提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討
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摘要:教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著極為重要的作用，工作范圍包括教學(xué)活動(dòng)的組織管理、教學(xué)工作的協(xié)調(diào)引導(dǎo)、教學(xué)信息的咨詢與反饋等方面，因此強(qiáng)化高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于高校教學(xué)水平的提升具有重要的意義。基于此，探討高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)和工作特點(diǎn)，分析高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備的職業(yè)技能與素養(yǎng)，從健全教學(xué)秘書激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)培訓(xùn)、提升教學(xué)秘書綜合素質(zhì)，實(shí)行計(jì)算機(jī)規(guī)范化教務(wù)管理等方面提出提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施。
關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理
0引言
在現(xiàn)代教育理論不斷演進(jìn)以及教學(xué)技術(shù)不斷推進(jìn)的作用下，高校教學(xué)管理也面臨著觀念以及技術(shù)上的革新。但是很多高校對(duì)于教學(xué)管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)于新理論、新技術(shù)的理解與掌握不夠。因此作為奮戰(zhàn)在高校教學(xué)前線的教學(xué)秘書，應(yīng)該充分發(fā)揮出自己的工作職能，從基礎(chǔ)入手，以提升高校教學(xué)管理質(zhì)量。
1教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀
1．1高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題
人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，對(duì)于教學(xué)管理把握能力較弱。以安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，在全校20多個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理人員中，非專業(yè)出身的超過70%，只有不到5%的教學(xué)秘書是教學(xué)管理專業(yè)出身。學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低。在安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)秘書隊(duì)伍中，專科學(xué)歷出身的占3．3%，本科學(xué)歷出身的占70．7%，碩士及碩士以上學(xué)歷出身的占26%。技術(shù)職稱以初級(jí)、中級(jí)居多，其中初級(jí)職稱占44．4%，中級(jí)占36．1%，高級(jí)占19．5%。當(dāng)前很多校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)秘書的工作認(rèn)識(shí)程度不夠，很多人對(duì)于教學(xué)秘書存在偏見，認(rèn)為只有學(xué)歷、教學(xué)能力低的人才從事教學(xué)秘書工作。同時(shí)很多教學(xué)秘書未經(jīng)過專業(yè)化的教育培訓(xùn)，缺乏足夠的教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于教學(xué)管理的認(rèn)知仍舊停留在“事務(wù)型”“經(jīng)驗(yàn)型”的管理層次上，難以適應(yīng)當(dāng)前的教學(xué)管理任務(wù)要求。
1．2原因分析
缺乏對(duì)于教學(xué)秘書工作重要性的認(rèn)知，合理化評(píng)價(jià)機(jī)制建設(shè)缺失。教學(xué)秘書從事的教學(xué)管理工作涉及到全校整體，因此教學(xué)秘書工作量大，辛苦程度高，在教學(xué)任務(wù)繁重的時(shí)候不得不超負(fù)荷工作。同時(shí)教學(xué)秘書工作責(zé)任重大，如果在教學(xué)管理中稍有不慎就會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的問題，對(duì)于教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生較大影響。但是當(dāng)前在教學(xué)秘書評(píng)價(jià)機(jī)制建設(shè)上存在較大問題，導(dǎo)致教學(xué)秘書難以有效開展工作。教學(xué)秘書晉升、待遇、職稱評(píng)定機(jī)制不合理。與教師、科研人員、輔導(dǎo)員相對(duì)完善的晉升、待遇、職稱評(píng)定機(jī)制相比，教學(xué)秘書無論是在職稱評(píng)定上還是行政級(jí)別上其待遇都不如其他崗位上的人員。在職稱評(píng)定方面，教學(xué)秘書被列為實(shí)驗(yàn)系列，與實(shí)驗(yàn)室工作人員一起評(píng)審，也有不合理的成分。
2高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)
