計算機(jī)信息技術(shù)下的機(jī)關(guān)檔案管理

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[摘要]科技高速發(fā)展的今天，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生產(chǎn)生活的各個方面，在檔案資料管理工作中，計算機(jī)技術(shù)也得到了日益廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理日漸呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢，檔案管理更加科學(xué)化、智能化、系統(tǒng)化，管理水平得到極大提升，服務(wù)社會更加高效。下面將重點(diǎn)探討計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用問題。

[關(guān)鍵詞]計算機(jī)信息技術(shù)；機(jī)關(guān)檔案管理；應(yīng)用

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時代就此到來，計算機(jī)信息技術(shù)在生活中的應(yīng)用無處不在，滲透到社會的各個領(lǐng)域，促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作也日益呈現(xiàn)信息化、智能化的發(fā)展趨勢。在一些發(fā)達(dá)地區(qū)，傳統(tǒng)的卡片式管理、人工服務(wù)不見了，代之而起的是計算機(jī)管理、網(wǎng)上查閱等先進(jìn)的管理服務(wù)模式，讓人們在體驗(yàn)檔案管理服務(wù)便捷化的同時，感受到時代的變遷。機(jī)關(guān)檔案儲藏的信息資源十分巨大，相對于一般的社會檔案，地位重要，管理層級高，管理難度大，傳統(tǒng)的管理辦法過于落后，不易存儲，管理服務(wù)效能低下，無法適應(yīng)快速發(fā)展的時代需求。計算機(jī)信息化管理方式很好的解決了這一問題，在應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)后，繁瑣的數(shù)據(jù)變得易儲存，有條理，便于查詢，不僅提高了工作效率也讓檔案管理的體制更加健全，引導(dǎo)檔案管理走上了科學(xué)化的持續(xù)發(fā)展道路。計算機(jī)信息化管理雖然優(yōu)點(diǎn)眾多，但是在一些落后地區(qū)，由于各種環(huán)境條件的限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，人力資源投入多，管理效能低下。所以，讓人們更多的了解計算機(jī)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的巨大變革，意義重大。

1計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

1.1拓展檔案管理資源

在檔案管理中，傳統(tǒng)的方法技術(shù)落后，不能及時的實(shí)現(xiàn)資源共享，并且機(jī)關(guān)單位檔案管理有一定的局限性，只能在單位開發(fā)資源，是處在一個小范圍的檔案資源管理的局面，當(dāng)計算機(jī)信息化管理的到來就徹底突破了這個瓶頸，不僅將現(xiàn)有的機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，科學(xué)的管理起來，也實(shí)現(xiàn)了全面的資源共享，帶給科學(xué)的，系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理。

1.2促進(jìn)檔案資源管理系統(tǒng)化

計算機(jī)信息化的檔案管理將整個資源數(shù)據(jù)的容量，以及保障性引領(lǐng)到了一個新的時代，讓檔案管理更加科學(xué)化，在計算機(jī)信息化的到來，檔案管理將進(jìn)入到一個新的領(lǐng)域，將管理更廣闊的資源范圍，實(shí)現(xiàn)更加智能化的資源共享，計算機(jī)信息化保障了各個檔案資源的完整和統(tǒng)一。

1.3提高管理者自身的科學(xué)規(guī)劃水平

目前的機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中，適當(dāng)?shù)囊胗嬎銠C(jī)信息技術(shù)，可以保證各單位內(nèi)部實(shí)施嚴(yán)格的精細(xì)化管理要求，利用電子信息的形式將各種檔案資源信息保存在一起，方便隨時隨地進(jìn)行查詢。

2計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中所面臨的問題

2.1真實(shí)性問題

電子文件可以通過各類工具軟件進(jìn)行人工編輯處理，或修改，或替換，甚至直接刪除的可能。使用計算機(jī)制作加工的電子文件，通常不會留下操作者自身的痕跡，不能像紙質(zhì)文本那樣，管理者可以在已經(jīng)形成的文件資料上進(jìn)行簽發(fā)。如此，一旦有人因?yàn)樽陨淼睦鎸⒋鎯τ谟嬎銠C(jī)中的相關(guān)文件資料進(jìn)行篡改甚至直接刪除，管理者如果不能及時發(fā)現(xiàn)，后來的使用者就無法確定檔案材料的真實(shí)性，從而影響檔案管理服務(wù)的實(shí)效性和權(quán)威性。

2.2保密性問題

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的時代背景下，網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備可以對網(wǎng)絡(luò)上存儲的電子文件進(jìn)行索取，更有甚至多個網(wǎng)絡(luò)終端可以對同一終端的文件信息進(jìn)行接收，這對需要進(jìn)行保密的重要文件來說，根本不具有安全性。當(dāng)前，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，信息竊取與保密的斗爭此消彼長，如何妥善處理好計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中的保密性問題，是各級檔案管理者必須嚴(yán)肅面對的重大現(xiàn)實(shí)問題。

