鐵路企業(yè)合同管理研究

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一、引言

隨著中國鐵路事業(yè)的快速發(fā)展，鐵路企業(yè)簽訂的合同數(shù)量逐年增加，合同類型更加多樣，合同管理工作亟待加強。合同管理涉及鐵路企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面，這就要求鐵路企業(yè)在實施合同管理時，必須堅持全過程、全方位、科學(xué)的管理。只有加強對合同的控制管理，提高合同管理水平，規(guī)范經(jīng)營管理行為，才能有效維護(hù)和保障鐵路企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、合同管理存在的問題

目前鐵路企業(yè)主要的合同類型有：購銷合同、承攬合同、技術(shù)合同、委托合同、租賃合同、運輸合同、工程合同等。合同管理模式為法律事務(wù)部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門分口管理的模式。法律事務(wù)部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，在具體操作上依靠其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合，并根據(jù)企業(yè)的具體情況對合同進(jìn)行分塊，分級管理。同時，積極推行合同審查會簽管理系統(tǒng)，強化了合同會簽訂立流程管理，提高了合同管理效率，杜絕了許多可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險。但是，由于受到企業(yè)經(jīng)營以生產(chǎn)安全為主的傳統(tǒng)觀念影響，鐵路企業(yè)在合同管理中仍存在著不少問題：

1.合同管理制度不健全。

雖然鐵路企業(yè)大多已經(jīng)建立一系列的合同管理規(guī)章制度，然而由于某些規(guī)章制度過于強調(diào)原則而缺乏一定的針對性、操作性，某些規(guī)章制度則比較籠統(tǒng)，沒有考慮到本單位實際工作的特點，造成合同的審查、簽訂、執(zhí)行與監(jiān)督的混亂。主要表現(xiàn)為：一是合同的簽訂程序不規(guī)范，合同法律意識不強，出現(xiàn)合同的補簽倒簽等不規(guī)范操作。二是對合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督機制。三是合同管理程序不明確，或有制度不執(zhí)行，流于形式，應(yīng)付檢查，并沒有把合同管理工作落到實處。

2.合同管理意識淡薄。

一些鐵路企業(yè)單純重視企業(yè)生產(chǎn)指標(biāo)與生產(chǎn)安全方面，忽視了合同管理的重要性，對于合同管理在控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、保障企業(yè)合法經(jīng)濟(jì)利益方面的重要性認(rèn)識不足。一是雖然已建立了合同管理機構(gòu)，然而由于對合同管理工作的不重視，造成合同管理人員配備不足、人員兼任其它崗位而無暇顧及合同管理、合同管理人員缺乏必要的法律知識等現(xiàn)象。二是合同管理理念落后，往往只注重合同的簽訂，認(rèn)為合同的簽訂即為合同管理工作的結(jié)束，錯誤的合同管理理念導(dǎo)致鐵路企業(yè)忽略對合同對方執(zhí)行合同能力的動態(tài)監(jiān)測，結(jié)果導(dǎo)致了損失。

3.管理人員素質(zhì)良莠不齊。

合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同管理的質(zhì)量。目前鐵路企業(yè)從事合同管理的人員，大多是非專業(yè)出身，人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力參差不齊。一是對法律知識掌握程度不深。二是法律意識不強，合同簽訂行為不規(guī)范，對合同條款的審查不仔細(xì)，忽視了主要條款不完備、權(quán)利與義務(wù)約定不明確、表述不清等合同漏洞，造成鐵路企業(yè)發(fā)生合同糾紛時難以保障自身權(quán)益。

4.缺乏合同履約有效監(jiān)督機制。

監(jiān)督檢查是規(guī)范合同管理、及時防范風(fēng)險的重要措施。合同的履行是一個周期較長而且復(fù)雜的環(huán)節(jié)，不可預(yù)見的情況較多，最容易產(chǎn)生新情況、新問題。由于合同全方位管理意識薄弱，認(rèn)為合同簽訂了就萬事大吉，而忽視了對合同履行的過程動態(tài)監(jiān)督，造成合同履行大打折扣，同時也加大了合同違約的風(fēng)險。

三、強化合同管理的措施及對策

1.完善合同管理制度。

完善的合同管理制度是鐵路企業(yè)提升其合同管理的基礎(chǔ)與保障，合同管理制度的建立要本著層次清晰、職責(zé)明確、程序規(guī)范的原則，保障合同的簽訂、執(zhí)行以及糾紛處理都有章可循。鐵路企業(yè)應(yīng)該在嚴(yán)格遵照《合同法》的基礎(chǔ)上，逐步做到機構(gòu)、制度、人員三到位、三落實，形成完善的合同管理體系。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機構(gòu)的建立及其職責(zé)的明確界定；合同簽訂前的合同當(dāng)事人資格、價格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權(quán)限設(shè)定、法人授權(quán)委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。合同管理制度是不可能一步到位的，并且需要經(jīng)過實踐的檢驗，否則就會顯得刻板無力。鐵路企業(yè)要在摸索中制定合理的合同管理制度，不斷加入新的合同管理條款，讓它更加具有針對性、可操作性，真正做到切實可行。