對(duì)于高校教學(xué)秘書來說，只有明確自己的工作職責(zé)與工作特點(diǎn)，才能夠?qū)ψ陨砉ぷ鲀?nèi)容有清楚的認(rèn)識(shí)，才能夠有計(jì)劃性和前瞻性地開展教學(xué)工作，才能夠保證教學(xué)工作有條不紊地進(jìn)行。當(dāng)前高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)主要集中在教學(xué)運(yùn)行管理、學(xué)籍管理和教學(xué)統(tǒng)計(jì)管理等方面。教學(xué)運(yùn)行管理是保證教學(xué)工作有效開展的基礎(chǔ)，其涉及面廣、任務(wù)繁重、內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于教學(xué)工作影響巨大。教學(xué)運(yùn)行管理主要包括培養(yǎng)方案的制定及完善、教學(xué)任務(wù)的具體安排、學(xué)生選課的安排、教學(xué)信息的統(tǒng)計(jì)與分析、教學(xué)任務(wù)的下達(dá)與反饋，等等。教學(xué)運(yùn)行管理應(yīng)該緊緊圍繞教學(xué)進(jìn)度要求，不能出現(xiàn)紕漏與錯(cuò)誤。學(xué)籍管理主要包括學(xué)生入學(xué)登記、學(xué)習(xí)情況記錄、學(xué)籍變動(dòng)、學(xué)位資格審查與授予等方面的內(nèi)容。每學(xué)期對(duì)學(xué)生入學(xué)情況進(jìn)行登記，對(duì)于學(xué)生考試成績(jī)情況進(jìn)行登記，核實(shí)需要轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、休學(xué)、退學(xué)學(xué)生的名單，并且報(bào)教務(wù)處進(jìn)行審核。同時(shí)教學(xué)秘書還肩負(fù)著解答學(xué)籍問題的任務(wù)，對(duì)于學(xué)生提出的問題要及時(shí)予以解答。教學(xué)統(tǒng)計(jì)管理主要包括教學(xué)有關(guān)文件資料、教師業(yè)務(wù)檔案、考核材料的收集、整理、建檔和保管工作，其目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)教師教學(xué)成果的考核，進(jìn)而調(diào)動(dòng)教師教學(xué)主動(dòng)性，提升教學(xué)質(zhì)量。
3高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)
3．1精通計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理技術(shù)
教學(xué)管理涉及到的工作非常多，這就需要教學(xué)秘書必須熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理技術(shù)。教學(xué)秘書通過不斷提升自己的信息化素質(zhì)與能力，充分利用信息化教務(wù)管理系統(tǒng)完成教務(wù)信息的收集、處理、整合以及儲(chǔ)存工作。通過對(duì)大量信息的深度挖掘，總結(jié)出規(guī)律性、結(jié)論性的資料，進(jìn)而為教學(xué)計(jì)劃調(diào)整提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)教學(xué)秘書應(yīng)該盡可能地學(xué)習(xí)多種計(jì)算機(jī)軟件，充分利用計(jì)算機(jī)信息資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理。
3．2對(duì)于教學(xué)管理工作有較好的預(yù)見性與計(jì)劃性
教學(xué)任務(wù)涉及到的內(nèi)容非常多，為了保證教學(xué)活動(dòng)有效開展，教學(xué)秘書應(yīng)該積極探索教學(xué)運(yùn)行規(guī)律與教學(xué)任務(wù)之間存在的聯(lián)系，能夠基于對(duì)教學(xué)的認(rèn)知，對(duì)教學(xué)管理涉及到的各階段的工作要求、性質(zhì)、特點(diǎn)進(jìn)行清晰地把握與認(rèn)知。能夠有針對(duì)性地開展管理工作，對(duì)工作中可能出現(xiàn)的突發(fā)因素進(jìn)行良好的應(yīng)對(duì)，以保證工作的有效開展。同時(shí)在開展教學(xué)管理工作時(shí)，應(yīng)該有步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行合理安排，以保證工作的高效性與有效性。按照工作的先后、緩急程度制定出詳細(xì)、科學(xué)的工作計(jì)劃，把控好不同的工作任務(wù)的工作時(shí)間，以保證工作協(xié)調(diào)性。
3．3良好的工作心態(tài)
教學(xué)秘書的工作內(nèi)容相對(duì)比較繁雜，涉及到教學(xué)活動(dòng)中的各個(gè)方面，因此很難用定量的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)秘書的工作情況進(jìn)行考量。許多教學(xué)秘書在自己的崗位上，兢兢業(yè)業(yè)，然而一旦出現(xiàn)疏漏，可能就會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，被師生埋怨。而即便工作已經(jīng)接近完美無可挑剔，對(duì)于其繁瑣細(xì)碎的事務(wù)，也容易失去耐心。教學(xué)秘書應(yīng)該有良好的工作心態(tài)，樹立良好的工作態(tài)度與信念，能夠做到“榮辱不驚”，努力將自己的人生理想實(shí)現(xiàn)與工作相銜接，爭(zhēng)取在自己的崗位上創(chuàng)造出更多的價(jià)值。
3．4創(chuàng)新思維
