計算機信息技術的事業(yè)單位檔案資源管理思考

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【摘要】目前，計算機信息技術已經(jīng)被廣泛地應用于事業(yè)單位檔案資源管理中，先進的計算機信息技術提高了事業(yè)單位檔案資源管理工作的效率與質(zhì)量，推動了事業(yè)單位綜合信息品質(zhì)的發(fā)展。在此背景下，本文將針對事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用進行具體分析，研究了檔案資源管理中計算機信息技術的作用，事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用，旨在提高事業(yè)單位檔案資源管理水平，更好地服務于人民。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案資源管理；計算機信息技術；應用

隨著計算機信息技術的飛速發(fā)展，應用計算機信息技術可以幫助事業(yè)單位實現(xiàn)檔案資源管理由傳統(tǒng)的手工錄入或掃描方式轉變?yōu)樽詣犹幚硇畔⒌墓芾砟Ｊ剑⒎奖闾峁├脵n案信息。因此，事業(yè)單位在檔案資源管理中充分地應用計算機信息技術已經(jīng)成為檔案工作迎合信息社會的必然選擇。

一、計算機信息技術在檔案管理中的作用

（一）有效拓展了檔案管理的范圍。受信息傳送技術的限制，傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)對象主要是針對小范圍內(nèi)的資源或者企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)有的資源。但如果將計算機信息化技術引入檔案資源管理系統(tǒng)中，便很好地解決了空間與時間限制這一難題，事業(yè)單位可隨時隨地進行檔案管理工作或者提供服務。（二）實現(xiàn)了檔案資源管理的系統(tǒng)化。采用信息化技術不僅能夠有效拓展信息存儲量，提高信息存儲的可靠性，還可使得檔案資源管理更加系統(tǒng)化。擁有一套良好的信息化系統(tǒng)可將檔案管理的所有信息存儲在內(nèi)，覆蓋所有范疇的檔案資源管理內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。（三）促進事業(yè)單位管理的精細化。將信息化技術引入檔案資源管理系統(tǒng)中，可進一步加強事業(yè)單位的精細化管理。將所有的檔案資源信息以電子版的形式存儲起來，以便隨時查閱。事業(yè)單位的檔案資源管理性質(zhì)從服務轉為戰(zhàn)略發(fā)展，這對事業(yè)單位的改革與發(fā)展大有裨益。

二、事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用

（一）提高信息化水平。目前，大多數(shù)事業(yè)單位忽視了檔案資源管理工作，然而，隨著科技的進步和時代的發(fā)展，檔案資源管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越重要。因此，事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術有效應用的第一步就是提高信息化水平，加強信息化建設。事業(yè)單位在信息化檔案管理模式構建過程中，應該充分考慮資金基礎和實際需求，確定科學合理的信息化建設思路。比如，當事業(yè)單位資金缺乏時，可以通過租賃云端服務器來進行信息化建設，將檔案信息存儲在所租賃的云端服務器中。值得注意的時，事業(yè)單位在選擇租賃云端服務器時，一定要確保云商的可靠性，從而保證檔案的安全性；當資金充足或所需要處理的檔案數(shù)據(jù)量較為龐大時，事業(yè)單位可以選擇購買服務器，構建檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，但要注意盡量選用系統(tǒng)結構穩(wěn)定、性能好、檔案數(shù)據(jù)處理速度快的服務器。（二）建立全面的電子檔案資源管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)能夠按照檔案的規(guī)格、類型和時間等不同標準對相關檔案進行詳細的記錄。電子化信息資料具有及時更新的特點，能夠實時記錄事業(yè)單位某一時間段發(fā)生的各項業(yè)務，為事業(yè)單位的領導未來工作的計劃和部署提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。此外，電子化信息資料的記錄更加便捷，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)相比，不僅減少了人工管理成本，更重要的是極大地提高了檔案管理工作的效率，推動著事業(yè)單位的檔案管理更加科學、規(guī)范、標準和便捷。（三）提高檔案加工和利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存與管理需要消耗工作人員大量的時間和精力，且檔案文獻存放的時間越長就越容易出現(xiàn)破損，需要后期維護。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢僅僅依賴人工來進行檢索，再加之檔案的種類繁多、時間跨度長，難以滿足時展的需要。然而，通過應用計算機信息技術將檔案信息保存為電子檔案，不僅減輕了檔案資源管理工作人員的工作量，提高了檔案加工的效率，同時也使得檔案信息檢索和查詢更加方便快捷、（四）提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位檔案資源管理信息技術應用過程中，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也是非常重要的舉措。一方面，事業(yè)單位可以積極引入高素質(zhì)、高學歷的檔案管理人才。另一方面，注重對相關檔案管理人員的培養(yǎng)，全面提升檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)和信息化技能。這樣才能保證信息技術的有效應用，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免問題的發(fā)生，有效增強了檔案管理的可靠性和安全性。

三、結語

計算機信息技術在事業(yè)單位檔案資源管理中的應用有效地拓展了檔案管理范圍、實現(xiàn)了檔案資源管理的系統(tǒng)化、促進事業(yè)單位管理的精細化，信息時代背景下，事業(yè)單位通過加強檔案管理中的信息化建設、系統(tǒng)梳理檔案資源體系、提高檔案加工和利用效率及提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等途徑，可以實現(xiàn)電子化檔案管理機制的構建，只有這樣才能保證企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的競爭實力，促進企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻】

[1]姜波林,趙麗芳.事業(yè)單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析[J].知識文庫,2016(6):41-42.

[2]吳秀娟.信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用探討[J].辦公室業(yè)務,2016(11):40.

作者:馬潔 單位:濱州黃河河務局濱城黃河河務局