如何做好工程建設項目檔案管理工作

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摘要：重點工程建設項目檔案能夠完整、清晰地記錄工程建設的全部過程，使得后續(xù)工程項目的驗收、使用維護、擴建等工作的開展有章可循，有據(jù)可依。同時，工程檔案也是企業(yè)甚至國家的寶貴財富[1]。本文探究重點工程建設項目檔案管理工作存在的不足，針對問題提出可供參考的提高工程檔案管理水平的優(yōu)化措施與建議。

關鍵詞：重點工程；建設項目檔案；檔案管理

一、重點工程建設項目檔案管理工作存在的問題

（一）建檔意識薄弱

當前，一些工程建設單位在項目建設過程中缺乏建立必要工程檔案的意識，忽視檔案管理工作，究其原因在于，檔案管理工作的開展將增加工程項目的管理成本，且檔案管理工作講究嚴謹與完整，耗時耗力，而建設單位大多追逐利潤最大化反而會疏忽對工程檔案的建立與管理[2]，部分單位強調(diào)新聞媒體對工程項目的宣傳力度，缺乏留存項目檔案的意識。同時，部分建設單位只重視對文字檔案的保存管理，忽略了影像檔案資料的收集，使得檔案資料零散缺失。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理工作人員

重點工程的檔案管理工作團隊具有臨時性、階段性，團隊成員大多來自建設局、發(fā)改委等組織單位，由他們臨時負責工程項目的檔案管理[3]。管理人員流動性較大，缺乏對項目工程的整體認知與了解，檔案文件收集存在缺失，不能做到統(tǒng)一、規(guī)范地管理。由于人員的臨時性，工程建設單位往往不重視或者不愿意耗費成本對檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓與強化。重點工程施工單位主要注重配備高素質工程技術人員，高配人員意味著高成本，為了追求利益最大化，往往就要壓縮其他項目消費開支，施工單位配備檔案管理人員時，耗費較小精力與人員成本，缺乏對檔案管理工作的重視，導致工程項目成果缺乏專業(yè)性，不符合要求。重點工程項目應提高檔案管理意識，完善檔案管理制度，選配具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人員，同時，開展檔案管理人員必要的短期培訓工作，使其有效、盡快地負責工程檔案的管理工作。

（三）檔案管理設備匱乏

大多數(shù)施工單位的施工環(huán)境較為簡陋，導致管理檔案的硬件設施配置較差，檔案保管不善，管理過程中出現(xiàn)破損、遺失。施工單位盡可能減少非工程開支，大多數(shù)情況下項目負責人的辦公環(huán)境為簡易的工棚或臨時場所，甚至采取現(xiàn)場辦公，而檔案作為記錄性工作，常常跟辦公環(huán)境一樣采取簡單處理。工程項目的檔案應與工程保持同步，共同存在，施工單位的工棚可以隨著工程的結束而進行拆除[4]，但是重點工程的檔案應得到永久存檔。為了提高重點工程項目管理工作水平，施工單位應設立專職的檔案管理辦公室或者檔案庫房，并保證檔案保管條件的安全性與專業(yè)性，實現(xiàn)檔案管理資料規(guī)范，檔案管理體系完善。

二、重點工程建設項目檔案管理水平的提升

重點工程建設項目的檔案管理為項目工程的完備性與專業(yè)性提供保障，提升其檔案管理水平對重點工程建設工作至關重要。提高重點工程建設項目的檔案管理水平能夠保障項目工程的檔案真實、完整、準確，因此，項目建設工作必須建立完善的檔案管理體系，其包含嚴謹、科學的檔案管理法規(guī)，體制和諧、有效地檔案管理監(jiān)督制度，關鍵、完備的檔案管理工作服務體系，以及人員的專業(yè)配備，檔案管理基礎設施的完善等等。完善的檔案管理體系能夠有效保障檔案管理工作有序、有效地開展，保障有效監(jiān)督，可以加強檔案管理部門與項目建設部門的溝通與合作，互相監(jiān)督、督促，協(xié)調(diào)合作，保障重點工程項目建設工作的高質量、高水平。關于重點工程建設項目檔案管理水平的提升措施，從工程建設角度，對各個環(huán)節(jié)提出建議，具體內(nèi)容如下。

（一）跟蹤管理

加強與發(fā)改委、規(guī)劃局等機關單位的溝通聯(lián)系，準確掌握本市重點工程建設數(shù)目以及項目工程類別，采取固定聯(lián)系人方法，實施工程項目的跟蹤管理。