教學(xué)秘書工作內(nèi)容千頭萬緒、瑣碎、繁雜貫穿整個(gè)學(xué)程，特別是在期初、期末，工作任務(wù)重，工作壓力大。因此在加強(qiáng)管理工作規(guī)范化的同時(shí)，還要發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神。首先是工作觀念創(chuàng)新，其次是工作方法創(chuàng)新。教學(xué)秘書不僅需要承擔(dān)日?；A(chǔ)教學(xué)任務(wù)，還要應(yīng)對(duì)教學(xué)突發(fā)事故以及制定未來一段時(shí)間內(nèi)的教學(xué)計(jì)劃，能夠保證在教學(xué)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中及時(shí)有效完成各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，這就需要教學(xué)秘書不僅懂教學(xué)規(guī)律，還要善于創(chuàng)新工作思路和工作方法。
4提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施
4．1健全教學(xué)秘書激勵(lì)機(jī)制
第一，明確教學(xué)秘書權(quán)責(zé)，提高工作效率，激發(fā)高校教學(xué)秘書工作的積極性。因才設(shè)崗，充分發(fā)揮高校教學(xué)秘書的才能，根據(jù)教學(xué)秘書的個(gè)人能力進(jìn)行工作崗位分配，使每個(gè)教學(xué)秘書都能夠充分發(fā)揮出自己的工作主動(dòng)性與積極性，都有公平晉升的機(jī)會(huì)。高校在制定各項(xiàng)規(guī)章制度的時(shí)候，廣泛征求教學(xué)秘書的意見，建立符合絕大部分教學(xué)秘書要求的原則，并且將這一制度嚴(yán)格執(zhí)行下去。第二，注重對(duì)于高校文化、高校發(fā)展規(guī)劃以及高校精神的傳播，保持教學(xué)秘書的個(gè)人目標(biāo)與高校目標(biāo)一致性。通過各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)生涯規(guī)劃以及崗位培訓(xùn)，將教學(xué)秘書的個(gè)人目標(biāo)與高校的發(fā)展緊密結(jié)合起來，給教學(xué)秘書充分發(fā)展的機(jī)會(huì)和空間，從而使得教學(xué)秘書在實(shí)現(xiàn)高校的教學(xué)目標(biāo)的同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)自己人生目標(biāo)，促進(jìn)教學(xué)秘書與高校共同成長(zhǎng)。第三，加強(qiáng)業(yè)績(jī)考核，激發(fā)高校教學(xué)秘書工作積極性。工作業(yè)績(jī)是高校教學(xué)秘書工作的成果，是其執(zhí)行力的執(zhí)行結(jié)果。對(duì)高校秘書進(jìn)行工作安排的時(shí)候要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，讓所有人都明白工作的目標(biāo)以及教學(xué)管理對(duì)于教學(xué)工作的重要性;定期召開工作總結(jié)以及規(guī)劃會(huì)議，要求所有高校教學(xué)秘書必須到場(chǎng);加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)秘書工作的監(jiān)督，要求所有高校教學(xué)秘書按時(shí)足量完成自己的任務(wù)，對(duì)于工作懈怠的高校教學(xué)秘書要予以批評(píng)，并且要求其按期改正。對(duì)經(jīng)多次告誡仍不改正的高校教學(xué)秘書要予以點(diǎn)名通報(bào)批評(píng)，扣發(fā)當(dāng)月的績(jī)效獎(jiǎng)金，并且在職務(wù)晉升以及薪酬福利等方面予以懲戒。第四，加強(qiáng)崗位競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)高素質(zhì)高校教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)。鼓勵(lì)高校教學(xué)秘書參與到崗位競(jìng)爭(zhēng)中，嚴(yán)格按照《教學(xué)秘書任用條例》要求，積極拓寬崗位競(jìng)爭(zhēng)的廣度和深度，根據(jù)競(jìng)爭(zhēng)崗位的要求明確競(jìng)爭(zhēng)的內(nèi)容以及競(jìng)聘的方式方法，從而能夠保證廣大優(yōu)秀的人才都能夠有平等的權(quán)利進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，通過公開的競(jìng)爭(zhēng)性考試淘汰不合格的人。在競(jìng)爭(zhēng)中，杜絕“走后門”“拉關(guān)系”等不良現(xiàn)象，鼓勵(lì)教學(xué)秘書通過多崗位鍛煉不斷提高競(jìng)爭(zhēng)能力，實(shí)現(xiàn)公開、平等、擇優(yōu)的用人環(huán)境。
4．2加強(qiáng)培訓(xùn)，提升教學(xué)秘書綜合素質(zhì)
