需求的變更可能，進而造成合同周期的不確定性。
2.石油管道工程物資采購的專業(yè)性石油管道工程物資采購合同主要服務于長輸石油天然氣管道項目甲方業(yè)主供材和乙方總包商集中采購物資的詢商、詢價、采辦、駐廠監(jiān)造、運輸、清關、倉儲等，有著較高的技術附件要求。其對技術服務要求廣、標準高，需要相關的專業(yè)技術人員參與，并確認符合技術、質量、周期等供貨要求的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商、商進入供應商名錄，以供篩選和簽約供貨。
3.石油管道工程物資采購具有集中采購優(yōu)勢大型長輸石油天然氣管道項目具有周期長、投資高、專業(yè)性強等特點，特別是管材、閥門、壓縮機等長周期生產(chǎn)設備，往往需要設計單位、生產(chǎn)廠商共同進行定型、審圖、定產(chǎn)。如果單獨采購將大幅提高成本，只有發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，資源共享，系統(tǒng)運作，全周期管理，才能最大限度提高供貨能力，滿足項目需求，取得規(guī)模效益。
三、合同管理中存在的主要問題
石油管道工程物資采購合同管理中，存在的問題涉及方方面面，包括合同的起草和簽訂、履行過程的跟蹤監(jiān)督、合同后期的歸檔、合同管理人員隊伍建設、合同相關方管理等。將合同管理的全周期劃分為前、中、后3個階段，即簽約、履行、關閉3個階段，有利于理清思路、抓住重點。結合近年來合同管理實踐，存在的主要問題包括以下方面。
1.合同簽約階段存在的主要問題審查供應商資質是合同正常履行的前提條件，也是必要手段，但往往會由于審查合同相對方資質時不夠嚴細認真，導致相對方缺乏相應授權或技術要求不符等不合格的情況出現(xiàn)。部分項目對招標文件、設計說明、圖紙研究不透徹，現(xiàn)場考察不充分，與工程技術人員結合不緊密，未征求相關業(yè)務部門的意見，忽視了重要崗位人員的審查和會簽，缺失部分技術條款或合同項設置不完整，這些都會影響合同約束條款的準確性。還有部分項目對招標合同或談判合同的過程安排不恰當，在時間周期上與簽訂審批流程發(fā)生沖突，造成“事后合同”，存在違規(guī)風險。
2.合同履行階段存在的主要問題不及時簽訂或變更合同，具有業(yè)務風險。對存在爭議或違約行為的合同，未予以足夠重視，導致超過訴訟時效。部分合同過程管理粗放，簽證索賠依據(jù)不足，或相關法律證據(jù)缺失，從而導致訴訟失敗。雙方完全按照合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴重。以上實際操作過程中產(chǎn)生的問題，主要是由于忽視合同的全周期管理，重視簽約而不重視合同履行所致。3.合同關閉階段存在的問題對已簽署合同的歸檔，僅限于最終合同文本存檔，而忽略采購過程文件資料歸檔，導致后期合同跟蹤、合同糾紛無可追溯之源，也會給內(nèi)部審計工作帶來困難。缺少合同后評價，導致錯誤教訓未及時吸取更正，問題重復發(fā)生。
四、強化合同全周期管理
合同管理是系統(tǒng)性工作，貫穿于合同管理全過程，每一環(huán)節(jié)的規(guī)范科學管理都將對合同乃至項目經(jīng)營產(chǎn)生深遠影響，因此要建立基于全周期管理的理念，從事前、事中、事后全流程監(jiān)督監(jiān)控合同各項管理業(yè)務的執(zhí)行。尤其是對合同的動態(tài)管理，要擯棄“重簽約、輕履行”的舊觀念，對合同履行期間實施有效監(jiān)督管理，保證合同履行的最終效果。
1.深化合同簽訂管理在合同簽訂前，合同管理部門要會同各業(yè)務部門認真分析合同文本的各項內(nèi)容、條款，確保切實可行，權責分明。一是要嚴格審查供應商的資質，選擇優(yōu)質供應商才能提高采辦效率，降低成本。二是提高設計圖紙和招標文件的研究深度，針對石油管道采購特點，特別是長周期設備等關鍵物資，有針對性地設置條款，提前啟動采購程序，對于相似內(nèi)容可以采用標準化模板，有利于優(yōu)化資源、降低供貨風險。三是嚴密把關，組織專業(yè)人士進行評審，使用合同專用章，采用不同類型專門編號。這樣不僅保障合同的合法合規(guī)，也有利于防患于未然。
2.強化合同履行管理合同履行過程管理是合同全周期管理中最難監(jiān)管的一個階段。要扎實開展日?；A管理、執(zhí)行控制工作。合同簽訂后，項目經(jīng)理要落實采辦責任，加強與供應商溝通，按合同約定做好駐廠監(jiān)督、期中驗收、現(xiàn)場交驗等基礎工作。要經(jīng)常深入現(xiàn)場，掌握熟悉工程進展和供貨進度，關注設計變更、施工變更等關鍵環(huán)節(jié)，尤其是一些不按預定方案變更的設計變更、工程變更，要嚴格控制，及時辦理變更的相關審批手續(xù)，確保物資供應和驗收簽證手續(xù)的及時有效、真實準確。要根據(jù)物資生產(chǎn)、交付、變更情況，嚴格履行付款審批流程，尤其對于合同履行中的異常情況進行重點跟蹤備案，如有糾紛及時止損。審計監(jiān)督部門要發(fā)揮監(jiān)督職能，重點項目出現(xiàn)異常要及時給予關注，從主體責任、監(jiān)督責任兩個方面共同推動合同依法合規(guī)履行。
