海外項目合同管理工作研究

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自上世紀(jì)70年代以來公司通過自身的不斷發(fā)展，海外出口業(yè)務(wù)不斷擴張，產(chǎn)品現(xiàn)已出口30多個國家和地區(qū)。出口產(chǎn)品幾乎所有軌道車輛產(chǎn)品。作為對項目支持的重要部分，公司對每個項目都配備了相應(yīng)的合同管理團隊。這些團隊的建立，為做好現(xiàn)有項目和市場、以及不斷拓展海外的業(yè)務(wù)都發(fā)揮著重要的作用。作為公司海外業(yè)務(wù)團隊中的一員，我已經(jīng)從事海外業(yè)務(wù)工作6年并先后參與過多個項目投標(biāo)、項目執(zhí)行等工作。本文擬就如何做好海外項目合同管理的工作，發(fā)揮海外項目合同管理的職能與作用，目前海外項目合同管理上存在的問題以及改進(jìn)的建議，談?wù)剛€人的看法。

一、如何做好海外項目合同管理工作

海外項目合同管理團隊是公司直接面對業(yè)主的第一陣營，其職能和作用發(fā)揮的好壞，直接影響著公司的信譽和市場。做好合同的管理工作，也為公司項目的順利執(zhí)行提供有力的支持和保障。如何做好海外項目的合同管理工作，發(fā)揮其職能與作用，本人認(rèn)為重點要做好以下幾個方面的工作。

1.做好合同分解、風(fēng)險識別工作。

合同分解、風(fēng)險識別是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上從項目的整體計劃等方面進(jìn)行理解。只有這樣才不會忽視項目的整體進(jìn)展和最終目標(biāo)。然后要根據(jù)所生產(chǎn)的合同分解文件逐一識別每項工作的潛在風(fēng)險。每項工作的風(fēng)險都包括技術(shù)上的風(fēng)險以及商務(wù)上的風(fēng)險。技術(shù)和商務(wù)不是獨立的而是相互影響相互依賴的。因此，合同風(fēng)險識別的工作應(yīng)該由合同管理團隊的組織下各相關(guān)團隊共同協(xié)作完成。

2.做好日常監(jiān)控、關(guān)鍵里程碑控制的工作。

項目執(zhí)行是整個項目的核心部分。對于項目監(jiān)控。第一個是日常監(jiān)控工作要求在發(fā)現(xiàn)某一項工作發(fā)生偏離時，應(yīng)及時主動的和相應(yīng)專業(yè)團隊溝通對偏離工作進(jìn)行糾正。第二個是關(guān)鍵里程碑控制，關(guān)鍵里程碑的運用已經(jīng)成為了一種趨勢。越來越多的用戶在要求投標(biāo)者必須根據(jù)里程碑的節(jié)點來安排執(zhí)行項目計劃。所以必須要做好對關(guān)鍵里程碑的管控，如果發(fā)現(xiàn)工作無法按照里程碑時間要求按時完成，那么將立即作為緊急情況匯報給項目管理層面，作為緊急任務(wù)立即解決。

3.做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。

在項目合同管理過程中也肩負(fù)著聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。要做好這項工作，要求合同經(jīng)理不僅具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，對項目合同掌握和熟悉，還要掌握業(yè)主對合同的理解和要求?？偟膩碚f，做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作，需要把握以下原則，既要滿足業(yè)主的要求，也要維護公司的利益；既要維護合同的嚴(yán)肅性，也要靈活處理好合同及合同以外業(yè)主提出的要求。

二、目前海外項目合同管理中存在的問題

雖然現(xiàn)在各海外項目合同管理人員基本能夠完成各自的職能工作，但也存在薄弱環(huán)節(jié)和問題，制約和影響著海外合同管理團隊更好地履行職能、發(fā)揮作用。

1.海外項目合同管理團隊建設(shè)還不能滿足做好海外業(yè)務(wù)工作的需要。

近些年來，公司在國際市場上不斷取得突破獲得了大量的海外訂單。這造成了對海外項目合同管理人才需求的急劇增加，加強合同管理隊伍建設(shè)，提高合同管理隊伍的素質(zhì)和能力就顯得尤為重要。目前公司海外項目管理團隊建設(shè)還不能滿足做好相關(guān)工作的需要，主要表現(xiàn)為，一是團隊的素質(zhì)和能力還不能滿足需要；二是隊伍相對較為年輕，在海外項目上的工作經(jīng)驗較少。

2.合同管理團隊的作用的發(fā)揮還有待加強。

一是與合同管理相關(guān)的各項管理制度和工作流程還需要進(jìn)一步完善和理順；二是對于合同管理團隊的工作職責(zé)不夠明確，授權(quán)不夠充分，很多時候為一些瑣碎的事情影響工作效率和其他工作。

3.對合同管理團隊的激勵和約束機制還不夠健全和有效。

團隊成員經(jīng)常因為工作需要不得不在用戶現(xiàn)場長期工作。由于公司現(xiàn)在的待遇和制度還不能有效激勵，讓在現(xiàn)場負(fù)責(zé)合同管理的人員安心的長期在海外做好工作，故此，就需要定期對現(xiàn)場人員進(jìn)行輪換，導(dǎo)致新的現(xiàn)場人員要重新了解和熟悉該區(qū)域所有的一切。

三、海外項目管理的工作改進(jìn)建議

針對上述問題，我個人通過在負(fù)責(zé)海外項目合同的管理和與其他海外項目合同管理團隊進(jìn)行溝通，有如下建議。

1.加強海外項目合同管理隊伍建設(shè)。

一是要加強合同管理人員的素質(zhì)和能力的培訓(xùn)，針對每一位合同管理人員的素質(zhì)和能力，制定培訓(xùn)計劃，盡快提高其自身的素質(zhì)和能力，適應(yīng)海外項目工作的需要。二是要增加海外項目合同管理人員的數(shù)量，這樣不會因為某個人的臨時原因需要其他人接管時，接替的人再短時間內(nèi)無法上手。所以，保持團隊一定的人數(shù)是十分必要的。

2.健全完善海外項目合同管理制度。

合同管理團隊在海外項目團隊中的角色和定位應(yīng)該更加明確。明確和細(xì)化合同管理團隊的工作職責(zé)和范圍，有利于合同管理團隊更加高效的運作。同時應(yīng)該不斷完善在海外項目合同執(zhí)行中的各種流程，包括合同變更的審批流程，補充協(xié)議的審批流程。這些事項對合同是否能順利執(zhí)行都是至關(guān)重要的。

3.建立健全有效的激勵和約束機制。

如何激發(fā)合同管理團隊工作的積極性，那么就需要公司在待遇上，給以制度的支持。在這方面可以參照的做法很多，如其它中資企業(yè)的做法。綜上所述，隨著公司打造世界一流企業(yè)的目標(biāo)一步步實現(xiàn)，公司在海外的市場必定會不斷擴展。那么就需要公司所有合同管理人員發(fā)揮各自的職能，更好的完成各項工作。為公司開拓海外市場，順利完成海外項目發(fā)揮好它的職能和作用。

作者：曹維佳 單位：北車（香港）有限公司