2.3保存問題

伴隨著社會進(jìn)步，辦公方式也正在不斷進(jìn)步。目前很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，主要是依靠網(wǎng)絡(luò)的力量。無紙化辦公具備便捷的特性，依靠鍵盤對其進(jìn)行操作就可以獲得資源信息。但是無紙化辦公也存在一定的缺陷，如果計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)崩潰，黑客、病毒就容易出現(xiàn)，這些問題將導(dǎo)致電子文件丟失，從而帶來無法估量的損失。

2.4安全性問題

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，在帶來便利的同時還是存在一定的風(fēng)險。比如，一旦計算機(jī)軟硬件出現(xiàn)故障或者損壞，就會導(dǎo)致保存的數(shù)據(jù)損壞。網(wǎng)絡(luò)安全問題也對計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用產(chǎn)生了影響。雖然計算機(jī)用戶端擁有防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，可是對黑客、木馬病毒等非法入侵還是束手無策。電子檔案材料一旦被惡意損壞或者刪改，恢復(fù)的難度就很大，嚴(yán)重威脅到檔案管理的安全性和可靠性。

3計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用對策

3.1維護(hù)檔案文件的真實(shí)性

電子文件的形成過程中，首先要對文件的處理與歸檔，電子檔案才可以得到保存。在實(shí)踐過程中，一旦信息丟失，可以利用電子文件形成過程中的多個環(huán)節(jié)，找回丟失的信息。當(dāng)然，即便擁有完整的信息安全技術(shù)，也需要采取靈活多樣的管理措施，確保檔案管理的安全系數(shù)擁有充分的冗余度。所以，建立相對應(yīng)的法律規(guī)范和管理制度，最大限度地維護(hù)好電子檔案的原始性和真實(shí)性，是各級檔案管理者必須優(yōu)先解決的現(xiàn)實(shí)問題。

3.2加強(qiáng)檔案文件的源頭管理

通常情況下來說，新型文件資料的歸檔處理工作十分關(guān)鍵，一定要檔案管理人員深入對文件工作領(lǐng)域進(jìn)行分析，針對出現(xiàn)的大量的電子文件的接收處置工作進(jìn)行相對應(yīng)的指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件的原始信息，為對檔案文件信息進(jìn)行重組奠定良好的基礎(chǔ)。此外，利用技術(shù)上的科學(xué)處理，可以更好地做好信息的及時歸檔工作。比如，把一些歸檔的電子文件設(shè)置為只讀性文件，使之只能讀取無法更改，這樣可以識別相對應(yīng)的電子文件，有效保護(hù)電子文件的初始信息，確保每一個電子文件的可靠性。

3.3解決好電子文件的保存問題

電子文件主要是利用化學(xué)磁性材料作為載體，從理論上來說可以長時間保存。由于其信息讀出并無接觸式，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封到塑料保護(hù)層當(dāng)中，不會被外界磁場所影響，也不會被空氣當(dāng)中的灰塵、有害氣體侵害。因?yàn)殡娮訖n案文件形成時間不長，缺少實(shí)際存儲的驗(yàn)證，所以電子文件當(dāng)中長時間保存原始信息的問題亟待檔案工作人員深入探究。對長時間保存的電子文件，要定期進(jìn)行復(fù)制，避免信息丟失。

3.4建立電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理過程中，不但可以提高檔案工作的效率，擴(kuò)大檔案的社會影響，而且不穩(wěn)定的存儲介質(zhì)、技術(shù)落后、黑客入侵等都讓電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。電子檔案信息安全管理是一個過程，并不是一個產(chǎn)品，無法通過一個安全產(chǎn)品就把全部的安全問題解決。針對各個檔案管理系統(tǒng)來講，想要將電子檔案信息安全問題完美的解決就需要首先對自身信息系統(tǒng)所面對的威脅進(jìn)行識別，包含這些威脅帶來的風(fēng)險以及影響的程度，之后充分進(jìn)行分析以及評價。一定要利用科學(xué)的模型以及方式才可以實(shí)現(xiàn)全方位的安全評價，才可以從真正意義上掌控內(nèi)部信息系統(tǒng)的安全情況，對各種存在的威脅進(jìn)行分析，便于對產(chǎn)生的威脅采取行之有效的安全手段，提高總體安全水平，逐步建立穩(wěn)固的電子檔案信息安全管理體系。

4結(jié)語

計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用，給檔案信息資源的開發(fā)提供了無限的可能，也為檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展條件。伴隨著計算機(jī)信息技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的融合，檔案信息的管理使用可以擺脫時間和空間的約束，管理者和用戶可以隨時隨地在一臺計算機(jī)、甚至一部手機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。計算機(jī)信息技術(shù)改變了檔案管理方法，同時也改變了知識信息的結(jié)構(gòu)和形式，為機(jī)關(guān)檔案管理開辟了一方廣闊天地。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]李莉虹.檔案信息通過計算機(jī)輔助管理的嘗試[J].山西建筑，2010（05）：15-16.

作者:王慧 單位:南通市人大常委會辦公室