3.從嚴合同關閉管理合同關閉管理包括：一是涉及到合同資料的歸檔，從過程資料到文本付款資料都要進行整理歸檔，合同管理已進入信息化管控時代，可依托信息平臺資料，將紙質文本一一對應，為法律糾紛提供重要憑證。二是及時對合同關閉結果進行跟蹤，涉及結算、違約等糾紛的，及時行使索賠權，維護自身合法權益。三是對合同履行全流程進行后評價分析，分析得失，為今后的采購合同提供經(jīng)驗教訓。四是將合同履行后評價結果應用到供應商管理中，建立完備的供應商庫和動態(tài)管理機制，與優(yōu)質供應商形成戰(zhàn)略伙伴關系，清退不合格供應商。
五、完善合同管理保障體系
企業(yè)強化合同管理離不開制度體系、組織體系、考核激勵機制和信息化技術的保障。
1.完善合同管理制度合同本身是具有法律效力的文本，與合同相關方的責權利直接相關，要制訂切實可行的合同管理制度，為合同履約提供有力的支撐與保障。包括對組織機構、人員配置、運行流程、信息化管理、監(jiān)督檢查、績效考核等方面做出具體規(guī)定。比如，中油管道物資裝備有限公司近年來在績效考核中引入的“事后合同”、“訴訟糾紛”專項指標，既真實反映了合同管理中暴露的問題，也有效避免了相關不合規(guī)事件，降低了訴訟風險，起到了制度制約作用。
2.提高信息化的業(yè)務融合度隨著信息化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代的到來，合同專業(yè)軟件成熟度越來越高，并且企業(yè)逐步將合同管理與財務管理、項目管理、供應商管理、審計監(jiān)督、檔案管理等業(yè)務融合開發(fā)，大幅提高了企業(yè)合同管理和經(jīng)營管理水平。比如，中石油管道局統(tǒng)一開發(fā)推廣的以ERP系統(tǒng)、工程項目管理平臺、數(shù)據(jù)倉庫為核心的企業(yè)級經(jīng)營管理信息系統(tǒng)，將合同簽訂、審核、資金撥付等強關聯(lián)的業(yè)務進行有效融合，通過在線操作、流程控制、智能分析等手段，逐步實現(xiàn)工程項目的動態(tài)管理、全程控制，提高了經(jīng)營一體化管理水平。其中，合同管理系統(tǒng)已經(jīng)多次升級，業(yè)面操作更加友好，業(yè)務融合度更高，為合同全周期管理提供了先進手段。電子商務方面，中油管道物資裝備有限公司已將供應商納入企業(yè)電子招標、集中采購商務平臺，利用線上線下兩種模式，大幅提高了采購效率。中石油集團公司統(tǒng)推的聯(lián)合監(jiān)督電子信息系統(tǒng)，對所有線上運行的合同開展電子監(jiān)查。系統(tǒng)登錄人員可以根據(jù)權限采集匯總分析大數(shù)據(jù)，更全面精準地開展合同相關工作。這些信息系統(tǒng)經(jīng)過多年數(shù)據(jù)沉淀和系統(tǒng)升級，統(tǒng)計分析功能變得更加全面，必將在未來經(jīng)營管理中發(fā)揮越來越大的作用。
3.加強采購經(jīng)營管理隊伍建設石油管道物資采購合同的專業(yè)性，要求采購人員具備大量專業(yè)知識和實踐積累。采購人員不僅要知曉合同法律方面的知識，更重要的是熟悉和掌握采購產(chǎn)品物資特性以及管道勘察設計、施工、運行等專業(yè)知識，同時還要熟知采購流程及談判技巧。具體培養(yǎng)要求包括如下方面：一是將合同業(yè)務人員納入企業(yè)經(jīng)營專業(yè)隊伍范疇統(tǒng)一培養(yǎng)，打通合同管理人才成長通道，加強專業(yè)培訓、取證上崗和項目鍛煉，培養(yǎng)既具備專業(yè)法務知識又熟悉設備物資、工程實踐的經(jīng)營人才。二是單個項目的經(jīng)營人員應相對固定，保證業(yè)務延續(xù)性，崗位交流要參照財務系統(tǒng)做法，進行嚴格的業(yè)務交接簽字程序。三是物資采辦是黨風廉政問題高發(fā)領域，要加強依法合規(guī)和廉政警示教育，保持警鐘長鳴，教育引導員工恪守職業(yè)道德，防范廉潔風險。
六、結語
在實際工作中，針對存在的各類難點疑點，要不斷總結學習，積累經(jīng)驗，找到切實有效的解決對策，從而使得合同管理更加高效，滿足項目物資保供需要，保障企業(yè)合法利益。
作者：岳佳磊 李雪鋒 張敏 單位：中油管道物資裝備有限公司