（二）分類管理

通過事先了解的重點工程項目信息，按照項目內(nèi)容的特點，有針對性地進行項目指導，提供服務的方法并不固定，主要符合工程項目特點。同時，保證文件管理與工程項目的施工進程保持同步，從工程建設初期到工程竣工保證專職人員有效負責檔案資料的收集以及整理工作。

（三）過程管理

重點工程的項目實施工作的各個環(huán)節(jié)都應給予重視，嚴格把控，實現(xiàn)工程成果與工程建設過程保持高度一致性。項目建設前重點工程施工單位應明確工程建設完成后檔案材料的質量與要求。檔案管理團隊應在工程建設期間及時到崗，深入了解施工工作的具體進展，保證施工單位有效進行工程檔案的編制工作。

（四）資源管理

根據(jù)重點工程的項目內(nèi)容的特點，安排專業(yè)的檔案管理人員全權負責該工程的檔案管理工作，并組織培訓管理人員的專業(yè)技能[5]，培訓內(nèi)容應與工程契合，加強檔案管理人員對工程程序的理解，明確檔案管理工作的具體要求以及相關的法律法規(guī)，增強現(xiàn)場操作能力。

（五）硬件管理

重點工程建設應保障工程檔案的完備性，則須建立必要的管理基礎設施，配備辦公條件以及安保措施，使得檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)得到有效控制。

（六）同步管理

重點工程建設團隊應加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，設立專門的管理機構，制定完善的管理制度，有效利用信息化技術，實現(xiàn)電子、影像檔案的同步管理、同步歸檔[6]。

（七）竣工圖管理

項目竣工圖作為一種法律憑證，保證重點工程項目圖實一致性。為了提高工程項目的檔案管理水平，應當督促施工單位完成必要的竣工圖編制工作，并有效監(jiān)督其編制工作是否符合國家規(guī)定，項目竣工時，施工單位必須提供項目竣工圖，同時保證竣工圖的質量。隨著城建工作的發(fā)展，大量重點工程涉及到城市綠化、道路建設、污水治理等城市建設內(nèi)容，這類重點工程的開展有助于城市形象的建立，城市功能的完善，其工程是各級黨政機關心血的凝練，是城市建設者智慧的象征，具有較高的參考價值以及留存價值。重點工程項目建設應重視檔案管理工作的開展，依法監(jiān)管重點工程建設項目的檔案管理工作，保證其檔案工作與工程建設共同發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案工作對于重點工程建設各個環(huán)節(jié)的完善起到的作用。

三、結語

綜上所述，重點工程建設項目檔案真實反映整個工程項目從籌備、建設、竣工以及投入使用的全過程，其管理工作是工程項目管理不可或缺的一部分，是對重點工程的開展負責，為其實際實施服務，并重點工程的未來完備設想。因此，重點工程項目建設單位應聯(lián)合有關機關部門，有效開展工程項目檔案管理工作，配備專業(yè)的檔案管理人員，配置安全完備的檔案管理設施，提高檔案管理意識，對檔案文件有效開發(fā)利用，從而提升工程項目檔案管理水平，更好地實現(xiàn)重點工程的項目價值，以推動工程建設行業(yè)進一步發(fā)展。

【參考文獻】

[1]呂金霞,牛愛軍,馬小玲,張愛武,王超.重大建設工程項目檔案的建立與管理初探——以中國地震背景場探測項目為例[J].國際地震動態(tài),2016(10):26-31.

[2]曾秋.強化重點建設項目檔案管理提升歸檔率措施分析[J].辦公室業(yè)務,2016(13):135.

[3]黃蔚琳.關于做好重點工程檔案管理工作的思考——從福建成品油管道一期工程檔案管理談起[J].辦公室業(yè)務,2016(6):60-61.

[4]陳紅.基建檔案管理存在的問題及對策研究[A].《建筑科技與管理》組委會.2015年9月建筑科技與管理學術交流會論文集[C].《建筑科技與管理》組委會:北京恒盛博雅國際文化交流中心,2015:2.

[5]黃宇翔.對歷史負責為現(xiàn)實服務替未來著想——如何做好基本建設項目工程檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務,2015(3):61.

[6]趙惠芹.談如何做好公路工程建設項目檔案管理工作[J].河北工程技術高等專科學校學報,2013(1):47-48+52.

作者：張勇 單位:福建省永安市行政服務中心