計算機檔案管理軟件技術(shù)應用研究

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摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作存在有工作效率慢的問題，而且紙質(zhì)檔案的保存時間有限，會給檔案管理工作增加難度。為了發(fā)揮出檔案資料的應用價值，推動企業(yè)各項工作的有序運行。各個企業(yè)都應當積極開展計算機檔案管理軟件的技術(shù)設計與應用研究工作，這需要結(jié)合實際工作情況做好基礎設施建設，并應當了解新時期發(fā)展背景下，檔案管理軟件應當具備哪些功能，這就對檔案管理人員的專業(yè)工作能力提出了更高的要求。

關鍵詞：計算機；檔案管理；軟件設計；軟件應用

在企業(yè)實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術(shù)的發(fā)展進步，網(wǎng)絡技術(shù)的應用優(yōu)勢逐漸凸顯出來。而如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目開展計算機檔案管理軟件的技術(shù)研究工作，就是目前各個企業(yè)的工作重點及難點所在。

1計算機檔案管理軟件的技術(shù)設計流程

想要應用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業(yè)檔案管理工作，就必須結(jié)合工作需求，明確軟件技術(shù)的設計要點，掌握技術(shù)的基本設計流程。

1.1功能設計工作

本文主要以航空發(fā)動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進行計算機檔案管理軟件技術(shù)的研究工作時，首先，企業(yè)應當分析出計算機檔案管理軟件應當具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內(nèi)容相對較為復雜和繁瑣。因此，軟件系統(tǒng)應當具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時，計算機檔案管理軟件的應用優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術(shù)的設計環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員要重點關注于網(wǎng)絡連接的問題，科學合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應用價值的充分發(fā)揮。此外，還可以為系統(tǒng)設置打印功能，減少手工勞動的強度。

1.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設

計算機檔案管理軟件的設計工作應當從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計環(huán)節(jié)入手，設置資源存儲層，建立數(shù)據(jù)資源庫，按照不同檔案類型對數(shù)據(jù)庫進行分類設置，給資料查找工作提供便利。同時，應當從軟件操作界面的框架結(jié)構(gòu)建設工作入手，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目類型和獨特的文化精神，進行界面布局的優(yōu)化設置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結(jié)構(gòu)的建設工作，通常技術(shù)人員會在網(wǎng)絡準入口以及登錄界面設置安全防御機制，降低系統(tǒng)受到安全風險干擾的幾率。各個企業(yè)都應當充分意識到完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設工作的重要作用，并應當重點關注于技術(shù)人員對軟件技術(shù)的應用情況，確保計算機技術(shù)應用價值的充分發(fā)揮。

2計算機檔案管理軟件技術(shù)的應用要點

在實際操作計算機設備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。

2.1人員培訓工作

雖然我國已經(jīng)進入信息化時代，信息技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經(jīng)驗，并應當開展素質(zhì)教育工作，引導員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應用優(yōu)勢及不足，研究優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應用效果，推動企業(yè)檔案管理工作的有序運行。

2.2管理機制建設

企業(yè)檔案當中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多，包括企業(yè)的發(fā)展歷史，項目運行的數(shù)據(jù)信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應用計算機檔案管理軟件時，在內(nèi)部建立健全的監(jiān)管機制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術(shù)手段在軟件平臺上為每位員工設置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求，設置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護，降低安全隱患的發(fā)生幾率。同時，檔案管理工作的關鍵就在于對數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用，檔案管理人員可以利用計算機技術(shù)對整體的數(shù)據(jù)信息進行整理和分類，根據(jù)時展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進行集中清理。最后，將同類項目的檔案數(shù)據(jù)整合起來，分析出項目流程設置工作存在的實際問題，并及時修改。以便于充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值，達到優(yōu)化工作內(nèi)容和形式，推動企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)健康發(fā)展的目的。

2.3相關注意事項

在應用計算機檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術(shù)手段來完成。因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實際應用效果，就需要做好前期準備工作，完善基礎設施建設。這還涉及到資金成本的投入問題，企業(yè)應當安排財務管理人員做好經(jīng)濟預算，提高資金的使用價值，避免出現(xiàn)資金浪費的問題。第二，設計計算機軟件進行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進行目錄檢索，也可進行文件內(nèi)容全文檢索；與打字機文件對接，可直接使用打字機的文件，減少文件材料手工錄入量。在這個環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員應當保證系統(tǒng)能夠?qū)崟r地反映檔案文件分發(fā)、借閱、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計等情況，這是有效減輕員工工作壓力，提高計算機檔案管理軟件應用效果的關鍵環(huán)節(jié)，需要各個企業(yè)引起高度重視。

3結(jié)束語

軟件技術(shù)研究工作需要從檔案資料存儲、備份、分類以及安全管理等環(huán)節(jié)入手，要設置數(shù)據(jù)資源庫，對軟件平臺的界面進行優(yōu)化設計。這就要求企業(yè)應當對員工展開培訓教育工作，通過嚴格的監(jiān)管機制規(guī)范員工的工作行為，保障檔案存儲及取用過程的安全性和穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)檔案被篡改或者丟失的情況。這還需要檔案管理人員具有創(chuàng)新意識及能力，能夠不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，研究利用計算機技術(shù)優(yōu)化工作流程的可行方法。

參考文獻

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作者：張經(jīng)緯 單位：中國航發(fā)哈爾濱東安發(fā)動機有限公司信息檔案中心