豐富的知識(shí)體系、過硬的專業(yè)技能是保證教學(xué)秘書有效開展教學(xué)管理工作的前提。如果教學(xué)秘書的理論知識(shí)水平以及專業(yè)技能不過關(guān)，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)其日常教學(xué)管理工作造成巨大的影響，而只有同時(shí)具備這兩方面的能力，高校教學(xué)秘書開展工作才能夠得心應(yīng)手。首先，應(yīng)認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書知識(shí)體系和專業(yè)技能不斷演變性。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，促使教學(xué)儀器不斷更新變化，管理的設(shè)備儀器以及管理的模式都在變化，促使著教學(xué)秘書的知識(shí)體系和專業(yè)技能變化和革新。在電腦還不普及的上世紀(jì)八九十年代，管理更多的是通過開會(huì)、打電話、文件上傳下達(dá);而隨著電腦的普及，教學(xué)管理更多地通過各種各樣的系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，比如正方教務(wù)系統(tǒng)、實(shí)踐管理系統(tǒng)等。這就要求教學(xué)秘書必須熟悉相關(guān)系統(tǒng)基本操作技能，對(duì)計(jì)算機(jī)有著一定的使用能力。而將來如果采用其他更先進(jìn)的管理方法，那么教學(xué)秘書同樣要掌握其知識(shí)體系和操作技能。其次，教學(xué)秘書必須對(duì)固有的教學(xué)管理知識(shí)體系進(jìn)行更新與完善。如果仍舊停留在過去的工作模式，對(duì)于新的教學(xué)管理理論知識(shí)以及理論技能不去學(xué)習(xí)，那么是無法勝任多元化、現(xiàn)代化的教學(xué)管理工作的。因此高校要針對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，向教學(xué)秘書傳授當(dāng)前教學(xué)管理中新出現(xiàn)的知識(shí)、技能，并且對(duì)于其掌握程度進(jìn)行考核。通過培訓(xùn)，可以使得教學(xué)秘書掌握最新、最全的教學(xué)管理知識(shí)，激發(fā)其工作責(zé)任心與使命感，以促使其在工作時(shí)能夠投入百分百的精力。除此之外還應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)教學(xué)管理人員，這些專業(yè)的教學(xué)管理人員，可以為高校教學(xué)制定出科學(xué)的發(fā)展策略，帶入新的教學(xué)思想以及教學(xué)理念，可以有效解決當(dāng)前教學(xué)管理中存在的問題。
4．3實(shí)行計(jì)算機(jī)規(guī)范化教務(wù)管理
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校越來越多地采用信息化技術(shù)進(jìn)行教學(xué)管理。在此背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代自動(dòng)化辦公信息處理技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)數(shù)據(jù)信息的收集、分析、處理以及存儲(chǔ)，這樣才能夠在信息技術(shù)日新月異的現(xiàn)代社會(huì)處理起教學(xué)問題得心應(yīng)手，才能夠?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃、方案的制定提供可靠、充分、及時(shí)的信息。在此背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該熟練掌握教學(xué)管理信息化處理流程，對(duì)于教學(xué)系統(tǒng)管理使用的計(jì)算機(jī)、軟件能夠熟練掌握，能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助軟件建立起教學(xué)考核機(jī)制系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)管體系系統(tǒng)、教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)安排系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍以及成績(jī)管理系統(tǒng)等，使得教學(xué)信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范。同時(shí)充分利用互聯(lián)網(wǎng)上的資源，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)時(shí)把握教學(xué)工作的最新動(dòng)態(tài)。除此之外教學(xué)秘書還應(yīng)該學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用知識(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的程序化操作，日常維護(hù)、維修等內(nèi)容能夠系統(tǒng)地掌握。
5結(jié)語
教學(xué)秘書作為聯(lián)系高校教學(xué)管理部門和基層教學(xué)單位的橋梁，在教學(xué)水平評(píng)估以及教學(xué)活動(dòng)運(yùn)行方面發(fā)揮著極為重要的作用。在新時(shí)期不斷推動(dòng)高校教學(xué)改革的背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該不斷認(rèn)清自身的工作職責(zé)，充分利用計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，積極有效開展教學(xué)管理工作。同時(shí)高校要從制度、培訓(xùn)、晉升等方面改善教學(xué)秘書的工作環(huán)境，不斷提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平，讓教學(xué)秘書真正成為高校教學(xué)發(fā)展的護(hù)航人。
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作者：葉厚慶 單位：莆田學(xué)院土木工程學(xué)院