2.重視人員培訓(xùn)，提高管理人員合同意識。

合同管理是一項專業(yè)性極強的工作，需要合同管理人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。如果合同管理人員的水平不夠，合同管理的質(zhì)量就會受到嚴(yán)重影響。因此提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平顯得格外重要。為此應(yīng)提升合同管理人員的責(zé)任意識、加強對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，應(yīng)完善持證上崗制度，真正讓他們的業(yè)務(wù)水平得到加強，合同法律意識得到提高。鐵路企業(yè)可以通過組織合同管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)《合同法》、行政法規(guī)，合同示范文本，宣講案例，提高認(rèn)識，明確合同管理在項目管理中的重要作用。通過培訓(xùn)使合同管理融入企業(yè)文化，變?yōu)閱T工的自覺行為。并配備專職或兼職合同管理員，聘請有多年執(zhí)業(yè)經(jīng)驗的律師作為法律顧問負(fù)責(zé)重要合同的論證、談判、起草、審查及合同糾紛的處理。充分發(fā)揮法律顧問在加強企業(yè)管理，推進(jìn)依法治企中的能動作用。提供強有力的法律知識支持，彌補本單位合同管理人員法律知識的不足。

3.加強對合同當(dāng)事人的審查。

對合同當(dāng)事人的資信審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等，主要看以下幾方面：一是營業(yè)執(zhí)照上的注冊資金額、法定代表人、企業(yè)性質(zhì)、地址、經(jīng)營范圍等，這些能反應(yīng)該企業(yè)的基本情況；二是授權(quán)委托書，大多數(shù)合同都是由企業(yè)派出的業(yè)務(wù)員承辦的，此時應(yīng)讓業(yè)務(wù)員提供其法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書原件；三是看企業(yè)的業(yè)績，要實地考察企業(yè)的業(yè)績、廣泛聽取其他客戶的回饋評價；四是其他相關(guān)證書，以便全方位了解合同當(dāng)事人的情況。

4.做好合同文本的審查。

統(tǒng)一合同文本是加強企業(yè)合同管理的有力保障，便于消除由于業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不足造成的各種漏洞，同時有利于明確合同各方的權(quán)利與義務(wù)，減少合同糾紛的發(fā)生。在撰寫與簽訂合同時，要仔細(xì)分析合同文本是否完備、清晰，謹(jǐn)防錯漏，文字描述不明、數(shù)字大小寫不注意、標(biāo)點符號使用不準(zhǔn)確甚至于在合同中多一個字或者少一個宇都會對合同的內(nèi)容產(chǎn)生歧義。為保證合同文本的完備，可在洽談前事先擬定，并在洽談過程中根據(jù)雙方達(dá)成一致的意見進(jìn)行修改，并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門會簽，履行必要的內(nèi)部審核程序。

5.強化合同履行的管理。

首先要構(gòu)建合同執(zhí)行監(jiān)督管理機制，合同管理部門與業(yè)務(wù)部門要加強溝通、聯(lián)系，采取重點檢查和抽查的方式了解各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，對遇到特殊情況不能完全履行義務(wù)時，應(yīng)及時會同相關(guān)部門研究補救措施，并與對方溝通協(xié)調(diào)，避免發(fā)生違約。對隨意違反合同條款的行為要認(rèn)真查處。合同履行義務(wù)是雙方的，在合同履行過程中不僅要求對方要嚴(yán)格履行義務(wù)，同時自己也要嚴(yán)格要求，做到不違背社會公共利益，不侵害他人的利益。如果合同需要變更，應(yīng)當(dāng)考慮合同變更的理由、依據(jù)是否充分，并本著協(xié)商的原則進(jìn)行，依據(jù)要約、承諾等有關(guān)合同成立的規(guī)定，確定變更事項是否達(dá)成一致，并以書面形式確定，這樣能確保在發(fā)生糾紛時找到解決爭議的依據(jù)。其次是加強合同檔案管理，對已經(jīng)生效的合同、變更的協(xié)議、會議紀(jì)要、往來書信電函、以及其他憑證的原件、復(fù)印件要全面收集、匯總，統(tǒng)一保管。這些資料對于合同的履行、風(fēng)險的防范具有重要的作用，能確保同管理步入正規(guī)化、規(guī)范化管理的渠道，防止因違規(guī)造成不良的后果。

四、結(jié)語

合同管理是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)性工作，合同管理不是僵硬的程序化管理，而是一個動態(tài)的過程。在鐵路科學(xué)發(fā)展的形勢下，加強和完善合同管理，提高合同法律意識，提高合同管理水平，對于鐵路企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得有著積極的意義。

作者：阮冠華 單位：上海鐵路局上海動車段